Zammad: Schluss mit E-Mail-Chaos im Service
Aus E-Mails, Anrufen und Zurufen werden nachvollziehbare Vorgänge – mit klaren Zuständigkeiten, Historie und Eskalation. Open Source, sicher für Ihren Betrieb in Deutschland betrieben und aus einer Hand eingeführt und betreut.
- Tickets statt E-Mail-Chaos
- Klare Zuständigkeiten und Historie
- Einführung, Schulung und Betreuung aus einer Hand
- Sicher in Deutschland betrieben
Das Problem
Wenn Anfragen im Postfach verschwinden
Kein Nachweis
Im Reklamations-, Service- oder Streitfall fehlt oft die saubere Historie: wer was wann angenommen, bearbeitet, übergeben oder entschieden hat.
Unklare Zuständigkeit
Gemeinsame Postfächer und informelle Absprachen verdecken Zuständigkeiten. Dadurch entstehen doppelte Bearbeitung, verlorene Übergaben und unnötige Rückfragen.
Zerstreute Kanäle
Anfragen kommen per E-Mail, Telefon, Teams oder Zuruf herein. Wissen bleibt in einzelnen Köpfen hängen, statt als nachvollziehbarer Vorgang sichtbar zu werden.
Die Lösung
Struktur, Zuständigkeit und Nachvollziehbarkeit
Klare Zuständigkeiten über Gruppen und Queues
Teams, Rollen und Übergaben lassen sich sauber abbilden. Jeder Vorgang hat einen Status, eine Zuständigkeit und eine nachvollziehbare Bearbeitungshistorie.
E-Mails und Anrufe in einem Vorgang
Zammad bündelt Anfragen aus unterschiedlichen Kanälen zu strukturierten Tickets. So gehen Informationen, Rückfragen und Absprachen nicht mehr zwischen Postfach, Telefon und Zuruf verloren.
Eskalationen und SLAs einführen
Wichtige Vorgänge werden sichtbar, bevor sie kippen. Fristen, Prioritäten und Eskalationen schaffen Verbindlichkeit und reduzieren operative Überraschungen.
Einblick
So sehen Servicevorgänge in Zammad aus
Beispielhafte Ticket-Übersicht – Anfragen als steuerbare Vorgänge statt loser E-Mails.
Funktionen
Was Zammad konkret kann
Die Funktionen, auf die es im technischen Service ankommt – von der Anfrage bis zur Auswertung.
Multi-Channel-Eingang
E-Mail, Web-Formular und Telefon (CTI) laufen in einem Posteingang zusammen.
Gruppen & Queues
Disposition, Innendienst und Technik sauber getrennt – mit klarer Übergabe.
SLA & Eskalation
Reaktionszeiten mit Servicezeiten hinterlegen; kritische Vorgänge werden sichtbar, bevor sie kippen.
Trigger & Automatisierung
Automatische Zuweisung nach Kategorie, Eingangsbestätigungen und Erinnerungen.
Makros & Textbausteine
Wiederkehrende Antworten und mehrstufige Aktionen mit einem Klick.
Wissensbasis
Interne und öffentliche FAQ – weniger Rückfragen, unabhängiger von Einzelpersonen.
Rollen- & Rechtekonzept
Granular steuerbar, wer welche Vorgänge sehen und bearbeiten darf.
Volltextsuche
Elasticsearch findet Vorgänge, Kunden und Anhänge in Sekunden.
Lückenlose Historie
Wer hat was wann bearbeitet – nachvollziehbar im Reklamations- oder Streitfall.
Zeiterfassung & Reporting
Aufwände je Vorgang erfassen, Auslastung und Bearbeitungszeiten auswerten.
Kundenkontext
Organisationen, Kontakte und Objekt-Historie je Vorgang auf einen Blick.
API & Webhooks
Offene Schnittstellen für n8n, Kizeo, Paperless und ERP – Souveränität statt Insellösung.
Einsatzfelder
Ein System, viele Serviceprozesse
Dieselbe Zammad-Instanz bildet unterschiedliche Abläufe ab – hier drei typische Beispiele aus der Praxis.
Team-Postfach
Aus info@ und service@ werden nachvollziehbare Tickets mit klaren Zuständigkeiten.
Zum Anwendungsfall
Servicesteuerung & Disposition
Serviceaufträge mit Termin, Techniker-Zuweisung und Anlagenbezug – statt Zettel und Zuruf.
Zum Anwendungsfall
Mängelmanagement
Mängel mit Foto, Aufgaben und Historie erfassen und bis zur Behebung verfolgen.
Zum AnwendungsfallLeistungen
Von der Prozessaufnahme bis zum betreuten Betrieb
Sie starten nicht mit einer leeren Software, sondern mit einem durchdachten System – und müssen anschließend nicht selbst zum Serveradministrator werden.
- 1
Erstgespräch & Prozessaufnahme
Wir erfassen Ihre Anfragenwege, Zuständigkeiten und Servicezeiten.
- 2
Sollstruktur & Konfiguration
Gruppen, Rollen, Kanäle, SLA und Automatisierung – auf Ihre Abläufe zugeschnitten.
- 3
Schulung & Go-live
Ihr Team wird eingearbeitet, der Start wird begleitet.
- 4
Betriebsmodell
In Deutschland betrieben oder betreut – mit der Option, später selbst zu übernehmen.
- 5
Laufende Betreuung
Updates, Weiterentwicklung und ein fester Ansprechpartner – aus der Region Hannover.
Teil eines Systems
Zammad spielt mit Ihren anderen Tools zusammen
Über offene Schnittstellen wird Zammad zum Service-Knoten in einem souveränen System – statt zur Insellösung.
Digitale Formulare
Kizeo Forms
Außendienst-Meldungen und Protokolle erzeugen automatisch Vorgänge in Zammad.
Mehr erfahrenAutomatisierung
n8n
Die Integrationsschicht verbindet Zammad mit Kizeo, Paperless und Ihrem ERP.
Mehr erfahrenDokumentenmanagement
Paperless-ngx
Belege und Nachweise zu Vorgängen strukturiert ablegen und wiederfinden.
Mehr erfahrenFür diese Betriebe gemacht
Technische Dienstleister
Für Unternehmen, die Serviceanfragen, Rückmeldungen, Einsätze und Reklamationen nicht länger über Postfächer verstreuen wollen.
Wartungs- und Serviceunternehmen
Damit wiederkehrende Anfragen, Terminrückfragen, Maßnahmen und Übergaben nicht an einzelnen Personen hängen bleiben.
Stadtwerke und Versorger
Wenn mehrere Teams an Kundenanfragen beteiligt sind und Vorgänge sauber dokumentiert und eskaliert werden müssen.
Entsorgungs- und Containerdienste
Für Auftrags- und Rückfrageprozesse mit viel Abstimmung, engem Zeitfenster und Bedarf an klarer Historie.
IT-nahe KMU
Wenn Support nicht nur angenommen, sondern priorisiert, verteilt und für spätere Auswertung strukturiert werden soll.
Mobil im Einsatz
Den Vorgang auch unterwegs im Griff
Ob Störung, Reklamation oder Mangel – Ihr Team sieht offene Vorgänge, Zuständigkeiten und Fristen direkt auf dem Smartphone und reagiert sofort, statt erst zurück am Schreibtisch.
- Offene Vorgänge und Fristen jederzeit im Blick
- Direkt reagieren – Notiz, Status und Zuweisung unterwegs
- Nahtlos synchron mit der Desktop-Ansicht
Passende Anwendungsfälle & Seiten
Vom Postfach-Chaos zum nachvollziehbaren Vorgang
Heute ohne System
- Anfragen verteilt über E-Mail, Telefon, Teams und Zuruf
- Gemeinsame Postfächer verdecken Zuständigkeiten
- Doppelte Bearbeitung und verlorene Übergaben
- Eskalationen werden zu spät sichtbar
- Wissen hängt an einzelnen Personen
Mit Zammad
- Jede Anfrage wird zum nachvollziehbaren Ticket
- Klare Zuständigkeiten über Gruppen und Queues
- Status, Priorität und Historie je Vorgang
- SLAs und Eskalationen, bevor etwas kippt
- Gemeinsame Wissensbasis statt Kopfwissen
Preise & Konfiguration
Passenden Server in zwei Klicks finden
Wählen Sie Software-Mix und Teamgröße – wir empfehlen die passende Serverstufe. Zammad bringt eine eigene Suchmaschine (Elasticsearch) mit und startet daher ab Plus.
Alle Preise netto, zzgl. USt.
Sicher betrieben auf dedizierten Servern in Deutschland – Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle, ohne Lizenzbindung, mit der Option, den Betrieb später selbst zu übernehmen.
Für Ihre Auswahl empfohlen
Server Plus
149 €
/ Monat
für bis 10 Agenten
- Speicher (Vorgänge & Anhänge)80 GB
- Vorgänge/Tickets (ca.)80.000
- VolltextsucheElasticsearch inkl.
- Empfohlene Teamgrößebis 10 Agenten
- Dedizierte Kerne8
- DDR5 ECC RAM16 GB
- SupportE-Mail
- Backuptäglich, 7 Tage Aufbewahrung
Einmalig: 199 € Bereitstellung + Einrichtung Team: 2.490 €
Angebot für Plus anfragenIn allen Serverpaketen enthalten
- Garantierter Serverstandort Deutschland – kein US-Hyperscaler im Produktivbetrieb
- Eigene, private Root-Server-Instanz mit garantierten CPU-/RAM-Ressourcen
- Verschlüsseltes Backup auf deutschem Server: täglich, rollierend, 7 Tage
- Sicherheitsupdates, Basiswartung und technisches Monitoring inklusive
- Einsicht und Datenkontrolle: Monitoring-Dashboard, Logs sowie Backup- und Restore-Berichte jederzeit einsehbar
- High-End-Hardware: AMD EPYC™, DDR5 ECC RAM, NVMe-SSD
- 99,9 % Verfügbarkeit des Serverprodukts laut Betreiber
- Snapshot vor Übergabe und größeren Änderungen
- Gehärteter Zugang: restriktive Firewall, kein direkter Root-Login, eigene IPv4
- Keine nutzerbasierte Softwarelizenzierung – empfohlene Teamgröße nach Serverpaket
Erweiterte Betreuung
Managed Service Pakete
Optional. Die technische Baseline (E-Mail-Support, tägliches 7-Tage-Backup, Einsicht & Datenkontrolle) ist im Server enthalten. Diese Pakete erweitern Support, Aufbewahrung und Betreuung – die Preise skalieren mit Ihrer Teamgröße.
Komfort
Betreuung & mehr Sicherheit
skaliert mit Teamgröße (bis 10 Nutzer)
- Priorisierter E-Mail-Support, 24 Std. Reaktionszeit
- Backup-Aufbewahrung 30 statt 7 Tage
- Jährlicher Restore-Test inkl. Kurzprotokoll
- Nutzeranlage und -verwaltung
- Jährliches Betriebs- und Optimierungsgespräch
Komfort Aufbewahrung
Unveränderbare Ablage (WORM)
skaliert mit Teamgröße (bis 10 Nutzer)
- Alles aus Komfort inklusive
- WORM-Speicher: unveränderbare Ablage als technischer Baustein
- Längere, definierte Aufbewahrung
- Bausteine, die eine revisionssichere Aufbewahrung unterstützen
- Sinnvoll zusammen mit einer Verfahrensdokumentation
Rundum
Rundum-Betreuung mit SLA
skaliert mit Teamgröße (bis 10 Nutzer)
- Alles aus Komfort und Aufbewahrung
- Telefonsupport und schnellere Reaktionszeit (SLA)
- Quartalsweiser Restore-Test
- Georedundante zweite Backup-Kopie
- Monatlicher Betriebsbericht
Einrichtung & Schulung
Einführungspakete
Einmalige Einrichtung: Struktur, Rollen, Importwege und Einweisung – lässt sich mit jeder Serverstufe kombinieren.
Start
Einfacher Einstieg · bis ca. 5 Agenten
Aus chaotischen E-Mails mit zu vielen Empfängern, aber unklarem Bearbeitungsstand, wird ein nachvollziehbares System mit klaren Zuständigkeiten.
- Kanal
- 1 E-Mail-Postfach → Tickets, inkl. Signatur
- Struktur
- bis 2 Gruppen/Rollenstruktur, Standard-Status, Prioritäten, Tags
- Effizienz
- bis 5 Textbausteine/Standardantworten, bis zu 3 Ansichten
- Automatisierung
- Auto-Eingangsbestätigung + Auto-Zuweisung
- Einweisung
- bis 1,5 Stunden remote
Team
Hauptpaket für KMU · bis ca. 20 Agenten
Anfragen, Aufgaben und Servicefälle teamübergreifend nachvollziehbar steuern – enthält alle Start-Leistungen, plus:
- Kanäle
- bis 3 Postfächer / Web-Formulare
- Gruppen & Rechte
- bis 5 Gruppen/Queues + Rollen-/Rechtekonzept, Kategorien, Zusatzfelder
- Automatisierung
- bis 5 Trigger, Basis-SLA & Prioritätslogik
- Effizienz
- bis 10 Makros/Textbausteine
- Reporting & Wissensbasis
- Standard-Auswertungen + KB-Grundstruktur, eigene Subdomain
- Schulung
- bis 3 Std. Admin & Team
Business
Mehrere Teams, Eskalation, Reporting · bis ca. 40 Agenten
Belastbares Vorgangsmanagement mit klaren Zuständigkeiten, Eskalationen und Steuerungsinfos – enthält alle Team-Leistungen, plus:
- Struktur
- bis 6 Gruppen/Queues, erweitertes Rollenmodell
- Eskalation
- mehrstufige Prioritäts- & Eskalationslogik, SLA-Konfiguration
- Automatisierung
- bis 10 Trigger, bis 20 Makros
- Reporting
- Reporting-Dashboard
- Wissensbasis
- Struktur mit Kategorien
- Enablement
- Prozessworkshop bis 4 Std. + Admin-Schulung + Betriebsleitfaden
Einrichtung individuell
auf AnfrageMigration, Telefonie und Anbindungen individuell nach Aufwand. Passend zu Größere Serviceorganisationen.
Ihre Auswahl
Server & Betrieb
Plus · 149 € / Monat
Betreuung
Komfort · 49 € / Monat
Einrichtung
Team · 2.490 € einmalig
Gesamt laufend
198 € / Monat
Einmalig
2.689 €
Flexibel erweiterbar
Diese Themen lassen sich passend zu Ihrem Bedarf ergänzen – Details und Preise besprechen wir im Erstgespräch.
Speicher & Updates
- Zusätzlicher Speicher in flexiblen Schritten
- Größere Produkt-/Versionsupdates inkl. Funktionstest
Domain & Sicherheit
- Eigene Domain inkl. SSL-Zertifikat
- DNS-/Mail-Sicherheitscheck (SPF, DKIM, DMARC, DNSSEC)
Empfohlene Teamgröße (Agenten) nach Serverpaket; keine nutzerbasierte Softwarelizenzierung. Bei 12-Monats-Laufzeit entfällt die einmalige Bereitstellungsgebühr. Zammad ist ein Baustein für nachvollziehbare Serviceprozesse – kein automatischer Nachweis für Revisionssicherheit. Alle Preise netto, zzgl. USt.
Bringen wir Ordnung in Ihren Service.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihre Anfragenwege, Zuständigkeiten und das passende Betriebsmodell – unverbindlich und konkret.