Nachvollziehbar · Betriebsspezifisch · Ohne Rechtsversprechen
Verfahrensdokumentation nach GoBD – auf Ihren Betrieb zugeschnitten
Wir schreiben die Dokumentation, die Ihren tatsächlich gelebten Ablauf beschreibt – angelehnt an etablierte Muster, abgestimmt mit Ihrem Steuerberater. Keine leere Vorlage, kein Zertifikat, das nichts wert ist.
- Festpreis-Einstieg
- An Muster von BStBK/DStV angelehnt
- Mit Steuerberater abstimmbar
- Region Hannover
- 1
Allgemeine Beschreibung
- 2
Anwenderdokumentation
- 3
Technische Systemdokumentation
- 4
Betriebsdokumentation
Die vier Bestandteile, die die GoBD verlangen – versioniert und tatsächlich gelebt.
Warum das Thema
Ohne Dokumentation wird die beste Technik wertlos
Die GoBD verlangen sie – für jedes System
„Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein“ (GoBD, Rz. 151). Das gilt für die Buchhaltung ebenso wie für Ihr DMS oder das ersetzende Scannen.
Fehlt sie, wackelt die Buchführung
Fehlt die Verfahrensdokumentation oder weicht sie erkennbar von der gelebten Praxis ab, kann das im Ernstfall zur Verwerfung der Buchführung führen – mit Hinzu- oder Vollschätzung als Folge.
Ein „GoBD-Zertifikat“ schützt nicht
Hersteller-Zertifikate entfalten gegenüber dem Finanzamt keine Bindungswirkung (GoBD, Rz. 181). Was zählt, sind nachweisbare Prozesse und eine belastbare Verfahrensdokumentation Ihres Betriebs.
Eine Vorlage allein reicht nicht
Eine heruntergeladene Muster-Datei ist ein Anfang, kein Nachweis. Entscheidend ist, dass die Dokumentation Ihren tatsächlichen Ablauf beschreibt, versioniert ist und im Alltag gelebt wird.
Was drinsteht
Die vier Bestandteile einer Verfahrensdokumentation
Die GoBD nennen vier Bestandteile. Entscheidend ist, dass sie zusammen Ihren echten Ablauf beschreiben – und über die gesamte Aufbewahrungsfrist zur gelebten Praxis passen.
Allgemeine Beschreibung
Überblick über den dokumentierten Prozess: Welche Belege, welche Systeme, welche Verantwortlichkeiten – der Rahmen, in dem alles Weitere steht.
Anwenderdokumentation
Wie im Alltag gearbeitet wird: Wer erfasst, prüft, gibt frei und legt ab – Schritt für Schritt, so wie es tatsächlich passiert.
Technische Systemdokumentation
Die eingesetzte Technik: DMS, Speicher, Schnittstellen, Aufbewahrung, Berechtigungen und Absicherung gegen nachträgliche Veränderung.
Betriebsdokumentation
Der laufende Betrieb inklusive internem Kontrollsystem: Backups, Zugriffe, Änderungen – und wie sichergestellt wird, dass das Verfahren stabil bleibt.
Mehr zum Hintergrund im Grundlagen-Beitrag Revisionssicherheit: das Herzstück Verfahrensdokumentation.
Die Leistungen
Vom Festpreis-Einstieg bis zur vollständigen Dokumentation
Definierter Umfang, transparente Preise – am Ende eine Datei, mit der Sie und Ihr Steuerberater arbeiten können.
Standortbestimmung
Der Einstieg: Wir schauen, welche Systeme dokumentationspflichtig sind und was bereits vorliegt.
- Aufnahme Ihrer System- und Prozesslandschaft (DMS, Scannen, Ablage)
- Abgleich mit den vier GoBD-Bestandteilen: Was fehlt, was ist veraltet?
- Priorisierte Empfehlung, welche Dokumentation Sie wirklich brauchen
- 1 Besprechungstermin (45 Min) – der Betrag wird bei Beauftragung angerechnet
Verfahrensdokumentation Kompakt
Ein klar umrissener Prozess – etwa das ersetzende Scannen oder Ihre digitale Belegablage.
- Aufnahme des tatsächlich gelebten Ablaufs im Interview
- Dokument für einen Prozess, an die Muster von BStBK/DStV angelehnt
- Auf Ihren Betrieb zugeschnitten – keine leere Vorlage
- Versionierte Datei zur Weitergabe an Ihren Steuerberater
Verfahrensdokumentation Standard
Die vollständige Verfahrensdokumentation für Ihr digitales Archiv bzw. DMS.
- Alle vier GoBD-Bestandteile – von der allgemeinen Beschreibung bis zur Betriebsdokumentation
- Prozessaufnahme im Workshop, inklusive internem Kontrollsystem
- Abstimmungsschleife mit Ihnen und Ihrem Steuerberater
- „ab“-Preis, weil der Aufwand mit der Zahl der Prozesse und Systeme wächst
Souveränes Archiv + Verfahrensdokumentation
Die technische Umsetzungsebene und die Dokumentation dazu im Paket: ein Paperless-ngx-Archiv auf einem Server in Deutschland, sauber konfiguriert, plus die passende Verfahrensdokumentation.
- Paperless-ngx-Einrichtung auf souveräner Infrastruktur (eingeschränkte Löschrechte, aktives Audit-Log)
- Verfahrensdokumentation Standard, abgestimmt auf genau diese Einrichtung
- Ein Ansprechpartner für Technik und Dokumentation – kein Bruch dazwischen
Add-ons
- Jährliche Aktualisierung (Dokumentation „gelebt“ halten)390 € / Jahr
- Weiteres System oder Prozess ergänzenab 490 € je System
- Kurzeinweisung Ihrer Mitarbeitenden zur Dokumentationab 390 € einmalig
- Begleitung bei der Betriebsprüfung (eng definiert)150 € / h
Alle Preise netto, zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Festpreise bei definiertem Umfang; „ab“-Preise dort, wo der Aufwand mit Prozessen und Systemen tatsächlich variiert.
Klare Abgrenzung
Was wir bewusst nicht tun
- × keine Rechts- oder Steuerberatung
- × keine „revisionssicher“-/„GoBD-konform“-Zusage
- × kein Testat, kein Zertifikat
- × keine Copy-Paste-Vorlage ohne Betriebsbezug
Wir sind ein Beratungshaus, kein Zertifizierer. Wir liefern eine belastbare, betriebsspezifische Dokumentation und begleiten die organisatorische Seite – nüchtern und nachvollziehbar. Die steuerliche und rechtliche Würdigung bleibt bei Ihrem Steuerberater; „revisionssicher“ wird ein System erst im Zusammenspiel aus Technik, Organisation und gelebter Dokumentation.
Technik & Organisation
Die Dokumentation ist die Klammer um Ihre Technik
Ein DMS wie Paperless-ngx ist die technische Umsetzungsebene: Es macht Dokumente durchsuchbar, klassifiziert sie und legt eine Archivkopie ab. Direkt nach der Installation ist es aber nicht konform – Benutzer können löschen, eine WORM-Funktion fehlt. Erst eingeschränkte Löschrechte, ein aktives Audit-Log und eine passende Verfahrensdokumentation ergeben zusammen ein nachvollziehbares Archiv.
Genau da setzen wir an: Wir richten die Technik sauber ein und schreiben die Dokumentation, die dazu passt – nicht die eine ohne die andere.
Wir betreiben die quelloffene Ablage auf einem eigenen Server in Deutschland – volle Datenhoheit, keine Lizenzbindung. Die Verfahrensdokumentation beschreibt genau diese Einrichtung.
Grundlagen: Was „revisionssicher“ wirklich heißtSo läuft es ab
Vom Ist-Zustand zur belastbaren Datei
Bestandsaufnahme
Wir klären, welche Systeme dokumentationspflichtig sind und was bereits vorliegt.
Prozess aufnehmen
Im Gespräch nehmen wir den tatsächlich gelebten Ablauf auf – nicht den Idealprozess auf dem Papier.
Dokument erstellen
Wir schreiben die Dokumentation entlang der vier GoBD-Bestandteile, angelehnt an etablierte Muster.
Abstimmen & übergeben
Feinschliff, Abstimmung mit Ihrem Steuerberater, versionierte Datei plus Empfehlung zur Pflege.
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation
Macht mich die Verfahrensdokumentation „GoBD-konform“ oder „revisionssicher“?
Solche pauschalen Zusagen machen wir bewusst nicht – sie wären unseriös. Ob ein System am Ende nachvollziehbar und prüfbar betrieben wird, entscheidet das Zusammenspiel aus Technik, Organisation und gelebter Verfahrensdokumentation. Wir liefern eine belastbare, auf Ihren Betrieb zugeschnittene Dokumentation, die Sie bei der Erfüllung Ihrer Nachweispflichten unterstützt – kein Rechtsversprechen und kein Zertifikat.
Ersetzt ihr damit meinen Steuerberater?
Nein. Wir erstellen die Dokumentation und nehmen den technischen wie organisatorischen Ablauf auf. Die steuerliche und rechtliche Würdigung bleibt bei Ihrem Steuerberater. Deshalb bauen wir eine Abstimmungsschleife mit ein: Sie erhalten eine Datei, die Ihr Berater prüfen und mittragen kann.
Reicht nicht eine kostenlose Muster-Vorlage aus dem Netz?
Eine Muster-Verfahrensdokumentation – etwa von Bundessteuerberaterkammer und Deutschem Steuerberaterverband – ist ein guter Ausgangspunkt, den wir bewusst nutzen. Aber eine Vorlage beschreibt nicht Ihren Betrieb. Entscheidend ist, dass die Dokumentation Ihren tatsächlichen Prozess abbildet, versioniert ist und gelebt wird. Genau diese Anpassung ist unsere Arbeit.
Wir nutzen Paperless-ngx – ist das nicht schon dokumentiert genug?
Paperless-ngx ist ein leistungsfähiger Baustein, aber direkt nach der Installation nicht konform, weil Benutzer Dokumente löschen können und keine WORM-Funktion eingebaut ist. Die Software ist die technische Umsetzungsebene; die Verfahrensdokumentation ist die organisatorische Klammer darum. Beides zusammen ergibt ein nachvollziehbares Archiv – die Software allein nicht.
Muss die Dokumentation gepflegt werden?
Ja. Eine Verfahrensdokumentation ist kein einmaliges Dokument, sondern muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist zum gelebten Verfahren passen; Änderungen sind zu versionieren. Ändern Sie Prozess oder System, gehört die Dokumentation nachgezogen. Dafür gibt es unsere jährliche Aktualisierung als Add-on.
Wie lange dauert die Erstellung?
Das hängt vom Umfang ab. Ein einzelner, klar umrissener Prozess (Kompakt) ist zügig erstellt; eine vollständige Dokumentation über mehrere Systeme braucht mehr Aufnahme und Abstimmung. Nach der Standortbestimmung nennen wir Ihnen einen konkreten Rahmen.
Verfahrensdokumentation – betriebsspezifisch, ohne leere Versprechen.
Region Hannover. Wir starten mit einer Standortbestimmung, nehmen Ihren tatsächlichen Ablauf auf und liefern eine Dokumentation, die Sie und Ihr Steuerberater tragen können.