Ihre Daten bleiben bei Ihnen · Abläufe werden klar und effizient
Haftungsrelevante Dokumentations- und Serviceprozesse souverän im Griff.
Klare Nachweise und Zuständigkeiten. Nachvollziehbare Abläufe. Kein Vorgang, der im Nichts versandet oder doppelt bearbeitet wird.
Sicher, souverän, einfach.digital betrieben.
Typische Ausgangslage
Papier, Word, Excel und E-Mail reichen irgendwann nicht mehr aus.
Viele Betriebe dokumentieren bereits – aber nicht einheitlich genug. Nachweise liegen verteilt, Zuständigkeiten sind unklar, und im Ernstfall kostet das Suchen Zeit und Vertrauen.
Medienbrüche
Formulare, Scans, Fotos und E-Mails laufen nebeneinander und müssen später mühsam zusammengeführt werden.
Unklare Nachweise
Bei Reklamationen, Prüfungen oder internen Kontrollen fehlt selten alles – aber das Entscheidende ist zu spät auffindbar.
Zu viel manuelle Arbeit
Daten werden mehrfach erfasst, Berichte nachgebaut und Informationen händisch weitergereicht.
Die Lösung
Fünf Werkzeuge, ein System – ehrlich eingeordnet.
Jedes Werkzeug trägt eine ehrliche Souveränitäts-Kennzeichnung: souverän in Deutschland gehostet oder EU-SaaS. Sie sehen auf einen Blick, wo Ihre Daten liegen – und behalten die Möglichkeit, den Betrieb später selbst zu übernehmen.
Kizeo Forms
· Vor Ort erfassenMobile Formulare, Protokolle und Fotodokumentation direkt am Einsatzort – offlinefähig, mit Foto, Unterschrift und automatischem PDF-Bericht.
Zur Lösung Digitale SouveränitätSicheres Hosting in DeutschlandPaperless-ngx
· Geordnet ablegenDokumentenablage mit OCR und Volltextsuche – souverän auf Ihrer eigenen Instanz in Deutschland betrieben, mit strukturierten Nachweisen und geordneter Archivierung.
Zur Lösung Digitale SouveränitätSicheres Hosting in DeutschlandNextcloud
· Dateien & ZusammenarbeitDateien, Kalender und Zusammenarbeit auf Ihrer eigenen Instanz – die souveräne Alternative zu OneDrive, Dropbox und SharePoint.
Zur Lösung Digitale SouveränitätSicheres Hosting in DeutschlandZammad
· Anfragen & Service steuernOpen-Source-Ticketsystem: aus E-Mails und Zuständigkeiten werden nachvollziehbare Vorgänge – mit klaren Rollen, Fristen und Verlauf.
Zur Lösung Digitale SouveränitätSicheres Hosting in DeutschlandDocmost
· Wissen sichernIn Deutschland betriebene Wissensdatenbank: Anleitungen, Abläufe und Betriebswissen zentral und durchsuchbar – die souveräne Notion-/Confluence-Alternative.
Zur LösungAlle Bausteine im Überblick: Software-Übersicht → · Ergänzende Leistungen: Verfahrensdokumentation · Microsoft-365-Beratung · n8n-Automatisierung
Anwendungsfälle
Konkrete Abläufe statt abstrakter Software.
Sechs Beispiele, wie dokumentationspflichtige Prozesse im Alltag digital laufen – vom Erfassen vor Ort bis zum Wissen im Team:
Digitale Formulare
Wartungs-, Prüf- und Übergabeprotokolle mobil erfassen – automatisch als PDF-Bericht ins Büro.
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Digitale Begehungsprotokolle
Begehungen mit Foto und Standort direkt vor Ort erfassen – strukturiert statt Zettel und lose Notizen.
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Serviceanfragen & Reklamationen
Anfragen und Reklamationen zentral annehmen und nachvollziehbar bis zur Lösung bearbeiten – kein Fall geht verloren.
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Mängelmanagement
Mängel bis zur Behebung steuern – mit klarer Zuständigkeit, Frist und nachvollziehbarem Verlauf.
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Revisionssicheres Dokumentenmanagement
Belege und Nachweise geordnet ablegen, lange aufbewahren und in Sekunden wiederfinden.
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Interne Wissensdatenbank
Anleitungen, Abläufe und Betriebswissen zentral und durchsuchbar – für das ganze Team, statt in Köpfen und Chats.
Mehr erfahrenAlle Abläufe: Anwendungsfälle im Überblick →
Weniger Papierchaos. Mehr Nachvollziehbarkeit.
Klingt das bekannt?
- Dokumente liegen verstreut in E-Mails und Laufwerken
- Nachweise werden im Ernstfall gesucht
- Unklare Zuständigkeiten und Berechtigungen
- Keine nachvollziehbare Ablagestruktur
Unsere Lösung
- Zentrale digitale Ablage mit klarer Struktur
- Dokumenttypen, Tags und Korrespondenten
- Eigene Instanz mit betreutem Betrieb
- Prozessdokumentation als Zusatzleistung
So starten wir
Diagnose, Pilot, Betrieb – der Einstieg ohne Großprojekt.
Der Einstieg läuft nicht über eine abstrakte Software-Demo, sondern über Ihren konkreten Prozess. Daraus entsteht ein überschaubarer Pilot – und erst danach ein stabiler Betrieb.
- 1
Diagnose: Dokumentations-Check
Schnelle, ehrliche Einordnung, ob Ihre Dokumentation belastbar genug ist – und wo der größte Hebel liegt.
- 2
Prozess-Pilot
Ein klar abgegrenzter Ablauf wird digital umgesetzt und im Alltag erprobt – überschaubar statt Großprojekt.
- 3
Betrieb & Weiterentwicklung
Nach erfolgreichem Pilot folgen betreuter Betrieb, Ausbau und Integration – in Ihrem Tempo.
Branchen
Wir sprechen die Sprache technischer Betriebe.
Von der Hausverwaltung bis zum Bauhof: klar abgegrenzte Anwendungsfälle für Ihre Branche – statt Großprojekt-Versprechen von der Stange.
Außerdem: Prüfservice & Sachverständige →
Kostenlos & ohne Anmeldung
Selbst einordnen – in wenigen Minuten.
Vier Selbstchecks und zwei Rechner geben eine ehrliche Standortbestimmung – sofortige Auswertung, ohne Anmeldung, ausschließlich in Ihrem Browser. Ein guter erster Schritt, bevor wir überhaupt sprechen.
Selbstchecks · vier Perspektiven
Dokumentations-Check
Wie belastbar ist die Dokumentation in Ihrem Betrieb?
Auffindbarkeit, Erfassung, Nachweise, Vorgänge und Einheitlichkeit – in fünf Bereichen eingeordnet, mit priorisierten Empfehlungen.
Souveränitäts-Check
Wie digital souverän ist Ihr Unternehmen aufgestellt?
Datenstandort, Anbieter-Abhängigkeit, Zugriff, Nachweise und Betrieb – mit nüchternem Rechts- und Marktüberblick.
Revisionssicherheits-Check
Wie revisionssicher ist Ihre Belegablage?
Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Verfahrensdokumentation, Aufbewahrung und Sicherung – entlang der GoBD-Grundsätze.
NIS-2-Betroffenheits-Check
Fällt Ihr Unternehmen unter NIS-2?
Sektor, Größe, Sonderfälle und Lieferkette – mit sofortiger Einstufung. Orientierung, keine Rechtsberatung.
Rechner
Aufbewahrungsfristen-Rechner
Belegart eingeben, Aufbewahrungsfrist und Vernichtungsjahr sofort sehen – über 30 Belegarten, Stand 2026.
Rechner öffnenVergabeinformations-Rechner
Auftragswert eingeben und sofort sehen, welches Vergabeverfahren zulässig ist – Bund und alle 16 Länder, Stand 2026/2027.
Rechner öffnenWissen
Grundlagen, die Entscheidungen tragen.
Ausführliche, laufend aktualisierte Grundlagen-Beiträge – ohne Marketing-Versprechen.
Revisionssicherheit: Warum keine Software allein „revisionssicher“ ist
Der Begriff steht in keinem Gesetz – und keine Software erfüllt ihn im Alleingang. Was GoBD, AO und HGB wirklich fordern, und warum Zertifikate Sie nicht schützen.
Zum BeitragDigitale Souveränität: Wann Abhängigkeit zum Risiko wird
Souveränität heißt nicht Autarkie, sondern handlungsfähig bleiben. Wann Abhängigkeit von großen Anbietern kritisch wird – und wie Sie in drei Ebenen die Kontrolle behalten.
Zum BeitragErsetzendes Scannen: Papierbelege digitalisieren und vernichten
Belege scannen, Abbild aufbewahren, Papier vernichten – das erlaubt der Gesetzgeber. Was GoBD, § 147 AO und die BSI-Richtlinie TR-RESISCAN verlangen, welche Unterlagen im Original bleiben müssen und wie Sie den Prozess sauber aufsetzen.
Zum BeitragPrüf- und Wartungsfristen: Wie lange technische Nachweise aufbewahren?
Prüfintervall, gesetzliche Mindestaufbewahrung und Haftungs-Nachweisinteresse sind drei verschiedene Größen. Übersicht nach Bereich – Elektrik, Arbeitsmittel, Gerüste, F-Gase, Brandschutz – mit Grundlagen und Quellen.
Zum Beitrag
Persönliche Beratung
Bei uns landen Sie nicht in einem anonymen Support-Tunnel.
Kein Ticket, das im Nichts versandet, kein wechselnder Bearbeiter, der Ihr Setup erst nachlesen muss. Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Ihre Prozesse und Ihre Software kennt – erreichbar über die Wege, die zu Ihnen passen. Nüchtern, ehrlich und auf Augenhöhe, aus der Region Hannover.
Peter Neubert
Gründer · einfach.digital
Technische Transparenz statt Zertifizierungs-Behauptung
Wir arbeiten ohne formale Zertifizierung, aber mit viel Erfahrung. Was wir konkret umsetzen, legen wir offen:
- Umgesetzte technische & organisatorische Maßnahmen (TOM)
- Orientiert an ISO/IEC 27001 bzw. BSI IT-Grundschutz
- Gehärteter SSH-Zugriff, restriktive Firewall, kein direkter Root-Login
- Hosting- und Zugriffslage transparent dokumentiert
- Eigene Instanz je Kunde, Serverstandort Deutschland
- Verschlüsseltes Backup nach Paket
Sprechen wir über Ihre Dokumentation.
Kostenloses, unverbindliches Erstgespräch – wir hören zu und ordnen ein, bevor wir etwas vorschlagen. Oder Sie starten mit dem Doku-Check und bekommen sofort eine erste Einschätzung.