Beispiel für individuelle Software · Live-Demo

Vertragsverwaltung: Laufzeiten, Fristen und Kündigungen im Griff

Eine Software, die nur eines kann, das aber gründlich: Verträge führen. Sie rechnet aus, bis wann eine Kündigung beim Vertragspartner sein muss, erinnert rechtzeitig und zeigt zu jedem Wert die Stelle im Vertrag. Probieren Sie es mit unseren Beispielverträgen aus.

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Live-Demo

17 Verträge, zwei Gesellschaften, ein Blick

Die Muster-Gruppe ist erfunden, die Fristen sind echt gerechnet, immer vom heutigen Tag aus. Alles läuft in Ihrem Browser, nichts wird gespeichert.

1Öffnen Sie die Stromlieferung und klicken Sie bei der Kündigungsfrist auf „Fundstelle“.
2Schieben Sie die Zeitreise drei Monate vor und sehen Sie, welche Verträge sich verlängern.
3Lesen Sie über „Neuer Vertrag“ einen gescannten Vertrag ein.

Vorführung wird geladen …

Funktionen

Gebaut für Verträge, nicht für Ablage

Was ein Vertrag an Pflichten und Terminen enthält, steht in der Vertragsverwaltung als Daten bereit. Das macht aus einem Stapel Papier einen Kalender, der sich selbst führt.

Stichtage statt Datumsfelder

Aus Beginn, Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist rechnet die Software, bis wann eine Kündigung beim Vertragspartner sein muss. Auch für „sechs Wochen vor Laufzeitende“ oder „drei Monate zum Quartalsende“.

Erinnerung mit Eskalation

90, 30 und 14 Tage vor dem Stichtag geht eine Mail an die zuständige Person, die letzte auch an die Vertretung. Entschieden wird mit einem Klick direkt aus der Mail.

Kündigung als Ablauf

Schreiben aus der Vorlage, Freigabe durch die Geschäftsführung ab einem Betrag, Versand vermerken, Bestätigung nachfassen. Erst wenn sie da ist, ist der Vorgang erledigt.

Auffällige Klauseln

Automatische Verlängerung, lange Fristen, Preisanpassung, Sonderkündigungsrecht und Schriftform stehen in jeder Akte oben, jeweils mit Fundstelle.

Suche bis in den Scan

Die Suche findet Vertragspartner, Nummern und jedes Wort im Vertragstext, auch in gescannten Papierverträgen, und zeigt die Stelle im Dokument.

Cockpit für die Geschäftsführung

Was ist in 90 Tagen zu entscheiden, wie viel Geld hängt daran, welche Fristen sind verpasst, welche Kündigung ist noch unbestätigt. Mit Kosten nach Kategorie und Partner.

Mehrere Gesellschaften

Verträge mehrerer Gesellschaften in einem Bestand, getrennt filterbar. In Ihrer Version mit Rechten je Gesellschaft und Rolle.

Export und Kalender

Jede Liste als Excel-Datei, jeder Stichtag als Kalendertermin für Outlook. Über eine Schnittstelle lassen sich die Daten auch in Power BI auswerten.

Fundstelle zu jedem Wert

Jeder Wert mit Beleg im Vertrag

Neben jeder Angabe steht, wo sie herkommt: Seite und Paragraf. Ein Klick öffnet das Original genau dort und markiert den Satz. Umgekehrt führt ein Klick auf eine markierte Stelle im Vertrag zum passenden Feld.

Das zählt vor allem, wenn Werte aus vielen Altverträgen automatisch ausgelesen werden. Niemand muss ausgelesenen Werten blind vertrauen, jeder lässt sich in Sekunden prüfen.

Kündigungsfrist6 Wochen zum Laufzeitende S. 1 · § 3

§ 3 Laufzeit. Die Belieferung beginnt am 1. Januar 2025. Der Vertrag läuft bis zum 31. Dezember 2026. Er verlängert sich danach um jeweils ein Jahr, wenn er nicht mit einer Frist von sechs Wochen zum Ende der Laufzeit gekündigt wird.

Beispiel: Stromliefervertrag der erfundenen Muster Haustechnik GmbH

Vertrag oder Dokument

Vertragsverwaltung oder Dokumentenmanagement?

Ein Dokumentenmanagement bewahrt alles auf und findet alles wieder. Eine Vertragsverwaltung versteht, was in Verträgen steht, und handelt danach. Viele Betriebe brauchen beides.

Dokumentenmanagement, etwa Paperless-ngxVertragsverwaltung

Wofür

Dokumentenmanagement: Alle Unterlagen eines Betriebs: Rechnungen, Lieferscheine, Jahresabschlüsse, Schriftverkehr und auch Verträge.

Vertragsverwaltung: Nur Verträge, dafür vollständig: jede Laufzeit, jede Frist, jede Kündigung.

Fristen

Dokumentenmanagement: Datumsfelder, die jemand von Hand einträgt und pflegt.

Vertragsverwaltung: Werden aus den Vertragsregeln berechnet und rücken nach jeder Verlängerung weiter.

Kündigung

Dokumentenmanagement: Ein weiteres Dokument in der Ablage.

Vertragsverwaltung: Ein Ablauf mit Schreiben, Freigabe, Versand und Bestätigung.

Erinnerung

Dokumentenmanagement: Einfache Regeln, etwa eine Mail 60 Tage vor einem Datum.

Vertragsverwaltung: Gestaffelt mit Vertretung, Entscheidung aus der Mail und Wiedervorlage.

Stärke

Dokumentenmanagement: Ordnung, Volltextsuche und unveränderbare Ablage für alles.

Vertragsverwaltung: Kein verpasster Stichtag, kein Vertrag, der sich unbemerkt verlängert.

Beides zusammen: die Vertragsverwaltung auf Paperless-ngx

Wer seine Unterlagen in Paperless-ngx führt, bekommt die Vertragsverwaltung als eigene Oberfläche darüber. Die Verträge bleiben in der Ablage, Volltextsuche und Texterkennung inklusive. Laufzeiten, Fristen und Kündigungen kommen über die Schnittstelle dazu. Paperless-ngx bleibt im Standard und lässt sich weiter aktualisieren.

Ihre Version

So entsteht Ihre Vertragsverwaltung

Die Vorführung ist der Ausgangspunkt, nicht das Produkt. Ihre Version folgt Ihren Verträgen und Abläufen.

1
Erstgespräch, kostenlos
Sie zeigen uns, wie Sie Verträge heute führen. Wir sagen ehrlich, ob eine eigene Vertragsverwaltung lohnt oder ein fertiges Werkzeug reicht.
Gespräch anfragen
2
Analyse zum Festbetrag
Vertragsarten, Felder, Fristregeln, Rechte und Datenquellen werden festgelegt. Daraus entsteht das Angebot mit Festpreis und Abnahmekriterien.
3
Umsetzung und Abnahme
Wir bauen Ihre Version und übernehmen den Bestand. Sie prüfen an Ihren eigenen Verträgen und nehmen ab, wenn die Kriterien erfüllt sind.
4
Übergabe und Betrieb
Software, Quellcode und Anleitung gehen an Sie. Betrieb im eigenen Haus oder auf einem Server bei uns in Deutschland.

Ihre Vertragsarten, Felder und Kategorien
Ihre Fristregeln und Vorlaufzeiten
Gesellschaften, Rollen und Rechte nach Ihrer Struktur
Übernahme Ihrer Bestandsverträge mit Fundstellen
Erinnerungen aus Ihrem Postfach, Termine in Ihrem Kalender
Auf Wunsch als Oberfläche auf Paperless-ngx

Häufige Fragen

Was Sie vorher wissen wollen

Ist das eine fertige Software, die ich mieten kann?

Nein. Die Vorführung zeigt, was wir als individuelle Software bauen. Ihre Version bekommt Ihre Vertragsarten, Ihre Felder und Ihre Abläufe. Software und Quellcode gehen an Sie über, den Betrieb übernehmen Sie selbst oder wir.

Wie rechnet die Software Kündigungsfristen?

Das Laufzeitende folgt § 188 BGB: Ein Vertrag ab dem 1. Januar über ein Jahr endet am 31. Dezember. Die Kündigungsfrist wird vom Termin zurückgerechnet, maßgeblich ist der Zugang beim Vertragspartner. „Drei Monate zum 31. Dezember“ heißt: Die Kündigung muss spätestens am 30. September dort sein. Dazu kommt ein interner Vorlauf für Freigabe und Postweg. Die Software rechnet mit dem, was im Vertrag steht. Ob eine Klausel wirksam ist, beurteilt sie nicht.

Woher kommen die Daten meiner bestehenden Verträge?

Aus den Verträgen selbst. Eine Texterkennung liest auch gescannte Papierverträge. Auf Wunsch schlägt eine KI die Werte vor, jeweils mit Fundstelle, und ein Mensch bestätigt sie. Ob und welche KI zum Einsatz kommt, stimmen wir mit Ihnen ab. Sie kann auch auf eigener Hardware laufen.

Was ist eine Fundstelle?

Zu jedem Wert, etwa der Kündigungsfrist, merkt sich die Software die Stelle im Vertrag. Ein Klick zeigt das Dokument an genau dieser Stelle markiert. So prüft jeder in Sekunden, ob ein Wert stimmt, ohne den ganzen Vertrag zu lesen.

Brauche ich dafür Paperless-ngx?

Nein. Die Vertragsverwaltung läuft eigenständig. Wenn Sie Paperless-ngx schon nutzen oder einführen, kann sie als eigene Oberfläche darauf aufsetzen: Die Dokumente bleiben in der Ablage, Vertragsdaten und Fristen kommen dazu. Paperless-ngx bleibt dabei im Standard und lässt sich weiter aktualisieren.

Warum kann ich in der Vorführung keine eigenen Verträge hochladen?

Weil Verträge vertraulich sind. Die Seite nimmt keine Dateien an, und die Vorführung läuft nur in Ihrem Browser. Zum Ausprobieren lesen Sie einen der beiden Beispielverträge ein oder erfassen einen Vertrag von Hand. Die Fristen rechnen sich dabei sofort.

Was kostet eine eigene Vertragsverwaltung?

Die Umsetzung bieten wir zum Festpreis an. Davor steht eine Analyse zum Festbetrag, denn erst danach stehen Vertragsarten, Datenquellen, Rechte und der Umfang der Übernahme fest. Laufender Betrieb und Betreuung werden gesondert vereinbart.

Mehr Beispiele und den Ablauf eines Projekts finden Sie unter Individuelle Softwareentwicklung.

Kontakt

Ihre Verträge, Ihre Fristen. Ihre Version.

Erzählen Sie uns, wie Sie Verträge heute führen. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche Vertragsarten, Felder und Abläufe Ihre Vertragsverwaltung braucht.