Aufgabe klar abgegrenzt
Individuelle Softwareentwicklung
Der Ablauf und das gewünschte Ergebnis stehen fest. Dann kann ein kleines Werkzeug direkt als klar begrenztes Festpreisprojekt entstehen.
Zur individuellen Softwareentwicklung →Prozessanalyse · Digitalisierungs-Roadmap · Festpreis
Vom unklaren Digitalisierungsbedarf zum umsetzbaren Projekt
Ihre Abläufe verteilen sich auf E-Mail, Excel, Papier und Fachanwendungen – und niemand kann sicher sagen, welches Werkzeug tatsächlich fehlt? Wir analysieren Ihre Prozesse, Systeme und Schnittstellen. Sie erhalten eine priorisierte Roadmap mit klar abgegrenzten Umsetzungspaketen, realistischen Kosten und konkreten nächsten Schritten.
Ohne Verpflichtung zum Softwarekauf. Ohne abstrakte Strategieberatung. Mit einem Ergebnis, das Sie intern oder mit einem anderen Dienstleister weiterverwenden können.
- Festpreise ab 2.400 € netto
- Ergebnis gehört Ihnen
- Kein Softwarezwang
- Region Hannover & remote
Digitalisierungs-Roadmap.pdfIhr Ergebnis
- 1
Management-Zusammenfassung
- 2
Prozess- und Systemlandkarte
- 3
Priorisiertes Umsetzungsportfolio
- 4
Pilotpakete mit Abnahmekriterien
- 5
Zeit- und Budgetplanung
Alle Ergebnisse werden vollständig übergeben – Sie entscheiden, wer umsetzt.
Typische Ausgangslagen
Erkennen Sie sich wieder?
Eine Prozessanalyse ist sinnvoll, wenn Sie sich in einem oder mehreren dieser Punkte wiederfinden.
- Dokumente und Informationen liegen verteilt in E-Mails, Ordnern, Excel-Dateien und Papierakten.
- Mitarbeitende übertragen Daten mehrfach zwischen verschiedenen Systemen.
- Zuständigkeiten, Freigaben und Vertretungen sind nicht eindeutig geregelt.
- Eine neue Software wurde eingeführt, aber nicht konsequent in die Abläufe integriert.
- Sie überlegen, ein DMS, Ticketsystem, Intranet oder Automatisierungswerkzeug einzuführen.
- Sie haben viele Verbesserungsideen, aber keine belastbare Priorisierung.
- Ein Vorhaben ist befristet, gefördert oder muss in einem festen Budget umgesetzt werden.
- Sie möchten KI oder Automatisierung einsetzen, wissen aber nicht, wo sich das wirklich lohnt.
- Externe IT-Dienstleister liefern Einzellösungen, aber niemand verantwortet den Gesamtprozess.
Die Leistungen
Drei klar abgegrenzte Analysepakete
Definierter Umfang, Festpreis, eigenständig verwertbares Ergebnis – vom einzelnen Ablauf bis zur vollständigen Entscheidungsgrundlage.
Prozess-Kurzcheck
Ein einzelner Ablauf, strukturiert untersucht
2.400 € nettoFestpreis
Für einen klar abgegrenzten Prozess – etwa digitaler Posteingang, Rechnungsbearbeitung, mobile Einsatzdokumentation, interne Serviceanfragen oder Freigaben.
- Auftaktgespräch, Sichtung vorhandener Unterlagen und bis zu drei Interviews mit Beteiligten
- Kompakte IST-Prozessdarstellung: Medienbrüche, Doppelarbeit, unklare Zuständigkeiten
- Erste Einschätzung zu Automatisierungs- und KI-Potenzialen
- Priorisierte Maßnahmenliste und Empfehlung für einen realistischen Umsetzungspilot
- Erste Aufwandsspanne für den Pilot
- Ergebnisbesprechung plus schriftliche Zusammenfassung
2 Projekttage1–2 Wochenüberwiegend remote
Prozess-Kurzcheck anfragenDigitalisierungsdiagnose
Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten gemeinsam betrachten
6.900 € nettoFestpreis
Wenn mehrere Abläufe zusammenhängen oder noch unklar ist, wo die größten Verbesserungsmöglichkeiten liegen – etwa in Personal, Buchhaltung, Sachbearbeitung oder Service.
- Bis zu sechs strukturierte Interviews, Analyse von bis zu drei zusammenhängenden Prozessbereichen
- Prozess- und Systemlandkarte inklusive Dokumenten-, Daten- und Informationsflüssen
- Bewertung von Rollen, Zuständigkeiten, Freigaben und vorhandenen Werkzeugen
- Automatisierungs- und KI-Potenzialanalyse, erste Bewertung von Datenschutz- und Betriebsanforderungen
- Priorisierung nach Nutzen, Aufwand, Risiko und Abhängigkeiten – mit Entscheidungsmatrix
- Definition eines ersten Umsetzungspakets, Präsentation und Entscheidungsworkshop
- Grober Zeit-, Ressourcen- und Budgetrahmen
5–6 Projekttage2–4 Wochenremote + optional vor Ort
Digitalisierungsdiagnose anfragenUmsetzungs-Roadmap
Die belastbare Entscheidungsgrundlage für Ihr Vorhaben
9.600 € nettoFestpreis
Für Organisationen, die in einem festen Zeitraum liefern müssen – etwa im Förderprojekt, bei einer Softwareeinführung oder einer internen Transformation.
- Alles aus der Digitalisierungsdiagnose – erweitert auf bis zu fünf Prozessbereiche und zehn Interviews
- Moderierter Priorisierungsworkshop mit Fachbereichen, Leitung und IT
- Beschreibung der wichtigsten Sollprozesse mit klaren Verantwortlichkeiten
- Zwei bis vier ausformulierte Umsetzungspakete mit messbaren Abnahmekriterien
- Budgetrahmen einschließlich Software, Betrieb und externer Leistungen
- Zwölfmonatige Umsetzungs-Roadmap mit Projektphasen und Meilensteinen
- Abschlusspräsentation für Leitung, Projektteam oder Vorstand
8 Projekttage3–6 Wochenremote + Vor-Ort-Workshop
Umsetzungs-Roadmap anfragenAlle Preise netto, zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Festpreise bei definiertem Umfang – die Abgrenzung klären wir gemeinsam im Erstgespräch.
Orientierung
Welches Paket passt zu Ihnen?
| Ausgangslage | Empfehlung |
|---|---|
| Ein einzelner problematischer Ablauf | Prozess-Kurzcheck |
| Mehrere zusammenhängende Prozesse und Systeme | Digitalisierungsdiagnose |
| Befristetes oder umfangreicheres Transformationsprojekt | Umsetzungs-Roadmap |
| Bereits klar definierter Prozess, der umgesetzt werden soll | Direktes Pilotangebot |
| Dauerhafter Bedarf an Prozess- und Projektsteuerung | Externe Prozess- und Automatisierungsleitung |
Unsicher, was passt? Im unverbindlichen Erstgespräch klären wir gemeinsam, ob zunächst eine Analyse oder direkt ein Pilot sinnvoll ist.
Der Blick aufs Ganze
Was wir analysieren
Prozesse, Systeme, Daten, Automatisierung, KI und Betrieb gehören zusammen – wer nur eine Ebene betrachtet, löst das falsche Problem.
Prozesse
- Welche Arbeitsschritte finden tatsächlich statt – inklusive der regelmäßigen Ausnahmen?
- Wo gibt es Medienbrüche, Wartezeiten und doppelte Erfassung?
- Wo fehlen Zuständigkeiten oder Vertretungsregeln?
Systeme
- Welche Anwendungen, Dateien und Ablagen werden verwendet – und welche erfüllen ihren Zweck?
- Wo gibt es funktionale Überschneidungen, wo fehlen Schnittstellen?
- Wo entstehen Abhängigkeiten von einzelnen Personen oder Dienstleistern?
Dokumente & Daten
- Wo entstehen Dokumente und Daten, wer darf sie sehen und bearbeiten?
- Wie werden sie weitergegeben, abgelegt und wiedergefunden?
- Welche Aufbewahrungs- und Löschanforderungen bestehen, was wird mehrfach gepflegt?
Automatisierung
- Welche manuellen Routinetätigkeiten lassen sich zuverlässig automatisieren?
- Wo sind Regeln stabil genug – und wo muss ein Mensch entscheiden oder freigeben?
- Welche Systeme lassen sich über Schnittstellen verbinden?
KI-Potenziale
- Wo kann KI sinnvoll klassifizieren, zusammenfassen oder Informationen extrahieren?
- Welche Daten dürfen dafür verwendet werden – lokal, europäischer Dienst oder externe API?
- Ist der erwartete Nutzen größer als Betriebs- und Prüfaufwand?
Betrieb & Sicherheit
- Wer ist für System, Prozess und Daten verantwortlich, wie werden Zugänge verwaltet?
- Wie funktionieren Backup, Wiederherstellung und die Dokumentation von Änderungen?
- Kann die Lösung später intern oder durch einen anderen Dienstleister weiterbetrieben werden?
So läuft es ab
Unser Vorgehen in fünf Schritten
- 1
Abgrenzung
Wir definieren gemeinsam, welche Prozesse und Organisationseinheiten untersucht werden. Dadurch bleibt der Umfang kontrollierbar.
- 2
Interviews & Sichtung
Wir sprechen mit den Personen, die den Prozess tatsächlich ausführen, verantworten oder technisch unterstützen.
- 3
Prozess- & Systemanalyse
Wir stellen den tatsächlichen Ablauf dar und identifizieren organisatorische, technische und strukturelle Ursachen.
- 4
Priorisierung
Nicht jede Verbesserung wird sofort umgesetzt. Maßnahmen werden nach Wirkung, Aufwand, Risiko und Abhängigkeiten bewertet.
- 5
Roadmap & Entscheidung
Sie erhalten eine konkrete Empfehlung, welche Schritte als Nächstes sinnvoll sind und welche Ergebnisse erreicht werden sollen.
Werkzeugkasten
Technologieoffen, aber nicht beliebig
Die Analyse ist nicht an den Kauf bestimmter Software gebunden, und vorhandene Werkzeuge werden nicht automatisch ersetzt. Zuerst prüfen wir: Was funktioniert bereits? Was wird nur falsch oder uneinheitlich genutzt? Wo fehlen Prozesse, Rollen oder Schulungen – und welche technische Lücke besteht tatsächlich?
Erst danach empfehlen wir passende Lösungen. Wo es sinnvoll ist, bevorzugen wir Bausteine mit kontrollierbarem Betrieb, offenen Schnittstellen und geringer Anbieterabhängigkeit.
Mögliche Bausteine – je nach Anwendungsfall
- Paperless-ngxDokumentenprozesse
- ZammadService- und Anliegenbearbeitung
- DocmostWissen und interne Dokumentation
- NextcloudDateien und Zusammenarbeit
- Kizeo Formsmobile Datenerfassung
- Baserowstrukturierte Prozessdaten
- n8nSchnittstellen und Automatisierungen
- Private KIklar abgegrenzte, kontrollierbare Anwendungsfälle
- Microsoft 365vorhandene Umgebungen weiterverwenden
Das Ergebnis gehört Ihnen
Alle Prozessdarstellungen, Priorisierungen, Roadmaps, Anforderungskataloge und Pilotdefinitionen werden vollständig übergeben. Sie können anschließend:
- mit Einfach Digital weiterarbeiten
- intern umsetzen
- Angebote anderer Dienstleister einholen
- einzelne Pakete ausschreiben
- die Roadmap für Förder- oder Budgetentscheidungen verwenden
Es gibt keine Verpflichtung, anschließend Software, Hosting oder weitere Leistungen bei uns zu beziehen.
Was nicht enthalten ist
Damit der Festpreis belastbar bleibt, gehören diese Leistungen nicht zu den Analysepaketen – sie können anschließend separat angeboten oder durch geeignete Partner erbracht werden:
- × vollständige technische Umsetzung
- × Softwarelizenzen und Hosting
- × Datenmigration und individuelle Programmierung
- × Penetrationstests
- × umfassende Rechtsberatung und vollständige Datenschutz-Folgenabschätzung
- × Prüfung sämtlicher Prozesse der Organisation
- × dauerhafte Projektleitung nach Abschluss der Analyse
Und danach?
Nach der Analyse: Umsetzung in klaren Paketen
Die Roadmap ist kein Selbstzweck. Auf Wunsch übernehmen wir anschließend die Umsetzung einzelner, klar abgegrenzter Prozesspakete – mit verbindlich beschriebenem Ergebnis statt offener Beratungstage.
So bezahlen Sie für ein definiertes Ergebnis, das abgenommen und übergeben wird – nicht für Aufwand, dessen Ende niemand kennt.
Analysegespräch vereinbarenEin Umsetzungspaket enthält typischerweise
- verbindlich beschriebenes Ergebnis mit Abnahmekriterien
- technische Einrichtung, Konfiguration und notwendige Schnittstellen
- Pilot- oder Testgruppe mit Korrekturschleife
- Schulung, Handreichung und Betriebsdokumentation
- vollständige Übergabe
Häufige Fragen zur Prozessanalyse
Müssen wir bereits wissen, welche Software wir benötigen?
Nein. Die Auswahl einer Software sollte Ergebnis der Analyse sein, nicht deren Ausgangspunkt. Wir untersuchen zuerst Abläufe, Zuständigkeiten und vorhandene Systeme – erst danach empfehlen wir passende Lösungen.
Ersetzen Sie vorhandene Systeme?
Nur, wenn ein vorhandenes System den Prozess nicht sinnvoll abbilden kann oder unverhältnismäßige Risiken und Aufwände verursacht. Häufig liegt das Problem nicht an der Software selbst, sondern an fehlenden Strukturen, Verantwortlichkeiten oder Schnittstellen.
Können Sie auch eine bereits begonnene Einführung untersuchen?
Ja. Die Analyse eignet sich ausdrücklich für Systeme, die technisch vorhanden sind, aber nicht konsequent genutzt werden oder im Arbeitsalltag nicht die erwarteten Ergebnisse liefern.
Ist die Analyse auch für gemeinnützige oder öffentliche Organisationen geeignet?
Ja. Bei befristeten, geförderten oder vergaberelevanten Vorhaben können Projektpakete, Abnahmekriterien und Kosten besonders transparent beschrieben werden. Eine förder- oder vergaberechtliche Prüfung bleibt Aufgabe der jeweiligen Organisation oder ihrer Rechtsberatung.
Können wir nur die Analyse beauftragen – ohne anschließende Umsetzung?
Ja. Jedes Analysepaket ist eigenständig verwertbar. Es besteht keine Verpflichtung, anschließend Software, Hosting oder weitere Leistungen bei uns zu beziehen. Alle Ergebnisse werden vollständig übergeben.
Wie verbindlich ist die Kostenschätzung?
Die Roadmap enthält einen belastbaren Budgetrahmen auf Grundlage des untersuchten Umfangs. Ein verbindlicher Festpreis wird anschließend für jedes klar definierte Umsetzungspaket erstellt.
Arbeiten Sie nur mit Open-Source-Software?
Nein. Bestehende Systeme und fachliche Anforderungen werden technologieoffen bewertet. Wo es sinnvoll ist, bevorzugen wir Lösungen mit kontrollierbarem Betrieb, offenen Schnittstellen und möglichst geringer Anbieterabhängigkeit.
Welcher Einstieg passt?
Direkt umsetzen – oder erst den Prozess klären?
Beides beginnt mit einem kostenlosen Erstgespräch. Entscheidend ist, wie klar Aufgabe und Ziel heute schon sind.
Ausgangslage noch offen
Sie sind hierErst den Prozess klären
Mehrere Abläufe, Systeme oder Zuständigkeiten greifen ineinander. Dann schafft eine Prozessanalyse zuerst Klarheit und eine belastbare Roadmap.
Sie möchten digitalisieren – wissen aber noch nicht, womit Sie beginnen sollen?
In einem unverbindlichen 30-minütigen Erstgespräch klären wir, welcher Prozess betrachtet werden sollte, welches Analysepaket geeignet ist und ob zunächst eine Analyse oder direkt ein Pilot sinnvoll ist.