Digitale Begehungsprotokolle: Mängel mit Foto und Maßnahme vor Ort dokumentieren

Ein digitales Begehungsprotokoll ist die Erfassung einer Begehung direkt am Smartphone oder Tablet statt auf Papier – etwa als Sicherheits-, Baustellen-, Objekt- oder Lagerbegehung. Feststellungen werden vor Ort mit Foto, Ortsbezug und empfohlener Maßnahme dokumentiert und automatisch als PDF-Bericht ausgegeben. So entfällt das Abtippen und das Fotochaos im Büro.

Ein Begehungsprotokoll dokumentiert einen Rundgang durch einen Bereich (Objekt, Baustelle, Lager, Betrieb) mit den Feststellungen vor Ort. Ein Prüfprotokoll dokumentiert eine definierte Prüfung mit festen Prüfpunkten und einem Ergebnis – etwa die wiederkehrende Prüfung eines Betriebsmittels. Beide lassen sich digital abbilden; die Begehungsseite fokussiert den Rundgang mit Mängel- und Maßnahmenverfolgung.

Ja. Aus jeder Feststellung wird ein Vorgang mit Verantwortlichem, Frist und Status. Offene Punkte bleiben zur Wiedervorlage sichtbar, bis sie erledigt sind – so geht zwischen zwei Begehungen nichts verloren. Für die durchgängige Vorgangsverfolgung setzen wir Zammad ein.

Ein Begehungsprotokoll kann ein wichtiger Nachweisbaustein im Umfeld der Gefährdungsbeurteilung sein – etwa zur Dokumentation von Feststellungen, Maßnahmen und Nachkontrollen. Wir liefern das strukturierte Werkzeug zur Dokumentation der Begehung; die fachliche Beurteilung der Gefährdungen und die Gefährdungsbeurteilung selbst bleiben Aufgabe Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit bzw. des Arbeitgebers.

Ja. Begehungen lassen sich auch ohne Internetverbindung abarbeiten – etwa in Kellern, Tiefgaragen, Hallen oder auf Baustellen ohne Empfang. Die Daten synchronisieren, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Ja. Foto, eine Beschreibung, vorgefertigte Textbausteine, der Ortsbezug und auf Wunsch der GPS-Standort lassen sich direkt am Mangel erfassen und im Protokoll ausgeben – ohne nachträgliches Zuordnen am Schreibtisch.

Wir schaffen die technischen und dokumentarischen Voraussetzungen für einen revisionsfähigen, GoBD-orientierten Betrieb: strukturierte Erfassung, nachvollziehbare Berichte und geordnete Archivierung in einem Dokumentenmanagement-System. Ob ein Prozess am Ende als revisionssicher gilt, hängt zusätzlich von Ihren Abläufen, Berechtigungen und Aufbewahrungsregeln ab – eine pauschale „revisionssicher“-Zusage treffen wir daher bewusst nicht.

Paperless-ngx und Zammad betreiben wir souverän auf dedizierten Servern in einem deutschen Rechenzentrum. Für die mobile Erfassung setzen wir Kizeo Forms als EU-SaaS ein; wo dessen Infrastruktur auf AWS läuft, legen wir das offen.