Branche · Hausverwaltung
Hausverwaltung digital organisieren
Übergaben, Mängel, Belege und Kommunikation ohne Papierchaos verwalten.
Digitale Übergabeprotokolle, zentrale Objektakten, strukturierte Mieter- und Eigentümervorgänge sowie internes Verwalterwissen – für Haus-, WEG- und Immobilienverwaltungen, die ihren Schriftverkehr und ihre Nachweise im Griff haben wollen.
- Wohnungs- und Objektübergaben digital dokumentieren
- Belege, Verträge und Objektakten zentral und auffindbar ablegen
- Mängel und Anfragen als nachvollziehbaren Vorgang führen
- Verwalterwissen und Standardabläufe zentral bereitstellen
Das Problem in der Immobilienverwaltung
Jeden Tag neue Vorgänge – verteilt über viele Kanäle
In der Hausverwaltung entstehen täglich neue Vorgänge: Mieteranfragen, Schadensmeldungen, Handwerkerabsprachen, Übergabeprotokolle, Schlüsselübergaben, Rechnungen, Verträge, Eigentümerunterlagen und Objektinformationen.
Liegen diese Informationen verteilt in E-Mail-Postfächern, Papierordnern, Excel-Listen, Handyfotos und einzelnen Mitarbeiterablagen, kostet das an drei Stellen: Zeitverlust durch Suchen und Nacharbeit, Nachweislücken bei Rückfragen und im Streitfall und Wissensverlust, wenn Abläufe nur an einzelnen Personen hängen.
Übergabeprotokolle werden auf Papier ausgefüllt und später gescannt oder abgetippt.
Schadensfotos liegen getrennt vom Vorgang, Anfragen kommen über viele Kanäle.
Belege, Verträge und Korrespondenz sind über mehrere Ablagen verteilt und schwer auffindbar.
Wiederkehrende Abläufe und Objektwissen hängen am Wissen einzelner Mitarbeitender.
Verwaltung heißt: Sie müssen jederzeit auskunftsfähig sein – gegenüber Eigentümern, Mietern und im Streitfall. Ohne strukturierte Dokumentation kostet das Zeit und Nerven.
Unser Ansatz
Wir ersetzen nicht Ihre Verwaltungssoftware. Wir schließen die Lücken drumherum.
Ihre Hausverwaltungs- oder ERP-Software bleibt, wie sie ist – kein Systembruch, keine Migration, kein Risiko für den laufenden Betrieb. Wir digitalisieren die Übergaben, die Mängel- und Anfragenprozesse, die Beleg- und Objektaktenablage und das Verwalterwissen, die heute noch in Papier, Excel und E-Mail hängen.
Klarheit
Ein nachvollziehbarer Prozess statt verteilter Insellösungen.
Souveränität
Auf deutscher Infrastruktur betrieben, Daten unter Ihrer Kontrolle.
Präzision
Strukturierte, auffindbare Nachweise statt loser Belege und Mails.
Die Lösung als System – nicht als Einzeltool
Ein durchgängiger Verwaltungsprozess
einfach.digital verbindet mobile Formulare, Dokumentenablage, Ticketing und Wissensmanagement zu einem klaren Prozess für Haus- und Immobilienverwaltungen.
Digitale Übergabe- und Abnahmeprotokolle mit Kizeo Forms
Wohnungs-, Objekt- und Schlüsselübergaben werden direkt vor Ort per Smartphone oder Tablet dokumentiert – auch ohne Netz.
Typische Formulare: Wohnungsübergabe- und Abnahmeprotokoll, Schlüsselübergabe, Zählerstandserfassung, Schadensaufnahme, Mängelprotokoll, Objektbegehung, Handwerkerabnahme, Fotodokumentation bei Ein- oder Auszug.
Nutzen: Einheitliche Protokolle statt Papierformulare, Fotos direkt im Vorgang, digitale Unterschriften beider Seiten, weniger Nacharbeit im Büro, strukturierte PDF-Ausgabe für Objektakte und Kommunikation.
Objektakten und Belege zentral ablegen mit Paperless-ngx
Verträge, Rechnungen, Protokolle, Korrespondenz, Beschlüsse, Belege und Objektunterlagen werden zentral abgelegt und per Volltextsuche auffindbar.
Typische Dokumente: Mietverträge, Dienstleisterverträge, Rechnungen, Nebenkostenbelege, Versicherungsunterlagen, Übergabeprotokolle, Schadensdokumentationen, Eigentümerkorrespondenz, Beschlussunterlagen, Wartungs- und Prüfberichte, Objektunterlagen.
Nutzen: Zentrale digitale Objektakte, schnelle Suche nach Objekt, Einheit, Person, Dokumenttyp oder Vorgang, weniger Papierablage, bessere Übergaben im Team, strukturierte Ablage für wiederkehrende Verwaltungsprozesse.
Mieter-, Eigentümer- und Handwerkervorgänge strukturieren mit Zammad
Anfragen, Schadensmeldungen und offene Aufgaben werden als Vorgänge organisiert. Status, Kommunikation und Zuständigkeiten bleiben nachvollziehbar.
Typische Vorgänge: Schadensmeldung durch Mieter, Anfrage eines Eigentümers, Rückfrage zu Unterlagen, Handwerkerbeauftragung, Terminabstimmung, Reklamation, Nachverfolgung offener Mängel, interne Rückfrage im Verwaltungsteam.
Nutzen: Zentraler Eingangskanal für Anfragen, klare Zuständigkeiten, vollständige Vorgangshistorie, weniger verlorene E-Mails, bessere Nachverfolgung von Handwerkeraufträgen, transparente Bearbeitung im Team.
Verwalterwissen und Standardprozesse sichern mit Docmost
Wiederkehrende Abläufe, Objektinformationen und interne Standards werden in einer Wissensbasis dokumentiert.
Typische Inhalte: Objektsteckbriefe, Hausordnungen, Dienstleisterlisten, Standardantworten, Ablauf Übergabe/Abnahme, Ablauf Schadensmeldung, interne Zuständigkeiten, Checklisten für neue Objekte, Vorlagen, Hinweise zu Sonderfällen je Objekt.
Nutzen: Weniger Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden, schnellere Einarbeitung, einheitlichere Bearbeitung, bessere Urlaubs- und Krankheitsvertretung, klare interne Standards.
Beispielprozess
Wohnungsübergabe – Schritt für Schritt
Am Beispiel einer Wohnungsübergabe: von der Erfassung vor Ort bis zur nachverfolgten Mängelbehebung – jeder Schritt baut nachvollziehbar auf dem vorigen auf, und das Team arbeitet nach einem einheitlichen Ablauf.
- 1Kizeo Forms
Übergabe erfassen
- 2Paperless-ngx
Protokoll archivieren
- 3Zammad
Mängel nachverfolgen
- 4Docmost
Verwalterwissen bereitstellen
Anwendungsfälle
Drei Cluster – Sie starten dort, wo der Schmerz am größten ist
Je nach Ausgangslage beginnen wir mit einem der drei Cluster – nicht mit allem auf einmal.
Übergaben & Abnahmen
Erfassung vor Ort
Wohnungs- und Objektübergaben, Abnahmen, Schlüssel- und Zählerstandserfassung sowie Schadensaufnahme – mit einheitlichen Protokollen, Fotos und digitalen Unterschriften direkt am Objekt.
Anfragen & Mängel
Vorgänge nachverfolgen
Mieteranfragen, Schadensmeldungen und Handwerkersteuerung als nachvollziehbare Vorgänge – mit klaren Zuständigkeiten, Status und Historie, bis die Maßnahme erledigt ist.
Objektakte & Wissen
Ablegen & bereitstellen
Digitale Objektakte, Belege und Korrespondenz an einem Ort sowie ein internes Verwalterhandbuch mit Abläufen und Vorlagen – auffindbar und unabhängig von einzelnen Personen.
Für wen die Lösung gedacht ist
Wer viele Objekte und Vorgänge koordiniert
Hosting & betreuter Betrieb
Betreut eingerichtet, dediziert betrieben
Die Lösungen werden betreut eingerichtet und auf einer dedizierten Instanz betrieben. Der Fokus liegt auf klaren Berechtigungen, nachvollziehbaren Abläufen, regelmäßigen Updates, Backup und Monitoring.
- dedizierte Instanz statt anonymer Sammelplattform
- Open-Source-Komponenten bei Paperless-ngx, Zammad und Docmost
- klare Rollen und Berechtigungen
- Backup, Updates und Monitoring als betreuter Betrieb
- kein unnötiger Tool-Wildwuchs
Transparenz statt Zertifikats-Versprechen
Warum digitale Souveränität bei uns der Trust-Anchor ist
Wir geben Ihnen kein pauschales Rechtsversprechen. Wir geben Ihnen stattdessen volle Transparenz darüber, wo und wie Ihre Daten liegen.
In Deutschland betrieben: Paperless-ngx (Revisionssicherheit), Zammad und Docmost betreiben wir für Sie auf deutschen Servern – Open Source, Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle.
EU-SaaS: Wo wir Kizeo Forms als Cloud-Dienst einsetzen, sagen wir Ihnen offen, dass die Infrastruktur teils auf AWS läuft und welche rechtlichen Rahmenbedingungen das bedeutet.
Transparente Lizenzen
Kizeo-Forms-Lizenzkosten geben wir 1:1 an Sie weiter – ohne versteckten Aufschlag. Sie zahlen für die Software, nicht für eine Marge darauf.
Sie behalten die Hoheit über Ihre Nachweise und Betriebsdaten – auch wenn Sie später den Hosting-Betrieb in eigene Hände nehmen möchten.
ISO-27001-Zertifizierungen beziehen sich auf das genutzte Rechenzentrum – nicht auf einfach.digital. Wir sagen Ihnen genau, was zertifiziert ist und was unsere eigene Leistung ist.
Häufige Fragen
Was Verwaltungen vor dem Start fragen
Müssen wir unsere Hausverwaltungssoftware ablösen?
Nein. Ihre Verwaltungs- oder ERP-Software bleibt unverändert. einfach.digital schließt die Lücken drumherum: mobile Übergaben, die Beleg- und Objektaktenablage, die Mängel- und Anfragenvorgänge und das Verwalterwissen, die heute noch auf Papier, in Excel und informellen Abläufen laufen.
Wo liegen die personenbezogenen Daten unserer Mieter und Eigentümer?
Die von uns betriebenen Komponenten (Paperless-ngx, Zammad, Docmost) laufen auf dedizierten Servern in einem deutschen Rechenzentrum. Für die mobile Erfassung setzen wir Kizeo Forms ein, eine SaaS-Lösung mit AWS-Backend – das legen wir offen, damit Sie bewusst entscheiden, welche Daten wo verarbeitet werden.
Sind wir mit nur wenigen Objekten dafür zu klein?
Entscheidend ist nicht die Größe, sondern ob ein Prozess heute Zeit kostet, Medienbrüche erzeugt oder im Streitfall schwer belegbar ist. Wir starten bewusst mit einem einzelnen, klar umrissenen Anwendungsfall – etwa der Wohnungsübergabe – und bauen erst aus, wenn der Nutzen sichtbar ist.
Wie schnell ist so etwas einsatzbereit?
Wir setzen einen ersten, abgegrenzten Prozess sauber auf – Formular, Vorgang, Ablage – und erproben ihn im Alltag. Das ist überschaubar, schnell sichtbar und ohne Risiko für den laufenden Betrieb.
Aus der Region
Aus der Region Hannover – für Betreiber in der Region
einfach.digital ist auf digitale Souveränität, in Deutschland betriebene Open-Source-Infrastruktur und Dokumentationsprozesse für technische Betriebe spezialisiert – mit klar abgegrenzten Anwendungsfällen statt Großprojekt-Versprechen.
Ihr direkter Ansprechpartner
Routinefragen löst das System. Das Wichtige bespreche ich mit Ihnen.
Erstkontakt und Routinefragen laufen schnell über Chat, Ticketsystem und KI-gestützten Support – ohne Hotline-Warteschleife. Sobald es aber um Ihre Prozesse, Ihre Konfiguration oder eine echte Entscheidung geht, sprechen Sie mit mir – nicht mit einem wechselnden Agenten, der Ihr Setup erst nachlesen muss. Nüchtern, ehrlich und auf Augenhöhe, aus der Region Hannover.
Peter Neubert
Gründer & Geschäftsführer · einfach.digital
Aus Papier und E-Mail-Chaos wird ein nachvollziehbarer Prozess
Mit einfach.digital wird aus Papierprotokollen, E-Mail-Chaos, verstreuten Belegen und persönlichem Einzelwissen ein nachvollziehbarer Verwaltungsprozess. Sie erhalten:
So starten wir
Klein anfangen, sauber ausbauen
- 1
Erstgespräch & Anwendungsfall
Wir hören zu und grenzen gemeinsam einen ersten, konkreten Prozess ab – nüchtern und unverbindlich.
- 2
Pilot
Der abgegrenzte Prozess wird digital umgesetzt und im Alltag erprobt – mit überschaubarem Aufwand.
- 3
Rollout & Betrieb
Nach erfolgreichem Pilot folgen Ausbau, betreuter Betrieb und – wo sinnvoll – weitere Prozesse.
Beauftragung: Ein klar abgegrenzter erster Prozess – z. B. das Übergabeprotokoll – lässt sich schlank starten und sauber vergeben.
Übergaben, Mängel und Objektunterlagen klarer organisierenDigitalisierungsberatung
aus Hannover
Wir prüfen gemeinsam, welche Prozesse heute noch auf Papier, Excel oder E-Mail basieren und welche davon sich sinnvoll digitalisieren lassen – nüchtern und unverbindlich.