Anwendungsfall
Digitale Prüfprotokolle: wiederkehrende Prüfungen mobil erfassen und als Bericht dokumentieren
Ein digitales Prüfprotokoll ersetzt die Papier-Checkliste: feste Prüfpunkte am Smartphone oder Tablet abarbeiten – offlinefähig, mit Foto, Messwert und Unterschrift – und automatisch als PDF-Prüfbericht ins Büro. Arbeitsschutzprüfungen (DGUV V3, UVV) bilden wir als einen von vielen Prüftypen ab.
- Feste Prüfpunkte
- Foto & Messwert
- Automatischer PDF-Prüfbericht
- Region Hannover
Was ist ein digitales Prüfprotokoll?
Ein digitales Prüfprotokoll ist die Erfassung einer wiederkehrenden Prüfung direkt am Smartphone oder Tablet statt auf Papier. Ein fester Prüfpunkt-Katalog wird abgearbeitet, Ergebnis, Messwert, Foto und Unterschrift je Punkt strukturiert dokumentiert – und daraus entsteht automatisch ein PDF-Prüfbericht. So ist die Prüfung einheitlich, auswertbar und geordnet ablegbar, egal ob DGUV V3, UVV oder eine betriebseigene Prüfung.
Das Problem
Warum Prüfungen auf Papier im Ernstfall wenig belastbar sind
Uneinheitliche Prüfpunkte
Jeder Prüfer nutzt eine eigene Vorlage – Ergebnisse sind schwer vergleichbar und Prüfpunkte werden übersehen.
Messwerte auf Zetteln
Werte, Fotos und Bemerkungen landen auf Papier und müssen später abgetippt und zugeordnet werden.
Fristen im Blindflug
Ohne zentrale Übersicht ist unklar, welche Prüfung als Nächstes fällig ist – Nachweise fehlen im Prüffall.
Prüfbericht kostet Zeit
Der fertige Bericht wird abends im Büro manuell gebaut, statt automatisch aus der Erfassung zu entstehen.
Vorher / Nachher
Vom Papier-Prüfschein zum belastbaren Prüfbericht
Klingt das bekannt?
- Prüf-Checkliste auf Papier, später abtippen
- Messwerte und Plaketten-Nummern auf einem Zettel
- „Wann war die letzte Prüfung?“ – Suche im Ordner
- Fristen in einer Excel-Liste, die keiner pflegt
- Prüfbericht wird abends von Hand zusammengebaut
Mit digitalem Prüfprotokoll
- Fester Prüfkatalog je Prüftyp – nichts wird übersehen
- Messwert, Foto und Ergebnis direkt am Prüfpunkt
- Automatischer PDF-Prüfbericht ohne Abtippen
- Prüfungen geordnet abgelegt und wiederauffindbar
- Grundlage, um Fristen im Blick zu behalten
Digitales Prüfprotokoll in der Kizeo-Forms-App mit Prüfpunkten und Messwerten
Bildplatzhalter · ersetzen (Screenshot folgt)
So funktioniert es
Vom Prüfpunkt-Katalog zum fertigen Prüfbericht – in vier Schritten
Von der mobilen Erfassung bis zum PDF-Prüfbericht – ohne Medienbruch und ohne Nacharbeit.
- 1
Prüfkatalog wählen
Der passende Prüftyp mit festen Prüfpunkten wird als digitale Checkliste geladen – auch offline.
- 2
Prüfen & erfassen
Ergebnis je Prüfpunkt festhalten: bestanden/Mangel, Messwert, Foto und Bemerkung direkt vor Ort.
- 3
Bewerten & unterschreiben
Gesamtergebnis, Prüfplakette und Unterschrift werden strukturiert dokumentiert.
- 4
Bericht & Ablage
Aus den Eingaben entsteht automatisch ein PDF-Prüfbericht; die Ablage übernimmt Paperless-ngx.
Für wen
Wer regelmäßig prüft und Nachweise führen muss
Unsere Lösung dafür: Kizeo Forms
Prüfprotokolle setzen wir mit Kizeo Forms um – einer DSGVO-konform konfigurierbaren EU-SaaS für digitale Formulare und mobile Erfassung. Offlinefähig, mit Foto, Messwert, Unterschrift und automatischer Berichtsausgabe. Offene Mängel verfolgen wir in Zammad nach, die geordnete Ablage übernimmt Paperless-ngx.
Zur Kizeo-Forms-Seite
Im Zusammenspiel
Vier Werkzeuge, ein durchgängiger Prozess
Am Beispiel einer wiederkehrenden Prüfung: erfassen, ablegen, offene Mängel steuern und die Erkenntnis sichern – jeder Schritt baut auf dem vorigen auf.
- 1Kizeo Forms
Prüfung erfassen
- 2Paperless-ngx
Bericht ablegen
- 3Zammad
Mängel steuern
- 4Docmost
Wissen sichern
Aus der Region
Aus der Region Hannover – wir begleiten die Einführung bei Ihrem Team
einfach.digital ist auf digitale Souveränität, in Deutschland betriebene Open-Source-Infrastruktur und Dokumentationsprozesse für technische Betriebe spezialisiert. Wir richten das System nicht nur ein, sondern begleiten die Einführung bei Ihrem Team – bodenständig und ohne IT-Kauderwelsch.
Häufige Fragen zu digitalen Prüfprotokollen
Was ist ein digitales Prüfprotokoll?
Ein digitales Prüfprotokoll ist die Erfassung einer wiederkehrenden Prüfung direkt am Smartphone oder Tablet statt auf Papier. Feste Prüfpunkte werden abgearbeitet, Messwerte, Fotos und das Ergebnis strukturiert dokumentiert und automatisch als PDF-Prüfbericht ausgegeben.
Kann ich DGUV-V3- und UVV-Prüfungen damit abbilden?
Ja. Arbeitsschutzprüfungen wie die DGUV V3 (ortsveränderliche/ortsfeste elektrische Betriebsmittel) oder UVV-Prüfungen lassen sich als eigener Prüftyp mit den passenden Prüfpunkten hinterlegen. Sie sind einer von vielen Prüftypen – das Werkzeug ist bewusst nicht auf einen einzigen Standard verengt.
Sind digitale Prüfprotokolle revisionssicher?
Wir schaffen die technischen und dokumentarischen Voraussetzungen für einen nachvollziehbaren, geordnet archivierten Prüfprozess. Ob ein Prozess am Ende als revisionssicher gilt, hängt zusätzlich von Ihren Abläufen, Berechtigungen und Aufbewahrungsregeln ab – eine pauschale „revisionssicher“-Zusage treffen wir daher bewusst nicht.
Funktioniert die Erfassung offline?
Ja. Prüfungen lassen sich auch ohne Internetverbindung abarbeiten – etwa in Kellern, Technikräumen oder Hallen ohne Empfang. Die Daten synchronisieren, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Dokumentationspflichten einfach.digital abhaken –Prüfungen in Hannover digitalisieren.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihre Prüftypen, Prüfpunkte und Berichtsanforderungen und das passende Vorgehen – nüchtern und unverbindlich, aus der Region Hannover.