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Aufbewahrungsfristen-Rechner für Unternehmen
Wie lange müssen Sie Rechnungen, Verträge und Buchungsbelege aufbewahren – und ab wann dürfen sie weg? Belegart und Datum eingeben, Antwort sofort – inklusive Erinnerung fürs Vernichtungsdatum.
Aufbewahren dürfen heißt nicht aufbewahren müssen. Personenbezogene Daten (z. B. in Verträgen oder Personalunterlagen) müssen nach DSGVO ggf. gelöscht werden, sobald der Zweck entfällt. Mehr zum Spannungsfeld Aufbewahren vs. Löschen.
Orientierung nach § 147 AO, § 257 HGB und § 14b UStG (Rechtsstand geprüft: Juli 2026, inkl. BEG IV). Die verkürzte 8-Jahres-Frist betrifft vor allem Buchungsbelege und Rechnungen; bisher zehnjährig aufzubewahrende Bilanz- und Abschlussunterlagen bleiben bei 10 Jahren, und für Kredit-, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gelten für Buchungsbelege weiterhin 10 Jahre.
Keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Zweifel sollte der Einzelfall mit Steuerberater, Rechtsanwalt, Datenschutzbeauftragten oder der jeweils zuständigen Fachstelle geprüft werden.
Wofür dieser Rechner gilt – und wofür nicht
Der Rechner behandelt vor allem steuer- und handelsrechtliche Geschäftsunterlagen (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG). Für technische und branchenspezifische Dokumentation gelten oft andere – häufig längere – Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten. Zur ersten Orientierung:
Auch die zivilrechtliche Verjährung kann eine längere Aufbewahrung nahelegen: regelmäßig 3 Jahre (§ 195 BGB), bei Mängelansprüchen an Bauwerken 5 Jahre (§ 634a BGB), bei titulierten Forderungen bis 30 Jahre (§ 197 BGB).
Alle Angaben orientierend, Rechtsstand Juli 2026 – keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Zweifel sollte der Einzelfall mit der jeweils zuständigen Stelle geprüft werden (z. B. Berufsgenossenschaft, Steuerberater, Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragten).
Aufbewahrungsfristen auf einen Blick
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege grundsätzlich eine verkürzte Frist von 8 Jahren (BEG IV) – neu hinzugekommen neben den bestehenden 6 und 10 Jahren. In der Praxis sind damit vor allem diese drei Fristen relevant. Maßgeblich ist immer der Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte.
| Frist | Unterlagen (Beispiele) |
|---|---|
| 10 Jahre | Jahresabschluss / Bilanz · Gewinnermittlung (EÜR) · Inventar · Eröffnungsbilanz · Buchführungsbücher & Aufzeichnungen · Kassenbuch / Kassenbericht · Lagebericht · Verfahrensdokumentation (GoBD) · Organisationsunterlagen & Arbeitsanweisungen |
| 8 Jahre | Eingangsrechnung · Ausgangsrechnung · Kontoauszug / Zahlungsbeleg · Quittung / Kassenbon · Bewirtungsbeleg · Reisekostenabrechnung · Lieferschein mit Buchungs-/Nachweisfunktion · Auftragsbestätigung (mit Belegfunktion) |
| 6 Jahre | Handels- & Geschäftsbrief (Ein-/Ausgang) · Geschäftliche E-Mail · Angebot / Mahnung (ohne Buchungsfunktion) · Lohnkonto / steuerliche Lohnunterlagen · Sonstige steuerrelevante Unterlagen |
| 10 Jahre | Vertrag / Dauerschuldverhältnis (Miete, Leasing, Wartung …)Sonderfall! Bei Verträgen beginnt die Frist erst mit Ablauf des Vertragsverhältnisses, nicht mit dem Abschlussjahr. |
Mehr als nur die Frist
Wie lange ist nur die halbe Antwort. Ob ein Beleg wirklich vernichtet werden darf, hängt auch von seiner Form ab, von personenbezogenen Daten und von laufenden Verfahren. Die wichtigsten Fälle:
Form des Belegs: Papier, digital, E-Rechnung
Papierbelege dürfen nach GoBD-gerechtem Scan ersetzend vernichtet werden. E-Mails und E-Rechnungen sind dagegen digitale Originale: Eine E-Rechnung ist im strukturierten Format (XML nach EN 16931, z. B. XRechnung/ZUGFeRD) unverändert aufzubewahren – ein PDF-Ausdruck genügt nicht.
Ablaufhemmung: Prüfung oder Einspruch läuft
Läuft eine Betriebsprüfung, ein Einspruch oder eine offene Veranlagung, verlängert sich die Frist automatisch (§ 147 Abs. 3 AO). Die Unterlagen bleiben aufbewahrungspflichtig, bis der Fall abgeschlossen ist – auch wenn der Rechner sonst „darf weg“ zeigt.
Fristbeginn: ab wann gezählt wird
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung – nicht am Belegdatum. Der Vernichtungstag ist deshalb immer der 1. Januar. Bei Verträgen startet die Frist erst nach Ablauf des Vertragsverhältnisses.
DSGVO
Spannungsfeld: Aufbewahren vs. Löschen
Aufbewahren dürfen heißt nicht aufbewahren müssen – und manchmal kollidiert die steuerliche Aufbewahrungspflicht mit dem Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO). Dafür gibt es klare Regeln:
Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Zweifel sollte der Einzelfall mit Steuerberater, Rechtsanwalt, Datenschutzbeauftragten oder der jeweils zuständigen Fachstelle geprüft werden.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) 8 Jahre aufbewahrt werden – für alle Belege, deren Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Vorher galten 10 Jahre.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder das Dokument erstellt wurde. Eine Rechnung aus dem Jahr 2018 darf bei 8 Jahren Frist also ab dem 1. Januar 2027 vernichtet werden.
Welche Unterlagen muss ich weiterhin 10 Jahre aufbewahren?
Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Buchführungsbücher und die Verfahrensdokumentation nach GoBD bleiben bei 10 Jahren. Geschäfts- und Handelsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen bei 6 Jahren.
Ab wann darf ich Unterlagen vernichten?
Ab dem 1. Januar des Jahres, das auf das Fristende folgt – vorausgesetzt, es läuft keine Betriebsprüfung, kein Rechtsstreit und keine vertragliche Sonderfrist. Der Rechner zeigt das genaue Datum an.
Was gilt für eine E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD)?
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz (XML nach EN 16931) das Original. Er muss über die gesamte Frist unverändert und maschinell auswertbar erhalten bleiben – ein PDF-Ausdruck oder nur die Bildansicht genügt nicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B strukturierte E-Rechnungen empfangen können.
Muss ich einen Beleg löschen, wenn jemand eine DSGVO-Löschanfrage stellt?
Nicht während einer laufenden Aufbewahrungspflicht: Diese ist ein eigener Rechtsgrund (Art. 17 Abs. 3 DSGVO), die Löschung wird aufgeschoben. Statt zu löschen oder zu schwärzen, wird die Verarbeitung eingeschränkt (Art. 18 DSGVO, § 35 BDSG) – der Beleg bleibt vollständig, wird aber gesperrt und nur für den Aufbewahrungszweck genutzt. Nach Fristende wird tatsächlich gelöscht.
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