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Aufbewahrungsfristen 2026: Rechner & Tabelle
Für Unternehmen: Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Geschäftsbriefe und weitere Unterlagen berechnen, in der Tabelle nachschlagen und als PDF herunterladen.
Regelfristen: 10 Jahre für Abschlüsse, Bücher und Aufzeichnungen · 8 Jahre für Rechnungen und andere Buchungsbelege · 6 Jahre für Geschäftsbriefe und sonstige steuerrelevante Unterlagen.
Redaktion: Einfach Digital GmbH · Rechtsgrundlagen am 16. September 2026 an den Gesetzestexten geprüft · Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung
Frist berechnenÜbersicht
Aufbewahrungsfrist berechnen
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Aufbewahren dürfen heißt nicht aufbewahren müssen. Personenbezogene Daten (z. B. in Verträgen oder Personalunterlagen) müssen nach DSGVO ggf. gelöscht werden, sobald der Zweck entfällt. Mehr zum Spannungsfeld Aufbewahren vs. Löschen.
Orientierung nach § 147 AO, § 257 HGB und § 14b UStG (Rechtsstand geprüft: September 2026, inkl. BEG IV). Die verkürzte 8-Jahres-Frist betrifft vor allem Buchungsbelege und Rechnungen; bisher zehnjährig aufzubewahrende Bilanz- und Abschlussunterlagen bleiben bei 10 Jahren. Für die in § 257 Abs. 4 HGB genannten Finanzinstitute gilt bei Buchungsbelegen dauerhaft eine Zehnjahres-Sonderregel.
Keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Zweifel sollte der Einzelfall mit Steuerberater, Rechtsanwalt, Datenschutzbeauftragten oder der jeweils zuständigen Fachstelle geprüft werden.
Gilt für steuer- und handelsrechtliche Geschäftsunterlagen von Unternehmen (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG). Für technische, Arbeitsschutz-, Bau- und Förderunterlagen gelten oft andere Pflichten – zum Geltungsbereich.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen · Tabelle 2026Übersicht
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen 2026: Tabelle je Unterlagenart
Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente im Unternehmen – Steuerunterlagen, Geschäftsunterlagen, Buchhaltung und Personalunterlagen – mit Rechtsgrundlage und Fristbeginn, dieselben Daten, mit denen der Rechner oben arbeitet. Drei Regelfristen tragen die Praxis: 10 Jahre für Abschlüsse, Bücher und Inventare, 8 Jahre für Rechnungen und alle anderen Buchungsbelege (seit dem 1. Januar 2025, BEG IV) und 6 Jahre für Geschäftsbriefe und sonstige steuerrelevante Unterlagen. Die Frist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, nie am Belegdatum.
PDF: A4, Tabelle A–Z mit Rechtsgrundlage, Jahrgangsübersicht 2026 und Prüfliste – keine Vernichtungsfreigabe. CSV: dieselben Daten mit Synonymen und Quellen, Semikolon-getrennt, für die eigene Ablage oder das DMS.
| Unterlagenart | Frist | Rechtsgrundlage | Fristbeginn |
|---|---|---|---|
| Jahresabschluss, Buchführung & Zoll | |||
| Jahresabschluss / Bilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB | Jahr der Aufstellung bzw. Feststellung (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Inventar | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB | Jahr der Aufstellung des Inventars (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB | Jahr der Aufstellung der Eröffnungsbilanz (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Buchführungsbücher & Aufzeichnungen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB | Jahr der letzten Eintragung (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Kassenbuch / Kassenbericht | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB | Jahr der letzten Eintragung (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Lagebericht | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB | Jahr der Aufstellung des Lageberichts (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Verfahrensdokumentation (GoBD) | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO (Organisationsunterlagen) · GoBD | Jahr der Entstehung bzw. letzten Änderung (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Organisationsunterlagen & Arbeitsanweisungen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO (Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen) | Jahr der Entstehung bzw. letzten Änderung (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Zollunterlagen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4a, Abs. 3 AO (Art. 15 Abs. 1, Art. 163 Zollkodex der Union) | Jahr der Entstehung der Unterlage (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Rechnungen & Buchungsbelege | |||
| Eingangsrechnung | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG · § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO | Jahr der Entstehung bzw. Ausstellung (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Ausgangsrechnung | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG · § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO | Jahr der Entstehung bzw. Ausstellung (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Kontoauszug / Zahlungsbeleg | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | Jahr der Entstehung des Buchungsbelegs (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Quittung / Kassenbon | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | Jahr der Entstehung des Buchungsbelegs (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Bewirtungsbeleg | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO · § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG (Nachweis) | Jahr der Entstehung des Buchungsbelegs (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Reisekostenabrechnung | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | Jahr der Entstehung des Buchungsbelegs (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Sonstiger Buchungsbeleg | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | Jahr der Entstehung des Buchungsbelegs (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Korrespondenz & sonstige Unterlagen | |||
| Handels- & Geschäftsbrief (Ein-/Ausgang) | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB | Jahr des Empfangs bzw. Versands (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Geschäftliche E-Mail | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB | Jahr des Empfangs bzw. Versands (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Angebot / Mahnung (ohne Buchungsfunktion) | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB | Jahr des Empfangs bzw. Versands (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Sonstige steuerrelevante Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO | Schluss des Kalenderjahres des Empfangs bzw. Versands |
| Je nach Funktion: Varianten und Sonderfälle– Die Frist hängt davon ab, welche Funktion die Unterlage hat. Wählen Sie die Variante, die auf Ihr Dokument zutrifft. Bei Steuerbescheid und Vertrag rechnet der Rechner mit einer ausdrücklich genannten Planungsannahme; bei den übrigen Sonderfällen nennt er keinen Termin. | |||
| Auftragsbestätigung – als Geschäftsbrief | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB | Jahr des Empfangs bzw. Versands (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Auftragsbestätigung – als Buchungsbeleg verwendet | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | Jahr, in dem der Beleg entstanden ist (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Lieferschein mit Buchungs-/Nachweisfunktion | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | Jahr der Entstehung des Buchungsbelegs (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Lieferschein ohne eigene Buchungsfunktion | Bis Rechnungseingang bzw. -versand | § 147 Abs. 3 AO (Lieferschein-Regel) | Pflicht endet mit Erhalt bzw. Versand der Rechnung |
| Lohn- und Gehaltsunterlagen – Lohnkonto (Lohnsteuer) | 6 Jahre | § 41 Abs. 1 EStG (Lohnkonto) | Jahr der letzten eingetragenen Lohnzahlung (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Lohn- und Gehaltsunterlagen – Abrechnung als Buchungsbeleg verwendet | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO · § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | Jahr, in dem die Abrechnung entstanden ist (Frist ab Schluss dieses Kalenderjahres) |
| Lohn- und Gehaltsunterlagen – Entgeltunterlagen (Sozialversicherung) | Prüfungsabhängige Frist | § 28f Abs. 1 SGB IV · § 8 BVV | Einzelfall, keine pauschale Jahresfrist |
| Personalakte – Sammlung verschiedener Unterlagen | Je nach Bestandteil | § 26 BDSG · Art. 5 Abs. 1 Buchst. e, Art. 17 DSGVO (je Bestandteil z. B. § 41 EStG, § 28f SGB IV) | Einzelfall, keine pauschale Jahresfrist |
| Steuererklärung / Steuerbescheid | Planungsannahme: 10 Jahre | je nach Funktion § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4 oder 5, Abs. 3 AO | Planungsannahme: 10 Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Unterlage entstanden ist |
| Vertrag / Dauerschuldverhältnis | Planungsannahme: 10 Jahre | je nach Funktion § 147 Abs. 1 Nr. 2–5 AO · § 257 HGB | Planungsannahme: 10 Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Vertrag endete |
Rechtsgrundlagen am 16. September 2026 bei gesetze-im-internet.de geprüft. Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung: Ob eine Unterlage im Einzelfall Buchungsbeleg, Handelsbrief oder Abschlussunterlage ist, entscheidet ihre Funktion. Lässt sie sich nicht zuordnen, die Einordnung prüfen lassen und bis dahin keine Vernichtung einplanen.
Neues Gesetz · Rechtsstand 2025 und 2026Übersicht
Aufbewahrungsfristen 2025 und 2026: Was das neue Gesetz geändert hat – und was bleibt
Zum 1. Januar 2025 hat ein neues Gesetz, das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), die wichtigste Frist des Alltags verkürzt: Seit 2025 gilt für Buchungsbelege regelmäßig eine achtjährige Aufbewahrungsfrist. Seit dem 1. Januar 2025 sind die Regelfristen der Jahrgänge 2014 bis 2016 abgelaufen – für 2015 und 2016 durch die Verkürzung. Seitdem kommt jedes Jahr ein Jahrgang hinzu: Für 2017 endete die Frist mit Ablauf des 31. Dezember 2025. Die drei Dinge, die man dafür wissen muss:
Seit 1. Januar 2025
Buchungsbelege: acht statt zehn Jahre
Das BEG IV hat die Frist für Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen und alle anderen Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b UStG). Sie gilt für alle Belege, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch lief – dadurch war zum 1. Januar 2025 die Regelfrist für gleich drei Jahrgänge abgelaufen: 2014, 2015 und 2016. Außerdem müssen Unternehmen seit 2025 strukturierte E-Rechnungen empfangen können.
Was 2026 gilt
Keine neue Frist, aber ein neuer Jahrgang
Seit 2025 gilt für Buchungsbelege regelmäßig eine achtjährige Aufbewahrungsfrist. Mit Ablauf des 31. Dezember 2025 endete sie für den Jahrgang 2017; ebenso die zehnjährige Frist für Abschlussunterlagen aus 2015 und die sechsjährige für Geschäftsbriefe aus 2019. Wer im Archiv noch nach der alten Zehn-Jahres-Logik sortiert, bewahrt Buchungsbelege zwei Jahre länger auf als nötig – erlaubt, aber teuer; bei personenbezogenen Daten kann der Datenschutz sogar das Löschen verlangen.
Was bei zehn Jahren bleibt
Abschlüsse, Bücher, Inventare – und das Kassenbuch
Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Lageberichte sowie Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen bleiben bei zehn Jahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO). Das Kassenbuch zählt dazu, die Kassenbons darin nicht. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen bleiben bei sechs Jahren.
Für welche Jahrgänge die Regelfrist zum 1. Januar 2026 abgelaufen ist
Aus Fristklasse und Jahresende-Regel folgt der jüngste Jahrgang, dessen Regelfrist am 31. Dezember 2025 endete. Vernichtet werden kann erst, wenn keine Betriebsprüfung, kein Rechtsstreit und keine Sonderpflicht entgegensteht.
| Frist | Unterlagen | Regelfrist abgelaufen ab 1.1.2026 | … ab 1.1.2025 |
|---|---|---|---|
| 10 Jahre | Jahresabschlüsse, Bücher, Inventare, Kassenbuch, Verfahrensdokumentation | Jahrgang 2015 | Jahrgang 2014 |
| 8 Jahre | Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Bewirtungs- und Reisekostenbelege | Jahrgang 2017 | Jahrgänge 2014, 2015 und 2016 (Umstellung auf acht Jahre) |
| 6 Jahre | Handels- und Geschäftsbriefe, geschäftliche E-Mails, Angebote, sonstige Unterlagen | Jahrgang 2019 | Jahrgang 2018 |
Rechenweg: letzte Eintragung im Jahrgang, Frist ab dem 31. Dezember dieses Jahres (§ 147 Abs. 4 AO). Beispiel 8 Jahre: Für Buchungsbelege aus 2017 endete die Regelfrist mit Ablauf des 31. Dezember 2025. Der Rechner oben berechnet das für Ihr konkretes Jahr.
Ausnahme: Banken, Versicherungen, Wertpapierinstitute
Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt die Verkürzung nicht: Sie bewahren Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre auf (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO, § 257 Abs. 4 HGB). Für alle anderen Unternehmen bleibt es 2026 bei acht Jahren.
Rechtsgrundlagen zum Nachlesen – geprüft am 16. September 2026
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen · Fristen 10/8/6 Jahre, Fristbeginn, Ablaufhemmung
- § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen · dieselbe Staffel für Kaufleute, Zehn-Jahres-Ausnahme für Finanzinstitute
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen · acht Jahre ab Schluss des Ausstellungsjahres
- § 41 EStG – Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug · Lohnkonto sechs Jahre nach der letzten Lohnzahlung
- Art. 97 § 19a EGAO – Übergangsregelung zum BEG IV · welche Belege die Acht-Jahres-Frist erfasst; Ausnahme Finanzinstitute
Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Gesetzesänderungen werden hier nachgepflegt; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Gesetzestext.
Jahrgänge & TermineÜbersicht
Jahrgangstabelle: Wann endet die Regelfrist?
Keine Vernichtungsfreigabe: Diese Liste berechnet gesetzliche Regelfristen. Sie ersetzt weder die vollständige Einordnung der Unterlage noch die Prüfung von Ablaufhemmungen, Beweisinteressen, Verträgen oder Sonderpflichten. Eine verantwortliche Person muss die Entscheidung dokumentieren.
| Jahrgang | 10 Jahre | 8 Jahre | 6 Jahre |
|---|---|---|---|
| 2013 | * | ||
| 2014 | * | ||
| 2015 | ** | ||
| 2016 | |||
| 2017 | |||
| 2018 | |||
| 2019 | |||
| 2020 | |||
| 2021 | |||
| 2022 | |||
| 2023 | |||
| 2024 | |||
| 2025 | |||
| 2026 |
* Für diesen Altjahrgang war die frühere Zehnjahresfrist maßgeblich.
** Die Übergangsregel zur ab 2025 geltenden Achtjahresfrist ist berücksichtigt; der rechnerische Prüftermin liegt nicht vor dem 01.01.2025.
Für die in § 257 Abs. 4 HGB genannten Finanzinstitute gilt bei Buchungsbelegen dauerhaft eine Zehnjahres-Sonderregel.
PrüflisteÜbersicht
Vor der Vernichtung prüfen
Eine Vernichtung kommt erst nach Prüfung insbesondere dieser Punkte in Betracht:
- eine laufende Betriebsprüfung, ein Einspruch, eine offene oder vorläufige Veranlagung oder ein noch wirkender Grundlagenbescheid (die Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlage hierfür von Bedeutung ist, § 147 Abs. 3 Satz 5 AO)
- ein laufender Rechtsstreit, für den der Beleg Beweis ist
- eine offene Gewährleistung oder Haftung (bei Bauwerken bis 5 Jahre, § 634a BGB)
- Fördermittel- oder Vergabeauflagen
- eine berufs- oder branchenspezifische Aufbewahrungspflicht
- eine interne Sperre aus Ihrem Löschkonzept
VernichtungslisteÜbersicht
Eigene Jahres-Vernichtungsliste vorbereiten
Wählen Sie Dokumentarten. Für jede Art berechnet das Tool automatisch, bis zu welchem maßgeblichen Jahrgang die Regelfrist im Prüfjahr rechnerisch beendet ist. Alles bleibt im Browser; die Druckansicht enthält bewusst eine offene Entscheidungs- und Unterschriftsspalte.
Mehr als nur die Frist
Wie lange ist nur die halbe Antwort. Ob ein Beleg wirklich vernichtet werden darf, hängt auch von seiner Form ab, von personenbezogenen Daten und von laufenden Verfahren. Die wichtigsten Fälle:
Form des Belegs: Papier, digital, E-Rechnung
Papierbelege können nach einem GoBD-gerechten ersetzenden Scan vernichtet werden, soweit kein Papieroriginal vorgeschrieben ist. E-Mails und E-Rechnungen sind dagegen digitale Originale: Eine E-Rechnung ist im strukturierten Format (XML nach EN 16931, z. B. XRechnung/ZUGFeRD) unverändert aufzubewahren – ein PDF-Ausdruck genügt nicht.
Ablaufhemmung: Prüfung oder Einspruch läuft
Läuft eine Betriebsprüfung, ein Einspruch oder eine offene Veranlagung, läuft die Frist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen dafür von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Das gilt auch, wenn der Rechner die Regelfrist bereits als beendet anzeigt.
Fristbeginn: ab wann gezählt wird
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres – nicht am Belegdatum (§ 147 Abs. 4 AO). Die Regelfrist endet deshalb immer am 31. Dezember. Bei Verträgen hängt der Beginn von ihrer Funktion ab; der Rechner rechnet dort mit einer ausdrücklich genannten Planungsannahme ab Vertragsende.
GeltungsbereichÜbersicht
Wofür der Rechner gilt – und wofür nicht
Technik, Arbeitsschutz, Bau und Fördermittel
Der Rechner behandelt vor allem steuer- und handelsrechtliche Geschäftsunterlagen (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG). Für technische und branchenspezifische Dokumentation gelten oft andere – häufig längere – Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten. Zur ersten Orientierung:
Auch die zivilrechtliche Verjährung kann eine längere Aufbewahrung nahelegen: regelmäßig 3 Jahre (§ 195 BGB), bei Mängelansprüchen an Bauwerken 5 Jahre (§ 634a BGB), bei titulierten Forderungen bis 30 Jahre (§ 197 BGB).
Alle Angaben orientierend, Rechtsstand September 2026 – keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Zweifel sollte der Einzelfall mit der jeweils zuständigen Stelle geprüft werden (z. B. Berufsgenossenschaft, Steuerberater, Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragten).
AufbewahrungsortÜbersicht
Wo Unterlagen aufbewahrt werden müssen – Aktenschrank, Server, Cloud
Die Frist sagt, wie lange. Wo aufbewahrt wird, regeln die Abgabenordnung und für Rechnungen das Umsatzsteuergesetz. Bei elektronischen Unterlagen zählt dabei nicht der Firmensitz, sondern wo die Daten liegen – und ob das Finanzamt während der gesamten Frist darauf zugreifen kann.
Grundsatz
In Deutschland
Bücher, Aufzeichnungen und die übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen werden im Inland geführt und aufbewahrt – im Aktenschrank wie auf dem Server. Für Rechnungen gilt dasselbe.
§ 146 Abs. 2 AO · § 14b Abs. 2 UStG
Erlaubt mit Bedingung
In einem anderen EU-Staat
Elektronische Bücher und Aufzeichnungen dürfen ohne Antrag in einem anderen Mitgliedstaat liegen, wenn das Finanzamt in vollem Umfang auf die Daten zugreifen kann. Rechnungen: nur bei vollständiger Fernabfrage, und der Aufbewahrungsort ist dem Finanzamt mitzuteilen.
§ 146 Abs. 2a AO · § 14b Abs. 2 UStG
Nur mit Bewilligung
Außerhalb der EU
Liegt die elektronische Buchführung in einem Drittstaat – etwa in einem Rechenzentrum außerhalb der EU –, braucht es vorher eine Bewilligung des Finanzamts auf Antrag. Sie kann widerrufen und die Rückverlagerung verlangt werden.
§ 146 Abs. 2b AO
Der Datenzugriff muss die ganze Frist über funktionieren
In einer Außenprüfung darf das Finanzamt unmittelbar ins System schauen, Auswertungen nach seinen Vorgaben verlangen oder die Daten auf einem Datenträger anfordern – auch wenn ein Dienstleister sie hält; die Kosten trägt der Betrieb. Wer das System wechselt oder auslagert, muss das alte nicht bis zum Fristende weiterbetreiben: Ab dem sechsten Kalenderjahr danach genügen maschinell auswertbare Daten, sofern bis dahin keine Außenprüfung begonnen hat (§ 147 Abs. 5 und 6 AO).
In welcher Form aufbewahrt werden muss – Papieroriginal, Scan oder digitales Original –, erklärt der Beitrag Ersetzendes Scannen. Unsere Paperless-ngx-Ablage läuft auf Servern in Deutschland; die Frage nach einer Bewilligung für einen Drittstaat stellt sich damit nicht.
RisikoÜbersicht
Folgen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht
Wer Unterlagen zu früh vernichtet, sie in der Prüfung nicht vorlegen kann oder den Datenzugriff nicht einräumt, riskiert je nach Lage eine oder mehrere dieser Folgen:
Schätzung durch das Finanzamt
Kann ein Betrieb Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegen, schätzt das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen. Dann zählen nicht mehr die eigenen Zahlen, sondern die Schätzung.
§ 162 Abs. 2 AO
Verzögerungsgeld: 2.500 bis 250.000 Euro
Wird der Datenzugriff in einer Prüfung nicht eingeräumt, die Buchführung ohne Bewilligung in einen Drittstaat verlagert oder die verlangte Rückverlagerung nicht befolgt, kann das Finanzamt ein Verzögerungsgeld festsetzen.
§ 146 Abs. 2c AO
Bußgeld oder Strafe, wenn Steuern verkürzt werden
Führt das Fehlen von Unterlagen zu einer Steuerverkürzung, ist das bei Leichtfertigkeit eine Ordnungswidrigkeit mit Geldbuße bis zu 50.000 Euro, bei Vorsatz Steuerhinterziehung.
§ 378 AO · § 370 AO
Strafbar in der Krise
Wer Handelsbücher oder aufbewahrungspflichtige Unterlagen vor Ablauf der Frist beiseiteschafft, zerstört oder beschädigt und dadurch die Übersicht über den Vermögensstand erschwert, macht sich strafbar, sobald es zur Zahlungseinstellung oder Insolvenz kommt – bis zu zwei Jahre Freiheitsstrafe oder Geldstrafe.
§ 283b StGB i. V. m. § 283 Abs. 6 StGB
Und die Gegenrichtung: Wer personenbezogene Daten nach dem Ende der Frist ohne anderen Grund weiter aufbewahrt, verstößt gegen den Grundsatz der Speicherbegrenzung der DSGVO – siehe Aufbewahren vs. Löschen. Welche Jahrgänge geprüft und vernichtet wurden, hält die Vernichtungsliste als internen Nachweis fest.
Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Normen am 15. September 2026 bei gesetze-im-internet.de gelesen.
DSGVOÜbersicht
Spannungsfeld: Aufbewahren vs. Löschen
Aufbewahren dürfen heißt nicht aufbewahren müssen – und manchmal kollidiert die steuerliche Aufbewahrungspflicht mit dem Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO). Dafür gibt es klare Regeln:
Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Zweifel sollte der Einzelfall mit Steuerberater, Rechtsanwalt, Datenschutzbeauftragten oder der jeweils zuständigen Fachstelle geprüft werden.
Fristen im AlltagÜbersicht
Von der einzelnen Frist zum System
Dieser Rechner beantwortet die Frage für ein Dokument. Im Alltag stellt sich sofort die nächste: Wie hinterlegt man das an tausenden Belegen, ohne es jedes Jahr von Hand nachzurechnen? In einem Dokumentenmanagement-System wie Paperless-ngx, das wir für Ihren Betrieb einrichten, geht das – wenn man zwei Dinge auseinanderhält.
Die Klasse
Was gespeichert wird
Am Dokument hängt die Aufbewahrungsklasse – 6, 8 oder 10 Jahre, dauerhaft oder keine. Sie ist die Tatsache und ändert sich nur, wenn der Gesetzgeber sie ändert. Vergeben wird sie in der Regel über den Dokumenttyp, also einmal je Belegart statt einzeln je Beleg.
Das Datum
Was daraus berechnet wird
Aus Klasse und Belegdatum ergibt sich das Datum, an dem die Frist frühestens abläuft. Es ist abgeleitet, nicht gesetzt – und wird nach einer Gesetzesänderung wie der Verkürzung auf acht Jahre neu gerechnet. Wer nur dieses Datum speichert, kann später nicht mehr nachvollziehen, aus welcher Regel es stammt.
Zwei Fehler, die dabei teuer werden
- Das Jahresende vergessen. Die Frist beginnt nicht am Belegdatum, sondern mit Ablauf des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung vom März 2026 mit zehnjähriger Frist läuft bis zum 31.12.2036 – nicht bis März 2036. Wer schlicht „Datum plus zehn Jahre" rechnet, liegt bis zu ein Jahr zu früh, und zwar in die gefährliche Richtung.
- Ablauf mit Löscherlaubnis verwechseln. Eine abgelaufene Frist heißt nur: Sie müssen nicht länger aufbewahren. Sie endet nicht, solange die Unterlagen für eine laufende Außenprüfung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 AO), und für personenbezogene Daten kann der Datenschutz früher löschen verlangen. Ein Feld sollte deshalb „aufbewahren bis (frühestens löschbar)" heißen und nicht „Löschdatum" – siehe Aufbewahren vs. Löschen.
Technisch lässt sich beides in Paperless-ngx abbilden: die Klasse als Feld oder Schlagwort, das Ablaufdatum als Datumsfeld, auf das sich ein zeitgesteuerter Arbeitsablauf beziehen kann – er meldet die fällige Prüfung, statt selbst zu löschen. Wie das im Einzelfall aussieht, hängt an Ihrer Dokumenttyp-Struktur; wir richten sie im Rahmen der betreuten Einführung mit ein. Eine Aussage darüber, ob Ihr Verfahren am Ende als ordnungsmäßig gilt, ist damit nicht verbunden – die trifft Ihre Steuerberatung.
Fragen & AntwortenÜbersicht
Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen
Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt es?
Drei Fristen tragen die Praxis: 10 Jahre für Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Lageberichte; 8 Jahre für Rechnungen und alle anderen Buchungsbelege; 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b UStG). Daneben gibt es Sonderregeln: Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Jahres nach der letzten Lohnzahlung aufzubewahren (§ 41 EStG), Entgeltunterlagen bis zum Ende des Jahres nach der letzten Betriebsprüfung (§ 28f SGB IV).
Welche Aufbewahrungsfristen gelten nach § 147 AO und § 257 HGB?
Beide Vorschriften enthalten dieselbe Staffel aus 10, 8 und 6 Jahren. § 147 AO gilt steuerrechtlich für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen, § 257 HGB handelsrechtlich für Kaufleute. Für Rechnungen kommt § 14b UStG mit acht Jahren hinzu. Ist eine Unterlage nach mehreren Vorschriften aufzubewahren, gilt die längste Frist. Ob sie Buchungsbeleg, Handelsbrief oder Abschlussunterlage ist, entscheidet ihre Funktion, nicht ihre Bezeichnung.
Wie berechnet man die Aufbewahrungsfristen?
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, die Unterlage entstanden oder der Abschluss aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Rechenweg: Frist in Jahren zum Ende dieses Kalenderjahres addieren – das Ende der Regelfrist ist immer ein 31. Dezember. Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2018 hat bei acht Jahren eine Regelfrist bis zum 31. Dezember 2026. Wer vom Belegdatum aus rechnet, liegt bis zu einem Jahr zu früh. Ob die Unterlage danach vernichtet werden kann, hängt zusätzlich von laufenden Prüfungen, Verfahren und Sonderpflichten ab.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Mit dem Schluss des Kalenderjahres, nicht mit dem Datum der Unterlage (§ 147 Abs. 4 AO). Maßgeblich ist je nach Unterlage das Jahr der letzten Eintragung in das Buch, der Aufstellung von Inventar oder Jahresabschluss, des Empfangs oder Versands eines Geschäftsbriefs oder der Entstehung des Buchungsbelegs.
Welche neuen Aufbewahrungsfristen gelten ab 2025?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine Frist von acht statt zehn Jahren – das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat § 147 AO, § 257 HGB und § 14b UStG geändert. Die neue Frist gilt für alle Belege, deren alte Zehnjahresfrist am 31. Dezember 2024 noch lief; dadurch war zum 1. Januar 2025 die Regelfrist für die Jahrgänge 2014, 2015 und 2016 auf einmal abgelaufen. Unverändert bleiben zehn Jahre für Jahresabschlüsse, Bücher und Inventare und sechs Jahre für Geschäftsbriefe. Ausnahme: Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre auf.
Was ändert sich 2026 bei den Aufbewahrungsfristen?
2026 bringt keine neue Frist. Seit 2025 gilt für Buchungsbelege regelmäßig eine achtjährige Aufbewahrungsfrist (BEG IV, seit 1. Januar 2025). Für Buchungsbelege aus 2017 endete sie mit Ablauf des 31. Dezember 2025; seit dem 1. Januar 2026 ist sie abgelaufen. Jahresabschlüsse, Bücher und Inventare bleiben bei zehn Jahren, Geschäftsbriefe bei sechs. Ausnahme: Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre auf.
Welche Unterlagen dürfen ab dem 1. Januar 2026 vernichtet werden?
Zum 1. Januar 2026 ist die Regelfrist abgelaufen für den Jahrgang 2015 und ältere bei zehn Jahren (Jahresabschlüsse, Bücher, Inventare), 2017 und ältere bei acht Jahren (Rechnungen und andere Buchungsbelege) und 2019 und ältere bei sechs Jahren (Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen). Vernichtet werden kann erst, wenn keine weiteren Gründe entgegenstehen – etwa eine laufende Betriebsprüfung, ein Rechtsstreit oder eine Sonderpflicht.
Ab wann darf ich Unterlagen vernichten?
Frühestens nach Ablauf der Regelfrist, also ab dem 1. Januar nach dem Fristende – und erst, wenn keine weiteren Aufbewahrungsgründe bestehen: etwa eine laufende Betriebsprüfung, ein Einspruch, ein Rechtsstreit oder eine vertragliche oder branchenspezifische Pflicht. Der Rechner zeigt das Ende der Regelfrist und eine Prüfliste; eine Vernichtungsfreigabe ersetzt er nicht.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) 8 Jahre aufbewahrt werden – für alle Belege, deren alte Zehnjahresfrist am 31. Dezember 2024 noch lief. Vorher galten 10 Jahre.
Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?
Das hängt von ihrer Funktion ab (§ 147 Abs. 3 AO). Ein Lieferschein ohne eigene Buchungsfunktion muss nur bis zum Erhalt der Rechnung aufbewahrt werden, ein abgesandter bis zum Versand der Rechnung. Danach endet die steuerliche Pflicht, solange der Lieferschein für keine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Dient der Lieferschein selbst als Buchungsbeleg oder enthält er steuerlich relevante Angaben, die nicht auf der Rechnung stehen, gilt die Frist für Buchungsbelege von acht Jahren.
Wie lange muss ich Kontoauszüge aufbewahren?
Kontoauszüge sind Buchungsbelege und damit acht Jahre ab dem Schluss des Jahres aufzubewahren, in dem sie entstanden sind. Elektronisch übermittelte Kontoauszüge bleiben in dieser Form erhalten; ein Ausdruck ersetzt die elektronische Datei nicht. Für Kontoauszüge aus 2017 ist die Regelfrist seit dem 1. Januar 2026 abgelaufen; vor einer Vernichtung sind laufende Prüfungen und Verfahren zu klären.
Welche Unterlagen muss ich weiterhin 10 Jahre aufbewahren?
Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Buchführungsbücher und die Verfahrensdokumentation nach GoBD bleiben bei 10 Jahren. Geschäfts- und Handelsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen bei 6 Jahren.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten bei der Einnahmenüberschussrechnung?
Die Einnahmenüberschussrechnung selbst hat keine eigene Aufbewahrungsfrist. Aufzubewahren ist, was andere Vorschriften verlangen (BFH, Urteil vom 12.02.2020, X R 8/18): Rechnungen regelmäßig 8 Jahre (§ 14b UStG); gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnungen und Verzeichnisse – etwa nach § 4 Abs. 3 Satz 5 und Abs. 7 EStG, § 6 Abs. 2 Satz 4 EStG, § 22 UStG und § 143 AO – 10 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). Freiwillig geführte Aufstellungen fallen nicht darunter.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Verträge?
Eine eigene Frist für Verträge gibt es nicht. Ein Vertrag ist je nach Funktion Handels- oder Geschäftsbrief (sechs Jahre) oder Buchungsbeleg, etwa ein Mietvertrag, der Dauerbuchungen belegt (acht Jahre); wann die Frist beginnt, hängt nach § 147 Abs. 4 AO ebenfalls von der Funktion ab. Solange aus dem Vertrag noch Ansprüche geltend gemacht werden können, besteht zusätzlich ein Beweisinteresse; die Verjährung (regelmäßig drei Jahre, § 195 BGB) ist aber keine Aufbewahrungsfrist. Der Rechner rechnet deshalb mit einer ausdrücklich genannten Planungsannahme: 10 Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Vertrag endete – orientiert an der zehnjährigen Verjährungshöchstfrist (§ 199 Abs. 4 BGB). Gesetzliche Frist und Zulässigkeit der weiteren Speicherung müssen gesondert geklärt werden.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Banken?
Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt die Verkürzung auf acht Jahre nicht: Sie bewahren Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre auf. Das steht seit dem 30. Dezember 2025 dauerhaft in § 257 Abs. 4 HGB; steuerrechtlich bleibt für sie § 147 Abs. 3 AO in der bis 2024 geltenden Fassung anwendbar (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO). Im Rechner lässt sich diese Sonderregel per Schalter berücksichtigen.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für digitale Belege?
Dieselben wie für Papier – die Frist hängt von der Art der Unterlage ab, nicht von ihrem Format. Unterschiedlich ist die Form: Was digital entstanden ist (E-Mail, E-Rechnung, elektronischer Kontoauszug), bleibt digital und maschinell auswertbar erhalten (GoBD). Papierbelege können nach einem dokumentierten ersetzenden Scan vernichtet werden, soweit kein Papieroriginal vorgeschrieben ist; das Abbild ist dann über die gesamte Frist aufzubewahren. Das setzt eine Verfahrensdokumentation voraus.
Was gilt für eine E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD)?
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz (XML nach EN 16931) das Original. Er muss über die gesamte Frist unverändert und maschinell auswertbar erhalten bleiben – ein PDF-Ausdruck oder nur die Bildansicht genügt nicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B strukturierte E-Rechnungen empfangen können.
Wo müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?
Grundsätzlich in Deutschland (§ 146 Abs. 2 AO). Elektronische Bücher und Aufzeichnungen dürfen ohne Antrag in einem anderen EU-Staat liegen, wenn das Finanzamt in vollem Umfang auf die Daten zugreifen kann (§ 146 Abs. 2a AO). Für Rechnungen gilt das bei vollständiger Fernabfrage; der Aufbewahrungsort ist dann dem Finanzamt mitzuteilen (§ 14b Abs. 2 UStG). Außerhalb der EU, etwa in einem Rechenzentrum in einem Drittstaat, braucht die elektronische Buchführung vorher eine Bewilligung des Finanzamts (§ 146 Abs. 2b AO).
Was passiert bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht?
Kann ein Betrieb Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegen, schätzt das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen (§ 162 Abs. 2 AO). Wird der Datenzugriff nicht eingeräumt oder die Buchführung ohne Bewilligung in einen Drittstaat verlagert, droht ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro (§ 146 Abs. 2c AO). Werden dadurch Steuern verkürzt, ist das leichtfertig eine Ordnungswidrigkeit mit Geldbuße bis 50.000 Euro (§ 378 AO), vorsätzlich Steuerhinterziehung. Wer Unterlagen vor Fristablauf zerstört, macht sich außerdem strafbar, wenn es später zur Zahlungseinstellung oder Insolvenz kommt (§ 283b StGB).
Muss ich einen Beleg löschen, wenn jemand eine DSGVO-Löschanfrage stellt?
Nicht während einer laufenden Aufbewahrungspflicht: Diese ist ein eigener Rechtsgrund (Art. 17 Abs. 3 DSGVO), die Löschung wird aufgeschoben. Statt zu löschen oder zu schwärzen, wird die Verarbeitung eingeschränkt (Art. 18 DSGVO, § 35 BDSG) – der Beleg bleibt vollständig, wird aber gesperrt und nur für den Aufbewahrungszweck genutzt. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht ist zu prüfen, ob ein anderer Zweck die Speicherung noch trägt – sonst wird gelöscht.
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