Digitale SouveränitätSicheres Hosting in Deutschland

Paperless-ngx als betreute Dokumentenablage für KMU

Mit Paperless-ngx werden Dokumente, Belege, Prüfberichte, Wartungsnachweise und Protokolle strukturiert digital abgelegt und wiedergefunden – auf einer eigenen betreuten Serverinstanz mit Serverstandort Deutschland.

Preise ansehen So funktioniert Paperless-ngx

eigene Instanz je Kunde
Open Source
betreuter Betrieb
Serverstandort Deutschland
GoBD-orientiert einsetzbar

So fließt ein Dokument

Dokument kommt rein

Scan, E-Mail oder Upload

OCR & Zuordnung

Texterkennung, automatische Erfassung

Tags & Dokumenttyp

Strukturierte Klassifizierung

Ablage

Zentral auf Ihrer Instanz

Wiederfinden

Volltextsuche in Sekunden

Nachweis

Jederzeit belegbar

Klingt das bekannt?

Dokumente liegen in E-Mails, Ordnern und lokalen Laufwerken
Nachweise werden im Ernstfall gesucht
Eingangsrechnungen, Berichte und Protokolle sind uneinheitlich abgelegt
Berechtigungen und Zuständigkeiten sind unklar
Es gibt keine nachvollziehbare Ablagestruktur

Unsere Lösung

Zentrale digitale Dokumentenablage
Klare Dokumenttypen, Tags und Korrespondenten
Strukturierte Importwege
Eigene Instanz mit betreutem Betrieb
GoBD-orientierte Prozessdokumentation als Zusatzleistung

Einblick

So übersichtlich sieht Ihre Ablage aus

Alle Dokumente zentral, durchsuchbar und mit klaren Tags, Dokumenttypen und Korrespondenten – Ihre eigene Paperless-ngx Instanz im Überblick.

dokumente.ihr-betrieb.de

Paperless-ngx Dokumentenübersicht mit Tags und Volltextsuche

Funktionen

Was Paperless-ngx konkret kann

Die Funktionen, die aus verstreuten Dateien eine strukturierte, durchsuchbare Dokumentenablage machen.

OCR & Volltexterkennung

Gescannte und fotografierte Dokumente werden per Texterkennung durchsuchbar.

Automatische Zuordnung

Regeln erkennen Dokumenttyp, Tags und Korrespondent schon beim Import.

Typen, Tags & Korrespondenten

Strukturierte Klassifizierung statt verschachtelter Ordner.

Mehrere Importwege

Scan, E-Mail-Postfach, Upload oder überwachtes Verzeichnis.

E-Mail-Abruf (IMAP)

Rechnungen und Anhänge automatisch aus dem Postfach ziehen.

Benutzer, Gruppen & Rechte

Granular steuerbar, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten darf.

Aufbewahrung & Papierkorb

Fristen abbilden; gelöschte Dokumente bleiben wiederherstellbar.

Änderungsverlauf

Nachvollziehbar, wer wann was am Dokument verändert hat.

Speicherpfade & Ablageregeln

Dokumente landen automatisch in der vorgesehenen Struktur.

Notizen & Freigaben

Dokumente kommentieren und gezielt im Team teilen.

Offene REST-API

Anbindung an n8n, Kizeo Forms und ERP für automatische Abläufe.

Sicher in Deutschland betrieben

Eigene Instanz, Serverstandort Deutschland – Ihre Belege in Ihrer Hand.

Leistungen

Von der Zielstruktur bis zum betreuten Betrieb

Sie starten nicht mit einer leeren Software, sondern mit einem durchdachten System – und müssen anschließend nicht selbst zum Serveradministrator werden.

Schritt 1
Beratung und Zielstruktur
Wir klären, welche Dokumente und Nachweise bei Ihnen entstehen und wie diese sinnvoll strukturiert werden.
- Ist-Aufnahme
- Dokumentarten
- Nutzergruppen
- Importwege
- Ablagestruktur
- Prioritäten
Ziel: Sie starten nicht mit einer leeren Software, sondern mit einer klaren Zielstruktur.
Schritt 2
Einrichtung Paperless-ngx
Wir richten Paperless-ngx als eigene Instanz ein und konfigurieren die Grundstruktur.
- Instanzbereitstellung
- Benutzer & Gruppen
- Dokumenttypen
- Tags & Korrespondenten
- Importwege
- Grundeinstellungen
Ziel: Ihre Dokumentenablage ist technisch und organisatorisch startklar.
Schritt 3
Betrieb und Betreuung
Wir betreiben die Lösung nach Paket mit Wartung, Updates, Backup und technischer Betreuung.
- Updates
- Backup
- Technische Wartung
- Monitoring nach Paket
- Supportkontingent nach Paket
Ziel: Sie nutzen Paperless-ngx, ohne selbst Serveradministrator werden zu müssen.
Schritt 4
GoBD-orientierte Dokumentation
Auf Wunsch dokumentieren wir den digitalen Dokumentenprozess nachvollziehbar.
- Systembeschreibung
- Rollen
- Importwege & Ablageprozesse
- Backup
- Verantwortlichkeiten
- Änderungslogik
Ziel: Der Betrieb wird besser erklärbar, nachvollziehbarer und prüffähig vorbereitet.

Mobil im Einsatz

Dokumente auch unterwegs griffbereit

Ob Baustelle, Kundentermin oder Homeoffice – Belege und Dokumente sind auf dem Smartphone sofort auffindbar, und neue Belege wandern per Kamera direkt in die Ablage, statt sich auf dem Schreibtisch zu stapeln.

Volltextsuche über alle Dokumente – auch von unterwegs
Belege per Handykamera erfassen und direkt ablegen
Immer synchron mit der Desktop-Ablage

Paperless-ngx mobil: Dokumente mit Tags, Typen und Korrespondenten unterwegs durchsuchen

Bevor Sie anfragen – kurz geklärt

Was kostet Paperless-ngx bei einfach.digital?

Der Preis besteht aus einer einmaligen Einrichtung (je nach Paket) und dem monatlichen betreuten Betrieb (nach Serverpaket und Teamgröße). Ihren konkreten Rahmen stellen Sie sich im Konfigurator weiter unten zusammen – im kostenlosen Erstgespräch machen wir daraus ein passendes Angebot.

Ist Paperless-ngx revisionssicher?

Paperless-ngx kann Teil einer nachvollziehbaren digitalen Dokumentenorganisation sein. Ob ein Prozess als revisionssicher oder GoBD-konform bewertet werden kann, hängt jedoch nicht nur von der Software ab, sondern von Konfiguration, Berechtigungen, Abläufen, Aufbewahrung, Backup, Verantwortlichkeiten und Verfahrensdokumentation. einfach.digital wirbt daher nicht pauschal mit „rechtssicher“ oder „automatisch revisionssicher“.

Ersetzt Paperless-ngx eine Verfahrensdokumentation?

Nein. Paperless-ngx ist ein Werkzeug. Die Verfahrensdokumentation beschreibt den tatsächlichen Prozess, die Zuständigkeiten, Systeme, Abläufe und Kontrollen.

Transparenz zu Hosting, Betrieb und Verantwortung

Wir legen offen, was wir für Ihre Paperless-ngx Instanz konkret bereitstellen und verantworten – und wo die Grenzen einer Software liegen.

Eigene Paperless-ngx Instanz je Kunde
Private Root-Server-Infrastruktur
Garantierter Serverstandort Deutschland
Kein US-Hyperscaler im Produktivbetrieb
Open-Source-Anwendung
Betreuter Betrieb durch einfach.digital
Technische Grundhärtung
Regelmäßige Updates nach Paket
Verschlüsseltes Backup nach Paket
Konkrete Betreiberinformationen in Angebot, Vertrag und AVV
Zertifizierungen des Infrastrukturbetreibers werden transparent ausgewiesen

Paperless-ngx ist kein automatischer Ersatz für organisatorische Vorgaben, Verfahrensdokumentation, steuerliche Prüfung oder rechtliche Bewertung. Entscheidend sind neben der Software auch Prozesse, Rollen, Berechtigungen, Aufbewahrung, Backup und Verantwortlichkeiten.

Preise & Konfiguration

Passenden Server in zwei Klicks finden

Wählen Sie Software-Mix und Teamgröße – wir empfehlen die passende Serverstufe, inklusive Reserve, wenn mehrere Dienste auf einer Instanz laufen.

Alle Preise netto, zzgl. USt.

Software

Dokumentenmanagement: Paperless-ngx

Teamgröße

Abrechnung

Digitale SouveränitätSicheres Hosting in Deutschland

Souverän auf dedizierten Servern in Deutschland betrieben – Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle, ohne Lizenzbindung, mit der Option, den Betrieb später selbst zu übernehmen.

Managed Service Pakete

Optional. Die technische Baseline (E-Mail-Support, tägliches 7-Tage-Backup, Einsicht & Datenkontrolle) ist im Server enthalten. Diese Pakete erweitern Support, Aufbewahrung und Betreuung – die Preise skalieren mit Ihrer Teamgröße.

Komfort

Betreuung & mehr Sicherheit

49 €/ Monat

skaliert mit Teamgröße (bis 10 Nutzer)

Priorisierter E-Mail-Support, 24 Std. Reaktionszeit
Backup-Aufbewahrung 30 statt 7 Tage
Jährlicher Restore-Test inkl. Kurzprotokoll
Nutzeranlage und -verwaltung
Jährliches Betriebs- und Optimierungsgespräch

Komfort Aufbewahrung

Unveränderbare Ablage (WORM)

79 €/ Monat

skaliert mit Teamgröße (bis 10 Nutzer)

Alles aus Komfort inklusive
WORM-Speicher: unveränderbare Ablage als technischer Baustein
Längere, definierte Aufbewahrung
Bausteine, die eine revisionssichere Aufbewahrung unterstützen
Sinnvoll zusammen mit einer Verfahrensdokumentation

Was Revisionssicherheit wirklich bedeutet →

Rundum

Rundum-Betreuung mit SLA

99 €/ Monat

skaliert mit Teamgröße (bis 10 Nutzer)

Alles aus Komfort und Aufbewahrung
Telefonsupport und schnellere Reaktionszeit (SLA)
Quartalsweiser Restore-Test
Georedundante zweite Backup-Kopie
Monatlicher Betriebsbericht

Einrichtung & Schulung

Einführungspakete

Einmalige Einrichtung: Struktur, Rollen, Importwege und Einweisung – lässt sich mit jeder Serverstufe kombinieren.

Ablage Start

499 €einmalig netto

Einfacher Einstieg · bis ca. 3 Nutzer

Einfache digitale Ablage mit nutzbarer Grundstruktur.

Benutzer & Rollen: Kundenadmin + einfache Zugänge
Importwege: 1 Weg (Web oder E-Mail)
Struktur: Grundstruktur: Dokumenttypen, Tags, Korrespondenten
OCR: Volltexterkennung (Deutsch) aktiviert
Automatische Regeln: —
Einweisung: bis 45 Min. remote

Einrichtung Basic

1.490 €einmalig netto

Kleine Teams · bis ca. 8 Nutzer

Produktive Grundeinrichtung für kleine Teams – enthält alle Start-Leistungen, plus:

Benutzer & Rollen: Admin + Benutzer- und Gruppenstruktur
Importwege: bis 2 Wege (Web, E-Mail-Postfach, Scanner)
Struktur: Speicherpfade & Ablageregeln
Automatische Regeln: bis 5 Zuordnungsregeln (Typ/Tag/Korrespondent)
Einweisung: bis 90 Min. remote

Ausgewählt

Einrichtung Standard

2.490 €einmalig netto

Hauptpaket für KMU · bis ca. 20 Nutzer

KMU-Standard mit mehreren Importwegen und sauberer Teamstruktur – enthält alle Basic-Leistungen, plus:

Benutzer & Rollen: Admin + Gruppen- und Rechtekonzept
Importwege: bis 3 Wege (+ WebDAV / SFTP)
Struktur: Strukturierte Ablagelogik, mehrstufige Tags
Automatische Regeln: bis 15 Zuordnungsregeln
Aufbewahrung: Aufbewahrungslogik & Papierkorb-Regeln
Einweisung: bis 2 Std. Admin-/Team-Onboarding

Einrichtung individuell

auf Anfrage

Individuelle Einrichtung nach Aufwand – für Migrationen, komplexe Rollen und Sonderprozesse. Passend zu Größere Organisationen / Migrationen.

Ihre Auswahl

Server & Betrieb

Business · 99 € / Monat

Betreuung

Ohne Betreuung – nur Server-Baseline

Einrichtung

Einrichtung Standard · 2.490 € einmalig

Gesamt laufend

99 € / Monat

Einmalig

2.689 €

Auswahl anfragen

Flexibel erweiterbar

Diese Themen lassen sich passend zu Ihrem Bedarf ergänzen – Details und Preise besprechen wir im Erstgespräch.

Speicher & Updates

Zusätzlicher Dokumentenspeicher in flexiblen Schritten
Größere Produkt-/Versionsupdates inkl. Funktionstest

Domain & Sicherheit

Eigene Domain inkl. SSL-Zertifikat
DNS-/Mail-Sicherheitscheck (SPF, DKIM, DMARC, DNSSEC)

Empfohlene Teamgröße nach Serverpaket; Paperless-ngx lizenziert nicht nutzerbasiert. Bei 12-Monats-Laufzeit entfällt die einmalige Bereitstellungsgebühr. Paperless-ngx ist ein Baustein für eine nachvollziehbare, strukturierte Dokumentenorganisation – kein automatischer Nachweis für Revisionssicherheit oder GoBD-Konformität. Diese hängen von Konfiguration, Prozessen, Rollen, Aufbewahrung, Backup und Verfahrensdokumentation ab. Alle Preise netto, zzgl. USt.

Lassen Sie uns Ihre Dokumentenablage einfach machen.

Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihre Dokumentarten, Importwege und das passende Paket – unverbindlich und konkret.

Paperless-ngx als betreute Dokumentenablage für KMU

Klingt das bekannt?

Unsere Lösung

So übersichtlich sieht Ihre Ablage aus

Was Paperless-ngx konkret kann

OCR & Volltexterkennung

Automatische Zuordnung

Typen, Tags & Korrespondenten

Mehrere Importwege

E-Mail-Abruf (IMAP)

Benutzer, Gruppen & Rechte

Aufbewahrung & Papierkorb

Änderungsverlauf

Speicherpfade & Ablageregeln

Notizen & Freigaben

Offene REST-API

Sicher in Deutschland betrieben

Von der Zielstruktur bis zum betreuten Betrieb

Beratung und Zielstruktur

Einrichtung Paperless-ngx

Betrieb und Betreuung

GoBD-orientierte Dokumentation

Dokumente auch unterwegs griffbereit

Bevor Sie anfragen – kurz geklärt

Passenden Server in zwei Klicks finden

Managed Service Pakete

Komfort

Komfort Aufbewahrung

Rundum

Einführungspakete

Ablage Start

Einrichtung Basic

Einrichtung Standard

Einrichtung individuell

Flexibel erweiterbar

Speicher & Updates

Domain & Sicherheit

Lassen Sie uns Ihre Dokumentenablage einfach machen.

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