Dokumente finden, statt nachfragen.
Ein Kunde braucht eine Rechnung vom letzten Frühjahr? Suchen Sie nach Lieferant, Zeitraum oder einem Wort aus dem Beleg. Auch gescannte Unterlagen werden durchsuchbar.
Dokumentenmanagement mit Paperless-ngx aus Hannover
Dokumente einfach finden,
statt ewig suchen.
Gemeinsam Ordnung halten.
Rechnungen im Postfach, Verträge im Ordner, Unterlagen auf dem Desktop, Nachweise irgendwo?
Machen Sie daraus eine papierlose Ablage, mit der Ihr ganzes Team arbeiten kann.
Wir richten Paperless-ngx passend zu Ihrem Betrieb ein, hosten Ihre eigene Instanz souverän in Deutschland, begleiten die Einführung und unterstützen Sie im Alltag. Vor Ort in Hannover und der Region, deutschlandweit per Fernbetreuung.
Optional mit KI-Unterstützung aus Deutschland
Unverbindlich anfragen. Den passenden Umfang klären wir gemeinsam.
Ein Beleg. Schnell zur Hand.Beispielablauf
BEISPIELBELEG
BüroausstattungPDF
BüroausstattungPDF
Rechnung
Musterbetrieb · September 2026
Drucker & Zubehör420,00 €
01
Dokument kommt herein.
Per Scanner, E-Mail oder Upload.
Eigene Instanz in Deutschland Persönliche Einführung Backup & Sicherheitsupdates Open Source · exportierbar
Ordnung, die im Alltag hilft
Ordnung, die im Alltag hilft
Weniger suchen.
Gemeinsam den Überblick behalten.
Weiterarbeiten, auch wenn jemand fehlt.
Verträge, Belege und Nachweise liegen in einer gemeinsamen Ablage. Mit passenden Zugriffsrechten findet auch die Vertretung die benötigten Unterlagen.
Weniger Zeit mit Ablage verbringen.
Dokumente kommen per Scanner, E-Mail oder Upload herein. Eingerichtete Regeln helfen beim Zuordnen – Ihr Team prüft und ergänzt, statt alles einzeln umzubenennen und zu verschieben.
Ein Blick in die digitale Ablage
Ein Blick in die digitale Ablage
So sieht Ihre gemeinsame
Ablage im Alltag aus.
Paperless-ngx ist ein quelloffenes Dokumentenmanagementsystem. Es verbindet Ihre gescannten und digitalen Unterlagen mit einer durchsuchbaren, strukturierten Ablage.
Sie müssen noch keine fertige Ablagestruktur haben.
Wir entwickeln sie gemeinsam anhand Ihrer tatsächlichen Dokumente.
KI-Unterstützung · optional ergänzen
KI-Unterstützung · optional ergänzen
KI im Dokumentenmanagement:
weniger zuordnen, gezielter nachfragen.
Machen Sie aus Ihrer Ablage eine Unterstützung beim täglichen Suchen und Sortieren. Wir verbinden Paperless-ngx mit passenden KI-Modellen und richten die Funktionen für Ihre Dokumente ein.
Zuordnung vorschlagen
Passende Titel, Absender, Dokumenttypen und Schlagworte vorschlagen lassen. Ihr Team prüft und übernimmt die Angaben.
Dokumente befragen
Welche Leistungen umfasst der Wartungsvertrag? Stellen Sie Fragen zu Ihren Unterlagen und öffnen Sie die verknüpften Quelldokumente zur Prüfung.
Ähnliche Unterlagen finden
Inhaltlich verwandte Dokumente als Ergänzung zu Volltextsuche und Filtern entdecken – zum Beispiel ähnliche Wartungsunterlagen.
KI-Modelle in Deutschland gehostet.
Wir binden Open-Weight-Modelle an, die in Deutschland betrieben werden. Auch die Aufbereitung Ihrer Dokumente für die KI-Suche planen wir in Deutschland. Auf Wunsch verbinden wir alternative Modelle oder Anbieter – mit vorher abgestimmtem Datenfluss und Betriebsumfang.
Mit Ihren Unterlagen starten.
Im Pilot prüfen wir Vorschläge, Antworten, Zugriffsrechte und Geschwindigkeit. Sie erhalten ein Angebot für Einrichtung und laufenden KI-Betrieb passend zu Ihrem Bedarf.
KI-Erweiterung auf Anfrage · separat kalkuliertWas Sie von der KI erwarten können
Ein klarer Einstieg sind Vorschläge für Titel, Absender und Dokumenttypen, die Ihr Team direkt am Dokument prüfen kann. Bei mehrdeutigen Schlagworten und Fragen über viele Unterlagen hinweg kommt es besonders auf Modell, Dokumentqualität und Einrichtung an. KI-Antworten können fehlerhaft oder unvollständig sein; ein Quellenlink ersetzt die Prüfung nicht.
Die klassische Texterkennung, Volltextsuche und lernende Zuordnung funktionieren auch ohne Sprachmodell. Open Weight bedeutet, dass die Modellgewichte verfügbar sind; die jeweilige Lizenz bestimmt die Nutzung. Modell und Betriebsort wählen wir passend zu Ihren Anforderungen.
Dokumentenmanagement einfach erklärt
Dokumentenmanagement einfach erklärt
Dokumentenmanagement statt Ordner- und E-Mail-Ablage
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Dokumentenmanagement bedeutet, Unterlagen geordnet zu erfassen, abzulegen und im Alltag bereitzustellen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt diese Arbeit mit Software. Mit Paperless-ngx lassen sich Dokumente anhand ihres Inhalts und zusätzlicher Angaben finden – zum Beispiel Lieferant, Dokumenttyp oder Projektnummer.
Denken in Ablageorten
„Unter Kunde, Projekt
oder Buchhaltung?“
Finden über Zusammenhänge
Eine Rechnung.
Mehrere Wege, sie zu finden.
Wo gehört das hin?
Ordner & E-Mail-Ablage
Eine Rechnung passt zum Kunden, zum Projekt und in die Buchhaltung. In einer Ordnerhierarchie müssen Sie einen Ablageort wählen – oder Kopien und Verknüpfungen pflegen.
Dokumentenmanagement mit Paperless-ngx
Sie ordnen dem Dokument mehrere Merkmale zu: etwa Lieferant, Projekt und Dokumenttyp. Unterschiedliche Filter führen zur selben Unterlage.
Was stand noch einmal darin?
Ordner & E-Mail-Ablage
Dateiname und Speicherort helfen nur, wenn Sie sich daran erinnern. Reine Bildscans brauchen zusätzlich Texterkennung, damit ihr Inhalt durchsuchbar wird.
Dokumentenmanagement mit Paperless-ngx
Paperless erkennt Text in geeigneten Scans und macht ihn durchsuchbar. Sie kombinieren Begriffe aus dem Inhalt mit Datum, Dokumenttyp oder weiteren Filtern.
Wer hat die E-Mail?
Ordner & E-Mail-Ablage
Der Anhang liegt im persönlichen Outlook-Postfach. Andere suchen erneut, fragen nach oder lassen sich eine weitere Kopie schicken.
Dokumentenmanagement mit Paperless-ngx
Relevante Anhänge können über eingerichtete E-Mail-Regeln in die gemeinsame Ablage gelangen. Berechtigte Teammitglieder finden sie unabhängig vom ursprünglichen Empfänger.
Vier weitere Unterschiede: Dateinamen, Routinearbeit, Vertretung und Ordnerpfade
Alles im Dateinamen unterbringen?
Ordner & E-Mail-Ablage
Kunde, Datum, Projektnummer und Dokumentart wandern in lange Dateinamen. Unterschiedliche Schreibweisen erschweren eine einheitliche Ablage.
Dokumentenmanagement mit Paperless-ngx
Dokumenttypen, Schlagwörter und zusätzliche Felder halten diese Angaben strukturiert fest. Sie müssen nicht jede Information in den Dateinamen schreiben.
Neue Unterlagen immer von Hand ablegen?
Ordner & E-Mail-Ablage
Anhänge speichern, Dateien umbenennen, den richtigen Unterordner suchen: Ohne zusätzliche Automatisierung wiederholt sich das bei jedem Eingang.
Dokumentenmanagement mit Paperless-ngx
Eingerichtete Importwege und Regeln unterstützen die Zuordnung wiederkehrender Dokumente. Ihr Team prüft unklare Fälle und ergänzt fehlende Angaben.
Die Ablage kennt nur eine Person?
Ordner & E-Mail-Ablage
Persönliche Ordnerlogik und verstreute Postfächer machen Vertretung und Einarbeitung schwer. Andere müssen erst lernen, wer was wo gespeichert hat.
Dokumentenmanagement mit Paperless-ngx
Gemeinsam vereinbarte Merkmale und gespeicherte Ansichten geben dem Team Orientierung. Zugriffsrechte bestimmen, wer welche Unterlagen sehen und bearbeiten darf.
Immer tiefere Ordner und längere Pfade?
Ordner & E-Mail-Ablage
Lange Ordnerketten sind mühsam zu überblicken. Je nach Windows-Anwendung und Konfiguration können außerdem Pfadlängenlimits das Öffnen, Kopieren oder Speichern behindern.
Dokumentenmanagement mit Paperless-ngx
Im Arbeitsalltag navigieren Sie über Suche, Merkmale und Ansichten. Kunde, Jahr und Projekt müssen dafür nicht als immer tiefere Ordnerkette abgebildet werden.
Wann reicht eine gut gepflegte Ordnerablage?
Bei wenigen Dokumenten, klaren Zuständigkeiten und einer Struktur, mit der alle zurechtkommen, kann eine gemeinsame Ordnerablage ausreichen. Ein DMS wird interessant, wenn Unterlagen über mehrere Eingänge kommen, unterschiedlich gesucht werden oder Ihr Team viel Zeit mit Zuordnen und Nachfragen verbringt. Auch ein DMS braucht dafür vereinbarte Ablageregeln.
Haben Dateien und E-Mail-Programme nicht auch Suche und Metadaten?
Ja. Dateien besitzen Eigenschaften wie Name, Änderungsdatum und je nach Format weitere Metadaten. Auch Outlook und andere Programme bieten Suchfunktionen. Der Vergleich beschreibt eine einfache, verteilte Ordner- und Postfachablage. Systeme wie SharePoint können selbst umfangreiche Dokumentenmanagementfunktionen bereitstellen. Entscheidend ist, welche Funktionen Ihr Team im tatsächlichen Arbeitsablauf nutzt.
Warum werden lange Ordner- und Dateinamen zum Problem?
Windows und manche Programme begrenzen die Länge einer vollständigen Dateiadresse. Dabei zählen alle Ordnernamen und der Dateiname zusammen. Viele verschachtelte Ordner mit langen Namen können deshalb schnell zum Problem werden: Eine Datei lässt sich dann möglicherweise nicht mehr öffnen, verschieben oder speichern. Mit Paperless finden Sie Unterlagen über Suche und Merkmale – ohne dafür immer längere Ordnerketten anzulegen.
Microsoft: maximale PfadlängeDie Gegenüberstellung bezieht sich auf eine eingerichtete Paperless-ngx-Ablage. Dokumentenimport ersetzt keine vollständige E-Mail-Archivierung; komplexe Freigaben und zusätzliche Anbindungen planen wir gesondert.
So funktioniert es
So funktioniert es
Von der verstreuten Ablage zum geordneten Archiv.
In vier Schritten zu einer durchsuchbaren, nachvollziehbaren Dokumentenablage – mit einer gemeinsamen Struktur für Ihr Team.
Erfassen & importieren
Papierbelege scannen, PDFs und E-Mail-Anhänge importieren – die Unterlagen kommen in einer gemeinsamen Ablage zusammen.
Erkennen & verschlagworten
Texterkennung macht Scans durchsuchbar. Erkennung und eingerichtete Regeln helfen, Absender, Dokumenttyp und Datum zuzuordnen.
Geordnet ablegen
Dokumente nach Kunde, Vorgang oder Objekt strukturieren. Klare Bezeichnungen und passende Zugriffsrechte schaffen eine gemeinsame Ordnung.
Auffinden & nachweisen
Mit Volltextsuche und Filtern die passenden Unterlagen für Rückfragen, Reklamationen oder Prüfungen finden und zusammenstellen.
Ihre Unterlagen, Ihr Arbeitsalltag
Ihre Unterlagen, Ihr Arbeitsalltag
Was möchten Sie
besser organisieren?
Wählen Sie die Unterlagen, mit denen Sie starten möchten. Öffnen Sie ein Beispiel für Ablauf und Ergebnis.
01Rechnungen und BelegeVom verstreuten E-Mail-Anhang zur gemeinsamen Belegablage.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Rechnungen landen bei unterschiedlichen Personen. Wenn ein Beleg gebraucht wird, beginnt die Suche in Postfächern, Downloads und Papierordnern.
So richten wir den Ablauf ein
Wir legen einen geeigneten Eingang fest, strukturieren Lieferanten und Dokumenttypen und richten die Suche nach Datum, Absender oder Inhalt ein. Neue Belege werden geprüft und anschließend in der gemeinsamen Ablage bereitgestellt.
Ihr Ergebnis: Ihr Team findet die passende Unterlage, ohne zuerst den Empfänger der E-Mail fragen zu müssen. Die Buchhaltungssoftware bleibt für Buchungen und Zahlungen zuständig.
02Kunden- und ProjektunterlagenAngebote, Aufträge und Schriftverkehr im Zusammenhang finden.
Die Ausgangslage
Zum selben Auftrag gibt es ein Angebot im Büro, einen unterschriebenen Auftrag als Scan und weitere Unterlagen in einem Projektordner.
Die gemeinsame Ablage
Wir legen fest, wie Kunde, Projektnummer und Dokumenttyp erfasst werden. Gespeicherte Ansichten helfen Ihrem Team, die zugehörigen Dokumente gemeinsam aufzurufen. Berechtigungen richten sich nach den Aufgaben der Mitarbeitenden.
Ihr Ergebnis: Ein nachvollziehbarer Zusammenhang zwischen den Unterlagen. Für Aufgabenplanung oder die gemeinsame Bearbeitung von Dateien ergänzen wir bei Bedarf geeignete Werkzeuge.
03Verträge und wichtige VereinbarungenDie richtige Fassung und die zugehörigen Unterlagen griffbereit haben.
Die Ausgangslage
Lieferantenverträge, Wartungsvereinbarungen und Nachträge sind an verschiedenen Stellen abgelegt. Bei Rückfragen ist unklar, welche Unterlagen zusammengehören.
Eine nachvollziehbare Zuordnung
Wir strukturieren Vertragspartner und Vertragsarten. Zusätzliche Felder können beispielsweise Vertragsnummern oder Laufzeiten aufnehmen. Gemeinsame Regeln legen fest, wie Nachträge und neue Fassungen abgelegt werden.
Ihr Ergebnis: Vereinbarungen sind auffindbar und einheitlich zugeordnet. Aktive Fristerinnerungen planen wir als gesonderten Ablauf, wenn Sie diese benötigen.
04Objekt-, Anlagen- und PrüfunterlagenNachweise dort finden, wo die Frage entsteht.
Die Ausgangslage
Ein Wartungsbericht wird dringend gebraucht. Die Unterlagen sind jedoch nach Jahr oder Dienstleister abgelegt und nicht nach dem betroffenen Objekt.
Die passende Struktur
Wir ordnen Dokumente nach Objekt, Anlage, Standort und Dokumentart. Prüfberichte, Bedienungsunterlagen und Wartungsnachweise werden dadurch gezielt auffindbar. Neue Berichte aus mobilen Formularen können über eine abgestimmte Anbindung dazukommen.
Ihr Ergebnis: Unterlagen lassen sich zu einem Objekt oder einer Anlage zusammenstellen, ohne mehrere Ablagen manuell zu durchsuchen.
05Akten digitalisieren und Papier reduzierenAus Ihren Ordnern wird eine nutzbare digitale Ablage.
Mit dem richtigen Bestand anfangen
Nicht jeder alte Ordner muss am ersten Tag gescannt werden. Wir legen gemeinsam fest, welche laufenden Unterlagen Sie zuerst digital benötigen und wie Papier und digitale Ablage in der Übergangszeit zusammenpassen.
Sie scannen, wir schaffen den Ablauf
Wir unterstützen bei Scanweg, Import und Ablagestruktur. Ihr Team scannt die Dokumente und prüft Lesbarkeit und Vollständigkeit. Texterkennung macht geeignete Scans anschließend durchsuchbar. Bei größeren Beständen besprechen wir die Einbindung eines Scandienstleisters.
Ihr Ergebnis: Digitalisierte Akten, mit denen Sie arbeiten können. Ob Originale aufbewahrt werden müssen, klären Sie anhand der jeweiligen Dokumentart und Anforderungen.
Beispiele aus Ihrem Umfeld
Dokumentenmanagement für kommunale Betriebe und Unternehmen
Die Grundidee ist dieselbe. Die Dokumente und die Art, wie Ihr Team danach sucht, unterscheiden sich.
Kommunale Betriebe und Stadtwerke
Rechnungen, Verträge sowie Prüf- und Wartungsnachweise nach Standort, Anlage und Fachbereich strukturieren. Verwaltung, Bauhof und technischer Betrieb greifen mit passenden Berechtigungen auf dieselben Unterlagen zu. Bestehende Finanz-, Fach- und Instandhaltungssoftware bleibt für ihre jeweiligen Aufgaben zuständig; sinnvolle Anbindungen stimmen wir gesondert ab.
Handwerk und technische Betriebe
Angebote, Lieferantenrechnungen, Abnahmen und Wartungsnachweise nach Kunde oder Anlage ablegen. Monteure und Büro arbeiten mit einer abgestimmten Dokumentstruktur.
Dienstleistungsunternehmen
Kundenvereinbarungen, Projektunterlagen und Eingangsrechnungen gemeinsam finden. Vertretungen können auf freigegebene Unterlagen zugreifen, ohne private Ablagesysteme entschlüsseln zu müssen.
Haus- und Immobilienverwaltung
Verträge, Rechnungen und Protokolle nach Objekt strukturieren. Paperless ergänzt die Dokumentenablage rund um Ihre Verwaltungssoftware; Abrechnung und Verwaltung bleiben dort, wo sie hingehören.
Facility Management und Prüfservice
Prüf- und Wartungsunterlagen zu Objekten, Standorten oder Anlagen auffinden. Die Erfassung vor Ort und die Bearbeitung offener Mängel können wir mit weiteren Werkzeugen anbinden.
Was Paperless-ngx mitbringt
Was Paperless-ngx mitbringt
Paperless-ngx: Funktionen für Ihre Dokumentenablage
Die wichtigsten Funktionen für Ihre tägliche Ablage. Weitere Möglichkeiten öffnen Sie bei Bedarf.
OCR & Volltextsuche
Gescannten Text durchsuchbar machen und Unterlagen nach ihrem Inhalt finden.
Automatische Zuordnung
Regeln und lernende Erkennung helfen, Dokumenttyp, Tags und Korrespondenten zuzuordnen.
Typen, Tags & Korrespondenten
Unterlagen nach Dokumentart, Thema und Absender ordnen – auch über mehrere Zusammenhänge hinweg.
Mehrere Importwege
Scans, PDFs und vorhandene Dateien per Upload oder über ein überwachtes Verzeichnis übernehmen.
Benutzer, Gruppen & Rechte
Festlegen, wer Dokumente sehen und bearbeiten darf. Die Anmeldung lässt sich mit einem zweiten Faktor absichern.
Export & offene REST-API
Dokumente und Metadaten exportieren oder andere Anwendungen über eine abgestimmte Schnittstelle anbinden.
9 weitere Funktionen: Versionen, E-Mail-Import, Workflows und mehr
E-Mail-Abruf (IMAP)
Passende Rechnungen und Anhänge automatisch aus angebundenen Postfächern abholen.
Dokumentversionen
Neue Dateifassungen ergänzen oder vorhandene Dokumente als Versionen zusammenführen. Ältere Fassungen bleiben aufrufbar.
Änderungsverlauf & Notizen
Änderungen bei aktivierter Historie nachvollziehen und Hinweise direkt am Dokument hinterlassen.
Papierkorb & Wiederherstellung
Versehentlich gelöschte Dokumente aus dem Papierkorb zurückholen, solange sie noch nicht endgültig entfernt wurden.
Eigene Felder
Kunden- und Projektnummern, Beträge oder Vertragsdaten als zusätzliche Angaben am Dokument erfassen.
Gespeicherte Ansichten
Häufig benötigte Filter als Ansicht speichern und mehrere Dokumente gemeinsam bearbeiten.
Workflows & Erinnerungen
Zuordnungen, E-Mails oder Webhooks bei Eingang, Änderungen oder nach Datum auslösen – passend eingerichtet.
Dokumente & Pakete teilen
Einzelne Dokumente oder ganze Dokumentpakete per Freigabelink teilen, auf Wunsch mit Ablaufdatum.
Speicherpfade & Ablageregeln
Dateinamen und Speicherstruktur anhand der Dokumentangaben automatisch bilden lassen.
Sie möchten genauer wissen, wie die Bedienung funktioniert?Zum deutschen Paperless-Handbuch ↗
Einführen statt nur installieren
Einführen statt nur installieren
Paperless-ngx gemeinsam einführen
Eine gute Ablage entsteht gemeinsam. Wir beginnen mit Ihren Unterlagen und Ihrem Alltag. Sie müssen weder IT-Fachwissen mitbringen noch vorab ein fertiges Dokumentenmanagementkonzept schreiben.
Dokumentenmanagement in Hannover und der Region – auch für Betriebe in Garbsen, Langenhagen und Laatzen. Vor Ort nach Vereinbarung, deutschlandweit per Fernbetreuung.
- 01
Verstehen, wie Sie heute arbeiten
Wir klären Dokumente, Suchwege und Zuständigkeiten – und legen einen überschaubaren Startumfang fest.
- 02
Ihre Ablage einrichten
Instanz, Benutzer und Importwege werden eingerichtet. Die Struktur folgt den Aufgaben und Begriffen Ihres Teams.
- 03
Mit echten Unterlagen ausprobieren
Ihr Team probiert Eingang, Ablage und Suche aus. Gemeinsam passen wir an, was noch nicht gut funktioniert.
- 04
Im Alltag weiterkommen
Wir begleiten die Nutzung im vereinbarten Umfang. Weitere Dokumentarten und Abläufe kommen nach Bedarf dazu.
Leistungen für Ihren Betrieb
Leistungen für Ihren Betrieb
Paperless-ngx einrichten lassen, hosten und betreuen
Sie starten mit einer durchdachten Ablagestruktur und einem eingewiesenen Team. Den vereinbarten technischen Betrieb übernehmen wir – Sie müssen nicht selbst zum Serveradministrator werden.
Einrichtung & Einführung
Aus Ihren Dokumenten und Anforderungen wird eine benutzbare Ablage.
Was wir einrichten
- Ist-Aufnahme, Prioritäten und Zielstruktur
- Dokumentarten, Tags und Korrespondenten
- Benutzergruppen und vereinbarte Berechtigungen
- Abgestimmte Scan- und Importwege
- Test mit typischen Dokumenten
- Einweisung Ihres Teams
Einmaliges Einführungsprojekt nach Ihrer Ausgangslage.
Hosting & Betrieb
Ihre eigene Instanz auf einem Rootserver in Deutschland – mit geklärten Zuständigkeiten.
Was der Betrieb umfasst
- Passende Serverausstattung
- Sicherheitsupdates und Basiswartung
- Monitoring des technischen Betriebs
- Verschlüsselte Backups
- Übernahme des Kundenservers möglich
Laufender Betrieb mit ausgewiesenen Leistungen.
Persönliche Betreuung
Ein Ansprechpartner, wenn Fragen entstehen oder Ihre Ablage mitwachsen soll.
Wie wir Sie unterstützen
- Unterstützung bei der Nutzung
- Neue Dokumentarten und Zuordnungen
- Anpassung vereinbarter Abläufe
- Weitere Einweisung bei Bedarf
- Abgestimmte Supportwege
Support im vereinbarten Managed-Paket; Erweiterungen nach Umfang.
Technische Leistungen: Hosting, Updates, Sicherung und Support im Detail
- Hosting in Deutschland
- Eine eigene private Root-Server-Instanz mit garantierten CPU- und RAM-Ressourcen. Betreiberinformationen und Auftragsverarbeitung werden im Angebot und Vertrag ausgewiesen.
- Technischer Betrieb inklusive
- Sicherheitsupdates, Basiswartung und Monitoring. Größere Produkt- und Versionsupdates mit Funktionstest werden gesondert vereinbart.
- Verschlüsselte Backups
- Tägliche Sicherung auf einem deutschen Server, im Basispaket sieben Tage Aufbewahrung. Komfort erweitert auf 30 Tage und einen jährlichen Wiederherstellungstest.
- Unterstützung nach Bedarf
- E-Mail-Kontakt zum technischen Betrieb. Priorisierter Support und Nutzerverwaltung im Managed-Paket; telefonische Unterstützung und vereinbarte Reaktionszeiten im Paket Rundum.
- Offene Software, exportierbare Daten
- Keine Softwarelizenz pro Nutzer. Paperless-ngx bietet Exportmöglichkeiten für Dokumente und Metadaten; ein späterer Anbieterwechsel bleibt möglich.
- Aufbewahrung bewusst gestalten
- Unveränderbare Ablage (WORM) als Option im Managed-Paket Komfort Aufbewahrung. Organisatorische Abläufe und Verfahrensdokumentation werden zusätzlich geklärt.
Was beeinflusst den Einführungsaufwand?
Wichtiger als die Zahl Ihrer Ordner ist, wie unterschiedlich die Unterlagen und Arbeitsabläufe sind. Eine gemeinsame Belegablage lässt sich anders einführen als mehrere getrennte Bereiche mit umfangreichen Importen und Anbindungen.
Im Erstgespräch betrachten wir Teamgröße, Dokumentarten, vorhandene Dateien, Scanwege und den gewünschten Betreuungsumfang. So können wir Einführung und laufende Leistungen getrennt und nachvollziehbar anbieten.
Digitale Souveränität & Transparenz
Digitale Souveränität & Transparenz
Ihre Dokumente.
Ihre Entscheidung.
Digitale SouveränitätSicheres Hosting in Deutschland
Wir möchten, dass Sie wegen guter Zusammenarbeit bei uns bleiben. Ihre eigene Instanz, offene Software und eine planbare Übergabe schaffen dafür die Grundlage.
Was digitale Souveränität für uns bedeutet Konkret statt pauschal
Transparenz zu Hosting, Betrieb und Verantwortung
Sie sehen, was wir bereitstellen, was wir betreuen und was wir verbindlich mit Ihnen vereinbaren.
Ihre eigene Infrastruktur
- Eigene Paperless-ngx-Instanz je Kunde
- Private Root-Server-Infrastruktur
- Garantierter Serverstandort Deutschland
- Kein US-Hyperscaler im Produktivbetrieb
Klar geregelter Betrieb
- Betreuter Betrieb durch einfach.digital
- Technische Grundhärtung der Serverzugänge
- Sicherheitsupdates und Wartung im vereinbarten Umfang
- Verschlüsselte Backups mit vereinbarter Aufbewahrung
Offen und nachvollziehbar
- Open-Source-Anwendung mit Dokumentenexport
- Konkrete Betreiberinformationen in Angebot, Vertrag und AVV
- Zertifizierungen des Infrastrukturbetreibers transparent ausgewiesen
Die Verantwortung bleibt klar verteilt: Wir übernehmen Einrichtung und vereinbarten technischen Betrieb. Sie bestimmen Zuständigkeiten, Berechtigungen und Aufbewahrung und prüfen die eingehenden Dokumente. Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung.
Ihre Ablage bleibt übergabefähig.
Sie können die Dokumente und Metadaten exportieren oder den Kundenserver einschließlich der eingerichteten Umgebung übernehmen.
Was gehört zur vollständigen Serverübernahme?
Zugänge, Konfiguration und Betriebsdokumentation sowie der Wechsel der Betriebsverantwortung. Die konkreten Schritte stimmen wir mit Ihnen und dem Infrastrukturbetreiber ab; Übergabeaufwand und Bedingungen vereinbaren wir vorab.
Software allein ersetzt keine organisatorischen Vorgaben, Verfahrensdokumentation oder steuerliche und rechtliche Bewertung. Entscheidend sind auch Ihre Prozesse, Rollen, Kontrollen und Verantwortlichkeiten.
Kosten verständlich aufgeteilt
Kosten verständlich aufgeteilt
Was kostet Paperless-ngx mit Einrichtung und Hosting?
Einmal einrichten. Monatlich betreiben. Sie müssen keinen Server konfigurieren, um anzufragen. Diese Einstiegspreise geben Ihnen eine Orientierung. Den passenden Umfang klären wir gemeinsam.
Hosting & technischer Betrieb
ab 99 € / Monat
- 100 GB Dokumentenspeicher · empfohlen bis 10 Nutzer
- Inklusive des beschriebenen technischen Betriebs
Erweiterte Betreuung mit Komfort ab zusätzlich 49 €/Monat. Den Leistungsumfang finden Sie im Rechner.
Einrichtung & Einweisung
ab 698 € einmalig
- Einfacher Einstieg für bis etwa 3 Nutzer
- Grundstruktur und ein Importweg (Web oder E-Mail)
- Bis 45 Minuten gemeinsame Remote-Einweisung
Enthält 499 € Ablage Start + 199 € Serverbereitstellung bei monatlicher Laufzeit. Größere Teams, Migration und weitere Importwege kalkulieren wir passend.
Alle Preise netto zzgl. USt. Einstieg bei monatlicher Laufzeit. Bei Jahreszahlung gelten andere Hosting-Konditionen; die Serverbereitstellung entfällt. Persönliche Unterstützung ist kein unbegrenztes Stundenkontingent.
Kosten selbst genauer zusammenstellen (optional)
Ihr nächster Schritt
Ihr nächster Schritt
Welche Unterlagen möchten Sie besser organisieren?
Erzählen Sie uns, wo Ihre Ablage heute hakt. Wir besprechen, wie ein überschaubarer Einstieg für Ihren Betrieb aussehen kann.
Peter Neubert
Ihr Ansprechpartner für Einführung und Betrieb
Lernen Sie uns kennen- Sie schildern Ihre Ausgangslage.
- Wir besprechen Bedarf, Umfang und offene Fragen.
- Sie erhalten ein Angebot mit klaren Leistungen.
Vor dem Einstieg
Vor dem Einstieg
Die Fragen,
die dazugehören.
Eine gute Entscheidung braucht auch einen klaren Blick auf Voraussetzungen und Grenzen.
Eignet sich Paperless-ngx für kleine und mittlere Unternehmen?
Ja. Wir richten Dokumentenmanagement für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ein und planen auch größere Ablagen. Entscheidend sind die tatsächlichen Nutzer der Ablage, das Dokumentenvolumen und Ihre Arbeitsabläufe – nicht allein die Zahl aller Mitarbeitenden. Der Rechner bietet dafür unterschiedliche Servergrößen mit empfohlenen Nutzerzahlen. Den Umfang der Einrichtung und Betreuung stimmen wir darauf ab.
Können wir vorhandene Dateien und Ordner übernehmen?
Vorhandene digitale Unterlagen können grundsätzlich importiert werden. Wir prüfen Dateiformate, Datenmenge und die vorhandene Ordnung. Ordnernamen werden dabei nicht automatisch zu einer sinnvollen neuen Struktur – die Zuordnung planen wir gemeinsam. Eine größere Bestandsübernahme wird gesondert im Angebot berücksichtigt.
Brauchen wir einen neuen Scanner?
Nicht zwingend. Wir prüfen zuerst Ihren vorhandenen Scanner und die möglichen Ausgabewege. Wichtig sind lesbare Dateien und ein praktikabler Weg in die Ablage. Für regelmäßig größere Mengen kann ein Dokumentenscanner mit Einzug und beidseitigem Scan sinnvoll sein.
Ersetzt Paperless unsere Buchhaltungs- oder Branchensoftware?
Paperless übernimmt die strukturierte Dokumentenablage und Suche. Buchungen, Zahlungen, Einsatzplanung oder branchenspezifische Fachprozesse bleiben in den dafür vorgesehenen Systemen. Wo eine Verbindung sinnvoll ist, prüfen wir eine passende Anbindung.
Wie sind Sicherung und Wiederherstellung geregelt?
Sicherungsumfang, Aufbewahrung und Zuständigkeiten weisen wir im Angebot aus. Im Basispaket werden Backups täglich verschlüsselt erstellt und sieben Tage aufbewahrt. Komfort erweitert auf 30 Tage und einen jährlichen Wiederherstellungstest. Eine zusätzliche unveränderbare Aufbewahrung kann über die Option Komfort Aufbewahrung eingeplant werden.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das hängt von Importwegen, Rollen und vorhandenen Dokumenten ab. Nach dem Erstgespräch legen wir Umfang und Termin im Angebot fest. Sie starten mit einem überschaubaren Bereich, zum Beispiel Eingangsrechnungen. Die Übernahme eines Altbestands planen und kalkulieren wir gesondert.
Was kostet der Einstieg insgesamt?
Die Kostenübersicht zeigt den einmaligen Einstieg und den laufenden Betrieb getrennt. Bestandsübernahme, zusätzliche Importwege und erweiterte Betreuung kalkulieren wir passend zu Ihrem Bedarf.
Können wir später selbst hosten oder den Anbieter wechseln?
Ja. Paperless-ngx ist Open Source und bietet einen Dokumentenexport. Dokumente und zugehörige Daten lassen sich für einen Wechsel exportieren. Sie können auch den Kundenserver einschließlich der eingerichteten Umgebung übernehmen. Zugänge, Dokumentation, Betriebsverantwortung sowie Übergabeaufwand und Bedingungen stimmen wir vorab gemeinsam ab.
Vertiefung · Ablage, Aufbewahrung & Nachweise
Vertiefung · Ablage, Aufbewahrung & Nachweise
Revisionssicheres Dokumentenmanagement:
Was gehört dazu?
Eine geordnete Ablage braucht klare Regeln für Zugriffe, Änderungen und Aufbewahrung. Software allein macht sie noch nicht revisionssicher. Hier finden Sie die wichtigsten Grundlagen und Antworten.
Vier Bausteine: Abläufe, Zugriffe, Änderungsschutz und Aufbewahrung
01
Verfahrensdokumentation
Abläufe dokumentieren
Wie kommen Belege herein, wer prüft sie und wie werden sie abgelegt? Eine Verfahrensdokumentation hält den tatsächlichen Ablauf fest – vom Eingang bis zur Aufbewahrung, einschließlich Kontrollen und Zuständigkeiten.
02
Berechtigungskonzept
Zugriffe klar regeln
Wer darf Unterlagen sehen, bearbeiten oder löschen? Klare Rollen helfen Ihrem Team im Alltag und bei Vertretungen. Die Rechte werden passend zu diesen Aufgaben eingerichtet und bei Veränderungen überprüft.
03
Originale & Änderungsschutz
Änderungen nachvollziehen
Eine gefundene Datei allein erklärt noch nicht, ob und wie sie verändert wurde. Deshalb betrachten wir Originalerhalt, Änderungshistorie und Schutz vor Überschreiben oder Löschen gemeinsam – mit den dafür vereinbarten technischen Maßnahmen.
04
Fristen & geordnete Löschung
Aufbewahrung organisieren
Welche Unterlagen werden wie lange benötigt, und wer entscheidet über ihre Löschung? Dokumentarten, Fristen und Verantwortlichkeiten gehören zusammen. Eine Sicherungskopie allein ersetzt dieses Aufbewahrungskonzept nicht.
Was ist revisionssicheres Dokumentenmanagement?
Gemeint ist mehr als eine durchsuchbare digitale Ablage: Unterlagen sollen vollständig, geordnet und über ihre Aufbewahrungsdauer nachvollziehbar bleiben. Dazu gehören Schutz vor unbemerkten Änderungen, geregelte Zugriffe und dokumentierte Arbeitsabläufe. Ob die konkrete Umsetzung die Anforderungen erfüllt, lässt sich nicht allein am Namen der eingesetzten Software erkennen.
Was bedeutet GoBD-orientiert?
Die GoBD beschreiben die Grundsätze der Finanzverwaltung für elektronische Bücher, Aufzeichnungen, Unterlagen und den Datenzugriff. GoBD-orientiert bedeutet für unsere Zusammenarbeit: Wir berücksichtigen diese Anforderungen bei der Planung von Ablage, Kontrollen und Dokumentation. Die steuerliche und rechtliche Bewertung Ihres konkreten Verfahrens stimmen Sie mit Ihrer Beratung ab.
Ist Paperless-ngx automatisch revisionssicher?
Nein. Paperless-ngx unterstützt die geordnete Ablage, Suche, Berechtigungen und – bei aktiviertem Audit-Log – eine Änderungshistorie. Diese Historie ist nicht mit einer unveränderbaren Archivierung oder einer vollständigen Protokollierung aller Lesezugriffe gleichzusetzen. Unveränderbare Ablage über WORM ist bei uns eine zusätzliche Option im Managed-Paket Komfort Aufbewahrung. Auch damit bleiben passende Abläufe, Kontrollen und eine Verfahrensdokumentation erforderlich.
Ist eine Verfahrensdokumentation enthalten?
Eine vollständige Verfahrensdokumentation ist eine zusätzliche Leistung. Wir klären, welche Dokumentation zu Ihren tatsächlichen Abläufen erforderlich ist, welche Informationen Sie beisteuern und welchen Teil wir übernehmen. Den Umfang halten wir im Angebot fest.
Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
Das hängt von der Dokumentart, ihrem Zweck und den geltenden Anforderungen ab. Eine einzige Frist für das gesamte Archiv ist deshalb nicht sinnvoll. Gemeinsam strukturieren wir die Ablage so, dass Aufbewahrungsregeln und Zuständigkeiten abgebildet werden können. Unser Aufbewahrungsfristen-Rechner bietet eine erste Orientierung; die konkrete Zuordnung und mögliche Ausnahmen klären Sie mit Ihrer Beratung. Eine automatische Fristenverwaltung oder Löschung ist kein pauschaler Bestandteil der Einrichtung.
Wir nutzen Microsoft 365 oder SharePoint – wie passt das zusammen?
Bestehende Zusammenarbeit und eine zentrale Dokumentenablage können unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Wir klären mit Ihnen, welche Unterlagen im bisherigen System bleiben und welche in Paperless-ngx abgelegt werden sollen. Eigene SharePoint-Ablagestrukturen bauen wir im Rahmen dieses Angebots nicht auf. Für die Einordnung Ihrer bestehenden Microsoft-Umgebung bieten wir ergänzende Microsoft-365-Beratung an; eine Datenübernahme oder Anbindung planen wir bei Bedarf gesondert.
Weiterführend
Weiterführend
Zum Nachlesen und Weiterkommen.
Lieber gemeinsam klären?
Wir helfen Ihnen, den passenden Einstieg zu finden.