IT-Lexikon

SMTP verschickt Mails, der MX-Eintrag sagt, wo sie ankommen, und IMAP ruft sie ab. SPF, DKIM und DMARC weisen nach, dass eine Mail wirklich von Ihnen stammt, und helfen gegen Spoofing und Phishing. MTA-STS und TLS-Berichte sichern den verschlüsselten Empfang, Team-Postfach und Archiv regeln den Umgang im Betrieb.

1. 1Senden und abrufenWie Mails verschickt werden, wo sie ankommen und wie Sie sie abrufen.SMTPMX-EintragIMAP
2. 2Echtheit nachweisenWoran Empfänger erkennen, dass eine Mail von Ihnen kommt.SPFDKIM
3. 3Fälschungen abweisenWas mit Mails geschieht, die nur so tun, und wie Betrüger sie einsetzen.DMARCSpoofingPhishing
4. 4Verschlüsselt empfangenWie Mails an Sie geschützt unterwegs sind.MTA-STSTLS-RPT
5. 5Im Betrieb organisierenWer gemeinsame Adressen bearbeitet und wie Mails aufbewahrt werden.Team-PostfachE-Mail-Archivierung

• Wie E-Mails verschickt werdenSMTPSMTP ist das Verfahren, mit dem E-Mails vom Mailprogramm an den Mailserver übergeben und von dort zum Mailserver des Empfängers weitergereicht werden.Was ist SMTP
• Postanschrift für E-MailsMX-EintragDer MX-Eintrag ist ein öffentlicher Eintrag zu Ihrer Domain, der festlegt, welcher Server E-Mails an Ihre Adressen annimmt.Was ist ein MX-Eintrag
• Mails auf allen Geräten abrufenIMAPIMAP ist das Verfahren, mit dem Mailprogramme auf das Postfach beim Mailanbieter zugreifen, wobei die E-Mails auf dem Server bleiben und alle Geräte denselben Stand zeigen.Was ist IMAP
• Erlaubte AbsenderSPFSPF ist ein öffentlicher Eintrag zu Ihrer Domain, der festlegt, welche Server E-Mails in ihrem Namen verschicken dürfen.Was ist SPF
• Digitale Unterschrift Ihrer MailsDKIMDKIM versieht jede ausgehende E-Mail mit einer digitalen Unterschrift, an der Empfänger erkennen, dass sie von Ihrer Domain stammt und unterwegs nicht verändert wurde.Was ist DKIM
• Schutz vor gefälschten Mails in Ihrem NamenDMARCDMARC ist ein öffentlicher Eintrag zu Ihrer Domain, der empfangenden Servern sagt, was mit Mails geschehen soll, die Ihre Adresse tragen, aber die Echtheitsprüfung nicht bestehen.Was ist DMARC
• Gefälschter AbsenderSpoofingSpoofing heißt, dass jemand E-Mails verschickt, die aussehen, als kämen sie von Ihrer Adresse, obwohl sie von einem fremden Server stammen.Was ist E-Mail-Spoofing
• Betrug mit gefälschten NachrichtenPhishingPhishing sind gefälschte Nachrichten, mit denen Betrüger Empfänger dazu bringen wollen, Zugangsdaten preiszugeben, Geld zu überweisen oder Schadsoftware zu öffnen.Was ist Phishing
• Verschlüsselter MailempfangMTA-STSMTA-STS verlangt von sendenden Mailservern, E-Mails an Ihre Domain nur verschlüsselt und nur an Ihre echten Mailserver zuzustellen.Was ist MTA-STS
• Berichte zur MailverschlüsselungTLS-RPTTLS-RPT ist ein öffentlicher Eintrag zu Ihrer Domain, über den sendende Mailserver Ihnen melden, ob sie Mails an Sie verschlüsselt zustellen konnten.Was ist TLS-RPT
• Gemeinsame Adresse wie info@Team-PostfachEin Team-Postfach ist ein gemeinsames E-Mail-Postfach für eine Adresse wie info@ihre-firma.de, das mehrere Personen mit ihren eigenen Zugängen bearbeiten.Was ist ein Team-Postfach
• Geschäftliche Mails aufbewahrenE-Mail-ArchivierungE-Mail-Archivierung heißt, geschäftliche E-Mails mit ihren Anhängen für die Dauer der Aufbewahrungsfristen unverändert, auffindbar und lesbar aufzubewahren, unabhängig vom Postfach einzelner Mitarbeiter.Was ist E-Mail-Archivierung

Ihre Domain besteht aus einem Namen und einer Endung und wird über einen Registrar gemietet. Das DNS übersetzt sie in die IP-Adressen Ihrer Server, geführt von Nameservern und gepflegt als einzelne Einträge. DNSSEC schützt diese Auskünfte vor Fälschung, CAA legt fest, wer Zertifikate für Ihre Domain ausstellen darf.

1. 1Name und EndungWoraus eine Domain besteht.DomainTop-Level-DomainSubdomain
2. 2Domain besitzenWem die Domain gehört und wie man sie umzieht.Registrar
3. 3Adressbuch führenAuf welche Adressen Ihre Domain zeigt, wer darüber Auskunft gibt und wie lange sie gilt.IP-AdresseDNSNameserverTTL
4. 4Einträge pflegenWas im Adressbuch zu Ihrer Domain steht.DNS-EintragCNAME
5. 5AbsichernWie Auskünfte und Zertifikate geschützt werden.DNSSECCAA-Eintrag

• Name Ihrer Firma im InternetDomainEine Domain ist der weltweit eindeutige Name wie ihre-firma.de, unter dem Ihre Website und Ihre E-Mail-Adressen im Internet erreichbar sind.Was ist eine Domain
• Endung Ihrer DomainTop-Level-DomainDie Top-Level-Domain ist die Endung ganz rechts in einem Domainnamen, etwa .de oder .com, und legt fest, welche Vergabestelle für die Namen darunter zuständig ist.Was ist eine Top-Level-Domain
• Unteradresse Ihrer DomainSubdomainEine Subdomain ist ein Name unterhalb Ihrer Domain wie shop.ihre-firma.de, den Sie selbst im DNS anlegen und auf einen eigenen Server oder Dienst zeigen lassen können.Was ist eine Subdomain
• Wem die Domain gehört und wie man umziehtRegistrarEin Registrar ist der Anbieter, über den Sie eine Domain mieten. Er trägt sie bei der zuständigen Vergabestelle ein, für .de bei der DENIC.Was ist ein Registrar
• Nummer eines Geräts im InternetIP-AdresseEine IP-Adresse ist die Nummer, unter der ein Gerät oder Server im Internet oder im eigenen Netz erreichbar ist, im älteren Format IPv4 oder im neueren IPv6.Was ist eine IP-Adresse
• Adressbuch des InternetsDNSDas DNS ist das öffentliche Adressbuch des Internets: Es übersetzt Namen wie ihre-firma.de in die Adressen der Server, die Website und Mails tatsächlich bereitstellen.Was ist DNS
• Wer Ihr Adressbuch führtNameserverEin Nameserver ist der Server, der verbindlich Auskunft über die Einträge Ihrer Domain gibt. Fällt er aus, ist die Domain nicht mehr auffindbar.Was ist ein Nameserver
• Wie lange eine Auskunft giltTTLDie TTL gibt in Sekunden an, wie lange andere Server eine Auskunft über Ihre Domain zwischenspeichern dürfen, bevor sie erneut nachfragen.Was ist die TTL
• Eintrag im AdressbuchDNS-EintragEin DNS-Eintrag ist eine einzelne Zeile im Adressbuch Ihrer Domain, etwa die Adresse der Website, der Mailserver oder ein Text für eine Prüfung.Was ist ein DNS-Eintrag
• Verweis auf einen anderen NamenCNAMEEin CNAME ist ein DNS-Eintrag, der einen Namen auf einen anderen Namen verweisen lässt, statt selbst eine Adresse zu nennen.Was ist ein CNAME
• Fälschungsschutz für Ihre DomainDNSSECDNSSEC versieht die Auskünfte über Ihre Domain mit digitalen Signaturen, damit niemand Besucher oder Mails unbemerkt auf falsche Server umleiten kann.Was ist DNSSEC
• Wer Zertifikate ausstellen darfCAA-EintragDer CAA-Eintrag legt fest, welche Zertifizierungsstellen Sicherheitszertifikate für Ihre Domain ausstellen dürfen.Was ist ein CAA-Eintrag

HTTPS verschlüsselt die Verbindung zu Ihrer Website, ein Zertifikat weist nach, dass der Server echt ist, und Weiterleitung, HSTS und Security Header sorgen dafür, dass Browser diesen Schutz auch nutzen. Die Software dahinter, vom Webhosting bis zum CMS, braucht laufend Updates. Eingebundene fremde Dienste erhalten beim Aufruf Daten Ihrer Besucher.

1. 1Verschlüsselt verbindenWie die Verbindung zur Website geschützt ist und wer den Server bestätigt.HTTPSTLSTLS-ZertifikatLet's Encrypt
2. 2Verschlüsselung durchsetzenWie jeder Aufruf und jeder Inhalt verschlüsselt ankommt.WeiterleitungHSTSMixed Content
3. 3Browser anweisenWelche Regeln die Website dem Browser mitgibt.Security HeaderContent Security PolicyCookie
4. 4Software pflegenWo die Website läuft und wie sie aktuell bleibt.WebhostingCMSSupport-EndeSicherheitslücke
5. 5Nach außenWas fremde Dienste erfahren und wohin Finder Lücken melden.Drittanbieter-Einbindungsecurity.txt

• Verschlüsselte Verbindung zur WebsiteHTTPSHTTPS ist die verschlüsselte Verbindung zwischen Browser und Website, die verhindert, dass Dritte unterwegs mitlesen oder Inhalte verändern.Was ist HTTPS
• Verschlüsselung der VerbindungTLSTLS ist das Verfahren, das Verbindungen im Internet verschlüsselt, etwa zwischen Browser und Website oder zwischen Mailservern.Was ist TLS
• Sicherheitszertifikat der WebsiteTLS-ZertifikatEin TLS-Zertifikat, oft noch SSL-Zertifikat genannt, ist der digitale Ausweis einer Website, an dem der Browser prüft, dass er wirklich mit dem richtigen Server verbunden ist.Was ist ein TLS-Zertifikat (SSL-Zertifikat)
• Kostenlose Zertifikate mit automatischer VerlängerungLet's EncryptLet's Encrypt ist eine gemeinnützige Zertifizierungsstelle, die Zertifikate für Websites kostenlos ausstellt und über ein standardisiertes Verfahren automatisch verlängern lässt.Was ist Let's Encrypt
• Nachsendeauftrag für InternetadressenWeiterleitungEine Weiterleitung schickt Besucher und Suchmaschinen automatisch von einer Adresse zu einer anderen, etwa von „http://“ auf „https://“ oder von einer alten auf eine neue Seite.Was ist eine Weiterleitung
• Dauerhafte VerschlüsselungHSTSHSTS ist eine Anweisung der Website an den Browser, sie für eine festgelegte Zeit nur noch verschlüsselt aufzurufen.Was ist HSTS
• Unverschlüsselte InhalteMixed ContentMixed Content heißt, dass eine verschlüsselt aufgerufene Seite einzelne Bestandteile wie Bilder oder Skripte unverschlüsselt nachlädt.Was ist Mixed Content
• Schutzanweisungen an den BrowserSecurity HeaderSecurity Header sind Anweisungen, die eine Website mit jeder Antwort an den Browser schickt, damit er Besucher vor eingeschleustem Code, fremder Einbettung und Datenabfluss schützt.Was sind Security Header
• Erlaubte Quellen für Skripte und InhalteContent Security PolicyEine Content Security Policy ist eine Liste, mit der eine Website dem Browser vorgibt, von welchen Adressen er Skripte und andere Inhalte laden und ausführen darf.Was ist eine Content Security Policy
• Cookies der WebsiteCookieEin Cookie ist ein kleiner Datensatz, den eine Website im Browser ablegt und bei jedem weiteren Aufruf zurückbekommt, etwa um einen Warenkorb oder eine Anmeldung wiederzuerkennen.Was ist ein Cookie
• Mietplatz für Ihre WebsiteWebhostingWebhosting ist die Dienstleistung, bei der ein Anbieter Ihre Website auf seinen Servern bereitstellt und im Internet erreichbar macht.Was ist Webhosting
• Redaktionssystem Ihrer WebsiteCMSEin CMS ist die Software, mit der Sie die Inhalte Ihrer Website im Browser pflegen, ohne selbst zu programmieren.Was ist ein CMS
• Ende der SicherheitsupdatesSupport-EndeDas Support-Ende ist der Tag, ab dem der Hersteller für eine Softwareversion keine Sicherheitsupdates mehr liefert, sodass neu entdeckte Lücken offen bleiben.Was bedeutet Support-Ende (End of Life)
• Schwachstelle in SoftwareSicherheitslückeEine Sicherheitslücke ist ein Fehler in einer Software, über den Angreifer etwas tun können, was nicht vorgesehen ist, etwa Daten lesen oder fremden Code ausführen.Was ist eine Sicherheitslücke
• Eingebundene fremde DiensteDrittanbieter-EinbindungEine Drittanbieter-Einbindung ist ein Bestandteil Ihrer Website wie eine Schrift, ein Video oder eine Karte, den der Browser beim Aufruf direkt von einem fremden Server lädt und der diesem Anbieter dabei Daten des Besuchers übermittelt.Was ist eine Drittanbieter-Einbindung
• Kontakt für Sicherheitsmeldungensecurity.txtDie security.txt ist eine kleine Textdatei an einer festen Stelle Ihrer Website, die nennt, an wen man eine gefundene Sicherheitslücke melden kann.Was ist eine security.txt

Jede Anwendung läuft auf einem Server, ob physisch oder virtuell, in einem Rechenzentrum. Ob Sie Software selbst betreiben oder als Dienst mieten, entscheidet, wer Updates, Backups und Überwachung übernimmt. Firewall, SSH und Reverse Proxy legen fest, wer einen Server überhaupt erreicht.

1. 1Wo Software läuftDie Rechner und Gebäude hinter Ihren Anwendungen.ServerDedizierter ServerVirtueller ServerRechenzentrum
2. 2Wer sie betreibtSelbst betreiben, offen lizenziert oder als Dienst gemietet.Self-HostingOpen SourceCloudSaaS
3. 3Anwendungen bereitstellenWie Programme verpackt und von außen erreichbar werden.ContainerReverse Proxy
4. 4Zugang schützenWer hineinkommt und auf welchem Weg.FirewallSSH
5. 5Betrieb sichernPflege, Sicherung und die Frage, wie zuverlässig alles läuft.Update und PatchBackupMonitoringVerfügbarkeit und SLA

• Rechner, der für andere arbeitetServerEin Server ist ein Computer oder ein Programm, das anderen Geräten über das Netz Dienste bereitstellt, etwa eine Website, E-Mail oder eine gemeinsame Dateiablage.Was ist ein Server
• Ein ganzer Rechner nur für SieDedizierter ServerEin dedizierter Server ist ein physischer Rechner im Rechenzentrum eines Anbieters, den ein einzelner Kunde allein nutzt und meist selbst verwaltet.Was ist ein dedizierter Server (Root-Server)
• Eigener Server als Teil eines großen RechnersVirtueller ServerEin virtueller Server ist ein eigenständiger Server mit eigenem Betriebssystem, der sich einen physischen Rechner im Rechenzentrum mit anderen virtuellen Servern teilt.Was ist ein virtueller Server (VPS)
• Gesichertes Gebäude für ServerRechenzentrumEin Rechenzentrum ist ein gesichertes Gebäude, in dem Server mit Strom, Kühlung, Netzanbindung, Brandschutz und Zutrittskontrolle betrieben werden.Was ist ein Rechenzentrum
• Software auf eigenem Server betreibenSelf-HostingSelf-Hosting bedeutet, eine Software auf einem selbst verwalteten Server zu betreiben, statt sie als fertigen Onlinedienst beim Hersteller zu nutzen.Was ist Self-Hosting
• Software mit offenem BauplanOpen SourceOpen-Source-Software ist Software, deren Quellcode öffentlich ist und die jeder nach den Bedingungen ihrer Lizenz nutzen, verändern und weitergeben darf.Was ist Open Source
• Rechenleistung und Software aus dem InternetCloudCloud bezeichnet Rechenleistung, Speicher oder Software, die ein Anbieter über das Internet nach Bedarf bereitstellt und nach Nutzung abrechnet, statt dass Sie eigene Geräte betreiben.Was ist die Cloud
• Software zur Miete im BrowserSaaSSaaS ist Software, die ein Anbieter auf seinen eigenen Servern betreibt und die Sie über Browser oder App als Dienst nutzen, meist gegen eine monatliche Gebühr.Was ist SaaS
• Programm im fertigen PaketContainerEin Container ist ein abgeschlossenes Paket aus einem Programm und allem, was es zum Laufen braucht, das auf jedem passenden Server gleich funktioniert.Was ist ein Container (Docker)
• Empfang vor Ihren AnwendungenReverse ProxyEin Reverse Proxy ist ein Server, der alle Anfragen aus dem Internet entgegennimmt und an die passenden Anwendungen im Hintergrund weiterleitet.Was ist ein Reverse Proxy
• Pförtner für NetzwerkverbindungenFirewallEine Firewall ist ein Filter zwischen Netzen oder vor einem Server, der nur ausdrücklich erlaubte Verbindungen durchlässt und alle anderen abweist.Was ist eine Firewall
• Verschlüsselter Wartungszugang zum ServerSSHSSH ist ein verschlüsseltes Protokoll, über das sich Administratoren aus der Ferne an einem Server anmelden, Befehle ausführen und Dateien übertragen.Was ist SSH
• Software auf den neuesten Stand bringenUpdate und PatchEin Update ist eine neue Version einer Software, ein Patch ein gezieltes Update, das einen einzelnen Fehler oder eine Sicherheitslücke behebt.Was ist ein Update, was ein Patch
• Sicherungskopie Ihrer DatenBackupEin Backup ist eine Sicherungskopie von Daten an einem getrennten Ort, aus der sie sich nach Verlust, Defekt oder Angriff wiederherstellen lassen.Was ist ein Backup
• Überwachung von Servern und DienstenMonitoringMonitoring ist die laufende, automatische Überwachung von Servern und Diensten, die bei Ausfällen oder drohenden Problemen eine Meldung auslöst.Was ist Monitoring
• Wie zuverlässig ein Dienst erreichbar istVerfügbarkeit und SLAVerfügbarkeit gibt in Prozent an, wie viel der vereinbarten Zeit ein Dienst funktioniert, ein SLA (Service Level Agreement) ist der Vertrag, in dem ein Anbieter diesen Wert zusagt.Was bedeuten Verfügbarkeit und SLA

Ein Passwortmanager sorgt für ein eigenes Passwort je Konto, Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys schützen das Konto, wenn ein Passwort trotzdem in falsche Hände gerät. Single Sign-On und der Microsoft-365-Mandant bündeln die Konten an einer Stelle, bedingter Zugriff regelt dort, wer sich unter welchen Umständen anmelden darf. Rollen, getrennte Administratorkonten, VPN und Verschlüsselung begrenzen, wie weit ein Angreifer kommt, etwa mit Ransomware.

1. 1Sicher anmeldenWie ein Konto mehr schützt als ein Passwort.PasswortmanagerZwei-Faktor-AuthentifizierungPasskey
2. 2Zentral verwaltenWo Konten gebündelt und Anmeldungen geregelt werden.Single Sign-OnMicrosoft-365-MandantBedingter Zugriff
3. 3Rechte begrenzenWer was darf und wer alles darf.Rollen und RechteAdministratorkonto
4. 4Wege und Daten schützenWie Verbindungen und gespeicherte Daten für Fremde unlesbar bleiben.VPNVerschlüsselung
5. 5Den Ernstfall kennenWas geschieht, wenn Angreifer doch hineinkommen.Ransomware

• Tresor für PasswörterPasswortmanagerEin Passwortmanager ist ein Programm, das für jedes Konto ein eigenes, starkes Passwort erzeugt und alle Zugangsdaten verschlüsselt speichert, geschützt durch ein einziges Hauptpasswort.Was ist ein Passwortmanager
• Zweiter Nachweis beim AnmeldenZwei-Faktor-AuthentifizierungBei der Zwei-Faktor-Authentifizierung braucht die Anmeldung neben dem Passwort einen zweiten Nachweis, etwa einen Code aus einer App oder einen Sicherheitsschlüssel, damit ein gestohlenes Passwort allein nicht reicht.Was ist Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Anmelden ohne PasswortPasskeyEin Passkey ist ein digitaler Schlüssel auf Ihrem Gerät, mit dem Sie sich per Fingerabdruck, Gesicht oder PIN ohne Passwort anmelden und der auf gefälschten Seiten nicht funktioniert.Was ist ein Passkey
• Ein Konto für alle ProgrammeSingle Sign-OnSingle Sign-On bedeutet, dass sich Mitarbeitende einmal mit einem zentralen Konto anmelden und damit Zugang zu vielen angebundenen Programmen bekommen.Was ist Single Sign-On
• Ihr Bereich in Microsoft 365Microsoft-365-MandantEin Microsoft-365-Mandant ist der abgeschlossene Bereich Ihres Betriebs in der Microsoft-Cloud mit allen Benutzern, Postfächern, Dateien und Einstellungen, verwaltet über Microsoft Entra ID.Was ist ein Microsoft-365-Mandant
• Regeln für die AnmeldungBedingter ZugriffBedingter Zugriff ist eine Funktion von Microsoft Entra ID, die bei jeder Anmeldung anhand von Regeln wie Gerät, Ort oder Rolle entscheidet, ob sie zugelassen, mit einem zweiten Faktor bestätigt oder gesperrt wird.Was ist bedingter Zugriff
• Wer was darfRollen und RechteRollen und Rechte legen fest, wer im Betrieb welche Daten und Programme sehen und ändern darf, nach dem Grundsatz: so viel wie nötig, so wenig wie möglich.Was sind Rollen und Rechte
• Generalschlüssel der ITAdministratorkontoEin Administratorkonto ist ein Benutzerkonto mit weitreichenden Rechten, das Programme installieren und Sicherheitseinstellungen ändern darf und deshalb nur für diese Aufgaben benutzt werden sollte.Was ist ein Administratorkonto
• Sicherer Tunnel ins FirmennetzVPNEin VPN ist ein verschlüsselter Tunnel durch das Internet, über den Mitarbeitende von unterwegs oder ganze Standorte auf das Firmennetz zugreifen.Was ist ein VPN
• Daten unlesbar für FremdeVerschlüsselungVerschlüsselung macht Daten mit einem Schlüssel für Unbefugte unlesbar, beim Übertragen, beim Speichern oder durchgehend vom Absender bis zum Empfänger.Was ist Verschlüsselung
• Erpressung mit verschlüsselten DatenRansomwareRansomware ist Schadsoftware, die Daten verschlüsselt, um von den Betroffenen ein Lösegeld für die Entschlüsselung zu erpressen.Was ist Ransomware

Ein DMS nimmt Belege über den digitalen Posteingang an, macht sie mit OCR durchsuchbar und ordnet sie über Metadaten ein. PDF/A und die E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD bestimmen, in welcher Form ein Dokument aufbewahrt wird. Versionierung, WORM-Speicher und die Verfahrensdokumentation sorgen dafür, dass nachvollziehbar bleibt, was mit einem Beleg geschehen ist.

1. 1AblegenWas ein Ablagesystem leistet und wie Belege hineinkommen.DMSDigitaler Posteingang
2. 2ErschließenWie Dokumente lesbar, beschriftet und auffindbar werden.OCRMetadatenVolltextsuche
3. 3Formate wählenIn welcher Form Dokumente und Rechnungen vorliegen.PDF/AE-RechnungXRechnungZUGFeRD
4. 4Unverändert aufbewahrenWie Änderungen ausgeschlossen oder nachvollziehbar werden und wo das Verfahren beschrieben ist.VersionierungWORM-SpeicherVerfahrensdokumentation

• Digitales AblagesystemDMSEin DMS ist eine Software, die Dokumente eines Betriebs an einer Stelle ablegt, mit Angaben wie Absender, Art und Datum versieht und über eine Suche wiederfindbar macht.Was ist ein DMS
• Ein Eingang für alle BelegeDigitaler PosteingangEin digitaler Posteingang ist der feste Weg, auf dem Papierpost, E-Mail-Anhänge und Dateien in das Ablagesystem eines Betriebs gelangen, etwa über einen Scanner, ein Postfach oder einen überwachten Ordner.Was ist ein digitaler Posteingang
• Texterkennung für ScansOCROCR ist eine Texterkennung, die in einem Scan oder Foto die Buchstaben erkennt und als durchsuchbaren Text im Dokument hinterlegt.Was ist OCR
• Angaben über ein DokumentMetadatenMetadaten sind Angaben über ein Dokument, etwa Absender, Dokumentart, Datum oder Schlagworte, mit denen ein Ablagesystem es einordnet und wiederfindet.Was sind Metadaten
• Suche im Inhalt aller DokumenteVolltextsucheEine Volltextsuche findet Dokumente über jedes Wort in ihrem Inhalt, nicht nur über Titel oder Dateinamen.Was ist eine Volltextsuche
• PDF für die LangzeitarchivierungPDF/APDF/A ist eine nach ISO 19005 genormte Form des PDF, die alles zur Darstellung Nötige in der Datei selbst enthält, damit ein Dokument auch nach Jahrzehnten noch gleich aussieht.Was ist PDF/A
• Rechnung als Datensatz statt als BildE-RechnungEine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, meist nach der europäischen Norm EN 16931, das ein Programm ohne Abtippen verarbeiten kann.Was ist eine E-Rechnung
• Rechnung als reine DatendateiXRechnungDie XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen als reine XML-Datei, abgeleitet aus der europäischen Norm EN 16931 und betreut von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).Was ist eine XRechnung
• PDF-Rechnung mit eingebetteten DatenZUGFeRDZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, bei dem eine lesbare PDF-Rechnung und die Rechnungsdaten als XML in einer Datei stecken.Was ist ZUGFeRD
• Frühere Fassungen bleiben erhaltenVersionierungVersionierung bedeutet, dass ein System bei jeder Änderung eines Dokuments die vorherige Fassung aufbewahrt, sodass sich jeder frühere Stand wieder ansehen lässt.Was ist Versionierung
• Speicher, der nichts mehr ändern lässtWORM-SpeicherEin WORM-Speicher nimmt Daten einmal auf und lässt sie danach für eine festgelegte Zeit nur noch lesen, aber weder ändern noch löschen.Was ist ein WORM-Speicher
• Beschreibung, wie Belege verarbeitet werdenVerfahrensdokumentationEine Verfahrensdokumentation ist die nach den GoBD verlangte schriftliche Beschreibung, wie ein Betrieb steuerlich relevante Belege und Daten erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und wiederfindet.Was ist eine Verfahrensdokumentation

Ein Ticketsystem bündelt Anfragen, eine Wissensdatenbank hält fest, wie der Betrieb arbeitet, und die Dateisynchronisation bringt Dokumente auf alle Geräte. Digitale Formulare und Low-Code-Datenbanken erfassen und ordnen Daten. Über APIs, Webhooks und Workflow-Automatisierung reichen die Programme Daten untereinander weiter, ohne dass jemand sie abtippt.

1. 1Anfragen bearbeitenWer sich um welches Anliegen kümmert und wie weit es ist.Ticketsystem
2. 2Wissen und Dateien teilenWo Anleitungen stehen und wie Dokumente auf alle Geräte kommen.WissensdatenbankDateisynchronisation
3. 3Daten erfassen und ordnenWie Protokolle vom Einsatzort in eine geordnete Liste gelangen.Digitale FormulareLow-Code-Datenbank
4. 4Programme verbindenWie Daten ohne Abtippen von einem Programm ins nächste gelangen.APIWebhookWorkflow-Automatisierung

• Anfragen mit Nummer und ZuständigkeitTicketsystemEin Ticketsystem ist eine Software, die jede Anfrage als eigenen Vorgang mit Nummer, Zuständigkeit und Bearbeitungsstand führt, damit das ganze Team den Verlauf sieht und weiß, wer sich kümmert.Was ist ein Ticketsystem
• Gemeinsames Nachschlagewerk im BetriebWissensdatenbankEine Wissensdatenbank ist ein gemeinsames, durchsuchbares Nachschlagewerk im Browser, in dem ein Betrieb Anleitungen, Abläufe und Antworten auf häufige Fragen an einer Stelle festhält.Was ist eine Wissensdatenbank
• Dieselben Dateien auf allen GerätenDateisynchronisationDateisynchronisation hält dieselben Dateien auf Server, Computern und Smartphones automatisch auf gleichem Stand, sodass jede Änderung und jede Löschung an einem Gerät auch auf allen anderen ankommt.Was ist Dateisynchronisation
• Protokolle auf dem Tablet statt auf PapierDigitale FormulareDigitale Formulare ersetzen Papierprotokolle und Checklisten durch Eingabemasken auf Smartphone oder Tablet, die Pflichtfelder prüfen, Fotos und Unterschrift aufnehmen und die Daten ohne Abtippen ins Büro übertragen.Was sind digitale Formulare
• Eigene Datenbank ohne ProgrammierenLow-Code-DatenbankEine Low-Code-Datenbank ist eine Datenbank, die sich ohne Programmierkenntnisse im Browser anlegen lässt, mit Tabellen aus festen Feldtypen, Verknüpfungen zwischen den Tabellen, Formularen und einer Schnittstelle für andere Programme.Was ist eine Low-Code-Datenbank
• Schnittstelle zwischen ProgrammenAPIEine API ist eine festgelegte Schnittstelle, über die ein Programm Daten und Funktionen eines anderen Programms nutzt, ohne dass ein Mensch dazwischen etwas exportiert oder abtippt.Was ist eine API
• Automatische Meldung bei einem EreignisWebhookEin Webhook ist eine automatische Meldung, die ein Programm bei einem bestimmten Ereignis sofort an eine hinterlegte Internetadresse eines anderen Programms schickt, etwa wenn ein Formular abgeschickt oder ein Ticket angelegt wird.Was ist ein Webhook
• Wiederkehrende Abläufe automatisch erledigenWorkflow-AutomatisierungWorkflow-Automatisierung verbindet Programme so, dass ein Ereignis in einem System, der Trigger, festgelegte Arbeitsschritte in anderen Systemen auslöst, ohne dass jemand Daten von Hand überträgt.Was ist Workflow-Automatisierung

Die DSGVO schützt personenbezogene Daten. Arbeiten Dienstleister damit, regeln der AVV und seine technischen und organisatorischen Maßnahmen den Schutz, auch bei Unterauftragsverarbeitern und bei Übermittlungen außerhalb der EU. Verzeichnis, Löschkonzept und Folgenabschätzung dokumentieren die Verarbeitung, NIS-2 verlangt von bestimmten Unternehmen zusätzlich IT-Sicherheit nach festen Vorgaben.

1. 1Worum es gehtWelche Daten die DSGVO schützt.Personenbezogene Daten
2. 2Dienstleister einbindenWie Verträge und Maßnahmen Ihre Daten bei anderen schützen.AuftragsverarbeitungTOMUnterauftragsverarbeiter
3. 3Daten außerhalb der EUWann Daten die EU verlassen und wer dann zugreifen kann.DrittlandtransferCLOUD Act
4. 4DokumentierenWas Sie über Ihre Verarbeitung festhalten.VerarbeitungsverzeichnisLöschkonzeptDatenschutz-Folgenabschätzung
5. 5IT-Sicherheit als PflichtWann das Gesetz Sicherheitsmaßnahmen vorschreibt.NIS-2

• Daten, die zu einem Menschen führenPersonenbezogene DatenPersonenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf einen bestimmten oder bestimmbaren Menschen beziehen, etwa Name, E-Mail-Adresse, Kundennummer oder Foto.Was sind personenbezogene Daten
• Vertrag mit Dienstleistern, die Ihre Daten verarbeitenAuftragsverarbeitungEine Auftragsverarbeitung liegt vor, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen verarbeitet, geregelt in einem Vertrag nach Art. 28 DSGVO.Was ist eine Auftragsverarbeitung
• Wie Sie Daten schützenTOMTOM sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen, mit denen ein Betrieb personenbezogene Daten vor Verlust, Veränderung und unbefugtem Zugriff schützt.Was sind technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
• Subunternehmer Ihrer DienstleisterUnterauftragsverarbeiterEin Unterauftragsverarbeiter ist ein Subunternehmer, den Ihr Dienstleister einsetzt und der dabei ebenfalls personenbezogene Daten aus Ihrem Auftrag verarbeitet.Was ist ein Unterauftragsverarbeiter
• Daten verlassen die EUDrittlandtransferEin Drittlandtransfer ist jede Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums, die nach der DSGVO eine eigene Grundlage braucht.Was ist ein Drittlandtransfer
• US-Zugriff auf Daten in EuropaCLOUD ActDer CLOUD Act ist ein US-Gesetz von 2018, das Internet- und Cloud-Anbieter unter US-Recht verpflichtet, US-Ermittlungsbehörden auf Anordnung Daten herauszugeben, auch wenn sie außerhalb der USA gespeichert sind.Was ist der CLOUD Act
• Übersicht, wofür Sie Daten nutzenVerarbeitungsverzeichnisDas Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist die schriftliche Übersicht nach Art. 30 DSGVO, wofür ein Betrieb personenbezogene Daten verarbeitet, welche Daten das sind, wer sie erhält und wie lange sie gespeichert werden.Was ist ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
• Plan, wann welche Daten gelöscht werdenLöschkonzeptEin Löschkonzept legt für jede Art personenbezogener Daten fest, nach welcher Frist und ab welchem Zeitpunkt sie gelöscht werden und wer dafür zuständig ist.Was ist ein Löschkonzept
• Risikoprüfung vor dem StartDatenschutz-FolgenabschätzungEine Datenschutz-Folgenabschätzung ist die schriftliche Risikoprüfung, die die DSGVO vor dem Start einer Verarbeitung verlangt, wenn diese voraussichtlich ein hohes Risiko für die betroffenen Menschen mit sich bringt.Was ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung
• Pflicht zur IT-Sicherheit für wichtige UnternehmenNIS-2NIS-2 ist eine EU-Richtlinie, die Unternehmen bestimmter Branchen und Größen zu IT-Sicherheitsmaßnahmen, Registrierung und Meldung von Sicherheitsvorfällen verpflichtet und in Deutschland seit dem 6. Dezember 2025 über das BSI-Gesetz gilt.Was ist NIS-2