Was ist PDF/A?
PDF/A ist eine nach ISO 19005 genormte Form des PDF, die alles zur Darstellung Nötige in der Datei selbst enthält, damit ein Dokument auch nach Jahrzehnten noch gleich aussieht.
Ohne Fachbegriffe, für Betriebe ohne eigene IT.
Auf dieser Seite4 Abschnitte
Einfach erklärt
Ein gewöhnliches PDF darf sich auf Dinge verlassen, die nicht in der Datei stecken: eine Schriftart auf Ihrem Rechner, ein Bild aus dem Internet, ein kleines Programm, das beim Öffnen läuft. Heute fällt das nicht auf. In zehn Jahren fehlt vielleicht die Schrift und die Rechnung sieht anders aus als damals. PDF/A ist eine strengere Fassung des PDF für die Langzeitarchivierung. Alles, was zur Darstellung nötig ist, muss in der Datei selbst stecken. Was sich ändern oder fehlen könnte, ist verboten. Man kann es sich vorstellen wie eine Akte, der alle Anlagen beiliegen, statt auf andere Ordner zu verweisen.
Wo Ihnen PDF/A begegnet
- Ablagesysteme erzeugen beim Einlesen von Scans oft eine PDF/A-Fassung neben dem Original, etwa Paperless-ngx.
- Scanner und Bürosoftware bieten „PDF/A“ als Speicherformat an.
- Die E-Rechnung im Format ZUGFeRD ist ein PDF/A-3 mit eingebetteten Rechnungsdaten.
Was Sie tun können
Für Dokumente, die Sie selbst erzeugen und lange aufbewahren, ist PDF/A eine gute Voreinstellung, etwa beim Scannen. Elektronisch eingegangene Belege bewahren Sie dagegen grundsätzlich in dem Format auf, in dem sie gekommen sind. Ein Ablagesystem, das zusätzlich eine PDF/A-Fassung anlegt, sollte das Original daneben behalten.
Was PDF/A nicht kann
PDF/A schützt eine Datei nicht vor Änderung oder Löschung. Es sorgt nur dafür, dass sie lesbar bleibt. Die GoBD schreiben PDF/A auch nicht allgemein vor. Wie Belege gegen Veränderung geschützt werden, steht unter WORM-Speicher und Versionierung.
Teile der Norm ISO 19005
| Teil | Norm | Grundlage | Stufen |
|---|---|---|---|
| PDF/A-1 | ISO 19005-1:2005 | PDF 1.4 | a, b |
| PDF/A-2 | ISO 19005-2:2011 | PDF 1.7 (ISO 32000-1) | a, b, u |
| PDF/A-3 | ISO 19005-3:2012 | PDF 1.7 (ISO 32000-1) | a, b, u |
| PDF/A-4 | ISO 19005-4:2020 | PDF 2.0 (ISO 32000-2) | keine Stufen, Profile e und f |
Stufe b sichert die visuelle Darstellung und ist bei Scans üblich, u verlangt zusätzlich eine Unicode-Zuordnung des Texts, a außerdem Struktur für Barrierefreiheit. Verboten sind unter anderem Verschlüsselung, JavaScript, Audio, Video und externe Abhängigkeiten. Schriften müssen eingebettet sein. Paperless-ngx erzeugt für Scans mit der Voreinstellung PAPERLESS_OCR_OUTPUT_TYPE=pdfa eine Archivfassung in PDF/A-2b und behält das Original daneben.
PDF/A-3 und die E-Rechnung
PDF/A-2 erlaubt nur eingebettete Dateien, die selbst PDF/A sind. Erst PDF/A-3 lässt beliebige Dateien zu. Darauf baut ZUGFeRD auf: Rechnungsbild und XML in einer Datei. Wer eine solche Datei nach PDF/A-2 oder in ein Bildformat umwandelt, verliert die XML. Die GoBD nennen die Umwandlung von PDF/A-3 in TIFF oder JPEG ausdrücklich als unzulässige Minderung der maschinellen Auswertbarkeit (Rz. 129).
Typische Fehler
- Nur die Archivfassung behalten. Nach GoBD Rz. 135 sind bei einer Konvertierung grundsätzlich beide Fassungen aufzubewahren. Die konvertierte allein genügt nur, wenn nichts verloren geht und die verlustfreie Konvertierung in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist.
- Signierte PDFs konvertiert. Jede Konvertierung schreibt die Datei neu, eine elektronische Signatur lässt sich danach nicht mehr prüfen. Das Original muss erhalten bleiben.
- Häkchen statt Prüfung. „Als PDF/A speichern“ ergibt nicht immer eine gültige Datei. Das zeigt nur ein Validator.
- Falscher Teil gewählt. Ein ZUGFeRD-Eingang gehört nicht in eine PDF/A-2-Archivfassung.
Prüfen
verapdf -f 0 rechnung.pdf
verapdf -f 2b --format text scan.pdf
veraPDF ist ein quelloffener PDF/A-Validator. Mit -f 0 liest er die beanspruchte Stufe aus den Metadaten der Datei, mit -f 2b prüft er gegen PDF/A-2b.