Was ist eine Wissensdatenbank?

Einfach erklärt

Fast jeder Betrieb hat einen Ordner „Wie läuft das hier?“: wie man eine Reklamation aufnimmt, wo der Schlüssel für den Lagerraum hängt, was am ersten Arbeitstag zu tun ist. Eine Wissensdatenbank ist dieser Ordner im Browser. Jede Anleitung ist eine Seite, die Seiten verweisen aufeinander und eine Suche findet jedes Wort. Wer etwas weiß, schreibt es selbst hinein, ohne dass jemand Dateien hin- und herschickt.

Oft heißt eine solche Sammlung Wiki. Der Name stammt aus dem Hawaiischen: „wiki wiki“ heißt „schnell“. Das erste Wiki ging 1995 online.

Woran Sie merken, dass Wissen fehlt

• Neue Mitarbeitende stellen dieselben Fragen wie ihre Vorgänger.
• Fällt eine bestimmte Person aus, steht eine Aufgabe still.
• Dieselbe Antwort an Kunden wird jede Woche neu formuliert.
• Von einer Anleitung gibt es drei Fassungen in verschiedenen Ordnern.

Was Sie tun können

Beginnen Sie mit den zehn Fragen, die im Betrieb am häufigsten gestellt werden. Jede Seite bekommt eine verantwortliche Person und ein Datum, an dem sie zuletzt geprüft wurde. Legen Sie fest, wer welche Bereiche sehen darf, etwa Personalthemen nur für die Geschäftsführung. Ihr IT-Dienstleister richtet Anmeldung und Rechte ein.

Ein Open-Source-Wiki ist zum Beispiel Docmost. Wie ein Aufbau aussehen kann, zeigt der Anwendungsfall Wissensdatenbank.

Achtung: Passwörter gehören nicht in die Wissensdatenbank, sondern in einen Passwortmanager. Auch eine gelöschte Zeile kann in älteren Fassungen der Seite erhalten bleiben.

Was eine Wissensdatenbank nicht leistet

Sie füllt und pflegt sich nicht von selbst. Eine veraltete Anleitung wird trotzdem befolgt, deshalb braucht jede Seite jemanden, der sie aktuell hält. Verträge, Rechnungen und andere Belege gehören nicht hinein, sondern in ein Dokumentenmanagementsystem, das sie geordnet aufbewahrt.

Aufbau

Wissensdatenbanken gliedern sich meist in Bereiche (Spaces) mit eigenen Rechten und darin in einen Seitenbaum. Dazu kommen interne Verweise, Volltextsuche, Anhänge, Vorlagen und eine Seitenhistorie, aus der sich frühere Fassungen wiederherstellen lassen. Docmost etwa speichert während einer Bearbeitung alle fünf Minuten einen Stand und exportiert Seiten als Markdown oder HTML.

Für die Anmeldung eignet sich Single Sign-on mit dem zentralen Benutzerkonto des Betriebs. Wer ausscheidet, verliert dann mit diesem Konto auch den Zugang zur Wissensdatenbank, ohne dass jemand an ein zweites Konto denken muss. Rechte vergibt man besser über Gruppen als für einzelne Personen, siehe Rollen und Rechte.

Markdown ist als Austauschformat verbreitet. Der Medientyp text/markdown ist in RFC 7763 registriert, eine genaue Festlegung der Syntax ist die CommonMark-Spezifikation (Version 0.31.2). Hilfreich ist ein fester Seitenkopf mit Verantwortung und Prüfdatum:

Verantwortlich: Büroleitung
Zuletzt geprüft: 2026-10-01, nächste Prüfung: 2027-04-01
Gilt für: Reklamationen per E-Mail und Telefon

Typische Fehler

• Niemand verantwortlich. Seiten ohne Pfleger veralten und nach einiger Zeit vertraut niemand mehr den Treffern der Suche.
• Rechte zu weit. Personalthemen oder Kundendaten liegen in einem Bereich, den alle lesen. Besonders Gastzugänge und öffentliche Freigaben einzelner Seiten prüfen.
• Zugangsdaten auf Seiten. Sie stehen danach in der Seitenhistorie und in jedem Export, der vor dem Löschen entstand.
• Doppelte Ablage. Dieselbe Anleitung liegt im Wiki und als Word-Datei auf dem Laufwerk. Nach der ersten Änderung widersprechen sich beide.
• Kein Ausstieg geplant. Ohne getesteten Export hängt das Wissen an einem Produkt.

Prüfen

Fünf Fragen, die neue Mitarbeitende typischerweise stellen, in die Suche eingeben und prüfen, ob die richtige Seite unter den ersten Treffern steht. Einmal im Jahr einen Bereich exportieren und prüfen, ob Bilder, Anhänge und Verweise vollständig sind. Im Export lässt sich nach Zugangsdaten suchen:

grep -rliE 'passwort|kennwort|password|api[-_ ]?key|token' wiki-export/