Was ist E-Mail-Archivierung?
E-Mail-Archivierung heißt, geschäftliche E-Mails mit ihren Anhängen für die Dauer der Aufbewahrungsfristen unverändert, auffindbar und lesbar aufzubewahren, unabhängig vom Postfach einzelner Mitarbeiter.
Ohne Fachbegriffe, für Betriebe ohne eigene IT.
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Einfach erklärt
Viele geschäftliche E-Mails sind Geschäftsbriefe: Angebote, Auftragsbestätigungen, Reklamationen, Rechnungen. Für sie gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Briefe auf Papier. E-Mail-Archivierung heißt, diese Mails so aufzubewahren, dass sie über Jahre unverändert und auffindbar bleiben. Das gilt auch dann, wenn jemand sie im Postfach löscht oder die Firma verlässt. Man kann es sich wie den Aktenschrank im Keller vorstellen, nur dass jede Mail automatisch hineinwandert.
Was aufbewahrt werden muss
Entscheidend ist der Inhalt, nicht die Form. Handels- und Geschäftsbriefe sind nach Handels- und Steuerrecht sechs Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail eingegangen oder verschickt worden ist. Dient eine Mail nur als Umschlag für eine angehängte Rechnung, muss die Mail selbst nicht aufbewahrt werden, wohl aber die Rechnung. Steht in der Mail etwas Steuerrelevantes, etwa ein abweichendes Zahlungsziel, gehört auch sie dazu.
Was Sie tun können
- Mit Ihrem Steuerberater klären, welche Mails in Ihrem Betrieb aufbewahrt werden müssen. Dürfen Mitarbeiter das Firmenpostfach auch privat nutzen, gehört Ihr Datenschutzbeauftragter mit an den Tisch.
- Ein Archiv einrichten lassen, das ein- und ausgehende Mails automatisch übernimmt, bevor jemand sie löschen kann.
- Festlegen, wann archivierte Mails gelöscht werden. Mails enthalten personenbezogene Daten und der Datenschutz verlangt, sie nicht länger als nötig zu speichern.
Welche Fristen für welche Unterlagen gelten, zeigt der Aufbewahrungsfristen-Rechner. Die Regeln der Finanzverwaltung erklärt der Beitrag zur GoBD.
Was ein Postfach nicht ersetzt
Ein Ordner „Archiv“ in Outlook ist kein Archiv in diesem Sinn: Jeder mit Zugriff kann darin löschen. Exportdateien auf einzelnen Rechnern gehen verloren und lassen sich nicht zentral durchsuchen. Ein Archiv ersetzt außerdem kein Backup und keine Verfahrensdokumentation.
Rechtlicher Rahmen
| Norm | Inhalt |
|---|---|
| § 147 Abs. 1 AO, § 257 Abs. 1 HGB | empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten, Buchungsbelege |
| § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB | sechs Jahre für Briefe, acht Jahre für Buchungsbelege. Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Frist nicht ab, solange die Festsetzungsfrist offen ist |
| § 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB | Fristbeginn mit Schluss des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde oder der Beleg entstanden ist |
| § 147 Abs. 2 AO | während der Frist verfügbar, unverzüglich lesbar, maschinell auswertbar |
| § 147 Abs. 6 AO | Datenzugriff der Außenprüfung: Einsicht (Z1), Auswertung nach Vorgabe (Z2), Übertragung der Daten (Z3) |
| § 146 Abs. 4 AO | keine Veränderung, die den ursprünglichen Inhalt unkenntlich macht |
| GoBD Rz. 121 | Mail mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder Buchungsbelegs ist aufbewahrungspflichtig, reine Transport-Mail nicht |
| GoBD Rz. 131 | Aufbewahrung im Eingangsformat, Umwandlung (etwa MSG in PDF) nur unter den Voraussetzungen der Rz. 135 |
| GoBD Rz. 134 | verschlüsselte Unterlagen müssen entschlüsselt verfügbar sein |
Die GoBD gelten in der Fassung vom 14. Juli 2025, der zweiten Änderung des BMF-Schreibens vom 28. November 2019.
Technische Umsetzung
- Journaling: Der Mailserver übergibt jede ein- und ausgehende Mail beim Transport an das Archiv. Nur so erfasst das Archiv auch Mails, die Nutzer sofort wieder löschen.
- Import aus Postfächern: Das Archiv holt Mails per IMAP oder Schnittstelle ab. Was vorher gelöscht wurde, fehlt.
- Speicherung: Originalnachricht nach RFC 5322 mit Anhängen, Index über Kopfzeilen und Volltext, Schutz vor Veränderung, etwa durch WORM-Speicher, dazu ein Protokoll aller Zugriffe und Löschungen.
- Löschung: Nach Fristablauf löschen, sofern keine andere Pflicht entgegensteht. Das folgt aus der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. Die Regeln gehören in ein Löschkonzept.
Typische Fehler
- Archiv nur aus den Postfächern befüllt. Nutzer löschen vor dem Abruf.
- PST-Dateien als Archiv. Verteilt auf einzelne Rechner, beliebig kopierbar, ohne Schutz vor Veränderung.
- Verschlüsselte Mails ohne alte Schlüssel. S/MIME- oder PGP-Mails sind nach einem Schlüsselwechsel unlesbar, wenn die privaten Schlüssel nicht mit aufbewahrt werden.
- Nur PDF-Kopien. Wer Mails als PDF ablegt und das Original verwirft, verliert in der Regel Kopfzeilen und Anhänge im Originalformat. Eine Umwandlung erlaubt Rz. 131 nur unter den Voraussetzungen der Rz. 135.
- Anbieterwechsel ohne Export. Das Archiv muss für die ganze Frist lesbar bleiben, auch wenn der Vertrag mit dem Anbieter endet.
Prüfen im Probelauf
- Testmail senden, im Postfach sofort endgültig löschen und im Archiv wiederfinden.
- Die älteste archivierte Mail mit Anhang suchen und öffnen.
- Einen Export für die Datenüberlassung (Z3) durchspielen, etwa als
.emlmit Index. - Das Protokoll der Zugriffe und Löschungen ansehen.