Was ist ein digitaler Posteingang?
Ein digitaler Posteingang ist der feste Weg, auf dem Papierpost, E-Mail-Anhänge und Dateien in das Ablagesystem eines Betriebs gelangen, etwa über einen Scanner, ein Postfach oder einen überwachten Ordner.
Ohne Fachbegriffe, für Betriebe ohne eigene IT.
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Einfach erklärt
Im Büro gibt es einen Briefkasten und ein Fach für die Eingangspost. Ein digitaler Posteingang ist dasselbe für das Ablagesystem: ein fester Ort, an dem alles ankommt, bevor es eingeordnet wird. Drei Wege sind üblich:
- Scan: Der Scanner legt Papierpost direkt in einem Ordner ab, den das System überwacht.
- Mail: Lieferanten schicken Rechnungen an eine eigene Adresse, etwa rechnungen@ihre-firma.de. Das System holt die Anhänge regelmäßig ab.
- Ablageordner und Upload: Dateien aus anderen Programmen oder vom Smartphone landen in einem Ordner oder werden hochgeladen.
Was sich dadurch ändert
Belege liegen nicht mehr verstreut in persönlichen Postfächern, Download-Ordnern und Ablagekörben. Jedes Dokument kommt einmal herein, bekommt Text und Angaben und ist danach für alle Berechtigten auffindbar. Wer im Urlaub ist, hält keine Rechnung mehr auf. Mails mit mehreren Bearbeitern laufen dagegen besser über ein Team-Postfach.
Was Sie regeln sollten
- Wer scannt, wann und mit welchen Einstellungen.
- Welche Adresse Lieferanten für Rechnungen nutzen sollen.
- Wer prüft, ob ein Dokument richtig eingeordnet wurde.
- Was mit dem Papier nach dem Scan geschieht.
Den letzten Punkt sollten Sie mit Ihrem Steuerberater klären. Ob und wann Papierbelege vernichtet werden dürfen, beschreibt der Beitrag ersetzendes Scannen.
Was ein digitaler Posteingang nicht leistet
Er sortiert nicht von selbst richtig. Am Anfang braucht jede Regel Nacharbeit. Er prüft auch keine Rechnung: Ob Betrag und Leistung stimmen, entscheidet weiter ein Mensch. Und eine reine E-Rechnung als XML-Datei kann nicht jedes Ablagesystem annehmen, mehr dazu unter E-Rechnung.
Eingangskanäle
| Kanal | Umsetzung | Worauf achten |
|---|---|---|
| Scan in Ordner | Scanner schreibt per SMB oder FTP in den überwachten Ordner | eigenes Dienstkonto nur mit Schreibrecht, 300 dpi, PDF |
| Mailabruf | IMAP-Abruf mit Regeln nach Absender, Betreff, Anhang | Aktion nach dem Abruf, OAuth bei Microsoft 365 und Gmail |
| Upload | Weboberfläche, App, API | Token je Anwendung, nicht je Person |
| Übergabe aus Programmen | Rechnungs- oder Fachprogramm legt Dateien ab | eindeutige Dateinamen, keine Zwischenkopien |
Beispiel Paperless-ngx
PAPERLESS_CONSUMPTION_DIR=../consume
PAPERLESS_CONSUMER_RECURSIVE=true
PAPERLESS_CONSUMER_SUBDIRS_AS_TAGS=true
Mit diesen Einstellungen erhält consume/buchhaltung/eingang/beleg.pdf die Tags „buchhaltung“ und „eingang“. Dateien werden nach dem Einlesen aus dem Ordner entfernt. Der Mailabruf läuft ab Werk alle zehn Minuten (PAPERLESS_EMAIL_TASK_CRON), verarbeitete Nachrichten erkennt Paperless-ngx an ihrer IMAP-UID. Für Gmail- und Outlook-Konten gibt es OAuth2. Hochladen per API:
curl -H "Authorization: Token $TOKEN" -F "document=@test.pdf" \
https://dms.example.de/api/documents/post_document/
Typische Fehler
- Mail-Aktion „Löschen“. Die Aktion greift für jede Mail, aus der Dokumente übernommen wurden, auch wenn die Verarbeitung danach scheitert. Sicherer ist „Verschieben“ in einen Ordner.
- Mails nur als Hülle betrachtet. Eine Mail, die selbst eine Aussage trifft, kann ein aufbewahrungspflichtiger Geschäftsbrief sein. Nicht aufbewahrungspflichtig ist sie nur als reines Transportmittel für einen Anhang (GoBD Rz. 121).
- Doppelte Belege. Seit Version 3.0 nimmt Paperless-ngx Duplikate ab Werk an. Wer das nicht will, setzt
PAPERLESS_CONSUMER_DELETE_DUPLICATES=true. - Scanner mit Administratorkonto auf der Freigabe.
- Papier sofort vernichtet, ohne beschriebenes Verfahren. Orientierung geben die BSI-Richtlinie TR-03138 (RESISCAN) und die Muster-Verfahrensdokumentation von Bundessteuerberaterkammer und Deutschem Steuerberaterverband.
Prüfen
Je Kanal ein Testdokument einspielen und den Weg verfolgen: Kommt es an, hat es Text, stimmen Tags und Korrespondent? Was ist mit der Ursprungsmail oder der Datei im Ordner geschehen? In Paperless-ngx führt die Aufgabenliste auch fehlgeschlagene Übernahmen.