Was ist eine E-Rechnung?

Einfach erklärt

Eine Rechnung als PDF ist ein Bild von einem Blatt Papier. Ein Mensch kann sie lesen, ein Buchhaltungsprogramm muss die Zahlen erst herauslesen oder jemand tippt sie ab. Eine E-Rechnung ist dagegen ein Datensatz, ähnlich einem sauber ausgefüllten Formular: Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersatz stehen in festen Feldern. Das Programm des Empfängers übernimmt sie direkt. In Deutschland üblich sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD.

Was gilt und ab wann

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind.

• Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein eigenes Postfach nur dafür ist nicht nötig.
• Bis Ende 2026 dürfen Sie noch Papierrechnungen schreiben, PDF-Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers.
• 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr.
• Ab 2028 stellen alle E-Rechnungen aus.

Ausgenommen sind unter anderem Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Rechnungen an Privatkunden betrifft die Pflicht nicht.

Was Sie jetzt tun sollten

• Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen.
• Fragen Sie den Anbieter Ihres Rechnungsprogramms, ob es XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
• Legen Sie fest, an welche Adresse E-Rechnungen gehen und wer sie prüft.
• Bewahren Sie die Datei so auf, wie sie gekommen ist. Maßgeblich ist der Datensatz, nicht ein Ausdruck.

Was keine E-Rechnung ist

Ein PDF, das per Mail kommt, ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch ist. Das Gesetz nennt es „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung prüft sich auch nicht selbst: Ob Leistung und Betrag stimmen, bleibt Ihre Aufgabe. Wie lange Rechnungen aufzubewahren sind, zeigt der Aufbewahrungsfristen-Rechner.

Rechtsrahmen

• § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG: Strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931 (Richtlinie 2014/55/EU) oder ein vereinbartes Format, aus dem sich die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 oder ein dazu interoperables überführen lassen, etwa EDI.
• § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG: Pflicht bei Leistungen an andere Unternehmer, wenn beide im Inland ansässig sind und der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist.
• § 27 Abs. 38 UStG: Für Umsätze 2025 und 2026 Papier oder mit Zustimmung ein anderes elektronisches Format bis 31.12.2026. Für Umsätze 2027 dasselbe bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, für alle anderen nur noch EDI nach Empfehlung 94/820/EG mit Zustimmung.
• Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) dürfen immer sonstige Rechnungen sein.
• Verwaltung: BMF-Schreiben vom 15.10.2024, 15.10.2025 und 15.10.2026.

Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehler

Das BMF unterscheidet (Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a, 6b und 35a):

• Formatfehler: Die Datei entspricht nicht der Syntax. Sie ist dann keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
• Geschäftsregelfehler: Die Datei verletzt Regeln des Formats, etwa ein leeres Pflichtfeld BT-10 Buyer reference in einer XRechnung. Umsatzsteuerlich unbeachtlich, solange keine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG fehlt.
• Inhaltsfehler: falsche Pflichtangaben, auch wenn die Validierung nichts meldet.

Auf das Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung darf sich ein Unternehmer bei kaufmännischer Sorgfalt verlassen. Das BMF regt an, den Validierungsbericht aufzubewahren.

Aufbewahrung

Aufzubewahren ist zumindest der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form und maschinell auswertbar. Beim hybriden Format ist der strukturierte Teil führend und geht dem Bild bei Abweichungen vor. Den menschenlesbaren Teil braucht es zusätzlich nur, wenn er steuerlich relevante Zusatzangaben trägt, etwa Buchungsvermerke (GoBD Rz. 119 und 131 in der Fassung vom 14.07.2025).

Typische Fehler

• Nur die Ansicht archiviert. Der Ausdruck oder das PDF aus einer Visualisierung ersetzt den Datensatz nicht.
• ZUGFeRD-Profil MINIMUM oder BASIC-WL. Diese Profile erkennt das BMF nicht als E-Rechnung an.
• Eingang ungeprüft. Auch eingehende Rechnungen validieren und den Bericht ablegen.

Prüfen

java -jar Mustang-CLI-<version>.jar --action validate --source rechnung.xml

Das Mustang-Projekt prüft XRechnung und ZUGFeRD. Für reine XRechnungen gibt es den Validator der KoSIT, siehe XRechnung.