Was sind digitale Formulare?

Einfach erklärt

Früher hatte der Monteur einen Durchschreibeblock: Formular ausfüllen, der Kunde unterschreibt, die Kopie geht ins Büro und wird dort abgetippt. Ein digitales Formular ist derselbe Block als App auf Smartphone oder Tablet. Die Felder sind dieselben, aber das Formular hilft mit: Pflichtfelder lassen sich nicht überspringen, Datum und Uhrzeit trägt das Gerät ein, Fotos hängen direkt an der betroffenen Position und der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm. Im Büro entsteht daraus ohne Abtippen ein fertiger Bericht als PDF.

Viele Lösungen funktionieren auch offline, etwa im Keller ohne Empfang. Die Daten bleiben dann auf dem Gerät und werden übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Wo digitale Formulare helfen

Typisch sind Wartungs- und Prüfprotokolle, Begehungen, Mängelaufnahmen, Übergaben und Stundenzettel. Überall dort, wo heute Papier ausgefüllt und im Büro noch einmal erfasst wird, entfällt der zweite Schritt. Wie lange solche Nachweise aufzubewahren sind, steht im Beitrag Prüf- und Wartungsfristen.

Was Sie tun können

Beginnen Sie mit dem einen Papierformular, das im Büro die meiste Nacharbeit macht. Klären Sie, wer es ausfüllt, welche Angaben Pflicht sind und wohin der Bericht gehen soll. Testen Sie vor der Entscheidung den Offline-Betrieb dort, wo Ihre Leute wirklich arbeiten.

Ein Beispiel für eine solche Lösung ist Kizeo Forms, ein Dienst eines französischen Anbieters, den man als SaaS über das Internet mietet. Die Daten liegen nach Angabe des Herstellers in Frankreich. Weitere Abläufe zeigt der Anwendungsfall Digitale Formulare.

Was digitale Formulare nicht ersetzen

Eine Unterschrift auf dem Bildschirm ersetzt keine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Dafür verlangt § 126a BGB eine qualifizierte elektronische Signatur. Ob ein bestimmtes Dokument eine solche Form braucht, klärt im Zweifel ein Anwalt.

Daten, die noch nicht übertragen wurden, liegen nur auf dem Gerät. Wird die App gelöscht oder geht das Gerät verloren, sind sie weg. Lassen Sie deshalb am Ende jedes Einsatzes übertragen.

Aufbau einer Formularlösung

Drei Teile arbeiten zusammen: ein Formulardesigner im Browser, eine App mit lokalem Speicher auf dem Gerät und ein Server, der Einträge annimmt, Berichte erzeugt und Daten weitergibt. Für den Offline-Betrieb lädt die App Formulardefinitionen und Referenzlisten wie Kunden oder Anlagen vorab aufs Gerät. Einträge speichert sie lokal und überträgt sie, sobald eine Verbindung besteht. Die Weitergabe an Folgesysteme läuft über Export, API oder Webhook.

Ein Eintrag sollte Erfassungs- und Übertragungszeit getrennt führen:

{
  "formular": "wartung-heizung",
  "anlage": "HZ-0417",
  "erfasst_von": "m.becker",
  "erfasst_am": "2026-10-28T09:41:12+01:00",
  "uebertragen_am": "2026-10-28T16:05:47+01:00",
  "ergebnis": "mangel",
  "fotos": ["hz-0417-1.jpg"],
  "unterschrift": "unterschrift-kunde.png"
}

Unterschrift auf dem Display

Die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 unterscheidet in Art. 3 Nr. 10 bis 12 die elektronische, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Eine auf dem Display gezeichnete Unterschrift ist für sich genommen eine elektronische Signatur. Nach Art. 25 Abs. 1 darf ihr die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Die Wirkung einer handschriftlichen Unterschrift hat nach Art. 25 Abs. 2 aber nur die qualifizierte Signatur. Nur sie ersetzt nach § 126a BGB auch die gesetzliche Schriftform.

Typische Fehler

• Offline nur im Büro getestet. Referenzlisten fehlen auf dem Gerät oder die App verlangt vor dem Einsatz eine Anmeldung mit Verbindung.
• Daten vor der Übertragung verloren. Die App wurde neu installiert oder das Gerät zurückgesetzt, bevor alles übertragen war.
• Freitext statt Auswahl. Anlagen und Mängel als Freitext lassen sich nicht auswerten.
• Nur die Übertragungszeit gespeichert. Dann ist nicht belegbar, wann vor Ort geprüft wurde.
• Standort ohne Klärung erfasst. GPS-Daten von Mitarbeitenden sind personenbezogene Daten.
• Fotos in voller Auflösung. Große Bilder verlängern die Übertragung über Mobilfunk erheblich.

Prüfen: der Flugmodustest

1. Das Gerät in den Flugmodus schalten und ein Formular vollständig ausfüllen, mit Foto und Unterschrift.
2. Die App schließen, das Gerät neu starten und prüfen, ob der Eintrag noch da ist.
3. Verbindung herstellen, die Übertragung abwarten und im Backend Erfassungs- und Übertragungszeit vergleichen.
4. Prüfen, ob Bericht und Weitergabe an die Folgesysteme ankommen.