Digitale Formulare & mobile Datenerfassung: Prüfungen, Wartung und Berichte ohne Papier

Ein digitales Protokoll ist die Erfassung eines Protokolls direkt am Smartphone oder Tablet statt auf Papier – etwa als Prüf-, Wartungs-, Bau- oder Übernahmeprotokoll. Technisch wird es als digitales Formular abgebildet: Die Daten werden strukturiert eingegeben, mit Fotos und Unterschrift ergänzt und automatisch als Bericht weitergegeben und archiviert. So ersetzt digitale Protokollführung das Abtippen im Büro.

Sie bilden Ihr Prüfprotokoll als digitales Formular ab und füllen es vor Ort am Smartphone oder Tablet aus – mit Prüfpunkten, Fotos und Unterschrift. Daraus entsteht automatisch ein PDF-Bericht, der ins Büro übermittelt und archiviert wird. So lassen sich Prüfprotokolle digitalisieren, ohne im Büro abzutippen.

Ja. Protokolle können auch ohne Internetverbindung ausgefüllt werden – etwa in Kellern, Hallen oder im Außenbereich. Die Daten werden synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Ja. Fotos, eine Unterschrift vor Ort und auf Wunsch der GPS-Standort lassen sich direkt mit dem Protokoll erfassen und im Bericht ausgeben.

Wir schaffen die technischen und dokumentarischen Voraussetzungen für einen revisionsfähigen, GoBD-orientierten Betrieb: strukturierte Erfassung, nachvollziehbare Berichte und geordnete Archivierung. Ob ein Prozess am Ende als revisionssicher gilt, hängt aber auch von Ihren Abläufen, Berechtigungen und Aufbewahrungsregeln im Tagesgeschäft ab – diese verantworten Sie. Eine pauschale „revisionssicher“-Zusage treffen wir daher bewusst nicht.

Statt mit „revisionssicher“ zu werben, sprechen wir bewusst von revisionsfähig: Mit Kizeo Forms erfassen Sie Protokolle strukturiert, erzeugen nachvollziehbare PDF-Berichte und archivieren sie geordnet – also die technischen und dokumentarischen Voraussetzungen für einen GoBD-orientierten, revisionsfähigen Betrieb. Ob ein Prozess als revisionssicher gilt, hängt zusätzlich von Ihren Abläufen und Aufbewahrungsregeln ab.

Aus jedem Protokoll entsteht ein PDF-Bericht, der automatisch per E-Mail oder Schnittstelle weitergegeben und in einer geordneten Ablage archiviert werden kann. Für die revisionsfähige Dokumentenablage eignet sich ein Dokumentenmanagement-System.

Ja. Auch einfache Besuchs- und Einsatzprotokolle lassen sich als digitale Protokolle abbilden – schlank, mobil und ohne Software-Großprojekt. Welche Lösung passt, klären wir im Erstgespräch.