Paperless-ngx verstehen. Und im Alltag wirklich nutzen.
Das deutsche Praxis-Handbuch für Menschen, die Dokumente nicht nur ablegen, sondern im Arbeitsalltag schnell erfassen, finden und nachvollziehbar organisieren möchten.
- 19
- verfügbare Kapitel
- 6
- klare Themenbereiche
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- frei zugänglich
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19 Kapitel in 6 Themenbereichen
Themenbereich
Einstieg
Das Fundament für einen sicheren Start: erster Durchlauf, Arbeitsablauf, Begriffe.
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Einführung: Was ist Paperless-ngx?
Wofür Paperless-ngx da ist und wie aus Papierstapeln ein durchsuchbares Archiv wird — der Überblick vor dem Einstieg.
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Schnellstart: Das erste Dokument
Vom Anmelden bis zum wiedergefundenen Dokument – der vollständige erste Arbeitsablauf in etwa 15 Minuten.
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Der empfohlene Workflow
Ein bewährter Ablauf vom Scannen über die Archiv-Seriennummer (ASN) bis zur Ablage.
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Begriffe & Grundlagen
Dokument, Korrespondent, Tag, Dokumenttyp, Speicherpfad, ASN & Co. — die zentralen Begriffe verständlich erklärt.
Themenbereich
Tägliche Arbeit
Dokumente erfassen, prüfen, wiederfinden und in Stapeln bearbeiten.
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Die Weboberfläche
Dashboard, Dokumentenliste, Detailansicht und Verwaltungsbereiche — so ist die Oberfläche aufgebaut.
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Dokumente hinzufügen
Über den Consume-Ordner, Upload, Mobilgeräte oder E-Mail — die Wege, wie Dokumente nach Paperless gelangen.
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Posteingang & Qualitätskontrolle
Neue Dokumente vollständig prüfen, Metadaten ergänzen und erst danach kontrolliert aus dem Posteingang nehmen.
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Suchen & Finden
Volltextsuche, Filter und die erweiterte Suchsyntax — Dokumente schnell wiederfinden.
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Ansichten, Filter & Stapelbearbeitung
Wiederkehrende Dokumentmengen als Ansicht speichern und mehrere Treffer sicher in einem Arbeitsgang bearbeiten.
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Notizen, Aufgaben & Übergaben
Rückfragen am Dokument festhalten, Verarbeitungsfehler einordnen und offene Arbeit ohne Funktionsverwechslungen organisieren.
Themenbereich
Automatisieren
Wiederkehrende Abläufe mit Zuordnung und Workflows vereinfachen.
Themenbereich
Zusammenarbeit
Zugriffe nachvollziehbar steuern und Dokumente gezielt teilen.
Themenbereich
Verwalten
Felder, Versionen, PDF-Aktionen und Papierkorb — Ordnung erhalten und Änderungen verfolgen.
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Benutzerdefinierte Felder
Zusätzliche Metadaten mit eigenen Feldern erfassen und nutzen.
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Dokumentversionen
Ein korrigierter Scan ersetzt den alten, ohne Metadaten zu verlieren — wie Versionen entstehen, was sie mit Suche, Download und ASN machen und was nicht rückgängig geht.
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Historie, PDF-Aktionen & Papierkorb
PDF-Aktionen, Änderungsverlauf und Papierkorb — Änderungen nachvollziehen, Dokumente wiederherstellen oder endgültig löschen.
Themenbereich
Hilfe
Tastenkürzel, schnelle Antworten und Hilfe, wenn etwas nicht wie erwartet läuft.
Aus der Praxis
So kann Paperless-ngx im Betrieb aussehen
Fiktive Beispielansichten zeigen typische Dokumente aus Handwerk, Gebäudetechnik, Prüfservice und kommunalem Betrieb.
