Häufige Fragen (FAQ)
Antworten auf wiederkehrende Fragen rund um die tägliche Nutzung.
In diesem Kapitel7 Abschnitte
Dieses Kapitel brauchen Sie, wenn Sie eine kurze Antwort auf eine Frage suchen, die im Alltag mit Paperless immer wieder auftaucht – vom Verbleib der Dateien über doppelte Dokumente bis zur Frage, ob Ihre Inhalte an eine KI gehen. Einige Fragen betreffen den Betrieb; sie stehen hier, weil Anwender:innen sie ihrer Administration stellen.
Wie geht es mit Paperless-ngx weiter?
Paperless-ngx gilt bereits als weitgehend „funktionskomplett" und ist ein von der Community getragenes Projekt. Neue Funktionen können über GitHub-Discussions (öffnet in einem neuen Tab) vorgeschlagen und von der Community „hochgevotet" werden – eine Garantie für die Umsetzung ist das aber nicht. Das Projekt ist stets offen für Mitarbeit.
Wo liegen meine Dokumente?
Ihre Dokumente werden als einfache Dateien in einem Medienverzeichnis gespeichert; die Datenbank verwaltet die zugehörigen Metadaten. Bei einem Docker-Betrieb liegen die Dateien in einem persistenten Speicher (Volume), den Docker verwaltet. Dateien aus dem Consume-Ordner werden in diesem Medienverzeichnis neu angelegt und aus dem Consume-Ordner entfernt.
Achtung: Verändern Sie dieses Verzeichnis nicht von Hand – weder Rechte noch Dateien manuell verschieben. Es wird vollständig von Paperless (bzw. Docker) verwaltet. Wo es in Ihrer Installation liegt, weiß die Administration.
Kann ich in einem Jahr das System wechseln?
Ja. Ihre Dokumente liegen als normale Dateien vor und lassen sich jederzeit herausziehen und anderswo nutzen. Ein paar Hinweise:
- Paperless-ngx bewahrt die aufgenommene Originaldatei grundsätzlich unverändert auf, speichert Prüfsummen (SHA-256) und prüft sie per geplantem Sanity-Check. Ausnahmen sind klar bezeichnete PDF-Aktionen: Insbesondere Drehen oder Löschen von Seiten kann die in Paperless gespeicherte Originaldatei verändern und digitale Signaturen ungültig machen.
- Standardmäßig nutzt Paperless die interne ID eines Dokuments als Dateinamen im Medienverzeichnis. Die Administration kann stattdessen ein Dateinamensformat festlegen. Beim Herunterladen eines einzelnen Dokuments aus der Oberfläche erhält die Datei einen Namen nach diesem Format.
- Der eingebaute Export ist ein weiterer bequemer Weg, alle Dateien mit sinnvollen Namen aus Paperless herauszubekommen. Er läuft über die Administration.
Einordnung von einfach.digital: Genau diese Eigenschaft – offene Dateien, grundsätzlich unveränderte Originale und Exportierbarkeit – macht Paperless zu einem Baustein für digitale Souveränität: Sie bleiben handlungsfähig und nicht an einen Anbieter gebunden.
Welche Dateitypen werden unterstützt?
Aktuell:
- PDF, PNG, JPEG, TIFF, GIF und WebP werden per OCR verarbeitet und in PDF-Dokumente umgewandelt.
- Reine Textdokumente werden ebenfalls unterstützt und unverändert übernommen.
- Mit optionaler Tika-Integration kommen diverse Office-Formate hinzu (
.docx,.doc,.odt,.ppt,.pptx,.odp,.xls,.xlsx,.ods).
Paperless bestimmt den Typ einer Datei anhand ihres Inhalts, nicht anhand der Dateiendung. Dateien über den Consume-Ordner werden allerdings abgewiesen, wenn ihre Endung von keinem verfügbaren Parser unterstützt wird. Die Administration kann weitere Parser als Erweiterung nachrüsten; welche in Ihrer Installation vorhanden sind, erfahren Sie dort.
Werden doppelte Dokumente abgewiesen?
Nein, standardmäßig nicht. Eine Datei mit demselben Inhalt wie ein vorhandenes Dokument wird trotzdem als eigenes Dokument aufgenommen; die Aufgabe ist erfolgreich und weist nicht darauf hin. Sichtbar wird die Doppelung in der Dokumentansicht: Der Reiter Duplikate trägt dann einen Zähler und listet alle Dokumente mit gleichem Inhalt. Die Administration kann das Ablehnen von Duplikaten einschalten; dann wird die doppelte Datei nicht aufgenommen. Wie Sie Duplikate finden und bereinigen, steht im Kapitel Dokumente hinzufügen.
Nutzt Paperless-ngx KI?
Paperless-ngx enthält zwei verschiedene Arten von Automatik, die Sie auseinanderhalten sollten:
- Der eingebaute Klassifikator schlägt Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und Speicherpfade vor. Er ist ein lokales Verfahren des maschinellen Lernens ohne Sprachmodell, wird aus den Dokumenten Ihrer eigenen Installation trainiert und sendet keine Inhalte nach außen. Wie er arbeitet, beschreibt das Kapitel Automatische Zuordnung.
- Die optionalen KI-Funktionen nutzen ein Sprachmodell (LLM): Vorschläge für Titel, Datum, Tags, Korrespondent und Dokumenttyp über den Knopf Vorschlagen in der Dokumentansicht, einen Dokument-Chat für Fragen an ein oder mehrere Dokumente und die Suche nach ähnlichen Dokumenten. Sie sind standardmäßig abgeschaltet und ersetzen den Klassifikator nicht.
Sind die KI-Funktionen eingeschaltet, sendet Paperless Dokumentinhalte und Metadaten an das konfigurierte Sprachmodell. Das kann ein Dienst auf dem eigenen Server sein oder ein externer Anbieter; im zweiten Fall verlassen die Inhalte das eigene System. Bei Dokumenten mit Posteingangs-Tag können Vorschläge bereits beim Öffnen automatisch angefordert werden. Das lässt sich unter Einstellungen → Dokumente abschalten; die Option beschreibt Automatische Zuordnung. Unabhängig davon kann die Administration eine externe Texterkennung (Fern-OCR) einrichten, die ebenfalls abgeschaltet ist, solange sie niemand aktiviert; auch dabei werden Dokumente an einen externen Dienst übertragen.
Ob diese Funktionen in Ihrer Installation eingeschaltet sind und mit welchem Anbieter, entscheidet und dokumentiert der Betreiber der Installation. Fragen Sie dort nach, bevor Sie vertrauliche Dokumente aufnehmen. Dasselbe gilt für selbst eingerichtete Integrationen wie Arbeitsabläufe (Workflows) mit Webhooks, die Daten an externe Systeme übertragen können.