Häufige Fragen (FAQ)

Eine Auswahl häufiger Fragen aus der offiziellen Dokumentation – zugeschnitten auf die tägliche Nutzung. Rein technische Betriebs- und Installationsfragen sind hier bewusst nicht aufgeführt.

Wie geht es mit Paperless-ngx weiter?

Paperless-ngx gilt bereits als weitgehend „funktions­komplett" und ist ein von der Community getragenes Projekt. Neue Funktionen können über GitHub-Discussions vorgeschlagen und von der Community „hochgevotet" werden – eine Garantie für die Umsetzung ist das aber nicht. Das Projekt ist stets offen für Mitarbeit.

Wo liegen meine Dokumente?

Ihre Dokumente werden als einfache Dateien in einem Medienverzeichnis gespeichert; die Datenbank verwaltet die zugehörigen Metadaten. Bei einem Docker-Betrieb liegen die Dateien in einem persistenten Speicher (Volume), der automatisch verwaltet wird.

Achtung: Verändern Sie dieses Verzeichnis nicht von Hand – weder Rechte noch Dateien manuell verschieben. Es wird vollständig von Paperless (bzw. Docker) verwaltet.

Kann ich in einem Jahr das System wechseln?

Ja. Ihre Dokumente liegen als normale Dateien vor und lassen sich jederzeit herausziehen und anderswo nutzen. Ein paar Hinweise:

• Paperless-ngx verändert Ihre Originaldokumente nie. Es speichert Prüfsummen aller Dokumente und prüft per geplantem Sanity-Check, dass sie unverändert bleiben.
• Standardmäßig nutzt Paperless die interne ID eines Dokuments als Dateinamen. Für den Export ist das unpraktisch – Sie können das Format der Dateiablage aber anpassen.
• Der eingebaute Export ist ein weiterer bequemer Weg, Ihre Dateien mit sinnvollen Namen aus Paperless herauszubekommen.

Einordnung von einfach.digital: Genau diese Eigenschaft – offene Dateien, keine Veränderung der Originale, exportierbar – macht Paperless zu einem Baustein für digitale Souveränität: Sie bleiben handlungsfähig und nicht an einen Anbieter gebunden.

Welche Dateitypen werden unterstützt?

Aktuell:

• PDF, PNG, JPEG, TIFF, GIF und WebP werden per OCR verarbeitet und in PDF-Dokumente umgewandelt.
• Reine Textdokumente werden ebenfalls unterstützt und unverändert übernommen.
• Mit optionaler Tika-Integration kommen diverse Office-Formate hinzu (.docx, .doc, .odt, .ppt, .pptx, .odp, .xls, .xlsx, .ods).

Paperless bestimmt den Typ einer Datei anhand ihres Inhalts, nicht anhand der Dateiendung. Dateien über den Consume-Ordner werden allerdings abgewiesen, wenn ihre Endung von keinem verfügbaren Parser unterstützt wird.

Werden doppelte Dokumente abgewiesen?

Standardmäßig nicht. Ab Version 3 wird eine Datei mit identischem Inhalt trotzdem aufgenommen und das Duplikat in der Oberfläche gekennzeichnet – öffnen Sie das Dokument und prüfen Sie den Reiter Duplikate. Wer das alte Verhalten (Abweisen bei der Aufnahme) bevorzugt, kann dies in der Konfiguration aktivieren.

Nutzt Paperless-ngx KI – und sind meine Daten privat?

Paperless-ngx enthält optionale KI-Funktionen (LLM-basierte Vorschläge, Dokument-Chat, Ähnlichkeitssuche), die standardmäßig deaktiviert sind. Sie laufen nur, wenn Sie sie aktivieren und einen LLM-Dienst konfigurieren.

Die eingebauten Vorschläge für Tags und Korrespondenten nutzen ein lokales, nicht-LLM-basiertes Modell und senden Ihre Daten nirgendwohin. Aktivieren Sie hingegen die LLM-Funktionen, wird Dokumentinhalt an den konfigurierten Dienst gesendet – das kann ein vollständig lokaler Dienst (z. B. Ollama) oder ein externer Anbieter sein.

Einordnung von einfach.digital: Wer Datenschutz und Souveränität ernst nimmt, lässt die KI-Funktionen aus oder betreibt sie rein lokal. Prüfen Sie vor der Aktivierung externer Anbieter die Datenschutz-Folgen.