Häufige Fragen (FAQ)

Eine Auswahl häufiger Fragen aus der offiziellen Dokumentation – zugeschnitten auf die tägliche Nutzung. Rein technische Betriebs- und Installationsfragen sind hier bewusst nicht aufgeführt.

Wie geht es mit Paperless-ngx weiter?

Paperless-ngx gilt bereits als weitgehend „funktions­komplett" und ist ein von der Community getragenes Projekt. Neue Funktionen können über GitHub-Discussions↗ (öffnet in einem neuen Tab) vorgeschlagen und von der Community „hochgevotet" werden – eine Garantie für die Umsetzung ist das aber nicht. Das Projekt ist stets offen für Mitarbeit.

Wo liegen meine Dokumente?

Ihre Dokumente werden als einfache Dateien in einem Medienverzeichnis gespeichert; die Datenbank verwaltet die zugehörigen Metadaten. Bei einem Docker-Betrieb liegen die Dateien in einem persistenten Speicher (Volume), der automatisch verwaltet wird.

Achtung: Verändern Sie dieses Verzeichnis nicht von Hand – weder Rechte noch Dateien manuell verschieben. Es wird vollständig von Paperless (bzw. Docker) verwaltet.

Kann ich in einem Jahr das System wechseln?

Ja. Ihre Dokumente liegen als normale Dateien vor und lassen sich jederzeit herausziehen und anderswo nutzen. Ein paar Hinweise:

• Paperless-ngx bewahrt die aufgenommene Originaldatei grundsätzlich unverändert auf, speichert Prüfsummen und prüft sie per geplantem Sanity-Check. Ausnahmen sind klar bezeichnete PDF-Aktionen: Insbesondere Drehen oder Löschen von Seiten kann die in Paperless gespeicherte Originaldatei verändern und digitale Signaturen ungültig machen.
• Standardmäßig nutzt Paperless die interne ID eines Dokuments als Dateinamen. Für den Export ist das unpraktisch – Sie können das Format der Dateiablage aber anpassen.
• Der eingebaute Export ist ein weiterer bequemer Weg, Ihre Dateien mit sinnvollen Namen aus Paperless herauszubekommen.

Einordnung von einfach.digital: Genau diese Eigenschaft – offene Dateien, grundsätzlich unveränderte Originale und Exportierbarkeit – macht Paperless zu einem Baustein für digitale Souveränität: Sie bleiben handlungsfähig und nicht an einen Anbieter gebunden.

Welche Dateitypen werden unterstützt?

Aktuell:

• PDF, PNG, JPEG, TIFF, GIF und WebP werden per OCR verarbeitet und in PDF-Dokumente umgewandelt.
• Reine Textdokumente werden ebenfalls unterstützt und unverändert übernommen.
• Mit optionaler Tika-Integration kommen diverse Office-Formate hinzu (.docx, .doc, .odt, .ppt, .pptx, .odp, .xls, .xlsx, .ods).

Paperless bestimmt den Typ einer Datei anhand ihres Inhalts, nicht anhand der Dateiendung. Dateien über den Consume-Ordner werden allerdings abgewiesen, wenn ihre Endung von keinem verfügbaren Parser unterstützt wird.

Werden doppelte Dokumente abgewiesen?

Ja. In der hier dokumentierten Version v2.20.15 wird eine Datei mit identischer Prüfsumme standardmäßig nicht ein zweites Mal aufgenommen. Öffnen Sie den zugehörigen Eintrag unter Aufgaben und prüfen Sie das dort verknüpfte vorhandene Dokument. Ähnliche, aber technisch nicht identische Scans können weiterhin als getrennte Dokumente erscheinen und müssen fachlich geprüft werden.

Nutzt Paperless-ngx v2.20.15 KI?

Paperless-ngx v2.20.15 kann mithilfe eines lokalen automatischen Klassifizierers Vorschläge für Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und Speicherpfade lernen. Dabei handelt es sich nicht um einen externen Sprachmodell-Dienst (LLM): Für diese automatische Zuordnung werden keine Dokumentinhalte an einen KI-Anbieter übertragen.

Eingebaute LLM-Funktionen wie Dokument-Chat oder Ähnlichkeitssuche gehören nicht zu der hier dokumentierten Version. Unabhängig davon können selbst eingerichtete Integrationen – etwa Workflows mit Webhooks – Daten an externe Systeme übertragen. Welche Verbindungen aktiv sind, sollte deshalb die Administration dokumentieren und regelmäßig prüfen.