Berechtigungen & Teilen

Berechtigungen in Paperless-ngx bauen auf zwei Ebenen auf: globale Rechte und objektbezogene Rechte. Globale Rechte legen fest, welche Bereiche der Anwendung jemand nutzen darf (z. B. Dokumente, Tags, Einstellungen). Objektbezogene Rechte bestimmen, welche einzelnen Objekte sichtbar oder bearbeitbar sind. Jedes Objekt hat einen Eigentümer sowie Ansichts- und Bearbeitungsrechte, die an andere Nutzer oder Gruppen vergeben werden können.

Tipp: Objektbezogene Rechte gelten nur für das Objekt selbst. Rechte an einem Tag wirken sich also nicht auf die Rechte der Dokumente aus, die dieses Tag tragen.

Rechte setzen Sie beim Bearbeiten eines Dokuments über den Reiter Berechtigungen oder im Stapel, indem Sie mehrere Dokumente auswählen und den Button Berechtigungen verwenden.

Objektbezogene Rechte

Recht	Bedeutung
Eigentümer	Standardmäßig ist ein Objekt nur für seinen Eigentümer sichtbar und bearbeitbar. Nur der Eigentümer kann Rechte an andere vergeben, Freigabelinks erstellen sowie benutzerdefinierte Felder hinzufügen/entfernen. Aus Kompatibilitätsgründen kann ein Objekt auch keinen Eigentümer haben – dann ist es für alle sichtbar.
Ansicht	Erlaubt das Ansehen (nicht Bearbeiten). Ohne Ansichtsrecht wird statt des Objektnamens „Privat" angezeigt – etwa bei einem Tag, für das die Berechtigung fehlt.
Bearbeiten	Erlaubt das Bearbeiten (und Ansehen).

Standard-Berechtigungen

Über die Weboberfläche angelegte Objekte (Tags, Dokumenttypen usw.) erhalten standardmäßig den aktuellen Nutzer als Eigentümer und keine weiteren Rechte; Sie können dies unter Einstellungen → Berechtigungen anpassen.

Über den Consume-Ordner aufgenommene Dokumente haben standardmäßig keinen Eigentümer und keine zusätzlichen Rechte – dies lässt sich mit Workflows steuern.

Nutzer und Gruppen

Nutzer und Gruppen verwalten Sie unter Einstellungen → Nutzer & Gruppen (sofern Sie die Berechtigung dazu haben). Ist ein Nutzer Mitglied einer Gruppe, erbt er deren Rechte.

Zwei besondere Rollen:

• Superuser können auf alle Bereiche und sämtliche Objekte zugreifen. Superuser-Status kann nur ein anderer Superuser vergeben. Für den Alltag empfiehlt sich ein normales Konto.
• Admin-Status gewährt Einblick in Logs und den System-Status-Dialog sowie Zugriff auf das technische Backend.

Hinweis: Die globalen Rechte sind fein abgestuft und regeln pro Objektart (Dokumente, Tags, Korrespondenten, Workflows …), ob jemand anlegen, bearbeiten, löschen oder ansehen darf. Wer die Weboberfläche nutzt, benötigt mindestens das Ansichtsrecht für die UI-Einstellungen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Nutzer können 2FA für ihr Konto über den Dialog Mein Profil aktivieren. Dort erscheint ein QR-Code, den Sie mit einer 2FA-App (z. B. einem Authenticator) scannen. Nach Eingabe des generierten Codes ist 2FA aktiv, und Sie erhalten zehn Wiederherstellungscodes für den Fall, dass das 2FA-Gerät verloren geht. Bewahren Sie diese sicher auf – sie lassen sich nicht erneut abrufen. Danach ist bei jeder Anmeldung ein Code aus der 2FA-App erforderlich.

Verliert jemand Gerät und alle Wiederherstellungscodes, kann ein Superuser 2FA für diesen Nutzer über Nutzer & Gruppen deaktivieren.

Passwort zurücksetzen

Das Zurücksetzen des Passworts per E-Mail erfordert einen eingerichteten Mailversand. Die Einrichtung ist Sache der Administration bzw. Ihres Hosting-Partners.

Dokumente teilen

Dokumente teilen Sie mit anderen Nutzern, indem Sie ihnen die oben beschriebenen Rechte am Dokument geben. Dateien lassen sich zusätzlich extern teilen – über Freigabelinks, per E-Mail oder über E-Mail-/Webhook-Aktionen in Workflows.

Freigabelinks

Freigabelinks sind öffentliche Links auf eine Datei (oder ein Archiv mehrerer Dateien). Sie erstellen und verwalten sie über den Button Senden auf der Detailseite oder im Stapel-Editor.

• Freigabelinks erfordern keine Anmeldung und verweisen direkt auf die Datei bzw. den gebündelten Download.
• Links sind eindeutig und haben die Form {paperless-url}/share/{zufälliger-slug}.
• Optional lässt sich eine Ablaufzeit festlegen.
• Nach Ablauf oder Löschung landen Nutzer auf der normalen Anmeldeseite.
• Im Stapel-Editor können Sie für eine Auswahl ein Freigabelink-Bündel erstellen; Paperless bereitet im Hintergrund ein ZIP-Archiv vor und stellt einen einzelnen Link bereit.

Tipp: Steht Ihre Instanz hinter einem Reverse-Proxy mit eigener Authentifizierung, müssen Sie ggf. eine Ausnahme einrichten, damit Freigabelinks wirklich öffentlich erreichbar sind – natürlich mit Bedacht.

Per E-Mail teilen

Ist ein Mailserver eingerichtet, enthält der Button Senden auf der Detailseite eine Option E-Mail, um Dokumente direkt zu versenden. Automatisiert geht das auch über eine E-Mail-Aktion in einem Workflow.