Begriffe & Grundlagen

Schlagen Sie in diesem Kapitel nach, wenn ein Begriff aus der Oberfläche oder aus einem anderen Kapitel unklar ist. Es erklärt die Bausteine, aus denen Paperless-ngx besteht, und die Datenfelder, die jedes Dokument tragen kann – knapp, mit Verweis auf das Kapitel, in dem der Begriff ausführlich vorkommt.

Die beiden Bestandteile

Paperless besteht im Kern aus zwei Teilen zur Verwaltung Ihrer Dokumente:

• Der Consumer überwacht einen festgelegten Ordner und fügt alle dort liegenden Dokumente zu Paperless hinzu.
• Der Webserver (die Weboberfläche) stellt die Oberfläche bereit, mit der Sie Dokumente verwalten und durchsuchen.

Datenfelder eines Dokuments

Jedem Dokument können Sie verschiedene Datenfelder zuweisen:

• Dokument: Der Grundbaustein in Paperless – eine Datei, sei es ein Scan, ein E-Mail-Anhang oder ein digital erzeugtes PDF, zusammen mit dem erkannten Text und den Metadaten, die Sie ihr zuweisen. Paperless bewahrt die Originaldatei unverändert auf und legt je nach Konfiguration eine durchsuchbare Archivfassung daneben.
• Korrespondent: Der Korrespondent eines Dokuments ist die Person, die Institution oder das Unternehmen, von dem ein Dokument stammt oder an das es gerichtet ist.
• Tag (Schlagwort): Ein Tag ist eine Beschriftung, die Sie Dokumenten zuweisen können. Stellen Sie sich Tags als mächtigere Ordner vor: Mehrere Dokumente lassen sich mit einem einzigen Tag gruppieren, ein einzelnes Dokument kann aber zugleich mehrere Tags tragen. Mit Ordnern ist das nicht möglich. Der Grund, warum Paperless keine Ordner kennt, ist genau dieser — Tags sind deutlich vielseitiger als Ordner.
• Dokumenttyp: Ein Dokumenttyp kennzeichnet die Art eines Dokuments, etwa Brief, Kontoauszug, Rechnung oder Vertrag. Er beschreibt, worum es sich bei einem Dokument handelt.
• Speicherpfad: Der Speicherpfad ist der Ort, an dem die Dateien des Dokuments abgelegt werden. Mehr dazu im Kapitel Automatische Zuordnung.
• Hinzugefügt am (date added): Das Datum, an dem das Dokument in Paperless eingescannt bzw. aufgenommen wurde. Dieses Datum können und sollten Sie nicht ändern.
• Erstellt am (date created): Das Datum, an dem das Dokument ursprünglich ausgestellt wurde. Das kann der Kaufzeitpunkt eines Produkts sein, das Datum einer Vertragsunterschrift oder der Tag, an dem ein Brief an Sie versandt wurde.
• Archiv-Seriennummer (ASN): Die Archive Serial Number ist die Kennung des Dokuments in Ihren physischen Aktenordnern. Mehr dazu im Kapitel Der empfohlene Workflow.
• Dokument-ID: Die fortlaufende Nummer, die Paperless jedem Dokument intern vergibt. Sie steht in der Kopfzeile der Dokumentansicht („ID: 5") und lässt sich dort mit einem Klick kopieren – praktisch für Rückfragen. Sie ist nicht die ASN.
• Inhalt (content): Der Inhalt eines Dokuments ist der Text, der per OCR aus dem Dokument ausgelesen wurde. Dieser Text speist die Suche und dient dazu, Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen automatisch zuzuordnen.
• Zusatzfelder (benutzerdefinierte Felder): Paperless-ngx unterstützt außerdem eigene Felder, mit denen sich zusätzliche Metadaten zu einem Dokument speichern lassen. Die Oberfläche nennt sie Zusatzfelder; das Handbuch verwendet beide Bezeichnungen – siehe Benutzerdefinierte Felder.
• Attribute: Sammelbezeichnung der Oberfläche für Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen, Speicherpfade und Zusatzfelder. Sie werden gemeinsam unter Verwaltung › Attribute gepflegt – siehe Die Weboberfläche.
• Version: Die Dateihistorie eines Dokuments. Ein Dokument kann mehrere Dateiversionen tragen, etwa einen korrigierten Scan neben dem ersten. Datei und erkannter Text gehören zur Version; Tags, Korrespondent, Dokumenttyp, Speicherpfad und Felder bleiben am Stammdokument. Suche und Inhalt nutzen standardmäßig die neueste Version; in der Dokumentansicht wechseln Sie über den Knopf Versionen – siehe Dokumentversionen.
• Duplikat: Ein Dokument, dessen Datei inhaltlich mit einem bereits vorhandenen Dokument übereinstimmt (gleiche Prüfsumme). Paperless nimmt es standardmäßig trotzdem auf, vermerkt den Fund in der Aufgabe und zeigt die Gegenstücke im Reiter Duplikate der Dokumentansicht – auch solche, die im Papierkorb liegen. Wie Sie damit umgehen, steht im Kapitel Dokumente hinzufügen.
• Gespeicherte Ansicht: Eine wiederverwendbare Kombination aus Suche, Filtern und Sortierung. Sie zeigt immer die aktuell passenden Dokumente und kann auf der Startseite (dem Dashboard) erscheinen.
• Freigabelink und Freigabelink-Paket: Ein Freigabelink ist eine öffentliche Adresse, über die eine Datei ohne Anmeldung abrufbar ist – auf Wunsch mit Ablaufdatum. Er wird in der Dokumentansicht über Senden angelegt. Ein Freigabelink-Paket fasst mehrere ausgewählte Dokumente aus der Stapelbearbeitung als ZIP-Archiv unter einem einzigen Link zusammen. Mehr dazu im Kapitel Berechtigungen & Teilen.
• Notiz: Ein fachlicher Hinweis, der direkt an einem Dokument gespeichert wird (Reiter Notizen). Eine Notiz erzeugt für sich allein keine Frist oder Benachrichtigung.
• Aufgabe (Task): Ein technischer Hintergrundvorgang, beispielsweise Upload, OCR oder E-Mail-Verarbeitung. Die Liste finden Sie unter Administration › Aufgaben; fehlgeschlagene Aufgaben liefern Hinweise für die Problembehebung.
• Posteingang: Kein fest eingebauter Ordner, sondern ein Tag, an dem die Eigenschaft Posteingangs-Tag gesetzt ist. Jedes neu aufgenommene Dokument erhält dieses Tag automatisch; Sie entfernen es, sobald das Dokument geprüft ist. Solange ein Dokument ein Posteingangs-Tag trägt, lässt die automatische Zuordnung es beim Lernen außen vor – siehe Automatische Zuordnung. Dazu gehört meist eine gespeicherte Ansicht, die alle Dokumente mit diesem Tag zeigt.

Gut zu wissen: Tags, Korrespondent und Dokumenttyp sind die drei wichtigsten Ordnungsmerkmale. Wer sie von Anfang an konsequent vergibt, profitiert später von einer präzisen Suche und sauberen Auswertungen.

Weiter mit

• Schnellstart: Das erste Dokument – wie die Begriffe in einem ersten Arbeitsablauf zusammenspielen.
• Die Weboberfläche – wo die Felder und Bereiche in der Oberfläche zu finden sind.
• Der empfohlene Workflow – ASN, Posteingang und Status-Tags im Dauerbetrieb.