Begriffe & Grundlagen

Bevor Sie mit Paperless-ngx arbeiten, lohnt sich ein Blick auf die zentralen Begriffe. Sie tauchen in der Oberfläche und in allen weiteren Kapiteln immer wieder auf.

Die beiden Bestandteile

Paperless besteht im Kern aus zwei Teilen zur Verwaltung Ihrer Dokumente:

• Der Consumer überwacht einen festgelegten Ordner und fügt alle dort liegenden Dokumente zu Paperless hinzu.
• Der Webserver (die Weboberfläche) stellt die Oberfläche bereit, mit der Sie Dokumente verwalten und durchsuchen.

Datenfelder eines Dokuments

Jedem Dokument können Sie verschiedene Datenfelder zuweisen:

• Dokument: Ein Dokument ist ein Stück Papier, das mitunter wertvolle Informationen enthält.
• Korrespondent: Der Korrespondent eines Dokuments ist die Person, die Institution oder das Unternehmen, von dem ein Dokument stammt oder an das es gerichtet ist.
• Tag (Schlagwort): Ein Tag ist eine Beschriftung, die Sie Dokumenten zuweisen können. Stellen Sie sich Tags als mächtigere Ordner vor: Mehrere Dokumente lassen sich mit einem einzigen Tag gruppieren, ein einzelnes Dokument kann aber zugleich mehrere Tags tragen. Mit Ordnern ist das nicht möglich. Der Grund, warum Paperless keine Ordner kennt, ist genau dieser — Tags sind deutlich vielseitiger als Ordner.
• Dokumenttyp: Ein Dokumenttyp kennzeichnet die Art eines Dokuments, etwa Brief, Kontoauszug, Rechnung oder Vertrag. Er beschreibt, worum es sich bei einem Dokument handelt.
• Speicherpfad: Der Speicherpfad ist der Ort, an dem die Dateien des Dokuments abgelegt werden. Mehr dazu im Kapitel zur automatischen Zuordnung.
• Hinzugefügt am (date added): Das Datum, an dem das Dokument in Paperless eingescannt bzw. aufgenommen wurde. Dieses Datum können und sollten Sie nicht ändern.
• Erstellt am (date created): Das Datum, an dem das Dokument ursprünglich ausgestellt wurde. Das kann der Kaufzeitpunkt eines Produkts sein, das Datum einer Vertragsunterschrift oder der Tag, an dem ein Brief an Sie versandt wurde.
• Archiv-Seriennummer (ASN): Die Archive Serial Number ist die Kennung des Dokuments in Ihren physischen Aktenordnern. Mehr dazu im Kapitel zum empfohlenen Workflow.
• Inhalt (content): Der Inhalt eines Dokuments ist der Text, der per OCR aus dem Dokument ausgelesen wurde. Dieser Text speist die Suche und dient dazu, Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen automatisch zuzuordnen.
• Benutzerdefinierte Felder: Paperless-ngx unterstützt außerdem eigene Felder, mit denen sich zusätzliche Metadaten zu einem Dokument speichern lassen.
• Gespeicherte Ansicht: Eine wiederverwendbare Kombination aus Suche, Filtern und Sortierung. Sie zeigt immer die aktuell passenden Dokumente und kann auf dem Dashboard erscheinen.
• Notiz: Ein fachlicher Hinweis, der direkt an einem Dokument gespeichert wird. Eine Notiz erzeugt für sich allein keine Frist oder Benachrichtigung.
• Aufgabe (Task): Ein technischer Hintergrundvorgang, beispielsweise Upload, OCR oder E-Mail-Verarbeitung. Fehlgeschlagene Aufgaben liefern Hinweise für die Problembehebung.
• Posteingang: Kein fest eingebauter Ordner, sondern üblicherweise ein Tag und eine gespeicherte Ansicht für neue, noch nicht vollständig geprüfte Dokumente.

Gut zu wissen: Tags, Korrespondent und Dokumenttyp sind die drei wichtigsten Ordnungsmerkmale. Wer sie von Anfang an konsequent vergibt, profitiert später von einer präzisen Suche und sauberen Auswertungen.

Wie diese Begriffe in einem vollständigen ersten Arbeitsablauf zusammenspielen, zeigt der Schnellstart.