Dokumente hinzufügen

Sobald Paperless eingerichtet ist, geht es darum, Dokumente hineinzugeben. Beim Hinzufügen führt Paperless folgende Schritte aus:

1. OCR, falls das Dokument keinen Text enthält. Digitale Dokumente haben meist bereits Text; dann wird dieser Schritt übersprungen.
2. Paperless erzeugt aus Ihrem Dokument eine archivierbare PDF/A-Datei. Stammt das Dokument von Ihrem Scanner, enthält diese eingebetteten, markierbaren Text.
3. Paperless ordnet dem Dokument automatisch Tags, Korrespondenten und Typen zu, bevor es in der Datenbank gespeichert wird.

Hinweis: Unabhängig von den gewählten Optionen bewahrt Paperless immer das Originaldokument auf, das im Consume-Ordner oder in der E-Mail gefunden wurde, und überschreibt es nie (außer bei bestimmten, klar gekennzeichneten Dokument- Aktionen). Archiv-Versionen werden zusätzlich neben den Originalen abgelegt.

Der Consume-Ordner

Der wichtigste Weg, Dokumente in die Datenbank zu bekommen, ist das Ablegen im Consume-Ordner. Der Consumer wartet geduldig auf neue Dateien in diesem Ordner. Findet er welche, verarbeitet er sie per OCR, indiziert den Inhalt und legt ihn im Medienverzeichnis ab. Betrachten Sie diesen Ordner als temporären Ort: Die Dateien werden innerhalb von Paperless neu erzeugt und anschließend aus dem Consume-Ordner entfernt.

Wie die Dateien in diesen Ordner gelangen, entscheiden Sie. Auf dem lokalen Rechner ziehen Sie sie vielleicht einfach per Drag-and-drop hinein; auf einem Server, der Dateien automatisch vom Scanner erhalten soll, richten Sie einen entsprechenden Dienst ein (etwa einen FTP-Server oder eine Windows-Freigabe per Samba).

Achtung: Verarbeitete Dateien werden aus dem Consume-Ordner entfernt und gemäß Ihren Einstellungen bzw. Speicherpfaden innerhalb von Paperless abgelegt. Das geschieht so sicher wie möglich – rechnen Sie aber damit, dass die Dateien nach der Verarbeitung dort nicht mehr liegen.

Upload über die Weboberfläche

Das Dashboard hat einen Button zum Hochladen. Alternativ ziehen Sie eine Datei einfach irgendwo in die App, um die Verarbeitung zu starten.

Upload per Mobilgerät

Auf Mobilgeräten können Sie Paperless im Browser öffnen und dort Dateien hochladen. Alternativ gibt es eine von der Community gepflegte Liste kompatibler Projekte und Apps im Paperless-ngx-Wiki↗ (öffnet in einem neuen Tab). Solche Apps sind eigenständige Projekte; prüfen Sie vor dem Einsatz Aktualität, Berechtigungen und Datenschutz.

Für einen brauchbaren mobilen Scan:

1. Dokument flach auslegen und gleichmäßig beleuchten.
2. Alle Seiten vollständig und ohne abgeschnittene Ränder erfassen.
3. Mehrseitige Unterlagen in der richtigen Reihenfolge zu einer Datei bündeln.
4. Vor dem Upload Lesbarkeit, Drehung und Seitenzahl kontrollieren.
5. Nach der Verarbeitung Vorschau und OCR-Inhalt in Paperless erneut prüfen.

Achtung: Fotografieren Sie vertrauliche Unterlagen nicht mit einer App, die Bilder ungeprüft in eine Hersteller-Cloud oder die private Fotomediathek synchronisiert. Verwenden Sie den vom Unternehmen freigegebenen Aufnahmeweg.

Eingehende E-Mails

Sie können Paperless anweisen, Dokumente aus Ihren E-Mail-Konten aufzunehmen – eine sehr flexible und mächtige Funktion, wenn Sie regelmäßig Dokumente per Mail erhalten. Der Mail-Consumer wird in den Einstellungen (/settings/mail) konfiguriert:

1. E-Mail-Konten definieren.
2. E-Mail-Regeln für das Konto definieren.

Diese Regeln verbinden sich mit dem Mailserver, holen alle passenden Mails (nach Ordner, Höchstalter und Filtern), prüfen auf verwertbare Anhänge und weisen Paperless an, diese aufzunehmen – optional samt der in der Regel hinterlegten Metadaten. Danach wird die festgelegte Regel-Aktion auf die Mail angewendet.

Paperless prüft jede Mail nur einmal und ignoriert Nachrichten, die nicht zu Ihren Filtern passen. Die Aktion wird nur auf Mails angewendet, aus denen tatsächlich Dokumente aufgenommen wurden.

Folgende Aktionen stellen sicher, dass dieselbe Mail nicht mehrfach verarbeitet wird:

• Löschen: Löscht Mails, aus denen Dokumente aufgenommen wurden, sofort. Mit Vorsicht verwenden.
• Als gelesen markieren: Bereits gelesene Mails werden nicht mehr verarbeitet.
• Markieren (Flag): Setzt das „Wichtig"-Flag; markierte Mails werden nicht verarbeitet.
• In Ordner verschieben: Verschiebt verarbeitete Mails, damit sie nicht erneut aufgenommen werden.
• Eigenes Tag hinzufügen: Versieht Mails mit einem Schlagwort (im IMAP-Standard „Keyword"). Nicht jeder Mailserver unterstützt das.

Hinweis: Mit dem richtigen Regelsatz automatisieren Sie Ihre E-Mail-Dokumente vollständig. Die Standard-Aktion „Als gelesen markieren" ist unkritisch und verursacht keinen Daten­verlust. Sie können auch einen eigenen Mailordner für Paperless anlegen und Mails dorthin verschieben.

Paperless prüft Ihre Mails standardmäßig alle 10 Minuten.

Verarbeitete Mails

Paperless merkt sich verarbeitete Mails, um sie nicht doppelt aufzunehmen. Dazu dient die eindeutige Nachrichten-UID des Mailservers. Unter Mail → Verarbeitete Mails können Sie diese einsehen und verwalten. Möchten Sie eine Nachricht erneut verarbeiten, löschen Sie den zugehörigen Eintrag – beim nächsten Abruf wird die Mail wieder aufgenommen.

Hinweis: Für Gmail- und Outlook-Konten wird auch die Anmeldung per OAuth2 unterstützt. Die Einrichtung erfordert etwas Konfiguration und ist Sache der Administration bzw. Ihres Hosting-Partners.

Doppelte Dokumente

In Paperless-ngx v2.20 werden Dateien mit identischer Prüfsumme standardmäßig als Duplikat erkannt und nicht erneut aufgenommen. Die zugehörige Aufgabe enthält eine Fehlermeldung und verweist auf das bereits vorhandene Dokument. Laden Sie die Datei nicht wiederholt hoch, sondern prüfen Sie zuerst den bestehenden Treffer.

Bei Dateien aus dem Consume-Ordner lässt Paperless die erkannte Dublette standardmäßig unangetastet im Eingangsordner liegen. Ob Dubletten dort automatisch gelöscht werden, ist eine administrative Konfiguration.

Hinweis: Ähnlich aussehende Scans sind technisch nicht zwingend identisch. Schon eine andere Auflösung oder zusätzliche Seite verändert die Prüfsumme. Prüfen Sie bei vermuteten Doppelungen deshalb Inhalt, Datum und Seitenzahl – nicht nur den Titel.