Dokumente hinzufügen

Dieses Kapitel brauchen Sie, wenn Sie Dokumente in Paperless bringen wollen – über einen überwachten Ordner, die Weboberfläche, ein Mobilgerät oder direkt aus dem Postfach. Es erklärt außerdem, was mit einer Datei geschieht, die schon einmal aufgenommen wurde, und wie Sie solche Doppelungen bereinigen.

Was beim Hinzufügen passiert

Bei jedem neuen Dokument führt Paperless drei Schritte aus:

1. Texterkennung (OCR), falls das Dokument noch keinen Text enthält. Digital erzeugte Dokumente bringen meist schon Text mit; dann wird dieser Schritt übersprungen.
2. Archivdatei, je nach Konfiguration: Paperless kann zusätzlich zum Original eine Archivfassung als PDF/A mit eingebettetem, markierbarem Text ablegen. In der Standardeinstellung geschieht das für gescannte Dokumente; digital erzeugte PDFs behalten nur ihr Original. Ob und wann eine Archivdatei entsteht, legt die Administration fest.
3. Automatische Zuordnung von Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen, bevor das Dokument gespeichert wird.

Hinweis: Unabhängig von den gewählten Optionen bewahrt Paperless immer das Originaldokument auf, das im Consume-Ordner oder in der E-Mail gefunden wurde, und überschreibt es nie (außer bei bestimmten, klar gekennzeichneten Dokument-Aktionen). Archivfassungen werden zusätzlich neben den Originalen abgelegt.

Die Texterkennung läuft standardmäßig auf dem eigenen System. Administratoren können stattdessen einen externen OCR-Dienst einrichten; Dokumente verlassen dann für die Texterkennung das eigene System. Ob das in Ihrer Installation der Fall ist, sagt Ihnen die Administration.

Der Consume-Ordner

Der wichtigste Weg, Dokumente in die Datenbank zu bekommen, ist das Ablegen im Consume-Ordner. Der Consumer wartet auf neue Dateien in diesem Ordner. Findet er welche, verarbeitet er sie per OCR, indiziert den Inhalt und legt ihn im Medienverzeichnis ab. Betrachten Sie diesen Ordner als Durchgangsstation: Die Dateien werden innerhalb von Paperless neu erzeugt und anschließend aus dem Consume-Ordner entfernt.

Wie die Dateien in diesen Ordner gelangen, entscheiden Sie. Auf dem lokalen Rechner ziehen Sie sie per Drag-and-drop hinein; auf einem Server, der Dateien automatisch vom Scanner erhalten soll, richtet die Administration einen entsprechenden Dienst ein (etwa einen FTP-Server oder eine Windows-Freigabe per Samba).

Achtung: Verarbeitete Dateien werden aus dem Consume-Ordner entfernt und gemäß den Einstellungen bzw. Speicherpfaden innerhalb von Paperless abgelegt. Das geschieht so sicher wie möglich – rechnen Sie aber damit, dass die Dateien nach der Verarbeitung dort nicht mehr liegen.

Upload über die Weboberfläche

Das Dashboard hat einen Button zum Hochladen. Alternativ ziehen Sie eine Datei einfach irgendwo in die App, um die Verarbeitung zu starten. Den Fortschritt und das Ergebnis sehen Sie unter Aufgaben im Bereich Administration; von dort führt Dokument öffnen direkt zum neuen Eintrag.

Upload per Mobilgerät

Auf Mobilgeräten können Sie Paperless im Browser öffnen und dort Dateien hochladen. Alternativ gibt es eine von der Community gepflegte Liste kompatibler Projekte und Apps im Paperless-ngx-Wiki↗ (öffnet in einem neuen Tab). Solche Apps sind eigenständige Projekte; prüfen Sie vor dem Einsatz Aktualität, Berechtigungen und Datenschutz.

Für einen brauchbaren mobilen Scan:

1. Dokument flach auslegen und gleichmäßig beleuchten.
2. Alle Seiten vollständig und ohne abgeschnittene Ränder erfassen.
3. Mehrseitige Unterlagen in der richtigen Reihenfolge zu einer Datei bündeln.
4. Vor dem Upload Lesbarkeit, Drehung und Seitenzahl kontrollieren.
5. Nach der Verarbeitung Vorschau und OCR-Inhalt in Paperless erneut prüfen.

Achtung: Fotografieren Sie vertrauliche Unterlagen nicht mit einer App, die Bilder ungeprüft in eine Hersteller-Cloud oder die private Fotomediathek synchronisiert. Verwenden Sie den vom Unternehmen freigegebenen Aufnahmeweg.

Eingehende E-Mails

Sie können Paperless anweisen, Dokumente aus E-Mail-Konten aufzunehmen – eine sehr flexible Funktion, wenn Sie regelmäßig Dokumente per Mail erhalten. Der Mail-Abruf wird unter E-Mail im Bereich Verwaltung in zwei Schritten eingerichtet:

1. E-Mail-Konten definieren.
2. E-Mail-Regeln für das Konto definieren.

Eine Regel verbindet sich mit dem Mailserver, holt alle passenden Mails (nach Ordner, Höchstalter und Filtern), prüft auf verwertbare Anhänge und weist Paperless an, diese aufzunehmen – optional samt der in der Regel hinterlegten Metadaten. Danach wird die festgelegte Regel-Aktion auf die Mail angewendet.

Dabei gilt:

• Paperless prüft jede Mail nur einmal und ignoriert Nachrichten, die nicht zu den Filtern passen. Die Aktion wird nur auf Mails angewendet, aus denen tatsächlich Dokumente aufgenommen wurden.
• Das Dateimuster für Anhänge darf Platzhalter enthalten; mehrere Muster trennen Sie durch Komma.
• Regeln werden in der festgelegten Reihenfolge abgearbeitet. Eine Auffangregel am Ende nimmt alles auf, was keine frühere Regel getroffen hat – etwa mit einem Tag wie Zu prüfen, damit solche Dokumente auffallen. Eine Regel kann zudem festlegen, dass für eine getroffene Mail keine weiteren Regeln mehr geprüft werden.

Folgende Aktionen stellen sicher, dass dieselbe Mail nicht mehrfach verarbeitet wird:

• Löschen: Löscht Mails, aus denen Dokumente aufgenommen wurden, sofort. Mit Vorsicht verwenden.
• Als gelesen markieren: Bereits gelesene Mails werden nicht mehr verarbeitet – auch dann nicht, wenn Sie eine Mail selbst gelesen haben, bevor Paperless sie gesehen hat.
• Markieren (Flag): Setzt das „Wichtig"-Flag; markierte Mails werden nicht verarbeitet.
• In Ordner verschieben: Verschiebt verarbeitete Mails, damit sie nicht erneut aufgenommen werden.
• Eigenes Tag hinzufügen: Versieht Mails mit einem Schlagwort (im IMAP-Standard „Keyword"). Nicht jeder Mailserver unterstützt das. Für Apple Mail können Sie die farbigen Markierungen nutzen: Tragen Sie als Tag apple:<farbe> ein, zum Beispiel apple:green; verfügbar sind red, orange, yellow, blue, green, violet und grey.

Hinweis: Mit dem richtigen Regelsatz automatisieren Sie Ihre E-Mail-Dokumente vollständig. Die Standard-Aktion „Als gelesen markieren" ist unkritisch und verursacht keinen Datenverlust. Sie können auch einen eigenen Mailordner für Paperless anlegen und Mails dorthin verschieben.

Paperless prüft die Postfächer standardmäßig alle 10 Minuten.

Verarbeitete Mails

Paperless merkt sich verarbeitete Mails, um sie nicht doppelt aufzunehmen. Dazu dient die eindeutige Nachrichten-UID des Mailservers. Unter E-Mail können Sie die verarbeiteten Mails einsehen und verwalten. Möchten Sie eine Nachricht erneut verarbeiten, löschen Sie den zugehörigen Eintrag – beim nächsten Abruf wird die Mail wieder aufgenommen.

Hinweis: Für Gmail- und Outlook-Konten wird auch die Anmeldung per OAuth2 unterstützt. Die Einrichtung erfordert etwas Konfiguration und ist Sache der Administration bzw. Ihres Hosting-Partners.

Stapel per Barcode trennen

Wer viele Dokumente am Stück scannt, kann Paperless den Stapel zerlegen lassen. Die Administration schaltet dafür die Barcode-Erkennung ein; danach gibt es drei Wege:

• Trennblätter mit einem festgelegten Trennbarcode: Jede Seite mit diesem Barcode beginnt ein neues Dokument; das Trennblatt selbst wird verworfen.
• ASN-Barcodes: Ein Etikett wie ASN00001 auf der ersten Seite setzt die Archiv-Seriennummer und beginnt – falls die Trennung aktiviert ist – ein neues Dokument. Die Seite mit dem Barcode bleibt erhalten.
• Tag-Barcodes: Ein Barcode auf einer Seite weist dem Dokument ein Tag zu. Ist auch die Trennung nach Tag-Barcodes eingeschaltet, beginnt an dieser Seite ein neues Dokument, und jedes Teildokument bekommt nur die Tags von seinen eigenen Seiten. So trennen und beschlagworten Sie einen Stapel in einem Durchgang.

Barcodes werden nur in PDF-Dateien erkannt (TIFF nur, wenn die Administration es eingeschaltet hat). Der Barcode-Typ ist gleichgültig, es zählt der Inhalt.

Doppelte Dokumente erkennen und bereinigen

Eine Datei, deren Inhalt exakt einem vorhandenen Dokument entspricht (gleiche Prüfsumme), wird trotzdem aufgenommen – als eigenes Dokument mit eigener ID. Die Aufgabe unter Aufgaben ist dabei ganz normal erfolgreich; in der Aufgabenliste fällt ein Duplikat nicht auf. Sichtbar wird es am Dokument selbst: In der Dokumentansicht trägt der Reiter Duplikate einen Zähler (etwa „Duplikate 1") und listet alle Dokumente mit demselben Inhalt – auch solche, die im Papierkorb liegen; diese sind entsprechend gekennzeichnet.

So bereinigen Sie ein Duplikat:

Für den Überblick über alle betroffenen Dokumente wählen Sie im Feld Suchen der Dokumentenliste den Modus Duplikate. Prüfen Sie die Treffer anschließend einzeln:

1. Öffnen Sie eines der beiden Dokumente und wechseln Sie in den Reiter Duplikate.
2. Vergleichen Sie Titel, Metadaten, Notizen und Zuordnungen. Behalten Sie das Dokument, an dem die vollständigeren Angaben hängen.
3. Verschieben Sie das überzählige Dokument in den Papierkorb. Von dort lässt es sich innerhalb der Aufbewahrungsfrist wiederherstellen.
4. Alternativ, wenn beide Einträge Metadaten tragen, die Sie behalten wollen: Wählen Sie in der Dokumentliste beide aus und führen Sie sie mit Als Versionen zusammenführen unter einem Eintrag zusammen. Metadaten und Berechtigungen bleiben am ausgewählten Stammdokument; das andere wird zu einer Dateiversion. Dieser Schritt lässt sich in der Oberfläche nicht rückgängig machen.

Hinweis: Ähnlich aussehende Scans sind technisch nicht zwingend identisch. Schon eine andere Auflösung oder eine zusätzliche Seite verändert die Prüfsumme – solche Doppelungen erscheinen nicht im Reiter Duplikate. Prüfen Sie bei vermuteten Doppelungen deshalb Inhalt, Datum und Seitenzahl, nicht nur den Titel.

Sonderfall: Die Administration kann das Ablehnen von Duplikaten einschalten. Dann wird die doppelte Datei nicht aufgenommen, sondern gelöscht, und die Aufgabe schlägt mit der Meldung fehl, dass das Dokument bereits existiert. Was in diesem Fall zu tun ist, steht im Kapitel Problembehebung.

Typische Fehler

• Mehrfach hochladen, weil „nichts passiert". Die Verarbeitung läuft im Hintergrund; jeder weitere Upload derselben Datei erzeugt stillschweigend ein weiteres Dokument. Prüfen Sie zuerst unter Aufgaben die Reiter In Bearbeitung und Kürzlich abgeschlossen.
• Consume-Ordner als Ablage benutzen. Dateien werden dort nach der Verarbeitung entfernt. Legen Sie nur ab, was in Paperless landen soll.
• Mails selbst lesen, bevor Paperless sie abholt. Bei der Aktion „Als gelesen markieren" werden solche Mails nicht mehr aufgenommen. Nutzen Sie einen eigenen Mailordner, wenn Sie Ihr Postfach parallel bearbeiten.
• Korrigierten Scan als neues Dokument hochladen. Hängen Sie ihn stattdessen als Version an das bestehende Dokument, damit Metadaten und Notizen erhalten bleiben.

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