Problembehebung

Dieses Kapitel behandelt die wenigen Stolpersteine, die Ihnen als Anwender:in im Alltag begegnen können. Tiefergehende technische Themen (Docker, Datenbank, Server-Betrieb, Deployment) sind bewusst nicht enthalten – sie gehören in die Verantwortung der Administration bzw. Ihres Hosting-Partners.

Wenn Sie einen Betrieb bei einfach.digital nutzen: Bei technischen Störungen (Anwendung nicht erreichbar, Verarbeitung hängt, Fehlermeldungen im Log) melden Sie sich einfach bei uns – solche Fälle klären wir für Sie.

Der Consumer nimmt keine Dateien auf

Prüfen Sie zunächst das Naheliegende:

• Legen Sie die Dateien wirklich in den überwachten Consume-Ordner? Verwenden Sie einen unterstützten Dateityp?
• Schauen Sie in der Oberfläche unter den Aufgaben (Tasks) nach fehlgeschlagenen Aufgaben – diese enthalten in der Regel eine Fehlermeldung, die weiterhilft.

Bleibt es unklar, ist es meist ein technisches Thema (Hintergrunddienste) – dann wenden Sie sich an die Administration.

„Ein Dokument mit dieser Prüfsumme existiert bereits"

In Paperless-ngx v2.20.15 bedeutet diese Meldung, dass die Datei mit identischem Inhalt bereits im Archiv vorhanden ist. Öffnen Sie den Eintrag unter Aufgaben und folgen Sie dem Verweis zum vorhandenen Dokument. Prüfen Sie Titel, Datum und Seitenzahl, bevor Sie entscheiden, ob weiterer Handlungsbedarf besteht.

Wiederholen Sie den Upload nicht. Handelt es sich fachlich um ein anderes Dokument, obwohl die Datei identisch ist, klären Sie zuerst, ob eine zweite Ablage oder eine Verknüpfung im konkreten Prozess wirklich erforderlich ist.

OCR-Qualität ist schlecht oder OCR schlägt fehl

Ist die Texterkennung ungenau oder meldet der Consumer, dass die OCR fehlgeschlagen sei, fehlen meist die passenden Sprachdateien für die Sprache Ihres Dokuments. Das Nachrüsten der Sprachpakete ist Sache der Administration bzw. Ihres Hosting-Partners – nennen Sie dabei die betroffene(n) Sprache(n).

„Keine Trainingsdaten verfügbar" (Classifier)

Diese Meldung besagt, dass die automatische Zuordnung (Auto) keine Dokumente zum Lernen gefunden hat. Zwei mögliche Ursachen:

• Sie nutzen Auto gar nicht: Dann können Sie die Meldung gefahrlos ignorieren.
• Sie nutzen Auto: Der Classifier lernt ausdrücklich nicht aus Dokumenten mit Inbox-Tag. Sorgen Sie dafür, dass es Dokumente ohne Inbox-Tag in Ihrem Archiv gibt – nur aus diesen lernt der Algorithmus. Mehr dazu im Kapitel Automatische Zuordnung.

Paperless leitet immer auf /admin um

Vermutlich war früher einmal ein älteres Paperless installiert, das eine dauerhafte Weiterleitung auf /admin in Ihrem Browser hinterlegt hat. Leeren Sie die Browserdaten bzw. den Cache, um das zu beheben.

Die Oberfläche bleibt bei „Loading…" hängen

Versuchen Sie zunächst einen vollständigen Neuladen der Seite und das Leeren des Browser-Caches. Besteht das Problem danach fort, ist es meist ein technisches Thema der Installation – wenden Sie sich an die Administration bzw. Ihren Hosting-Partner.

„Fehler beim Lesen der Metadaten"

Erscheint im Log ein Hinweis, dass Paperless die PDF-Metadaten eines Dokuments nicht lesen konnte, ist das in der Regel unkritisch: Paperless arbeitet normal weiter und zeigt lediglich die ungültigen Metadaten nicht an.

Eine fehlgeschlagene Aufgabe weitergeben

Wenn Sie Unterstützung benötigen, übermitteln Sie nicht nur „Upload geht nicht", sondern möglichst:

• Zeitpunkt und Dateiname,
• Status und verständlichen Wortlaut der Fehlermeldung,
• Aufnahmeweg (Web-Upload, Consume-Ordner oder E-Mail),
• Dateityp und ungefähre Größe sowie
• ob nur eine Datei oder mehrere betroffen sind.

Verwerfen Sie den Aufgaben-Eintrag erst, wenn die Ursache festgehalten und die Datei erfolgreich verarbeitet oder bewusst ausgeschlossen wurde.