Problembehebung
Typische Stolpersteine im Alltag und wie man sie löst.
In diesem Kapitel11 Abschnitte
Dieses Kapitel brauchen Sie, wenn sich Paperless anders verhält als erwartet: Eine Datei taucht nicht auf, ein Dokument ist doppelt vorhanden, eine Meldung ist unklar. Hier stehen die Fälle, die Sie als Anwender:in selbst prüfen können. Tiefergehende technische Themen (Docker, Datenbank, Server-Betrieb, Deployment) gehören in die Verantwortung der Administration bzw. Ihres Hosting-Partners.
Wenn Sie einen Betrieb bei einfach.digital nutzen: Bei technischen Störungen (Anwendung nicht erreichbar, Verarbeitung hängt, Fehlermeldungen im Log) melden Sie sich einfach bei uns – solche Fälle klären wir für Sie.
Der Consumer nimmt keine Dateien auf
Prüfen Sie zunächst das Naheliegende:
- Legen Sie die Dateien wirklich in den überwachten Consume-Ordner? Verwenden Sie einen unterstützten Dateityp?
- Schauen Sie im Bereich Administration unter Aufgaben in den Reiter Erfordert Aufmerksamkeit – fehlgeschlagene Aufgaben enthalten dort in der Regel eine Fehlermeldung, die weiterhilft.
Bleibt es unklar, ist es meist ein technisches Thema (Hintergrunddienste) – dann wenden Sie sich an die Administration.
Ein Dokument ist doppelt vorhanden
Das ist kein Fehler, sondern das Standardverhalten: Eine Datei mit demselben Inhalt wie ein vorhandenes Dokument wird trotzdem als eigenes Dokument aufgenommen, und die Aufgabe ist erfolgreich – in der Aufgabenliste fällt das Duplikat nicht auf. Sichtbar wird es in der Dokumentansicht: Der Reiter Duplikate trägt einen Zähler und listet alle Dokumente mit gleichem Inhalt. Wie Sie entscheiden, welches Dokument bleibt, und wie Sie das andere in den Papierkorb verschieben oder als Version zusammenführen, steht im Kapitel Dokumente hinzufügen.
„Ein Dokument mit dieser Prüfsumme existiert bereits"
Diese Meldung sehen Sie nur, wenn die Administration das Ablehnen von Duplikaten eingeschaltet hat. Dann wurde die neue Datei nicht aufgenommen, sondern verworfen, und die Aufgabe ist fehlgeschlagen. Öffnen Sie den Eintrag unter Aufgaben im Reiter Erfordert Aufmerksamkeit und folgen Sie dem Verweis zum vorhandenen Dokument. Prüfen Sie Titel, Datum und Seitenzahl, bevor Sie entscheiden, ob weiterer Handlungsbedarf besteht.
Wiederholen Sie den Upload nicht. Handelt es sich fachlich um ein anderes Dokument, obwohl die Datei identisch ist, klären Sie zuerst, ob eine zweite Ablage oder eine Verknüpfung im konkreten Prozess wirklich erforderlich ist.
OCR-Qualität ist schlecht oder OCR schlägt fehl
Ist die Texterkennung ungenau oder meldet der Consumer, dass die OCR fehlgeschlagen sei, fehlen meist die passenden Sprachdateien für die Sprache Ihres Dokuments. Das Nachrüsten der Sprachpakete ist Sache der Administration bzw. Ihres Hosting-Partners – nennen Sie dabei die betroffene(n) Sprache(n).
„Keine Trainingsdaten verfügbar" (Klassifikator)
Diese Meldung besagt, dass die automatische Zuordnung (Auto) keine Dokumente zum Lernen gefunden hat. Zwei mögliche Ursachen:
- Sie nutzen Auto gar nicht: Dann können Sie die Meldung gefahrlos ignorieren.
- Sie nutzen Auto: Der Klassifikator lernt ausdrücklich nicht aus Dokumenten mit Posteingangs-Tag. Sorgen Sie dafür, dass es Dokumente ohne Posteingangs-Tag in Ihrem Archiv gibt – nur aus diesen lernt der Algorithmus. Mehr dazu im Kapitel Automatische Zuordnung.
Paperless leitet immer auf /admin um
Vermutlich war früher einmal ein älteres Paperless installiert, das eine dauerhafte
Weiterleitung auf /admin in Ihrem Browser hinterlegt hat. Leeren Sie die Browserdaten
bzw. den Cache, um das zu beheben.
Die Oberfläche bleibt bei „Loading…" hängen
Versuchen Sie zunächst ein vollständiges Neuladen der Seite und das Leeren des Browser-Caches. Besteht das Problem danach fort, ist es meist ein technisches Thema der Installation – wenden Sie sich an die Administration bzw. Ihren Hosting-Partner.
„Fehler beim Lesen der Metadaten"
Hinweis für die Administration: Erscheint im Log ein Hinweis, dass Paperless die PDF-Metadaten eines Dokuments nicht lesen konnte, ist das in der Regel unkritisch: Paperless arbeitet normal weiter und zeigt lediglich die ungültigen Metadaten nicht an. Anwender:innen sehen das Log nicht; ihnen fällt höchstens auf, dass bei einem Dokument die Dateimetadaten fehlen.
Nach einem Update auf Version 3
Nach dem Update fallen drei Dinge auf, die keine Fehler sind:
- Die Liste unter Aufgaben ist leer. Die bisherige Aufgabenhistorie wurde beim Update entfernt; neue Aufgaben erscheinen wie gewohnt.
- Der Suchindex wird beim ersten Start einmalig vollständig neu aufgebaut. Solange das läuft, kann die Volltextsuche unvollständig sein.
- Gespeicherte Ansichten mit einem einfachen Suchbegriff finden Notizen und Werte von
Zusatzfeldern (benutzerdefinierten Feldern) nicht mehr. Ansichten, die bereits ein
Präfix wie
note:nutzten, wurden automatisch auf die neue Schreibweise umgestellt; einfache Begriffe nicht. Wie Sie Notizen und Feldwerte jetzt gezielt suchen, steht im Kapitel Suchen & Finden.
Eine fehlgeschlagene Aufgabe weitergeben
Welche Angaben Sie der Administration mitgeben sollten, damit ein Fehler nachvollziehbar ist, und wann Sie einen Aufgaben-Eintrag verwerfen dürfen, steht im Kapitel Notizen, Aufgaben & Übergaben.