Der empfohlene Workflow

Dieses Kapitel brauchen Sie, wenn Sie Paperless nicht nur ausprobieren, sondern dauerhaft für alle Dokumente nutzen möchten – auch für solche, die in Papierform bleiben müssen. Es beschreibt einen bewährten Ablauf vom Posteingang bis zur Arbeitsliste. Außerdem ist es die Stelle im Handbuch, an der das Muster aus Status-Tags, Datumsfeld und gespeicherter Ansicht einmal vollständig erklärt wird; andere Kapitel verweisen hierher.

Vorbereitung in Paperless

• Legen Sie ein Tag Posteingang an und setzen Sie an ihm die Eigenschaft Posteingangs-Tag. Jedes neu aufgenommene Dokument erhält es dann automatisch – Sie müssen es nicht von Hand vergeben.
• Legen Sie ein Tag Zu prüfen für Dokumente an, bei denen noch etwas zu tun ist. Weitere Status-Tags ergeben sich aus Ihrem Ablauf (siehe unten, „Status-Tags, Datumsfeld und Arbeitsliste"). Beide Tags legen Sie unter Verwaltung › Attribute an.

Papierdokumente verarbeiten

Führen Sie einen physischen Posteingang. Legen Sie jedes zu archivierende Dokument dort ab und arbeiten Sie den Posteingang regelmäßig ab:

1. Entscheiden Sie je Dokument, ob Sie es in Papierform behalten müssen. Das betrifft bestimmte wichtige Unterlagen wie Verträge und Urkunden.
2. Müssen Sie es behalten, schreiben Sie vor dem Scannen eine fortlaufende Nummer darauf – beginnend bei 1 und aufwärts. Das ist die Archiv-Seriennummer (ASN).
3. Scannen Sie das Dokument.
4. Hat es eine ASN, legen Sie es in einem einzigen Ordner ab, nach ASN sortiert – sonst nach keinem weiteren Kriterium.
5. Hat es keine ASN, entsorgen Sie das Papier nur, wenn Aufbewahrungspflichten, Beweiswert, Originalunterschriften und branchenspezifische Vorgaben zuvor geklärt wurden.

Achtung: Aus einer erfolgreichen Digitalisierung folgt nicht automatisch, dass das Papieroriginal vernichtet werden darf. Verträge, Urkunden, Nachweise mit Originalunterschrift und andere beweisrelevante Unterlagen können weiterhin im Original erforderlich sein. Im Zweifel bewahren Sie das Papier auf und klären den Vorgang fachlich oder rechtlich.

Tipp: Statt die Nummer von Hand zu schreiben, können Sie eine Rolle mit Barcode-Etiketten mit aufsteigender Seriennummer im Format ASN00001 vorbereiten. Dann kann Paperless die ASN automatisch erkennen und zuweisen (sofern aktiviert), und Sie müssen sie nicht manuell vergeben. Ebenfalls per Barcode lässt sich ein gescannter Stapel in einzelne Dokumente aufteilen – an Trennseiten oder, wenn die Administration es eingeschaltet hat, an Tag-Barcodes, die dem abgetrennten Dokument zugleich ein Tag zuweisen. Details im Kapitel Dokumente hinzufügen.

Mit der Zeit füllt sich Ihr Papierordner. Ist er voll, beschriften Sie ihn mit dem ASN-Bereich (z. B. „Dokumente 1 bis 343"), lagern ihn ein und beginnen einen neuen.

Der Gedanke dahinter: Sie müssen die Papierordner nie zum Suchen verwenden. Brauchen Sie ein bestimmtes Original, gehen Sie so vor:

1. In Paperless nach dem Dokument suchen.
2. Die ASN ablesen – sie steht auf dem Scan.
3. Den passenden Ordner greifen und das Dokument entnehmen; da nach ASN sortiert, ist das schnell erledigt.

Dokumente in Paperless verarbeiten

Nach dem Scannen gehen Sie in Paperless so vor:

1. Hat das Dokument eine ASN, weisen Sie sie zu. Die ASN gehört zu genau dem Dokument, das das Papier vertritt. Führen Sie später mehrere Dokumente als Versionen zusammen, geben die hinzugefügten Versionen ihre ASN ab: Hat das Stammdokument selbst keine, übernimmt es die erste, alle übrigen werden freigegeben. Prüfen Sie die ASN nach einem solchen Schritt, sonst laufen Papierordner und Paperless auseinander – siehe Dokumentversionen.
2. Weisen Sie einen Korrespondenten zu (Arbeitgeber, Bank o. Ä.). Nicht zwingend, aber hilfreich beim Wiederfinden.
3. Weisen Sie einen Dokumenttyp zu (Rechnung, Kontoauszug o. Ä.). Ebenfalls hilfreich.
4. Geben Sie einen treffenden Titel ein (Name des gekauften Artikels, Betreff des Briefs …).
5. Prüfen Sie das Datum. Paperless versucht, es aus dem Inhalt zu lesen; das misslingt aber gelegentlich bei schlechter OCR oder mehreren Datumsangaben.
6. Entfernen Sie das Tag Posteingang. Wann das Dokument dafür bereit ist und was Sie vorher prüfen, beschreibt das Kapitel Posteingang & Qualitätskontrolle.

Tipp: Sie können Zuordnungsregeln für Korrespondenten und Tags einrichten, damit Paperless sie automatisch vergibt. Nach einigen Dokumenten kann Paperless sogar selbst lernen, wann welche Zuordnung passt. Mehr dazu im Kapitel Automatische Zuordnung.

Dokumente organisieren

Paperless bietet Werkzeuge, um Ihre Sammlung zu ordnen – wie Sie sie einsetzen, entscheiden Sie. Ein paar Ideen:

• Dokumenttypen klassifizieren Dokumente nach ihrer Art („Beleg", „Rechnung", „Vertrag"). Wer früher alle Belege in einem Ordner sammelte, bildet das über einen Dokumenttyp nach und filtert danach. Nicht jedes Dokument braucht einen Typ – das ist in Ordnung.
• Tags sind wie vielseitigere Ordner. Der große Vorteil gegenüber Papierordnern: Ein Dokument kann mehrere Tags tragen. So lassen sich Unterlagen zu einer Aufgabe (etwa „Immatrikulation") gruppieren, ohne die bestehende Ordnung aufzulösen. Ist die Aufgabe erledigt, entfernen Sie das Tag wieder – oder behalten es, ganz wie Sie mögen.
• Korrespondenten folgen derselben Logik: anhängen, wenn es beim Ordnen hilft.
• Gespeicherte Ansichten sind wie beschriftete Ordner auf dem Schreibtisch – nur dynamisch: Sie aktualisieren sich automatisch, sobald passende Dokumente hinzukommen. Legen Sie Ansichten für Sammlungen an, die Sie regelmäßig brauchen.

Beispiele für nützliche Tags:

• Posteingang für neue, noch nicht bearbeitete Dokumente (mit der Eigenschaft Posteingangs-Tag, siehe oben)
• Zu prüfen für Dokumente, bei denen noch etwas zu tun ist
• Fahrzeug für alles rund ums Fahrzeug (Reparaturen, Zulassung, Versicherung …)
• Konto 4711 für alle Kontoauszüge eines bestimmten Kontos
• E-Mail für alles, was per E-Mail-Verarbeitung hereinkam
• Metadaten fehlen, wenn noch Angaben ergänzt werden müssen

Status-Tags, Datumsfeld und Arbeitsliste

Viele Dokumente sind mit der Ablage nicht erledigt: Eine Rechnung muss freigegeben, ein Prüfprotokoll nachverfolgt, ein Vertrag rechtzeitig gekündigt werden. Das folgende Muster bildet solche Vorgänge mit Bordmitteln ab. Es besteht aus vier Teilen, die zusammengehören.

1. Ein Status-Tag je Bearbeitungszustand

Legen Sie für jeden Zustand, den ein Dokument in Ihrem Ablauf durchläuft, genau ein Tag an – zum Beispiel Posteingang (automatisch), Zu prüfen und Freigabe, bei Bedarf Mangel oder Rückfrage. Ein Dokument trägt zu jedem Zeitpunkt nur einen Status-Tag; wechselt der Zustand, tauschen Sie das Tag. Status-Tags haben keinen Bezug zum Inhalt des Dokuments, deshalb kann der Klassifikator sie nicht lernen – lassen Sie deren Zuordnung auf „keine" und vergeben Sie sie von Hand oder über einen Workflow.

2. Ein Datumsfeld für die Fälligkeit

Legen Sie ein Zusatzfeld (benutzerdefiniertes Feld) vom Typ Datum an, etwa Fällig am oder Nächster Prüftermin, und tragen Sie die Frist dort ein – nicht im Titel. Ein Feld lässt sich in der Dokumentenliste nach Zeiträumen filtern, ein Titelzusatz nicht. Wie Sie Felder anlegen, zeigt das Kapitel Benutzerdefinierte Felder.

3. Eine gespeicherte Ansicht als Arbeitsliste

Filtern Sie die Dokumentenliste nach dem Status-Tag (etwa Zu prüfen) und dem Datumsfeld, speichern Sie diese Kombination als gespeicherte Ansicht und zeigen Sie sie auf der Startseite an. Die Ansicht aktualisiert sich von selbst: Was den Status verliert, verschwindet aus der Liste; was ihn bekommt, erscheint. So entsteht eine Arbeitsliste, die niemand pflegen muss.

4. Übergabe zwischen Personen

Soll eine andere Person weitermachen, wechseln Sie den Status-Tag (etwa von Zu prüfen zu Freigabe) und halten den Grund in einer Notiz am Dokument fest (Reiter Notizen). Jede Rolle arbeitet mit ihrer eigenen Ansicht auf ihren Status – die Freigabe sieht nur, was freizugeben ist. Gespeicherte Ansichten haben wie andere Objekte einen Besitzer und Rechte und lassen sich so einer Gruppe zugänglich machen. Ein Workflow (in der Oberfläche Arbeitsabläufe) kann den Status-Tag beim Eingang setzen oder Rechte für eine Gruppe vergeben – siehe Workflows.

Aufgaben im Blick behalten

Was an einem Dokument fachlich zu tun ist, halten Sie mit Status-Tag, Datumsfeld und Arbeitsliste fest – so wie oben beschrieben. Wie Sie Notizen sinnvoll schreiben, die technische Aufgabenliste lesen und Vorgänge sauber übergeben, erklärt das Kapitel Notizen, Aufgaben & Übergaben.

Typische Fehler

• Tag Posteingang ohne die Eigenschaft Posteingangs-Tag angelegt: Neue Dokumente bekommen es nicht automatisch, und die automatische Zuordnung lernt aus Dokumenten, die noch niemand geprüft hat.
• Status-Tags auf automatische Zuordnung gestellt: Ob etwas „zu prüfen" ist, steht nicht im Dokument – der Klassifikator kann es nicht erkennen und vergibt das Tag falsch oder gar nicht.
• Fälligkeit im Titel statt im Datumsfeld: Danach lässt sich nicht filtern; die Arbeitsliste bleibt unvollständig.
• Erledigte Dokumente behalten ihren Status-Tag: Die Arbeitsliste wächst, bis niemand sie mehr ernst nimmt. Der Tagwechsel ist Teil der Erledigung.

Weiter mit

• Posteingang & Qualitätskontrolle – die Prüfroutine, bevor ein Dokument den Posteingang verlässt.
• Automatische Zuordnung – wie Paperless Korrespondenten, Typen und Tags selbst vergibt.
• Ansichten, Filter & Stapelbearbeitung – gespeicherte Ansichten anlegen und mehrere Dokumente auf einmal bearbeiten.