Der empfohlene Workflow

Wenn Sie sich mit Paperless vertraut gemacht haben und es für alle Ihre Dokumente nutzen möchten, hat sich der folgende Ablauf bewährt. Er berücksichtigt auch, dass manche Dokumente in Papierform aufbewahrt werden müssen – und verschafft Ihnen trotzdem alle Vorteile der digitalen Ablage.

Vorbereitung in Paperless

• Legen Sie ein Inbox-Tag (Posteingang) an, das jedes neue Dokument erhält.
• Legen Sie ein TODO-Tag an.

Papierdokumente verarbeiten

Führen Sie einen physischen Posteingang. Legen Sie jedes zu archivierende Dokument dort ab und arbeiten Sie den Posteingang regelmäßig ab:

1. Entscheiden Sie je Dokument, ob Sie es in Papierform behalten müssen. Das betrifft bestimmte wichtige Unterlagen wie Verträge und Urkunden.
2. Müssen Sie es behalten, schreiben Sie vor dem Scannen eine fortlaufende Nummer darauf – beginnend bei 1 und aufwärts. Das ist die Archiv-Seriennummer (ASN).
3. Scannen Sie das Dokument.
4. Hat es eine ASN, legen Sie es in einem einzigen Ordner ab, nach ASN sortiert – sonst nach keinem weiteren Kriterium.
5. Hat es keine ASN, entsorgen Sie das Papier nur, wenn Aufbewahrungspflichten, Beweiswert, Originalunterschriften und branchenspezifische Vorgaben zuvor geklärt wurden.

Achtung: Aus einer erfolgreichen Digitalisierung folgt nicht automatisch, dass das Papieroriginal vernichtet werden darf. Verträge, Urkunden, Nachweise mit Originalunterschrift und andere beweisrelevante Unterlagen können weiterhin im Original erforderlich sein. Im Zweifel bewahren Sie das Papier auf und klären den Vorgang fachlich oder rechtlich.

Tipp: Statt die Nummer von Hand zu schreiben, können Sie eine Rolle mit Barcode-Etiketten mit aufsteigender Seriennummer im Format ASN00001 vorbereiten. Dann kann Paperless die ASN automatisch erkennen und zuweisen (sofern aktiviert), und Sie müssen sie nicht manuell vergeben.

Mit der Zeit füllt sich Ihr Papierordner. Ist er voll, beschriften Sie ihn mit dem ASN-Bereich (z. B. „Dokumente 1 bis 343"), lagern ihn ein und beginnen einen neuen.

Der Gedanke dahinter: Sie müssen die Papierordner nie zum Suchen verwenden. Brauchen Sie ein bestimmtes Original, gehen Sie so vor:

1. In Paperless nach dem Dokument suchen.
2. Die ASN ablesen – sie steht auf dem Scan.
3. Den passenden Ordner greifen und das Dokument entnehmen; da nach ASN sortiert, ist das schnell erledigt.

Dokumente in Paperless verarbeiten

Nach dem Scannen gehen Sie in Paperless so vor:

1. Hat das Dokument eine ASN, weisen Sie sie zu.
2. Weisen Sie einen Korrespondenten zu (Arbeitgeber, Bank o. Ä.). Nicht zwingend, aber hilfreich beim Wiederfinden.
3. Weisen Sie einen Dokumenttyp zu (Rechnung, Kontoauszug o. Ä.). Ebenfalls hilfreich.
4. Geben Sie einen treffenden Titel ein (Name des gekauften Artikels, Betreff des Briefs …).
5. Prüfen Sie das Datum. Paperless versucht, es aus dem Inhalt zu lesen; das misslingt aber gelegentlich bei schlechter OCR oder mehreren Datumsangaben.
6. Entfernen Sie das Inbox-Tag.

Prüfen Sie vor dem Entfernen außerdem, ob alle Seiten vorhanden, richtig ausgerichtet und ausreichend lesbar sind. Eine ausführliche Routine finden Sie unter Posteingang & Qualitätskontrolle.

Tipp: Sie können Zuordnungsregeln für Korrespondenten und Tags einrichten, damit Paperless sie automatisch vergibt. Nach einigen Dokumenten kann Paperless sogar selbst lernen, wann welche Zuordnung passt. Mehr dazu im Kapitel Automatische Zuordnung.

Dokumente organisieren

Paperless bietet Werkzeuge, um Ihre Sammlung zu ordnen – wie Sie sie einsetzen, entscheiden Sie. Ein paar Ideen:

• Dokumenttypen klassifizieren Dokumente nach ihrer Art („Beleg", „Rechnung", „Vertrag"). Wer früher alle Belege in einem Ordner sammelte, bildet das über einen Dokumenttyp nach und filtert danach. Nicht jedes Dokument braucht einen Typ – das ist in Ordnung.
• Tags sind wie vielseitigere Ordner. Der große Vorteil gegenüber Papierordnern: Ein Dokument kann mehrere Tags tragen. So lassen sich Unterlagen zu einer Aufgabe (etwa „Immatrikulation") gruppieren, ohne die bestehende Ordnung aufzulösen. Ist die Aufgabe erledigt, entfernen Sie das Tag wieder – oder behalten es, ganz wie Sie mögen.
• Korrespondenten folgen derselben Logik: anhängen, wenn es beim Ordnen hilft.
• Gespeicherte Ansichten sind wie beschriftete Ordner auf dem Schreibtisch – nur dynamisch: Sie aktualisieren sich automatisch, sobald passende Dokumente hinzukommen. Legen Sie Ansichten für Sammlungen an, die Sie regelmäßig brauchen.

Beispiele für nützliche Tags:

• inbox für neue, noch nicht bearbeitete Dokumente
• auto für alles rund ums Fahrzeug (Reparaturen, Zulassung, Versicherung …)
• todo für Dokumente, bei denen noch etwas zu tun ist
• konto x für alle Kontoauszüge eines bestimmten Kontos
• mail für alles, was per E-Mail-Verarbeitung hereinkam
• fehlende_metadaten, wenn noch Angaben ergänzt werden müssen

Aufgaben im Blick behalten

Manche Dokumente erfordern eine Reaktion. Je nachdem, wie regelmäßig Sie scannen, bieten sich zwei Wege an:

• Regelmäßig: Vergeben Sie ein TODO-Tag an alle Dokumente, die Sie bearbeiten müssen, und legen Sie eine gespeicherte Ansicht auf dem Dashboard an, die diese anzeigt.
• Selten (nur Archiv): Führen Sie neben dem physischen Posteingang eine „TODO-Box". Ist die zugehörige Aufgabe erledigt, wandert das Dokument in den Posteingang.