Die Weboberfläche

Die Weboberfläche ist der zentrale Weg, um mit Paperless-ngx zu arbeiten. Sie ist eine sogenannte Single-Page-Anwendung, die auf schnelles und flüssiges Arbeiten ausgelegt ist. Über die Oberfläche filtern, betrachten, durchsuchen und bearbeiten Sie Dokumente und verwalten Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und weitere Einstellungen.

Für neue Nutzer:innen gibt es eine geführte Tour, die Sie über die Einstellungen oder das Dashboard starten können. Sie zeigt die wichtigsten Funktionen der Oberfläche.

Dashboard

Das Dashboard ist die erste Seite nach der Anmeldung. Standardmäßig zeigt es keine Dokumente an; Sie können jedoch gespeicherte Ansichten hinzufügen, die Dokumente nach bestimmten Kriterien anzeigen. Außerdem gibt es einen Button zum Hochladen von Dokumenten – alternativ können Sie Dateien einfach irgendwo in die App ziehen und ablegen, um die Verarbeitung zu starten.

Wie Sie solche Arbeitslisten anlegen und pflegen, zeigt Ansichten, Filter & Stapelbearbeitung.

Dokumentenliste

Die Dokumentenliste ist der wichtigste Weg, um Dokumente anzusehen und mit ihnen zu arbeiten. Sie lässt sich nach Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und weiteren Kriterien filtern. Sie können Dokumente auch im Stapel bearbeiten – etwa Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und benutzerdefinierte Felder mehreren Dokumenten gleichzeitig zuweisen. Sobald Sie ein oder mehrere Dokumente in der Liste auswählen, stehen Ihnen die verschiedenen Stapel-Aktionen zur Verfügung. Über die Suchleiste der Liste finden Sie Dokumente nach Titel, ASN und mit der erweiterten Suchsyntax.

Wichtig: Prüfen Sie bei Stapelaktionen immer die aktive Filterung, die angezeigte Auswahlanzahl und einige Treffer. Besonders Berechtigungs-, Lösch- und PDF-Aktionen sollten nie auf einer ungeprüften Ergebnisliste ausgeführt werden.

Detailansicht

Die Detailseite zeigt alle Informationen zu einem einzelnen Dokument. Sie können das Dokument ansehen, seine Metadaten bearbeiten, Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und benutzerdefinierte Felder zuweisen. Außerdem lassen sich hier die Dokument-Historie einsehen, das Dokument herunterladen oder per Freigabelink teilen. Über Notizen halten Sie außerdem fachliche Hinweise direkt am Dokument fest. Notizen sind jedoch keine automatische Aufgaben- oder Benachrichtigungsfunktion; siehe Notizen, Aufgaben & Übergaben.

Verwaltungslisten

Paperless-ngx enthält Verwaltungslisten für Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und mehr. In diesen Bereichen können Sie diese Objekte ansehen, anlegen, bearbeiten, löschen und ihre Berechtigungen verwalten. Ebenso lassen sich hier gespeicherte Ansichten, E-Mail-Konten, E-Mail-Regeln, Workflows und weiteres verwalten.

Verschachtelte Tags

Ab Version 2.19 unterstützt Paperless-ngx verschachtelte Tags. Damit können Sie eine Hierarchie aus Tags aufbauen, was beim Organisieren hilfreich sein kann. Ein Tag kann ein „übergeordnetes" Tag haben und so eine baumartige Struktur bilden – bis zu einer Tiefe von fünf Ebenen. Wird ein Tag an ein Dokument vergeben, werden alle übergeordneten Tags automatisch mit hinzugefügt; wird ein Tag entfernt, werden auch alle untergeordneten Tags entfernt. Weisen Sie einem bestehenden Tag nachträglich ein übergeordnetes Tag zu, aktualisiert Paperless automatisch alle Dokumente mit diesem Tag und ergänzt das übergeordnete Tag.