Einführung: Was ist Paperless-ngx?
Wofür Paperless-ngx da ist und wie aus Papierstapeln ein durchsuchbares Archiv wird — der Überblick vor dem Einstieg.
In diesem Kapitel3 Abschnitte
Lesen Sie dieses Kapitel, wenn Sie Paperless-ngx zum ersten Mal öffnen oder wissen möchten, was das Programm Ihnen abnimmt – und was nicht. Es erklärt den Grundgedanken in wenigen Minuten und zeigt, wo die folgenden Kapitel ansetzen. Wer lieber direkt anfängt, springt zum Schnellstart.
Was Paperless-ngx ist
Paperless-ngx verwaltet Ihre Dokumente. Mit der (optionalen) Hilfe eines Dokumentenscanners verwandelt es unhandliche Papierstapel in ein durchsuchbares Archiv und stellt Werkzeuge bereit, um Dokumente zu finden und zu verwalten.
Der Grundgedanke ist einfach: Sie scannen oder laden ein Dokument hoch, Paperless liest den enthaltenen Text automatisch aus (OCR), ordnet es ein und legt es ab. Statt in Ordnerhierarchien zu suchen, finden Sie Dokumente später über die Volltextsuche und über Schlagworte wieder.
Technisch besteht Paperless aus zwei Teilen – dem Consumer, der neue Dateien aufnimmt, und dem Webserver, der die Oberfläche bereitstellt. Beide erklärt das Kapitel Begriffe & Grundlagen.
Was Paperless für Sie übernimmt
- Texterkennung (OCR): Aus eingescannten Seiten und Bild-PDFs wird durchsuchbarer Text.
- Automatische Einordnung: Anhand des erkannten Textes schlägt Paperless Schlagworte, Korrespondenten und Dokumenttypen vor oder vergibt sie. Das erledigt ein eingebauter Klassifikator, der aus Ihren bisherigen Zuordnungen lernt; davon zu unterscheiden sind die optionalen KI-Funktionen, die ein Betreiber gesondert einschalten muss – die Abgrenzung erklärt das Kapitel Automatische Zuordnung.
- Volltextsuche: Sie finden Dokumente über ihren Inhalt, nicht nur über den Dateinamen.
- Strukturierte Ablage: Metadaten wie Korrespondent, Typ, Datum und Speicherpfad halten Ihr Archiv geordnet und nachvollziehbar.
- Dateihistorie je Dokument: Ein Dokument kann mehrere Dateiversionen tragen, etwa einen korrigierten Scan neben dem ersten; Tags, Korrespondent und Felder bleiben dabei am Dokument – siehe Dokumentversionen.
Hinweis: Paperless-ngx ist ein Baustein für ein geordnetes, prüfbares Dokumentenarchiv — kein Werkzeug, das gesetzliche Anforderungen (etwa GoBD) von sich aus „automatisch" erfüllt. Wie ein Archiv rechtlich sauber ausgestaltet wird, hängt von Prozess, Konfiguration und organisatorischen Regeln ab.
Weiter mit
- Schnellstart: Das erste Dokument – einmal der vollständige Weg eines Dokuments, vom Upload bis zum Wiederfinden.
- Begriffe & Grundlagen – die Bausteine, die in Oberfläche und Handbuch immer wieder vorkommen.
- Der empfohlene Workflow – wie Sie Paperless dauerhaft in den Arbeitsalltag einbauen.