Einführung: Was ist Paperless-ngx?

Paperless-ngx ist eine Anwendung, die Ihre Dokumente verwaltet. Mit der (optionalen) Hilfe eines Dokumentenscanners verwandelt Paperless-ngx Ihre unhandlichen Papierdokumente in ein durchsuchbares Archiv und stellt zahlreiche Werkzeuge bereit, um Dokumente zu finden und zu verwalten.

Der Grundgedanke ist einfach: Sie scannen oder laden ein Dokument hoch, Paperless liest den enthaltenen Text automatisch aus (OCR), ordnet es ein und legt es ab. Statt in Ordnerhierarchien zu suchen, finden Sie Dokumente später über die Volltextsuche und über Schlagworte wieder.

Die beiden Kernkomponenten

Paperless besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen, die zusammen Ihre Dokumente verwalten:

• Der Consumer (Verarbeiter) überwacht einen festgelegten Ordner und nimmt alle dort abgelegten Dokumente in Paperless auf.
• Der Webserver (die Weboberfläche) stellt die Oberfläche bereit, über die Sie Dokumente verwalten und durchsuchen.

Was Paperless für Sie übernimmt

• Texterkennung (OCR): Aus eingescannten Seiten und Bild-PDFs wird durchsuchbarer Text.
• Automatische Einordnung: Anhand des erkannten Textes kann Paperless Schlagworte, Korrespondenten und Dokumenttypen automatisch vorschlagen oder zuweisen.
• Volltextsuche: Sie finden Dokumente über ihren Inhalt, nicht nur über den Dateinamen.
• Strukturierte Ablage: Metadaten wie Korrespondent, Typ, Datum und Speicherpfad halten Ihr Archiv geordnet und nachvollziehbar.

Hinweis: Paperless-ngx ist ein Baustein für ein geordnetes, prüfbares Dokumentenarchiv — kein Werkzeug, das gesetzliche Anforderungen (etwa GoBD) von sich aus „automatisch" erfüllt. Wie ein Archiv rechtlich sauber ausgestaltet wird, hängt von Prozess, Konfiguration und organisatorischen Regeln ab.

Wie die einzelnen Bausteine im Detail funktionieren, erfahren Sie in den folgenden Kapiteln. Beginnen Sie am besten mit den Begriffen & Grundlagen.