Notizen, Aufgaben & Übergaben

Paperless-ngx verwendet den Begriff Aufgabe vor allem für technische Hintergrundvorgänge wie Upload, OCR und E-Mail-Verarbeitung. Notizen dagegen gehören zu einem Dokument und eignen sich für fachliche Hinweise. Für echte Zuständigkeiten und Fristen braucht es zusätzlich ein vereinbartes Ablagekonzept.

Drei Dinge klar unterscheiden

Diese Trennung verhindert, dass eine wichtige Freigabe nur in einer Notiz steht und deshalb in keiner Arbeitsliste auftaucht.

Eine Notiz am Dokument verwenden

Öffnen Sie das Dokument und wechseln Sie zum Reiter Notizen. Erfassen Sie einen knappen, sachlichen Hinweis und speichern Sie ihn. Gute Notizen beantworten möglichst:

• Was wurde geprüft oder entschieden?
• Was fehlt noch?
• Welche Rolle oder Gruppe ist als Nächstes gefragt?
• Bis wann ist der Vorgang relevant?
• Auf welchen Beleg oder externen Vorgang bezieht sich der Hinweis?

Beispiel:

Rechnung sachlich geprüft. Auftragsnummer fehlt; Rückfrage an Einkauf am 18.07.2026. Freigabe erst nach Zuordnung zum Objekt Nord.

Notizen werden dem Dokument zugeordnet und können über die Suche gefunden werden. Ihre Sichtbarkeit hängt von den Rechten am Dokument sowie den globalen Notiz-Rechten ab.

Achtung: Notizen sind Teil der Dokumentation. Speichern Sie dort keine Passwörter, Zugangstoken oder unnötigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Formulieren Sie sachlich und so, dass der Eintrag auch später verständlich bleibt.

Fachliche Aufgaben sichtbar machen

Für einen offenen Arbeitsschritt genügt eine Notiz allein nicht. Ergänzen Sie je nach Ablagekonzept:

1. einen Status-Tag, zum Beispiel Freigabe, Rückfrage oder Mangel,
2. eine verantwortliche Gruppe über Berechtigungen oder ein definiertes Feld,
3. ein Fälligkeitsdatum als benutzerdefiniertes Datumsfeld und
4. eine gespeicherte Ansicht, die alle offenen Fälle dieser Rolle zeigt.

Ein Workflow kann passende Tags, Rechte oder Felder automatisch ergänzen. Die fachliche Verantwortung und der tatsächliche Abschluss müssen trotzdem im Prozess geklärt sein.

Technische Aufgaben kontrollieren

Im Bereich Aufgaben sehen Sie Hintergrundvorgänge. Besonders wichtig sind fehlgeschlagene Einträge. Öffnen Sie den Eintrag und notieren Sie:

• Zeitpunkt,
• Dateiname oder Dokumentbezug,
• Status,
• verständlichen Teil der Fehlermeldung und
• ob derselbe Fehler mehrere Dateien betrifft.

Beheben Sie offensichtliche Ursachen wie einen nicht unterstützten Dateityp oder eine beschädigte Datei. Bei OCR-, Mail-, Speicher- oder Serverfehlern geben Sie die Angaben an die Administration beziehungsweise Ihren Hosting-Partner weiter.

Wichtig: Verwerfen Sie einen fehlgeschlagenen Aufgaben-Eintrag erst, wenn die Ursache dokumentiert und die Datei erfolgreich verarbeitet oder bewusst ausgeschlossen wurde. Das Ausblenden des Eintrags behebt den Fehler nicht.

Übergabe zwischen Personen oder Schichten

Für eine belastbare Übergabe sollten drei Ebenen übereinstimmen:

• Die Notiz erklärt den fachlichen Stand.
• Tag, Feld oder Berechtigung macht Status und Zuständigkeit filterbar.
• Eine gespeicherte Ansicht sorgt dafür, dass der Vorgang in der Arbeitsliste der zuständigen Rolle erscheint.

Bevor die übergebende Person den Vorgang als erledigt betrachtet, sollte sie prüfen, ob das Dokument für die Zielgruppe sichtbar ist und in der vorgesehenen Ansicht auftaucht.

Abschluss eines Vorgangs

Wenn die Arbeit erledigt ist:

1. Ergebnis oder Entscheidung knapp als Notiz festhalten, falls der Prozess das verlangt.
2. Offenen Status-Tag entfernen oder durch den vereinbarten Abschlussstatus ersetzen.
3. Fälligkeitsfeld aktualisieren oder leeren – je nach Ablagekonzept.
4. Prüfen, dass das Dokument nicht mehr in der offenen Arbeitsansicht erscheint.
5. Rechte nur ändern, wenn sich die fachliche Zuständigkeit tatsächlich geändert hat.

Wie Sie daraus eine verlässliche Arbeitsliste bauen, erklärt Ansichten, Filter & Stapelbearbeitung.