Mit Struktur starten
Das Behörden-Preset legt typische Datenbereiche an – von Bewerbungen bis zu technischen Protokollen.
Kostenlos · browserlokal · ohne Anmeldung
Löschkonzept-Vorlage und Löschprotokoll – auch für Behörden
Erstellen Sie eine strukturierte Löschkonzept-Tabelle, prüfen Sie Löschregeln und dokumentieren Sie ausgeführte Löschläufe. Das Behörden-Starterset hilft beim Einstieg, ohne Fristen als pauschal richtig vorzugeben.
6 Behörden-StarterregelnLöschprotokollPDF-DruckansichtKeine Datenübertragung
Offene Punkte sehen
Unvollständige Regeln und bewusst offene Fristen bleiben sichtbar, statt im Dokument unterzugehen.
Löschläufe dokumentieren
Löschkonzept und Löschprotokoll werden getrennt geführt. Sie können beide einzeln oder zusammen als PDF speichern.
Löschkonzept-Generator
Löschkonzept-Generator
Ihre Arbeitsvorlage in vier Schritten
Alle Eingaben bleiben in dieser Browsersitzung. Prüfen Sie insbesondere Fristen, Ausnahmen, Archivwürdigkeit und die technische Umsetzbarkeit mit den zuständigen Rollen Ihrer Organisation.
Arbeitsstand
0 von 0 Regeln mit allen Pflichtangaben
Offen im Rahmen: Organisation, Geltungsbereich, Konzeptverantwortung
Gezählt werden ausgefüllte Felder. Die Angaben werden nicht fachlich geprüft.
Rahmen des Löschkonzepts
Das Behörden-Starterset liefert Datenarten und Zwecke sowie Vorschläge zur bewussten Übernahme. „Eigene Organisation“ beginnt mit einer leeren Regel. Ihre eigenen Rahmenangaben bleiben erhalten.
Browserlokal und ohne Anmeldung
Ihre Eingaben werden nicht an uns übertragen und in dieser Version nicht dauerhaft gespeichert. Beim Neuladen der Seite beginnt ein neuer Entwurf.
Datenschutz-Dokumentation
Datenschutz-Dokumentation
Vom ersten Entwurf zum Löschkonzept Ihrer Organisation.
Wir unterstützen Unternehmen und öffentliche Stellen bei einer nachvollziehbaren Datenschutz-Dokumentation. Ein Löschkonzept ist Bestandteil unseres Pakets „Dokumentation Standard“.
- Dateninventar und Löschregeln strukturiert dokumentieren
- Zuständigkeiten in Ihrer Organisation festhalten
- Fristen, Archivpflichten und fachliche Freigaben mit Ihren zuständigen Rollen abstimmen
Aufbau
Aufbau
Was gehört in ein Löschkonzept?
Eine belastbare Löschregel beantwortet nicht nur „nach wie vielen Jahren?“. Sie verbindet den fachlichen Zweck mit einem eindeutigen Startpunkt, technischen Systemen, verantwortlichen Rollen und einem überprüfbaren Nachweis.
Der Generator orientiert sich an diesen Bausteinen, gibt aber keine organisationsfremden Fristen als fertige Rechtsauskunft vor.
Datenart
Welche fachlich zusammengehörenden Daten werden betrachtet?
System
Wo liegen Originale, Kopien, Exporte und Sicherungen?
Fristauslöser
Welches Ereignis startet die Frist eindeutig?
Löschfrist
Wie lange bleibt die Speicherung erforderlich oder vorgeschrieben?
Verfahren
Wie werden Daten im jeweiligen System tatsächlich gelöscht oder ausgesondert?
Nachweis
Wie werden Freigabe, Löschlauf und Ausnahmen nachvollziehbar dokumentiert?
Löschkonzept Behörde
Löschkonzept Behörde
Aktenplan, Fachverfahren und Archivwürdigkeit zusammendenken
Behörden und kommunale Betriebe arbeiten mit Fachrecht, Aktenplänen, E-Akten, spezialisierten Fachverfahren und archivrechtlicher Aussonderung. Deshalb enthält das Starterset bewusst keine universelle Fristentabelle, sondern prüfbare Regeln für typische Datenbereiche.
- Bewerbungs- und Beschäftigtendaten
- Bürgeranfragen und Verwaltungsvorgänge
- Vergabe-, Vertrags-, Rechnungs- und Haushaltsdaten
- Zugriffs-, Sicherheits- und technische Protokolle
Normwechsel
Normwechsel
DIN 66398 wurde ersetzt
DIN Media weist DIN EN ISO/IEC 27555:2025-09 als Ersatz für DIN 66398:2016-05 aus. Alte Muster können weiterhin als Orientierung dienen, sollten aber nicht unverändert als aktueller Standard bezeichnet werden. Auch die neue Norm ersetzt keine Prüfung konkreter gesetzlicher Fristen.
Löschläufe dokumentieren
Löschläufe dokumentieren
Löschprotokoll-Vorlage
Das Löschkonzept legt Regeln für künftige Löschungen fest. Im Löschprotokoll halten Sie fest, welchen Löschlauf Sie mit welchem Ergebnis ausgeführt haben. Die kostenlose Vorlage lässt sich auch ohne Löschkonzept ausfüllen und separat als PDF speichern.
- Datum, Datenart oder zugehörige Löschregel und betroffener Umfang
- Verwendetes Löschverfahren und verantwortliche Stelle
- Ergebnis: erfolgreich, teilweise mit Ausnahmen oder offen mit nötiger Nacharbeit
Das Ergebnis ist Ihre Angabe als ausführende Stelle. Die Vorlage führt keine Löschung durch und überprüft nicht, ob Daten tatsächlich gelöscht wurden.
Löschprotokoll-Vorlage öffnenEin veröffentlichtes Beispiel für die organisatorische Tiefe bietet das Löschkonzept des BfDI. Es ist eine hilfreiche Referenz, aber kein unverändert übertragbares Muster für andere Stellen.
Löschkonzept des BfDI ansehenAntworten zur Anwendung
Antworten zur Anwendung
Häufige Fragen
Ist ein Löschkonzept Pflicht?
Die DSGVO schreibt kein Dokument mit genau dem Titel „Löschkonzept“ vor. Verantwortliche müssen aber unter anderem Speicherbegrenzung, Löschpflichten und überprüfbare organisatorische Abläufe umsetzen. Ein dokumentiertes Löschkonzept ist eine verbreitete Methode, um Datenarten, Fristen, Zuständigkeiten und Löschverfahren strukturiert festzulegen.
Was gehört in ein Löschkonzept?
Mindestens Datenart, System oder Ablageort, Verarbeitungszweck, Fristauslöser, Löschfrist, Ausnahmen beziehungsweise Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), Löschverfahren, verantwortliche Rolle und Lösch-Nachweis. Zusätzlich sollten Geltungsbereich, Version und Freigabe dokumentiert werden.
Welche Datenarten werden im Löschkonzept einer Behörde erfasst?
Typische Startpunkte sind Bürger- und Verwaltungsvorgänge, Personal- und Bewerbungsdaten, Vergabe- und Vertragsunterlagen, Rechnungs- und Haushaltsdaten sowie technische Protokolle. Maßgeblich bleibt der tatsächliche Datenbestand der konkreten Behörde – das Starterset ist daher eine Prüfliste, kein vollständiges Register.
Was ist der Unterschied zwischen Löschkonzept und Löschprotokoll?
Das Löschkonzept legt Regeln für zukünftige Löschungen fest: Was wird wann, wie und durch wen gelöscht? Das Löschprotokoll dokumentiert anschließend einen tatsächlich ausgeführten Löschlauf – mit Datum, Umfang, Verfahren, Verantwortung und Ergebnis.
Kann ich die Vorlage als PDF speichern?
Ja. In Schritt 4 öffnet die Schaltfläche „Drucken / als PDF speichern“ den Druckdialog Ihres Browsers. Dort können Sie die ausgefüllte Arbeitsvorlage als PDF sichern. Die Eingaben werden dafür nicht an einfach.digital übertragen.
Ist die DIN 66398 noch aktuell?
DIN Media führt DIN EN ISO/IEC 27555:2025-09 als Ersatz für DIN 66398:2016-05. Alte Vorlagen und Suchergebnisse beziehen sich dennoch häufig auf DIN 66398. Prüfen Sie deshalb Versionsstand, Begrifflichkeiten und organisationsspezifische Anforderungen, statt alte Muster unverändert zu übernehmen.
Für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen
Für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen
Software, die zu Ihren Abläufen passt.
Löschregeln, interne Freigaben oder Nachweise aus mehreren Systemen: einfach.digital entwickelt Anwendungen und Schnittstellen für die Abläufe Ihrer Organisation.
- Daten übernehmen statt mehrfach erfassen
- Zuständigkeiten und Freigabestände sichtbar machen
- Vorhandene Systeme und Dokumentationsabläufe verbinden