Kizeo Forms: mobile Nachweise direkt vor Ort erfassen
EU-SaaS für mobile Datenerfassung: Protokolle, Checklisten, Prüfberichte und Fotodokumentation – offline nutzbar und ohne manuelle Nacharbeit. Daten in Rechenzentren in Frankreich (EU).
- Mobile Datenerfassung
- Offline nutzbar
- Automatische PDF-Berichte
Klingt das bekannt?
Wenn mobile Dokumentation im Alltag bremst
Medienbrüche statt belastbarer Abläufe
Papierformulare, Word-Anhänge, Excel-Listen und Fotos laufen nebeneinander. Die eigentliche Arbeit entsteht dann erst im Büro.
Nachweise sind nicht einheitlich
Fotos, Unterschriften, Zeitstempel und Standortdaten liegen vor, aber nicht in einer Form, die später zuverlässig nachvollziehbar ist.
Hohe Nacharbeit nach dem Einsatz
Berichte werden manuell gebaut, Daten doppelt erfasst und Informationen händisch an andere Stellen weitergegeben.
Haftungs- und Reklamationsdruck
Wenn der Nachweis im Ernstfall nicht sauber ist, kostet das Zeit, Diskussionen und im Zweifel Vertrauen.
Die Lösung
Mobile Erfassung, die zum Betrieb passt
Einheitliche mobile Erfassung
Mitarbeitende dokumentieren direkt vor Ort mit einer klaren Eingabelogik statt mit improvisierten Formularen oder Freitextlösungen.
Offline nutzbar
Auch ohne stabile Verbindung können Formulare ausgefüllt und später sauber synchronisiert werden.
Berichte ohne manuelle Nacharbeit
Aus den erfassten Daten entstehen automatisch strukturierte PDF-, Word- oder Excel-Berichte.
Aus der Praxis
Gebaut für den Außeneinsatz
Ob auf der Baustelle, im Technikraum oder unterwegs: erfasst wird dort, wo die Arbeit passiert – nicht später im Büro.
- Direkt vor Ort statt später abtippen
- Offline, auch ohne Empfang
- Foto, Standort & Unterschrift direkt dabei
Vom Zettel-Chaos zum belastbaren Nachweis
Heute im Einsatz
- Papier, Word, Excel und Fotos laufen nebeneinander
- Nachweise liegen vor, aber nicht einheitlich nachvollziehbar
- Berichte werden nach dem Einsatz manuell gebaut
- Im Reklamationsfall fehlt der saubere, belastbare Nachweis
Mit Kizeo Forms
- Einheitliche mobile Erfassung direkt vor Ort
- Fotos, Unterschrift und Zeitstempel strukturiert erfasst
- Berichte entstehen automatisch als PDF, Word oder Excel
- Belastbare Nachweise ohne manuelle Nacharbeit
So läuft ein Einsatz
Vom Einsatz vor Ort zum fertigen Bericht
- 1
Vor Ort erfassen
Prüfung, Begehung, Wartung oder Serviceeinsatz werden mobil dokumentiert.
- 2
Nachweise sauber sichern
Fotos, Unterschriften und strukturierte Felder landen direkt im vorgesehenen Ablauf.
- 3
Berichte automatisch erzeugen
Aus den Eingaben entsteht ohne Nacharbeit ein nutzbarer Bericht für Kunden, interne Stellen oder Ablage.
- 4
Daten weitergeben
Die Ergebnisse können per Mail oder API in nachgelagerte Systeme überführt werden.
Funktionen
Was Kizeo Forms konkret kann
Die Funktionen, die aus mobiler Erfassung belastbare, weiterverwertbare Nachweise machen.
Offline-Erfassung
Formulare ohne Netz ausfüllen und bei Verbindung automatisch synchronisieren.
Formular-Designer
Eigene Formulare per Baukasten aus 25+ Feldtypen – ohne Programmierung.
Foto, Anhänge & Annotation
Bilder direkt am Feld aufnehmen, markieren und einbinden.
Unterschrift vor Ort
Signaturen digital im Einsatz erfassen und in den Nachweis einbinden.
Zeitstempel & GPS
Ort und Zeit automatisch – für belastbare Nachweise.
Barcode-, QR- & NFC-Scan
Objekte und Artikel scannen und Felder automatisch vorbelegen.
Bedingungen & Rechenfelder
Bedingte Felder, Pflichtfelder und Rechenlogik verhindern lückenhafte Nachweise.
Listen & Stammdaten
Kunden, Objekte oder Artikel als Nachschlagewerte im Formular.
Berichte (PDF/Word/Excel)
Individuelle Ausgabe automatisch aus den erfassten Daten – auf Ihrem Briefpapier.
Versand & Automatisierung
Fertige Berichte automatisch an Empfänger senden und Folgeaufgaben auslösen.
Rollen & Verteilung
Formulare gezielt an Teams und einzelne Personen ausspielen.
API, Webhooks & 200+ Apps
Daten per API/Webhook in n8n, Zammad oder Paperless-ngx überführen.
KI-Formulare & KI-Erfassung
Formulare aus Text erzeugen; Foto- und Spracheingabe per KI (OCR).
EU-SaaS, Daten in Frankreich
Betrieb in Rechenzentren in Frankreich (EU), nach europäischem Datenschutzrecht.
Produkt-Einblick
So arbeitet Kizeo Forms in der Praxis
Links der Formular-Designer im Browser – Felder wie Foto, Unterschrift, Barcode, NFC oder Geolokalisierung per Klick zusammenstellen, ganz ohne Programmierung. Rechts dieselbe Vorlage in der App: vor Ort ausgefüllt, offline, mit Foto und Unterschrift.
Passend für diese Einsätze
Außendienst, Wartung und Service
Für Einsätze mit wiederkehrender Dokumentation, Mängeln, Fotos und Unterschriften.
Begehungen und Prüfungen
Für Abläufe, bei denen Prüfpunkte, Feststellungen und Maßnahmen belastbar dokumentiert werden müssen.
Facility-nahe und dokumentationsintensive Prozesse
Für Betriebe mit mehreren Beteiligten, wiederkehrenden Nachweisen und operativem Haftungsdruck.
Teil eines Systems
Kizeo Forms ist der Anfang des Datenflusses
Was vor Ort erfasst wird, fließt weiter – über offene Schnittstellen in ein souveränes System.
Preise
Kizeo-Lizenz zum Herstellerpreis
Sie zahlen exakt den Kizeo-Listenpreis – ohne Aufschlag. Wir verdienen an Einrichtung, Integration und Betreuung, nicht an der Lizenz. Abgerechnet wird pro Nutzer, monatlich oder jährlich.
Smart
Für Teams, die Formulare, Berichte und Offline-Erfassung brauchen.
jährlich abgerechnet · oder 25 €/Monat bei monatlicher Zahlung
- Eigene Formulare & KI-Formularerstellung
- Unbegrenzt Formulare & Datensätze
- Berichte als PDF, Word & Excel
- Offline-Nutzung mit Auto-Sync
- Standard-Automatisierungen, Integrationen & API
- Mehrsprachige App · Support < 24 h
Business
Wenn Anbindungen, KI-Erfassung und Auswertungen dazukommen.
jährlich abgerechnet · oder 37 €/Monat bei monatlicher Zahlung
- Alles aus Smart, plus:
- Native Anbindung an 200+ Apps
- KI-Spracheingabe & KI-Fotoerfassung (OCR)
- Erweiterte Automatisierung & KI-Assistent
- BI-Konnektor für Auswertungen
Alle Preise pro Nutzer, netto zzgl. USt.
Umsetzung durch einfach.digital
Die Lizenz ist nur der Anfang – den Nutzen bringt die Umsetzung. Wir richten Kizeo Forms ein, übersetzen Ihre Papier-, Word- oder PDF-Vorlagen in digitale Formulare und sorgen dafür, dass Berichte, Fotos und Unterschriften strukturiert erfasst und automatisch versendet werden.
Bereitstellung
199 € netto · einmalig
Kizeo einrichten, den passenden Tarif klären, Nutzerstart, erste Vorlage sichten und den Aufwand einschätzen – Ihr sauberer Start.
Formularumsetzung
150 € netto / Stunde
Wir bauen Ihre Formulare, Protokolle und PDF-Berichte inklusive automatischem Versand. Richtwert für ein Standardformular (z. B. Wohnungsübergabeprotokoll): ca. 500 € netto.
Abgerechnet nach Komplexität, nicht nach Seitenzahl – vorab erhalten Sie eine transparente Aufwandseinschätzung.
Schulungspaket: Formulare selbst anlegen
Der Einstieg für Teams, die einfache Formulare selbst bauen wollen: In einer kompakten Einstiegsschulung vermitteln wir die Grundlagen des Formularbaus – der Zugang dazu ist bei Kizeo kostenlos. Anspruchsvolle Protokolle, komplexe Logik und saubere PDF-Layouts übernehmen wir für Sie oder vertiefen sie in weiterführenden Schulungen.
Das lernen Sie
- Formular-Designer & Feldtypen (Pflicht-/Auswahlfelder, Tabellen, Rechenfelder)
- Foto, GPS, Datum & Unterschrift einbinden
- PDF-Bericht gestalten & automatischen E-Mail-Versand einrichten
- Bedingte Sichtbarkeit & Logik-Grundlagen
- Geübt an einem Ihrer eigenen Formulare
Kizeo-Lizenzen werden zum offiziellen Kizeo-Preis angeboten oder direkt beim Hersteller gebucht. Rechtliche, steuerliche oder fachliche Prüfung von Formularinhalten ist nicht enthalten. Geschützte Layouts, Logos oder Verlagstexte übernehmen wir nur, wenn die Nutzungsrechte geklärt sind. Alle Preise netto zzgl. USt.
Bevor Sie anfragen – kurz geklärt
Kostet die Lizenz bei Ihnen mehr als direkt bei Kizeo?
Nein. Sie zahlen den Kizeo-Herstellerpreis – ohne Aufschlag. Unsere Leistung ist die Einrichtung, die Integration in Ihre Systeme und die laufende Betreuung.
Wo liegen die Daten?
In Rechenzentren in Frankreich (EU). Kizeo Forms ist eine SaaS-Lösung auf AWS-Infrastruktur – anders als unsere self-hosted Bausteine (Paperless-ngx, Zammad, Nextcloud) betreiben Sie hier keine eigene Instanz. Welche Felder erfasst werden und wie sich das mit einer souveränen Ablage kombinieren lässt, klären wir im Erstgespräch.
Lässt sich Kizeo an unsere Systeme anbinden?
Ja. Über API und Webhooks fließen die erfassten Daten z. B. nach n8n, Zammad oder Paperless-ngx – Kizeo ist bei uns der Anfang des Datenflusses, keine weitere Insel.
Bringen wir Ihre Außeneinsätze ins Digitale.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihre Formulare, Nachweise und Schnittstellen – unverbindlich und konkret.