Branche · Prüfservice & Sachverständige
Ihr Prüfbericht ist Ihr Produkt – nicht Ihre Büro-Nacharbeit
Prüfungen mobil am Objekt erfassen, Berichte sofort übergeben, Fristen und Prüfhistorie sicher im Griff behalten.
Ob DGUV-V3-Prüfung, Kran- und Hebezeugprüfung, Leiter-, Regal- und Toranlagen oder HACCP-Begutachtung: Das Geschäftsmodell ist dasselbe – Sie führen Prüfungen durch und stellen nachweisfähige Berichte aus. einfach.digital macht aus mobiler Erfassung, Nachweisablage, Fristensteuerung und Prüfwissen einen durchgängigen Prozess – ohne Ihre Abrechnungs- oder Bürosoftware zu ersetzen. Region Hannover.
- Prüfprotokolle mobil am Objekt erfassen – mit Messwert, Foto, Unterschrift
- Prüfberichte und Prüfhistorie je Objekt und Kunde zentral ablegen
- Prüffristen, Folgeaufträge und Mängelrückmeldungen als Vorgang steuern
- Prüfabläufe, Normen und Checklisten zentral für das Team bereitstellen
Das Problem im Prüfgeschäft
Der Bericht entsteht doppelt – einmal am Objekt, einmal im Büro
Im Prüfservice ist der Nachweis nicht Nebenprodukt, sondern die Leistung selbst. Trotzdem entsteht er bei vielen Prüfdienstleistern zweimal: handschriftlich oder auf dem Papierformular vor Ort – und anschließend noch einmal abends im Büro, wenn aus losen Notizen ein sauberer Prüfbericht wird.
Das kostet Sie an drei Stellen: verrechenbare Zeit, die in Nacharbeit statt in Prüfungen fließt, Umsatz, wenn Wiederholungsfristen niemand im Blick hat, und Vertrauen, wenn der Bericht erst Tage später beim Auftraggeber liegt.
Prüfprotokolle werden vor Ort handschriftlich aufgenommen und später im Büro abgetippt
Wiederholungsfristen stehen in Excel oder im Kopf – Folgeaufträge gehen verloren
Die Prüfhistorie eines Objekts ist beim Folgetermin nicht sofort abrufbar
Prüfberichte liegen verstreut als Word- und PDF-Dateien statt zentral je Kunde
Jede verpasste Prüffrist ist ein verlorener Folgeauftrag – und jede Stunde Büro-Nacharbeit ist eine Stunde weniger am Prüfobjekt. Genau hier liegt der Hebel, den ein durchgängiger Dokumentationsprozess hebt.
Unser Ansatz
Wir liefern das Werkzeug für den lückenlosen Nachweis. Die Prüfkompetenz bringen Sie.
einfach.digital ist kein zertifiziertes Prüfsystem und ersetzt nicht Ihre fachliche Bewertung als befähigte Person oder Sachverständiger. Wir digitalisieren den Weg von der Prüfung am Objekt bis zum übergebenen Nachweis: mobile Erfassung, strukturierte Ablage, Fristen- und Auftragssteuerung und Ihr Prüfwissen – auf souveräner Infrastruktur, ohne Ihre Abrechnungs- oder Bürosoftware abzulösen.
Klarheit
Ein durchgängiger Prozess von der Prüfung bis zum Nachweis – statt Doppelarbeit im Büro.
Souveränität
Auf deutscher Infrastruktur betrieben, Prüfnachweise unter Ihrer Kontrolle.
Präzision
Strukturierte Berichte und auffindbare Prüfhistorie statt verstreuter Dateien.
Die Lösung als System – nicht als Einzeltool
Ein durchgängiger Prüf- und Nachweisprozess
einfach.digital verbindet mobile Erfassung, Nachweisablage, Fristen- und Auftragssteuerung und Prüfwissen zu einem klaren Prozess – konfiguriert auf Ihre Prüfobjekte und Ihre Normen.
Prüfprotokolle mobil am Objekt erfassen mit Kizeo Forms
Befähigte Personen und Prüfer erfassen die Prüfung direkt am Objekt per Smartphone oder Tablet – mit Messwerten, Mängeln, Fotos und digitaler Unterschrift, auch offline. Über Barcode oder QR-Code wird das Protokoll dem richtigen Prüfobjekt zugeordnet.
Typische Prüfprotokolle: DGUV-V3-Prüfung ortsveränderlicher und ortsfester Betriebsmittel, Kran- und Hebezeugprüfung (DGUV V52/54), Leiter- und Trittprüfung, Regalprüfung (DIN EN 15635), Tor- und Türprüfung, Prüfung von Lastaufnahmemitteln, HACCP- und Hygienebegehungen, Sichtprüfungen und Funktionskontrollen.
Nutzen: Einheitliche Prüfvorlagen statt freier Notizen, Messwerte und Grenzwerte direkt im Protokoll, Fotodokumentation und Unterschrift vor Ort, sofort erzeugter PDF-Prüfbericht – ohne Abtippen im Büro.
Prüfberichte und Prüfhistorie zentral ablegen mit Paperless-ngx
Erzeugte Prüfberichte, Messprotokolle und Kundenunterlagen werden zentral archiviert und per Volltextsuche auffindbar – strukturiert je Objekt, Kunde und Prüfdatum.
Typische Dokumente: Prüfberichte und Prüfbescheinigungen, Mess- und Befundprotokolle, Mängellisten, Gutachten und Stellungnahmen, Kalibriernachweise der Prüfmittel, Auftrags- und Leistungsnachweise, Korrespondenz mit Auftraggebern und Behörden.
Nutzen: Zentrale Prüfhistorie je Objekt und Kunde, Volltextsuche statt Ordnerchaos, beim Folgetermin sofort auskunftsfähig, belastbare Ablage für Aufbewahrungspflichten, schnelle Wiedervorlage bei Reklamationen oder Audits.
Fristen, Folgeaufträge und Mängel steuern mit Zammad
Aus jeder Prüfung entsteht eine Wiedervorlage: Wiederholungsfristen, Folgetermine und Mängelrückmeldungen werden zu nachvollziehbaren Vorgängen mit Status, Zuständigkeit und Historie.
Typische Vorgänge: Wiederholungsprüfung fällig, Folgetermin vereinbaren, Prüfauftrag eines Auftraggebers, Mängelrückmeldung und Nachprüfung, Erinnerung an den Kunden, Eskalation bei sicherheitsrelevanten Befunden.
Nutzen: Keine verpassten Prüffristen mehr, planbare Auslastung der Prüfer, verlässliche Folgeaufträge als Umsatzbasis, klare Kundenkommunikation und nachvollziehbare Mängelverfolgung bis zur Nachprüfung.
Prüfwissen und Prüfabläufe bereitstellen mit Docmost
Prüfabläufe, Normenauszüge, Grenzwerte und interne Checklisten liegen nicht in Köpfen und alten Ordnern, sondern als strukturierte Wissensbasis für das ganze Prüfteam.
Typische Inhalte: Prüfabläufe je Prüfobjekt, Auszüge aus DGUV-Vorschriften, BetrSichV, TRBS und DIN-Normen, Grenz- und Richtwerte, Bewertungshilfen, Einarbeitungsunterlagen für neue Prüfer, Dokumentationsregeln und Mustertexte.
Nutzen: Einheitliche Prüfqualität über alle Prüfer, schnellere Einarbeitung neuer befähigter Personen, weniger Abhängigkeit von Einzelwissen, klare Grundlage für nachvollziehbare und vergleichbare Prüfungen.
Beispielprozess
DGUV-V3-Prüfung – Schritt für Schritt
Am Beispiel einer wiederkehrenden DGUV-V3-Prüfung: von der Erfassung am Betriebsmittel bis zur überwachten Folgefrist – jeder Schritt baut nachvollziehbar auf dem vorigen auf. Die fachliche Bewertung bleibt bei Ihnen als befähigter Person.
- 1Kizeo Forms
Prüfung am Objekt erfassen
- 2Paperless-ngx
Prüfbericht & Historie ablegen
- 3Zammad
Frist & Folgeauftrag steuern
- 4Docmost
Prüfablauf bereitstellen
Anwendungsfälle
Drei Cluster – Sie starten dort, wo der Schmerz am größten ist
Je nach Ausgangslage beginnen wir mit einem der drei Cluster – nicht mit allem auf einmal.
Prüfen & Erfassen
Mobil am Objekt
Prüfungen direkt am Prüfobjekt erfassen – mit einheitlichen Vorlagen, Messwerten, Grenzwerten, Fotos und Unterschrift. Der Prüfbericht entsteht vor Ort und ist sofort übergabefähig, statt abends im Büro abgetippt zu werden.
Fristen & Aufträge
Umsatz sichern
Aus jeder Prüfung wird eine Wiedervorlage: Wiederholungsfristen werden überwacht, Folgetermine angestoßen und Mängelrückmeldungen nachverfolgt – mit klaren Zuständigkeiten und Status, bis die Nachprüfung erledigt ist.
Nachweise & Prüfwissen
Ablegen & bereitstellen
Prüfhistorie je Objekt und Kunde, Prüfabläufe und Normenwissen an einem Ort: zentral abgelegt, auffindbar und unabhängig von einzelnen Prüfern – als belastbare Grundlage für Folgeprüfungen, Reklamationen und Audits.
Für wen die Lösung gedacht ist
Wer prüft, begutachtet und nachweisen muss
Hosting & betreuter Betrieb
Betreut eingerichtet, dediziert betrieben
Die Lösungen werden betreut eingerichtet und auf einer dedizierten Instanz betrieben. Der Fokus liegt auf nachvollziehbaren Abläufen, klaren Berechtigungen, regelmäßigen Updates, Backup und Monitoring – damit Ihre Prüfnachweise verlässlich verfügbar bleiben.
- dedizierte Instanz statt anonymer Sammelplattform
- Open-Source-Komponenten bei Paperless-ngx, Zammad und Docmost
- Prüfnachweise auf Servern in einem deutschen Rechenzentrum
- Backup, Updates und Monitoring als betreuter Betrieb
- klare Zuständigkeiten für Administration und Support
Transparenz statt Zertifikats-Versprechen
Warum digitale Souveränität bei uns der Trust-Anchor ist
Wir geben Ihnen kein pauschales Rechtsversprechen. Wir geben Ihnen stattdessen volle Transparenz darüber, wo und wie Ihre Daten liegen.
In Deutschland betrieben: Paperless-ngx (Revisionssicherheit), Zammad und Docmost betreiben wir für Sie auf deutschen Servern – Open Source, Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle.
EU-SaaS: Wo wir Kizeo Forms als Cloud-Dienst einsetzen, sagen wir Ihnen offen, dass die Infrastruktur teils auf AWS läuft und welche rechtlichen Rahmenbedingungen das bedeutet.
Transparente Lizenzen
Kizeo-Forms-Lizenzkosten geben wir 1:1 an Sie weiter – ohne versteckten Aufschlag. Sie zahlen für die Software, nicht für eine Marge darauf.
Sie behalten die Hoheit über Ihre Nachweise und Betriebsdaten – auch wenn Sie später den Hosting-Betrieb in eigene Hände nehmen möchten.
ISO-27001-Zertifizierungen beziehen sich auf das genutzte Rechenzentrum – nicht auf einfach.digital. Wir sagen Ihnen genau, was zertifiziert ist und was unsere eigene Leistung ist.
Häufige Fragen
Was Prüfdienstleister vor dem Start fragen
Ist Kizeo Forms ein zertifiziertes DGUV-V3-Prüfsystem?
Nein – und das sagen wir bewusst offen. Kizeo Forms ist ein konfigurierbares Formular-Werkzeug, kein zertifiziertes Prüfsystem. Wir richten die Prüfformulare gemeinsam mit Ihnen ein – mit Messwertfeldern, Grenzwerten, Mängelkategorien, Fotopflicht und digitaler Unterschrift. Die fachliche Bewertung und Verantwortung bleibt bei Ihnen als befähigter Person oder Sachverständigem. Ob ein Formular Ihre konkreten Normanforderungen abbildet, klären wir vor dem Einsatz.
Welche Pflichtangaben muss das Prüfprotokoll enthalten?
Nach TRBS 1201 (i. V. m. § 14 Abs. 7 BetrSichV) ist das Prüfergebnis zu dokumentieren und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren – mit definierten Mindestangaben. Wir bilden genau diese Angaben als Pflichtfelder in der Vorlage ab, sodass kein Prüfbericht unvollständig erzeugt wird. Welche Angaben für Ihre Prüfobjekte gelten, stimmen wir bei der Einrichtung ab.
Funktioniert die Erfassung auch ohne Netz am Prüfort?
Ja. Kizeo Forms speichert Protokolle lokal auf dem Gerät und synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht – auch in Kellern, Technikräumen, Produktionshallen oder auf Baustellen ohne WLAN. Ein Offline-Modus ist im Außeneinsatz Grundvoraussetzung, nicht Komfort.
Wie hilft das gegen verpasste Wiederholungsfristen?
Aus jeder abgeschlossenen Prüfung wird in Zammad eine Wiedervorlage mit der nächsten Frist. Fällige Wiederholungsprüfungen tauchen rechtzeitig als Vorgang auf, der Folgetermin lässt sich anstoßen und dem Kunden zuordnen. So werden aus Prüffristen planbare Folgeaufträge statt verlorener Umsatz.
Wo liegen unsere Prüfnachweise und Kundendaten?
Paperless-ngx, Zammad und Docmost betreiben wir souverän auf dedizierten Servern in einem deutschen Rechenzentrum. Für die mobile Erfassung setzen wir Kizeo Forms als EU-SaaS ein; wo dessen Infrastruktur auf AWS läuft, legen wir das offen. So entscheiden Sie bewusst, welche Daten wo verarbeitet werden – gerade bei Prüfnachweisen, die Rechtsdokumente sind.
Sind wir als kleiner Prüfbetrieb dafür zu klein?
Nein. Wir starten bewusst mit einem abgegrenzten Anwendungsfall – einem Prüfobjekt-Typ oder einer Prüfvorlage – und bauen erst aus, wenn der Nutzen sichtbar ist. Gerade kleine Prüfbetriebe gewinnen am meisten Zeit zurück, weil jede gesparte Büro-Stunde direkt mehr Prüfkapazität bedeutet.
Aus der Region
Aus der Region Hannover – für Betreiber in der Region
einfach.digital ist auf digitale Souveränität, in Deutschland betriebene Open-Source-Infrastruktur und Dokumentationsprozesse für technische Betriebe spezialisiert – mit klar abgegrenzten Anwendungsfällen statt Großprojekt-Versprechen.
Ihr direkter Ansprechpartner
Routinefragen löst das System. Das Wichtige bespreche ich mit Ihnen.
Erstkontakt und Routinefragen laufen schnell über Chat, Ticketsystem und KI-gestützten Support – ohne Hotline-Warteschleife. Sobald es aber um Ihre Prozesse, Ihre Konfiguration oder eine echte Entscheidung geht, sprechen Sie mit mir – nicht mit einem wechselnden Agenten, der Ihr Setup erst nachlesen muss. Nüchtern, ehrlich und auf Augenhöhe, aus der Region Hannover.
Peter Neubert
Gründer & Geschäftsführer · einfach.digital
Aus doppelter Arbeit wird ein durchgängiger Prüfprozess
Mit einfach.digital wird aus handschriftlichen Protokollen, abendlicher Büro-Nacharbeit, Excel-Fristenlisten und verstreuten Prüfberichten ein klarer Prozess. Sie erhalten:
So starten wir
Klein anfangen, sauber ausbauen
- 1
Erstgespräch & Prüfobjekt
Wir hören zu und grenzen gemeinsam einen ersten, konkreten Prüfprozess ab – nüchtern und unverbindlich.
- 2
Pilot
Eine Prüfvorlage wird digital umgesetzt und im realen Prüfeinsatz erprobt – mit überschaubarem Aufwand.
- 3
Rollout & Betrieb
Nach erfolgreichem Pilot folgen weitere Prüfobjekte, Fristensteuerung und betreuter Betrieb.
Beauftragung: Ein klar abgegrenztes erstes Prüfobjekt – z. B. die DGUV-V3-Prüfung – lässt sich schlank starten und sauber vergeben.
Prüfungen, Nachweise und Fristen klarer organisierenDigitalisierungsberatung
aus Hannover
Wir prüfen gemeinsam, welcher Teil Ihres Prüfprozesses heute noch doppelte Arbeit erzeugt und wo der schnellste Hebel liegt – nüchtern und unverbindlich.