Historie, PDF-Aktionen & Papierkorb

Dieses Kapitel brauchen Sie, wenn ein abgelegtes Dokument selbst verändert werden soll – Seiten drehen, aufteilen, zusammenführen –, wenn Sie nachvollziehen wollen, wer was geändert hat, oder wenn ein Dokument gelöscht wurde und zurück soll.

PDF-Aktionen

Paperless-ngx zeigt PDFs in einem eigenen Viewer an und unterstützt einfache Bearbeitungsschritte – nur für PDFs, nicht für andere Dateitypen. In der Detailansicht öffnen Sie dazu über Aktionen → PDF-Editor eine schlichte Oberfläche zum Umsortieren, Drehen und Löschen von Seiten sowie zum Aufteilen von Dokumenten. In welchem Modus der PDF-Editor standardmäßig öffnet, legen Sie in den Einstellungen fest.

• Dokumente zusammenführen: in der Dokumentenliste mehrere Dokumente auswählen und im Stapelmenü Aktionen → Zusammenführen wählen. Der Dialog zeigt Angaben zu den gewählten Dokumenten und lässt Sie die Reihenfolge festlegen, bevor Sie bestätigen.
• Dokumente drehen: im Stapelmenü Aktionen → Rotieren für mehrere Dokumente und über den PDF-Editor eines einzelnen Dokuments.
• Dokumente aufteilen: über den PDF-Editor eines einzelnen Dokuments.
• Seiten löschen: über den PDF-Editor.
• Seiten umsortieren: über den PDF-Editor.

Wichtig: Drehen und Löschen von Seiten verändern die Originaldatei von Paperless-ngx – dies würde zum Beispiel eine digitale Signatur ungültig machen.

Beim Zusammenführen achtet Paperless darauf, dass keine Archiv-Seriennummer (ASN) doppelt vergeben wird. Wollen Sie mehrere Dokumente nicht zu einer Datei verschmelzen, sondern als Fassungen eines Vorgangs behalten, nutzen Sie im selben Menü stattdessen Als Versionen zusammenführen: Das Stammdokument behält seine Metadaten; hat es noch keine ASN, übernimmt es die erste der zusammengeführten, die übrigen werden freigegeben und protokolliert. Wie das im Einzelnen funktioniert, steht im Kapitel Dokumentversionen.

Dokument-Historie

Paperless-ngx zeichnet alle Änderungen an einem Dokument auf und hält sie in einem Änderungsprotokoll fest (standardmäßig aktiv). Die Änderungen sind auf dem Reiter Verlauf der Detailansicht einsehbar und dort nachvollziehbar. Bestimmte Änderungen – etwa durch Arbeitsabläufe (Workflows) – werden mit dem „Akteur" System vermerkt.

Einordnung von einfach.digital: Ein solches Änderungsprotokoll macht Bearbeitungen transparent und nachvollziehbar. Es ist ein hilfreicher Baustein – aber für sich genommen keine Gewähr für „revisionssichere" Aufbewahrung. Ob und wie Anforderungen wie die GoBD erfüllt werden, hängt vom Gesamtprozess, der Konfiguration und organisatorischen Regeln ab.

Papierkorb

Wenn Sie ein Dokument löschen, wandert es zunächst in den Papierkorb – bis es entweder ausdrücklich endgültig gelöscht wird oder nach einer festgelegten Frist automatisch verschwindet. Standardmäßig bleiben Dokumente 30 Tage im Papierkorb. Sie erreichen ihn in der Seitenleiste unter Verwaltung → Papierkorb.

Bis zur endgültigen Löschung (z. B. dem Leeren des Papierkorbs) bleiben alle Dateien und Datenbankinhalte vollständig erhalten und können jederzeit wiederhergestellt werden. Erst mit der endgültigen Löschung werden Archivdatei und Datenbankinformationen dauerhaft entfernt.

Drei Dinge, die den Papierkorb betreffen:

• Arbeitsabläufe können löschen. Die Aktion In den Papierkorb verschiebt passende Dokumente automatisch dorthin – etwa Belege, die nach einer Frist nicht mehr gebraucht werden. Auch diese Dokumente lassen sich bis zum Leeren wiederherstellen. Siehe Workflows.
• Versionen wandern mit. Löschen Sie ein Dokument, das Versionen hat, landen das Stammdokument und alle Versionen gemeinsam im Papierkorb.
• Duplikate im Papierkorb bleiben sichtbar. Der Reiter Duplikate in der Detailansicht listet auch inhaltsgleiche Dokumente, die bereits im Papierkorb liegen, und kennzeichnet sie entsprechend.

Hinweis: Ihre Administration kann ein Verzeichnis festlegen, in das Originaldateien beim Leeren des Papierkorbs verschoben werden, statt sie zu löschen. Dort liegt dann nur die Originaldatei – Archivdatei und alle Datenbankinformationen sind endgültig entfernt. Ob Ihre Instanz so eingerichtet ist, fragen Sie Ihre Administration.

Typische Fehler

• Signiertes PDF bearbeitet. Drehen oder Seiten löschen verändert die Originaldatei und macht eine digitale Signatur ungültig. Bei signierten Dokumenten die Bearbeitung bleiben lassen oder vorher klären, ob die Signatur noch gebraucht wird.
• „Zusammenführen" mit „Als Versionen zusammenführen" verwechselt. Das eine erzeugt eine neue Datei aus mehreren, das andere hängt Dateien als Fassungen an ein Stammdokument. Letzteres lässt sich nicht zurücknehmen – die Beschriftung im Dialog lesen.
• Nach dem Leeren gesucht. Nach dem Leeren des Papierkorbs ist in Paperless nichts mehr wiederherstellbar. Wer ein Dokument vermisst, prüft zuerst den Papierkorb – vor Ablauf der 30 Tage.

Weiter mit

• Dokumentversionen – Dateihistorie je Dokument, ASN-Regel und Grenzen des Zusammenführens.
• Ansichten, Filter & Stapelbearbeitung – Auswahl und Stapelaktionen, aus denen Zusammenführen und Drehen gestartet werden.
• Workflows – die Aktion „In den Papierkorb".