Historie, Versionen & Papierkorb

Dieses Kapitel bündelt drei Themen rund um das Verwalten bestehender Dokumente: einfache PDF-Bearbeitung, den Änderungsverlauf und den Papierkorb.

PDF-Aktionen

Paperless-ngx unterstützt einfache Bearbeitungsschritte für PDFs (nicht für andere Dateitypen). Beim Betrachten eines Dokuments öffnen Sie den PDF-Editor – eine schlichte Oberfläche zum Umsortieren, Drehen und Löschen von Seiten sowie zum Aufteilen von Dokumenten.

• Dokumente zusammenführen: verfügbar, wenn Sie mehrere Dokumente für die Stapelbearbeitung auswählen.
• Dokumente drehen: bei der Stapelbearbeitung mehrerer Dokumente und über den PDF-Editor eines einzelnen Dokuments.
• Dokumente aufteilen: über den PDF-Editor eines einzelnen Dokuments.
• Seiten löschen: über den PDF-Editor.
• Seiten umsortieren: über den PDF-Editor.

Wichtig: Drehen und Löschen von Seiten verändern die Originaldatei von Paperless-ngx – dies würde zum Beispiel eine digitale Signatur ungültig machen.

Dokument-Historie

Seit Version 2.7 zeichnet Paperless-ngx alle Änderungen an einem Dokument auf und hält sie in einem Änderungsprotokoll fest (standardmäßig aktiv). Die Änderungen sind auf dem Reiter Historie einsehbar und dort nachvollziehbar. Bestimmte Änderungen – etwa durch Workflows – werden mit dem „Akteur" System vermerkt.

Einordnung von einfach.digital: Ein solches Änderungsprotokoll macht Bearbeitungen transparent und nachvollziehbar. Es ist ein hilfreicher Baustein – aber für sich genommen keine Gewähr für „revisionssichere" Aufbewahrung. Ob und wie Anforderungen wie die GoBD erfüllt werden, hängt vom Gesamtprozess, der Konfiguration und organisatorischen Regeln ab.

Versionen

Ergänzend zur Historie führt Paperless einen Dateiverlauf je Dokument. Wie Versionen funktionieren – und was dabei am Dokument bleibt und was sich ändert – lesen Sie im Kapitel Die Weboberfläche unter „Dateiversionen".

Papierkorb

Wenn Sie ein Dokument löschen, wandert es zunächst in den Papierkorb – bis es entweder ausdrücklich endgültig gelöscht wird oder nach einer festgelegten Frist automatisch verschwindet. Standardmäßig bleiben Dokumente 30 Tage im Papierkorb.

Bis zur endgültigen Löschung (z. B. dem Leeren des Papierkorbs) bleiben alle Dateien und Datenbankinhalte vollständig erhalten und können jederzeit wiederhergestellt werden. Erst mit der endgültigen Löschung werden Archivdatei und Datenbankinformationen dauerhaft entfernt.