Automatische Zuordnung

Paperless kann Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und Speicherpfade automatisch zuweisen. Dazu vergleicht es die Zuordnungsregeln, die Sie für jedes dieser Objekte hinterlegt haben, mit dem Text eines Dokuments.

Ein Beispiel: Definieren Sie ein Tag Nebenkosten mit dem Vergleichstext stadtwerke und dem Algorithmus Exakt, versieht Paperless jedes neu aufgenommene Dokument automatisch mit Nebenkosten, sobald irgendwo im Text stadtwerke vorkommt.

Damit die automatische Zuordnung greift, hinterlegen Sie in der Weboberfläche einen Vergleichstext (match) und einen Zuordnungsalgorithmus für das jeweilige Objekt.

Die verfügbaren Algorithmen

• Keiner: Es findet keine Zuordnung statt.
• Irgendein (Any): Trifft zu, wenn irgendeines der angegebenen Wörter vorkommt. Bank1 Bank2 trifft auf Dokumente mit einem der beiden Begriffe.
• Alle (All): Verlangt, dass jedes angegebene Wort vorkommt – die Reihenfolge spielt keine Rolle.
• Exakt (Exact): Trifft nur zu, wenn der Text genau so (inklusive Reihenfolge) vorkommt.
• Regulärer Ausdruck: Interpretiert den Vergleichstext als regulären Ausdruck.
• Unscharf (Fuzzy): Nutzt teilweises Matching und findet den Text auch bei kleinen Abweichungen.
• Auto: Versucht, neue Dokumente automatisch zuzuordnen – ohne festen Vergleichstext. Siehe unten.

Bei den Algorithmen Irgendein und Alle können Sie mehrwortige Begriffe in doppelte Anführungszeichen setzen. "Bank of America" BofA mit Irgendein trifft auf Dokumente mit „Bank of America" oder „BofA", aber nicht auf „Bank of South America".

Speichern Sie danach Ihr Tag (bzw. Korrespondent, Dokumenttyp oder Speicherpfad) und lassen Sie ein weiteres Dokument durch den Consumer laufen – es sollte anschließend automatisch passend zugeordnet sein.

Automatisches Matching (Auto)

Der Algorithmus Auto versucht, Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und Speicherpfade anhand Ihrer bisherigen Zuordnungen zu vergeben. Im Hintergrund arbeitet ein neuronales Netz.

Sind zum Beispiel alle Kontoauszüge Ihres Kontos 123 bei der Musterbank mit dem Tag musterbank123 versehen und ist dessen Algorithmus auf Auto gesetzt, lernt das Netz mit der Zeit selbst, wann dieses Tag zu vergeben ist.

Einige Punkte sollten Sie dabei im Blick behalten:

• Änderungen an Ihren Dokumenten wirken sich nicht sofort aus. Das Netz muss nach Änderungen neu trainiert werden. Paperless prüft standardmäßig einmal pro Stunde auf Änderungen und erledigt das automatisch.
• Auto berücksichtigt nur Dokumente, die nicht in Ihrem Posteingang liegen (also kein Inbox-Tag tragen). So lernt das Netz nur aus Dokumenten, die Sie zuvor korrekt eingeordnet haben.
• Es funktioniert nur, wenn ein Zusammenhang zwischen Merkmal und Dokumentinhalt besteht. Kontoauszüge enthalten meist Kontonummer und Bankname – das klappt gut. Ein Tag wie TODO lässt sich hingegen nicht automatisch vergeben.
• Es braucht eine ausreichende Zahl an Dokumenten. Kommt ein Korrespondent nur ein einziges Mal unter Tausenden vor, wird er künftig kaum automatisch erkannt. Je mehr Dokumente, desto besser.
• Auch Gegenbeispiele sind nötig, damit Paperless erkennt, wann ein Merkmal nicht zu vergeben ist. Stammen etwa alle Dokumente entweder von „Webshop" oder „Bank" und stehen beide auf Auto, ordnet Paperless jedem neuen Dokument einen der beiden zu.