Automatische Zuordnung

Dieses Kapitel brauchen Sie, wenn Paperless Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und Speicherpfade selbst vergeben soll, statt dass Sie jedes Dokument von Hand einordnen. Es erklärt die Zuordnungsregeln, das lernende Auto-Matching, die Vorschläge in der Detailansicht – und was das Posteingangs-Tag damit zu tun hat.

Zuordnungsregeln

Paperless vergleicht die Zuordnungsregeln, die Sie für Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und Speicherpfade hinterlegt haben, mit dem Text eines Dokuments. Ein Beispiel: Definieren Sie ein Tag Nebenkosten mit dem Vergleichstext stadtwerke und dem Algorithmus Exakt, versieht Paperless jedes neu aufgenommene Dokument automatisch mit Nebenkosten, sobald irgendwo im Text stadtwerke vorkommt.

Sie hinterlegen dazu beim jeweiligen Objekt – unter Verwaltung → Attribute – einen Vergleichstext (match) und einen Zuordnungsalgorithmus.

Die verfügbaren Algorithmen

• Keiner: Es findet keine Zuordnung statt.
• Irgendein (Any): Trifft zu, wenn irgendeines der angegebenen Wörter vorkommt. Bank1 Bank2 trifft auf Dokumente mit einem der beiden Begriffe.
• Alle (All): Verlangt, dass jedes angegebene Wort vorkommt – die Reihenfolge spielt keine Rolle.
• Exakt (Exact): Trifft nur zu, wenn der Text genau so (inklusive Reihenfolge) vorkommt.
• Regulärer Ausdruck: Interpretiert den Vergleichstext als regulären Ausdruck.
• Unscharf (Fuzzy): Nutzt teilweises Matching und findet den Text auch bei kleinen Abweichungen.
• Auto: Versucht, neue Dokumente automatisch zuzuordnen – ohne festen Vergleichstext. Siehe unten.

Bei den Algorithmen Irgendein und Alle können Sie mehrwortige Begriffe in doppelte Anführungszeichen setzen. "Bank of America" BofA mit Irgendein trifft auf Dokumente mit „Bank of America" oder „BofA", aber nicht auf „Bank of South America".

Speichern Sie danach Ihr Tag (bzw. Korrespondent, Dokumenttyp oder Speicherpfad) und lassen Sie ein weiteres Dokument durch den Consumer laufen – es sollte anschließend automatisch passend zugeordnet sein.

Automatisches Matching (Auto)

Der Algorithmus Auto versucht, Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und Speicherpfade anhand Ihrer bisherigen Zuordnungen zu vergeben. Im Hintergrund arbeitet ein neuronales Netz – der eingebaute Klassifikator (siehe unten).

Sind zum Beispiel alle Kontoauszüge Ihres Kontos 123 bei der Musterbank mit dem Tag Musterbank 123 versehen und ist dessen Algorithmus auf Auto gesetzt, lernt das Netz mit der Zeit selbst, wann dieses Tag zu vergeben ist.

Einige Punkte sollten Sie dabei im Blick behalten:

• Änderungen an Ihren Dokumenten wirken sich nicht sofort aus. Das Netz muss nach Änderungen neu trainiert werden. Paperless prüft standardmäßig einmal pro Stunde auf Änderungen und erledigt das automatisch.
• Auto berücksichtigt nur Dokumente, die kein Posteingangs-Tag tragen (siehe unten). So lernt das Netz nur aus Dokumenten, die Sie zuvor geprüft und korrekt eingeordnet haben.
• Es funktioniert nur, wenn ein Zusammenhang zwischen Merkmal und Dokumentinhalt besteht. Kontoauszüge enthalten meist Kontonummer und Bankname – das klappt gut. Ein Tag wie Zu prüfen lässt sich hingegen nicht automatisch vergeben.
• Es braucht eine ausreichende Zahl an Dokumenten. Kommt ein Korrespondent nur ein einziges Mal unter Tausenden vor, wird er künftig kaum automatisch erkannt. Je mehr Dokumente, desto besser.
• Auch Gegenbeispiele sind nötig, damit Paperless erkennt, wann ein Merkmal nicht zu vergeben ist. Stammen etwa alle Dokumente entweder von „Webshop" oder „Bank" und stehen beide auf Auto, ordnet Paperless jedem neuen Dokument einen der beiden zu.

Das Posteingangs-Tag

Ein Tag kann in Paperless als Posteingangs-Tag gekennzeichnet werden. Das ist eine Eigenschaft des Tags, kein besonderes Tag: Sie legen ein Tag wie Posteingang an und setzen beim Tag diese Eigenschaft. Zwei Dinge folgen daraus:

• Neue Dokumente erhalten das Tag automatisch. Sie müssen es nicht von Hand vergeben; jedes aufgenommene Dokument trägt es, bis Sie es entfernen.
• Der Klassifikator lernt nicht aus Dokumenten mit Posteingangs-Tag. Auto-Matching berücksichtigt nur Dokumente, die kein Posteingangs-Tag mehr tragen – also die, die Sie geprüft haben.

Daraus folgt die Regel: Das Posteingangs-Tag erst entfernen, wenn Metadaten und Zuordnungen stimmen. Wer es vorschnell entfernt, liefert dem Klassifikator falsche Beispiele; wer es nie entfernt, liefert ihm gar keine. Wann und wie Sie das Tag entfernen, steht im Kapitel Posteingang & Qualitätskontrolle.

Vorschläge: eingebauter Klassifikator und KI-Vorschläge

In der Detailansicht schlägt Paperless Tags, Korrespondent, Dokumenttyp und Speicherpfad vor, die Sie übernehmen oder verwerfen. Dahinter können zwei verschiedene Verfahren stehen. Sie zu unterscheiden ist wichtig, weil sie unterschiedlich mit Ihren Dokumentinhalten umgehen.

Beim Öffnen eines Dokuments mit Posteingangs-Tag werden Vorschläge automatisch angefordert. Wenn Sie das selbst auslösen möchten, deaktivieren Sie unter Einstellungen → Dokumente die Option Automatically request suggestions for inbox documents. Diese neue Beschriftung ist auch in der deutschen Oberfläche noch englisch. Danach fordern Sie Vorschläge gezielt über Vorschlagen an. Ist KI eingerichtet, betrifft das auch Anfragen an den konfigurierten KI-Anbieter.

Der eingebaute Klassifikator

Der Klassifikator ist das Verfahren hinter dem Algorithmus Auto und den Standardvorschlägen. Er arbeitet lokal auf dem Paperless-Server, verwendet kein Sprachmodell und lernt ausschließlich aus den Dokumenten Ihrer eigenen Instanz. Er ist immer vorhanden und braucht keine Einrichtung; Paperless trainiert ihn regelmäßig neu und zeigt den Fortschritt des Trainings an.

KI-Vorschläge (optional)

Zusätzlich kann Ihre Administration KI-Funktionen einschalten, die auf einem großen Sprachmodell beruhen. Sie sind standardmäßig aus und ersetzen den Klassifikator nicht, sondern ergänzen ihn:

• KI-Vorschläge für Titel, Datum, Tags, Korrespondent, Dokumenttyp und Speicherpfad, abrufbar über Vorschlagen in der Detailansicht neben den bisherigen Vorschlägen. Bereits vorhandene Tags, Typen, Korrespondenten und Speicherpfade werden dabei bevorzugt.
• Dokumenten-Chat in der oberen Werkzeugleiste, der Fragen zu einem oder mehreren Dokumenten beantwortet.
• Die Workflow-Aktion KI-Vorschläge anwenden, die Vorschläge automatisch und im Stapel übernimmt (siehe Workflows).

Als Sprachmodell kann ein lokal betriebenes Modell (über Ollama) oder ein Dienst mit OpenAI-kompatibler Schnittstelle eingerichtet sein. In beiden Fällen sendet Paperless den Dokumentinhalt samt Metadaten an den konfigurierten Anbieter. Der Hersteller weist darauf hin, dass bei einem entfernten Anbieter die Dokumente den eigenen Server verlassen und Kosten anfallen können, und bittet, die Auswirkungen auf den Datenschutz vor dem Einschalten zu bedenken. Ob und mit welchem Anbieter die KI-Funktionen auf Ihrer Instanz aktiv sind, erfahren Sie von Ihrer Administration.

Typische Fehler

• Posteingangs-Tag als gewöhnliches Tag angelegt. Ohne die Eigenschaft „Posteingangs-Tag" bekommen neue Dokumente das Tag nicht automatisch, und ungeprüfte Dokumente fließen in das Training ein.
• Sofortige Wirkung erwartet. Nach dem Umsortieren mehrerer Dokumente dauert es bis zur nächsten stündlichen Prüfung, bis der Klassifikator neu gelernt hat.
• Zu wenige Beispiele. Ein Korrespondent mit zwei Dokumenten wird nicht verlässlich erkannt. Bis genug Beispiele da sind, hilft eine feste Regel mit Irgendein oder Exakt weiter.
• Klassifikator und KI verwechselt. Die Standardvorschläge senden nichts nach außen. Erst wenn die Administration KI-Vorschläge eingeschaltet hat, gehen Dokumentinhalte an den konfigurierten Anbieter.

Weiter mit

• Posteingang & Qualitätskontrolle – wann das Posteingangs-Tag entfernt wird und was vorher geprüft ist.
• Workflows – Zuordnungen nach festen Regeln statt nach Vergleichstext.
• Häufige Fragen (FAQ) – die Kurzantwort zu KI und Dokumentinhalten.