Posteingang & Qualitätskontrolle
Neue Dokumente vollständig prüfen, Metadaten ergänzen und erst danach kontrolliert aus dem Posteingang nehmen.
In diesem Kapitel8 Abschnitte
Der digitale Posteingang ist die wichtigste Qualitätsstufe im laufenden Betrieb. Neue Dokumente gelten dort noch nicht als fertig abgelegt. Erst nach einer kurzen fachlichen Prüfung werden sie freigegeben, weitergeleitet oder für eine Aufgabe markiert.
Wichtig: Legen Sie im Team fest, welches Tag den Posteingang kennzeichnet, wer ihn bearbeitet und welche Mindestangaben vor dem Entfernen des Tags vorhanden sein müssen. Ohne diese Vereinbarung wird der Posteingang schnell zu einer bloßen Resteliste.
Eine verlässliche Prüfreihenfolge
Arbeiten Sie neue Dokumente immer in derselben Reihenfolge ab. So werden Fehler früh sichtbar und Metadaten nicht auf eine unvollständige Datei gesetzt.
1. Datei und Seiten
- Gehören alle Seiten zum selben Vorgang?
- Fehlen Rückseiten, Anlagen oder Unterschriftenseiten?
- Sind Seiten verdreht, doppelt oder in falscher Reihenfolge?
- Ist der Text scharf genug und nichts am Rand abgeschnitten?
- Handelt es sich wirklich um das erwartete Dokument und nicht nur um ein Deckblatt?
Fehlen Seiten, laden Sie nicht einfach eine zweite Teil-Datei daneben. Ersetzen oder ergänzen Sie das Dokument nach Ihrem vereinbarten Prozess und prüfen Sie anschließend die resultierende Version erneut.
2. OCR und Suchbarkeit
Öffnen Sie den Reiter Inhalt und prüfen Sie einige charakteristische Stellen: Dokumentnummer, Firmenname, Objektbezeichnung und Datum. Kleine OCR-Fehler sind meist unkritisch. Fehlen ganze Abschnitte oder sind Schlüsselwerte unlesbar, sollte der Scan verbessert oder durch die Administration neu verarbeitet werden.
3. Metadaten
Prüfen Sie mindestens Titel, Dokumentdatum, Korrespondent und Dokumenttyp. Ergänzen Sie nur die Tags und benutzerdefinierten Felder, die Ihr Ablagekonzept tatsächlich nutzt.
| Dokumentbeispiel | Sinnvolle Mindestangaben | Möglicher Folgeschritt |
|---|---|---|
| Eingangsrechnung | Lieferant, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Objekt/Kostenstelle | Tag Freigabe und zuständige Gruppe |
| Wartungsnachweis | Dienstleister, Anlagentyp, Objekt, Leistungsdatum | nächsten Termin als Datumsfeld pflegen |
| Prüfprotokoll | Prüforganisation, Prüfdatum, Objekt, Ergebnis | Mangel oder Nachprüfung kennzeichnen |
| Vertrag | Vertragspartner, Vertragsart, Beginn, ggf. Frist | Fristansicht oder verantwortliche Gruppe |
| Lieferschein | Lieferant, Lieferdatum, Auftrag/Projekt | mit Rechnung oder Auftrag verknüpfen |
4. Status und Verantwortung
Ein Dokument benötigt häufig mehr als reine Ablage. Nutzen Sie klar getrennte Merkmale:
- Eingang/Posteingang: noch nicht vollständig geprüft.
- TODO/Zu prüfen: eine fachliche Handlung ist offen.
- Freigabe: eine definierte Person oder Gruppe muss entscheiden.
- Mangel/Nachverfolgung: ein Ergebnis erfordert dokumentierte Folgemaßnahmen.
- Erledigt: nur verwenden, wenn Ihr Team diesen Status ausdrücklich vereinbart hat.
Ein Datumsfeld wie Fällig am oder Nächster Prüftermin ist für Fristen verlässlicher
als ein Titelzusatz. Zusammen mit einer gespeicherten Ansicht entsteht daraus eine
aktuelle Arbeitsliste.
Wann das Eingangstag entfernt wird
Entfernen Sie das Eingangstag erst, wenn:
- die Datei vollständig und lesbar ist,
- das erkannte Dokumentdatum plausibel ist,
- die vereinbarten Pflichtmetadaten gepflegt sind,
- Dubletten oder falsche Zuordnungen geklärt sind und
- ein offener Folgeschritt sichtbar markiert wurde.
Achtung: Das Entfernen des Eingangstags ist ein fachlicher Abschluss. Es sollte nicht allein deshalb automatisch erfolgen, weil OCR oder Upload technisch erfolgreich waren.
Papieroriginale nicht vorschnell vernichten
Ob ein Papieroriginal nach dem Scannen vernichtet werden darf, hängt nicht von Paperless allein ab. Prüfen Sie vorab insbesondere gesetzliche und vertragliche Aufbewahrungspflichten, Beweiswert, Originalunterschriften, Urkunden sowie branchenspezifische Vorgaben. Im Zweifel bleibt das Original erhalten und erhält eine Archiv-Seriennummer.
Einordnung von einfach.digital: Eine vollständige Datei, nachvollziehbare Metadaten und ein dokumentierter Prozess sind wichtige Bausteine einer prüfbaren Ablage. Sie ersetzen keine rechtliche Bewertung des konkreten Dokuments.
Tägliche und wöchentliche Routine
Täglich oder je Arbeitsschicht:
- Fehlgeschlagene Verarbeitungsaufgaben prüfen.
- Posteingangsansicht öffnen und älteste Dokumente zuerst bearbeiten.
- Qualitätskontrolle und Metadatenpflege durchführen.
- Offene Handlungen mit Status, Verantwortungsbereich und Frist sichtbar machen.
- Eingangstag entfernen.
Wöchentlich:
- Dokumente ohne Titel, Typ, Korrespondent oder vereinbarte Pflichtfelder prüfen.
- Überfällige und bald fällige Ansichten kontrollieren.
- Wiederkehrende Fehlzuordnungen an Regeln oder Workflows korrigieren lassen.
- Zufällig einige abgeschlossene Dokumente auf Scan- und Metadatenqualität prüfen.
Wie diese Arbeitslisten entstehen, zeigt das Kapitel Ansichten, Filter & Stapelbearbeitung.