Posteingang & Qualitätskontrolle
Neue Dokumente vollständig prüfen, Metadaten ergänzen und erst danach kontrolliert aus dem Posteingang nehmen.
In diesem Kapitel11 Abschnitte
Dieses Kapitel brauchen Sie, wenn Sie neu aufgenommene Dokumente prüfen, bevor sie als abgelegt gelten – und wenn Sie wissen wollen, wann das Posteingangs-Tag entfernt werden darf. Der digitale Posteingang ist die wichtigste Qualitätsstufe im laufenden Betrieb: Erst nach einer kurzen fachlichen Prüfung werden Dokumente freigegeben, weitergeleitet oder für eine Aufgabe markiert.
Wichtig: Legen Sie im Team fest, welches Tag als Posteingangs-Tag dient, wer den Posteingang bearbeitet und welche Mindestangaben vor dem Entfernen des Tags vorhanden sein müssen. Ohne diese Vereinbarung wird der Posteingang schnell zu einer bloßen Resteliste.
Eine verlässliche Prüfreihenfolge
Arbeiten Sie neue Dokumente immer in derselben Reihenfolge ab. So werden Fehler früh sichtbar und Metadaten nicht auf eine unvollständige Datei gesetzt.
1. Datei und Seiten
- Gehören alle Seiten zum selben Vorgang?
- Fehlen Rückseiten, Anlagen oder Unterschriftenseiten?
- Sind Seiten verdreht, doppelt oder in falscher Reihenfolge?
- Ist der Text scharf genug und nichts am Rand abgeschnitten?
- Handelt es sich wirklich um das erwartete Dokument und nicht nur um ein Deckblatt?
Ist die Datei unvollständig oder unbrauchbar, laden Sie den korrigierten Scan nicht als zweites Dokument hoch, sondern hängen ihn als neue Version an das bestehende Dokument: über das Menü Versionen → Vorhanden in der Dokumentansicht oder, wenn der neue Scan bereits als eigenes Dokument vorliegt, über die Dokumentliste mit Als Versionen zusammenführen. Tags, Korrespondent, Typ, Felder und Notizen bleiben am Stammdokument; Vorschau, Inhalt und Suche nutzen ab dann die neueste Version. Beachten Sie: Das Zusammenführen lässt sich in der Oberfläche nicht rückgängig machen, und ein Dokument, das zur Version wird, gibt seine Archiv-Seriennummer ab. Einzelheiten im Kapitel Dokumentversionen.
2. Duplikate
Für eine Übersicht über Doppelungen im Bestand nutzen Sie den Filter Duplikate in der Dokumentenliste. Für die Entscheidung am einzelnen Dokument gilt:
Öffnen Sie den Reiter Duplikate. Trägt er einen Zähler, listet er alle Dokumente mit demselben Inhalt, auch solche im Papierkorb. Das ist der einzige Ort, an dem eine Doppelung auffällt – die Aufgabe des Uploads war erfolgreich und weist nicht darauf hin. Ist das Dokument schon einmal aufgenommen worden, entscheiden Sie, welcher Eintrag bleibt, bevor Sie Metadaten pflegen – sonst pflegen Sie sie doppelt. Wie Sie Duplikate bereinigen, steht im Kapitel Dokumente hinzufügen.
3. OCR und Suchbarkeit
Öffnen Sie den Reiter Inhalt und prüfen Sie einige charakteristische Stellen: Dokumentnummer, Firmenname, Objektbezeichnung und Datum. Kleine OCR-Fehler sind meist unkritisch. Fehlen ganze Abschnitte oder sind Schlüsselwerte unlesbar, sollte der Scan verbessert und als neue Version angehängt oder durch die Administration neu verarbeitet werden.
4. Metadaten
Prüfen Sie mindestens Titel, Dokumentdatum, Korrespondent und Dokumenttyp. Ergänzen Sie nur die Tags und Zusatzfelder (benutzerdefinierten Felder), die Ihr Ablagekonzept tatsächlich nutzt.
| Dokumentbeispiel | Sinnvolle Mindestangaben | Möglicher Folgeschritt |
|---|---|---|
| Eingangsrechnung | Lieferant, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Objekt/Kostenstelle | Tag Freigabe und zuständige Gruppe |
| Wartungsnachweis | Dienstleister, Anlagentyp, Objekt, Leistungsdatum | nächsten Termin als Datumsfeld pflegen |
| Prüfprotokoll | Prüforganisation, Prüfdatum, Objekt, Ergebnis | Mangel oder Nachprüfung kennzeichnen |
| Vertrag | Vertragspartner, Vertragsart, Beginn, ggf. Frist | Fristansicht oder verantwortliche Gruppe |
| Lieferschein | Lieferant, Lieferdatum, Auftrag/Projekt | mit Rechnung oder Auftrag verknüpfen |
5. Status und Verantwortung
Braucht das Dokument mehr als reine Ablage, machen Sie den offenen Schritt sichtbar: mit
einem Status-Tag wie Zu prüfen oder Freigabe und, bei Fristen, mit einem Datumsfeld.
Welche Status-Tags sich bewährt haben und wie daraus mit einer gespeicherten Ansicht eine
Arbeitsliste wird, steht im Kapitel
Der empfohlene Workflow.
Wann das Posteingangs-Tag entfernt wird
Neue Dokumente erhalten das Posteingangs-Tag automatisch. Entfernen Sie es erst, wenn:
- die Datei vollständig und lesbar ist,
- Duplikate geklärt sind,
- das erkannte Dokumentdatum plausibel ist,
- die vereinbarten Pflichtmetadaten gepflegt sind,
- falsche Zuordnungen korrigiert sind und
- ein offener Folgeschritt sichtbar markiert wurde.
Das Entfernen hat eine zweite Wirkung: Der Klassifikator für die automatische Zuordnung lernt nur aus Dokumenten ohne Posteingangs-Tag. Was Sie freigeben, wird damit zum Vorbild für künftige Vorschläge – ein Grund mehr, erst die Zuordnungen zu korrigieren und dann das Tag zu entfernen.
Achtung: Das Entfernen des Posteingangs-Tags ist ein fachlicher Abschluss. Es sollte nicht allein deshalb automatisch erfolgen, weil OCR oder Upload technisch erfolgreich waren.
Papieroriginale nicht vorschnell vernichten
Ob ein Papieroriginal nach dem Scannen vernichtet werden darf, hängt nicht von Paperless allein ab. Prüfen Sie vorab insbesondere gesetzliche und vertragliche Aufbewahrungspflichten, Beweiswert, Originalunterschriften, Urkunden sowie branchenspezifische Vorgaben. Im Zweifel bleibt das Original erhalten und erhält eine Archiv-Seriennummer.
Einordnung von einfach.digital: Eine vollständige Datei, nachvollziehbare Metadaten und ein dokumentierter Prozess sind wichtige Bausteine einer prüfbaren Ablage. Sie ersetzen keine rechtliche Bewertung des konkreten Dokuments.
Tägliche und wöchentliche Routine
Täglich oder je Arbeitsschicht:
- Unter Aufgaben den Reiter Erfordert Aufmerksamkeit prüfen. Duplikate tauchen dort nicht auf – sie erzeugen eine erfolgreiche Aufgabe und zeigen sich nur am Dokument im Reiter Duplikate (Prüfschritt 2).
- Posteingangsansicht öffnen und älteste Dokumente zuerst bearbeiten.
- Prüfreihenfolge durchgehen und Metadaten pflegen.
- Offene Handlungen mit Status, Verantwortungsbereich und Frist sichtbar machen.
- Posteingangs-Tag entfernen.
Wöchentlich:
- Dokumente ohne Titel, Typ, Korrespondent oder vereinbarte Pflichtfelder prüfen.
- Überfällige und bald fällige Ansichten kontrollieren.
- Wiederkehrende Fehlzuordnungen an Regeln oder Arbeitsabläufen (Workflows) korrigieren lassen.
- Zufällig einige abgeschlossene Dokumente auf Scan- und Metadatenqualität prüfen.
Typische Fehler
- Korrigierten Scan als zweites Dokument hochladen. Dann existieren zwei Einträge, und die Metadaten hängen am falschen. Der Weg ist die neue Version am bestehenden Dokument.
- Metadaten pflegen, bevor Duplikate geklärt sind. Die Arbeit fällt doppelt an oder landet im Eintrag, der später gelöscht wird.
- Posteingangs-Tag per Automatik entfernen. Dann lernt der Klassifikator aus ungeprüften Zuordnungen und wiederholt deren Fehler.
