Ansichten, Filter & Stapelbearbeitung

Filter und gespeicherte Ansichten machen aus einem großen Archiv überschaubare Arbeitslisten. Die Stapelbearbeitung hilft anschließend, mehrere passende Dokumente in einem kontrollierten Schritt zu ändern.

Suche, Filter und Ansicht unterscheiden

• Suche: findet Wörter in Titel, OCR-Inhalt, Notizen und weiteren Feldern.
• Filter: grenzen die aktuelle Dokumentenliste nach strukturierten Merkmalen ein, etwa Tag, Korrespondent, Dokumenttyp, Datum oder benutzerdefiniertes Feld.
• Gespeicherte Ansicht: merkt sich eine Filter- und Sortierkombination für die wiederkehrende Nutzung und kann auf dem Dashboard erscheinen.

Für einmalige Fragen genügt meist ein Filter. Für täglich oder wöchentlich benötigte Arbeitslisten lohnt sich eine gespeicherte Ansicht.

Eine Dokumentmenge sicher filtern

1. Öffnen Sie Dokumente.
2. Setzen Sie zunächst den wichtigsten Filter, zum Beispiel Tag: Eingang.
3. Ergänzen Sie weitere Kriterien, etwa Dokumenttyp, Korrespondent, Zeitraum oder ein benutzerdefiniertes Feld.
4. Prüfen Sie Trefferzahl und einige Einträge, bevor Sie die Liste speichern oder im Stapel bearbeiten.
5. Entfernen Sie nicht mehr benötigte Filter einzeln oder wählen Sie Filter zurücksetzen.

Tipp: Beginnen Sie breit und grenzen Sie schrittweise ein. Wenn eine Liste leer bleibt, entfernen Sie den zuletzt gesetzten Filter und prüfen Sie Schreibweise, Berechtigungen und Datumsbereich.

Eine Ansicht speichern

Wenn die Liste genau die gewünschte Arbeitsmenge zeigt, öffnen Sie das Menü Ansicht und wählen Ansicht speichern. Vergeben Sie einen Namen, der Aufgabe und Rhythmus erkennen lässt. Aktivieren Sie Auf Dashboard anzeigen, wenn die Liste direkt nach der Anmeldung sichtbar sein soll.

Gute Namen sind zum Beispiel:

• Posteingang – täglich
• Rechnungen zur Freigabe
• Prüfungen in den nächsten 30 Tagen
• Fehlende Metadaten
• Mängel ohne Abschluss

Vermeiden Sie unklare Namen wie Neu, Test oder Meine Ansicht, insbesondere wenn mehrere Personen dieselbe Instanz verwenden.

Bewährte Arbeitsansichten

Gut zu wissen: Eine gespeicherte Ansicht enthält keine feste Kopie der Treffer. Sie wird bei jedem Öffnen neu ausgewertet und ändert sich automatisch mit den Dokumenten.

Mehrere Dokumente auswählen

Aktivieren Sie die Auswahlkästchen der gewünschten Dokumente. Prüfen Sie danach die angezeigte Anzahl. Je nach Oberfläche können Sie einzelne Treffer, alle sichtbaren Treffer oder eine größere gefilterte Menge auswählen. Kontrollieren Sie deshalb vor jeder Änderung, welche Auswahl tatsächlich aktiv ist.

Typische Stapelaktionen sind:

• Tags hinzufügen oder entfernen,
• Korrespondent, Dokumenttyp oder Speicherpfad setzen,
• benutzerdefinierte Felder bearbeiten,
• Eigentümer und Berechtigungen vergeben,
• Dokumente herunterladen, zusammenführen, neu verarbeiten oder löschen.

Welche Aktionen sichtbar sind, hängt von Dateityp und Berechtigungen ab.

Sicher stapelweise bearbeiten

1. Filter so eng setzen, dass nur die beabsichtigte Dokumentmenge bleibt.
2. Einige Treffer stichprobenartig öffnen.
3. Auswahl setzen und angezeigte Anzahl prüfen.
4. Genau eine fachliche Änderung ausführen.
5. Ergebnis über denselben Filter kontrollieren.
6. Erst danach die nächste Stapelaktion starten.

Achtung: Löschen, PDF-Aktionen, Neuverarbeitung und Änderungen an Berechtigungen können weitreichende Folgen haben. Führen Sie solche Aktionen nicht allein aufgrund eines Titels oder einer groben Suche aus. Prüfen Sie Filter, Auswahl und betroffene Dokumente unmittelbar vor der Bestätigung erneut.

Rechte und private Metadaten

Filter zeigen nur Objekte und Dokumente, für die Sie die nötigen Rechte besitzen. Eine gespeicherte Ansicht kann deshalb bei zwei Personen unterschiedliche Treffer liefern. Wenn erwartete Dokumente fehlen, prüfen Sie zuerst aktive Filter und anschließend die Berechtigungen.

Beim stapelweisen Setzen von Eigentümer- oder Gruppenrechten sollte vorab geklärt sein, ob auch Tags, Dokumenttypen und andere referenzierte Objekte für die Zielgruppe sichtbar sind. Andernfalls können in der Oberfläche Einträge als Privat erscheinen.

Ansichten regelmäßig pflegen

Prüfen Sie gespeicherte Ansichten in festen Abständen:

• Wird die Ansicht noch genutzt?
• Sind Tags und Feldnamen weiterhin gültig?
• Ist die verantwortliche Gruppe erkennbar?
• Liefert die Ansicht zu viele oder dauerhaft keine Treffer?
• Gibt es doppelte Ansichten mit fast identischen Filtern?

Wenige klar benannte Ansichten sind im Alltag wertvoller als eine lange, ungepflegte Liste.