Dokumentversionen

Dieses Kapitel brauchen Sie, wenn eine neue Fassung einer bereits abgelegten Datei eintrifft – ein korrigiertes Prüfprotokoll, ein nachgereichter Scan in besserer Qualität, ein entschlüsseltes PDF. Statt das Dokument ein zweites Mal anzulegen, hängen Sie die neue Datei als Version an das vorhandene Dokument. Tags, Felder und Zuordnungen bleiben dabei erhalten.

Was eine Version ist

Versionen sind die Dateihistorie eines Dokuments. Jede Version trägt eine eigene Datei und den daraus ausgelesenen Text. Alles andere – Tags, Korrespondent, Dokumenttyp, Speicherpfad, Zusatzfelder (benutzerdefinierte Felder) und Berechtigungen – hängt am Stammdokument und gilt für alle Versionen gemeinsam.

• Versionsdateien folgen dem normalen Dateinamensformat samt Speicherpfad und erhalten den Zusatz _vN, also _v1, _v2 und so weiter.
• Suche und Dokumentinhalt beziehen sich standardmäßig auf die neueste Version.
• In der Detailansicht wählen Sie über den Knopf Versionen eine Version aus der Liste („Version 1", „Version 2" …, jeweils mit Datum). Vorschau, Dateiangaben, Inhalt und die Schaltfläche Herunterladen wechseln dann auf diese Version. Der Knopf zeigt an, wie viele Versionen vorhanden sind.

Eine Version anlegen

Es gibt drei Wege: eine Datei von Ihrem Rechner hochladen oder ein Dokument, das bereits in Paperless liegt, zur Version eines anderen machen – einzeln oder im Stapel.

Aus der Detailansicht: Datei hochladen

1. Öffnen Sie das Dokument, das die neue Fassung erhalten soll.
2. Wählen Sie unter Versionen den Eintrag Hochladen und geben Sie die Datei an.

Aus der Detailansicht: Vorhandenes Dokument als Version

1. Öffnen Sie das Dokument, das die neue Fassung erhalten soll.
2. Wählen Sie unter Versionen den Eintrag Vorhanden.
3. Suchen Sie das andere Dokument und fügen Sie es als Version hinzu.

Aus der Dokumentenliste: Als Versionen zusammenführen

1. Wählen Sie in der Dokumentenliste zwei oder mehr Dokumente aus.
2. Wählen Sie im Stapelmenü Aktionen den Eintrag Als Versionen zusammenführen.
3. Bestimmen Sie das Stammdokument. Dessen Metadaten und Berechtigungen bleiben erhalten; alle anderen ausgewählten Dokumente werden zu Dateiversionen dieses Stammdokuments.

Das Stammdokument darf bereits Versionen haben. Dokumente, die selbst eine Versionshistorie tragen, lassen sich dagegen nicht als Version hinzufügen.

Was sich beim Arbeiten mit Versionen ändert

• Vorschau, Download, Linkfreigabe und E-Mail-Versand aus der Detailansicht nehmen die gerade ausgewählte Version. Der Sammel-Download aus der Dokumentenliste nimmt die neueste Version.
• Löschen einer Version, die nicht das Stammdokument ist, behält alle Metadaten; Paperless zeigt danach die neueste verbleibende Version.
• Löschen des Stammdokuments verschiebt das Dokument samt allen Versionen in den Papierkorb.
• Archiv-Seriennummer (ASN): Dokumente, die als Version zusammengeführt werden, geben ihre ASN ab. Hat das Stammdokument selbst keine ASN, übernimmt es die erste; andernfalls werden die ASNs der hinzugefügten Dokumente freigegeben, und die Freigabe wird protokolliert.
• Nicht rückgängig zu machen: Das Zusammenführen als Versionen lässt sich in der Oberfläche nicht zurücknehmen. Prüfen Sie die Auswahl des Stammdokuments vor dem Bestätigen.
• Passwort entfernen per Arbeitsablauf: Entfernt ein Arbeitsablauf (Workflow) den Passwortschutz eines PDFs, wird die entschlüsselte Datei als neue Version aufgenommen; die verschlüsselte Originaldatei bleibt in der Versionshistorie. Details im Kapitel Workflows.

Praxisfall: Ein korrigiertes Prüfprotokoll ersetzt das alte

Ein Prüfservice legt das Protokoll einer Anlagenprüfung ab, vergibt Tags, den Korrespondenten und ein Feld für den nächsten Prüftermin. Zwei Wochen später schickt der Prüfer eine korrigierte Fassung: Ein Messwert war falsch übertragen.

1. Die korrigierte Datei kommt wie gewohnt herein und liegt mit dem Tag Posteingang als eigenes Dokument in der Liste.
2. Wählen Sie das ursprüngliche Protokoll und die korrigierte Fassung aus und starten Sie unter Aktionen die Stapelaktion Als Versionen zusammenführen.
3. Bestimmen Sie das ursprüngliche Protokoll als Stammdokument.

Liegt die korrigierte Datei noch auf Ihrem Rechner, ist Versionen → Hochladen am ursprünglichen Protokoll der kürzere Weg – dann entsteht gar kein zweites Dokument.

Ergebnis: Das Dokument behält Tags, Korrespondent, Dokumenttyp, Speicherpfad, Zusatzfelder und Berechtigungen. Die korrigierte Fassung ist die neueste Version – sie erscheint in Vorschau und Suche. Die alte Fassung bleibt als Version erhalten und lässt sich jederzeit aufrufen, etwa wenn jemand fragt, was ursprünglich gemeldet wurde.

Typische Fehler

• Version statt Duplikat – oder umgekehrt. Ist dieselbe Datei zweimal hereingekommen, gehört sie nicht als Version angehängt, sondern über den Reiter Duplikate bereinigt. Ist es eine andere Datei zum selben Vorgang, ist eine Version richtig.
• Falsches Stammdokument gewählt. Nur dessen Metadaten und Berechtigungen bleiben. Weil das Zusammenführen nicht rückgängig zu machen ist, lohnt der zweite Blick auf die Auswahl im Dialog.
• ASN-Verlust bei physischer Ablage. Trägt die korrigierte Fassung ein eigenes ASN-Etikett und hat das Stammdokument schon eine ASN, wird die neue Nummer freigegeben. Der Papierbeleg liegt dann unter einer Nummer im Ordner, die Paperless nicht mehr kennt. Notieren Sie die Nummer vom Etikett vor dem Zusammenführen und ordnen Sie den Beleg unter der ASN des Stammdokuments ein.

Weiter mit

• Historie, PDF-Aktionen & Papierkorb – was beim Löschen des Stammdokuments und beim klassischen Zusammenführen von PDFs gilt.
• Dokumente hinzufügen – wie Paperless Duplikate erkennt und kennzeichnet.
• Berechtigungen & Teilen – Freigabelinks auf eine bestimmte Version.