Schnellstart: Das erste Dokument
Vom Anmelden bis zum wiedergefundenen Dokument – der vollständige erste Arbeitsablauf in etwa 15 Minuten.
In diesem Kapitel8 Abschnitte
Mit diesem Schnellstart durchlaufen Sie einmal den vollständigen Weg eines Dokuments: hochladen, Verarbeitung prüfen, Inhalt kontrollieren, einordnen und wiederfinden. Nehmen Sie dafür ein unkritisches Beispieldokument, das Sie bei Bedarf erneut erzeugen können – keine Personalakte und keine vertraulichen Kundendaten.
Hinweis: Welche Menüpunkte Sie sehen, hängt von Ihren Berechtigungen ab. Fehlen Dokumente, Upload oder Verwaltungsbereiche vollständig, wenden Sie sich an die für Paperless zuständige Person. Für den Schnellstart benötigen Sie mindestens das Recht, Dokumente anzusehen und hinzuzufügen.
1. Orientierung auf dem Dashboard
Nach der Anmeldung sehen Sie das Dashboard. Bei einer neuen Installation ist es möglicherweise noch leer. Das ist normal: Gespeicherte Ansichten werden erst sichtbar, nachdem sie angelegt und dem Dashboard hinzugefügt wurden.
Öffnen Sie bei Bedarf die eingebaute Tour über das Dashboard oder Ihre Einstellungen. Prägen Sie sich zunächst nur vier Bereiche ein:
- Dashboard: Ihre wichtigsten gespeicherten Ansichten und der Upload.
- Dokumente: die vollständige, filterbare Dokumentenliste.
- Aufgaben: Status und Fehler der Verarbeitung im Hintergrund.
- Verwalten: Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und weitere Stammdaten – sofern Sie dafür berechtigt sind.
2. Ein Dokument hochladen
Klicken Sie auf Dokument hochladen beziehungsweise Dateien auswählen. Alternativ ziehen Sie die Datei in die geöffnete Paperless-Oberfläche. Paperless legt den Upload zunächst als Hintergrundaufgabe an. Größere Scans oder OCR können etwas dauern.
Tipp: Ein gut lesbarer, gerade ausgerichteter Scan mit vollständigen Seiten spart später deutlich mehr Zeit als eine nachträgliche Korrektur. Für Textdokumente sind ungefähr 300 dpi meist ein guter Ausgangspunkt.
3. Verarbeitung kontrollieren
Öffnen Sie Aufgaben, wenn das Dokument nicht zeitnah im Posteingang oder in der Dokumentenliste erscheint. Prüfen Sie dort den neuesten Eintrag:
| Status | Bedeutung | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| Erfolgreich | Datei wurde aufgenommen und verarbeitet. | Dokument öffnen und fachlich prüfen. |
| Läuft / ausstehend | OCR oder Verarbeitung ist noch nicht abgeschlossen. | Kurz warten; nicht mehrfach hochladen. |
| Fehlgeschlagen | Die Aufgabe enthält eine Fehlermeldung. | Dateiname und Meldung notieren; Kapitel Problembehebung nutzen oder Administration informieren. |
Mehrfaches Hochladen während einer laufenden Aufgabe erzeugt keine schnellere Verarbeitung und kann unnötige Fehlermeldungen verursachen.
4. Vorschau und Inhalt prüfen
Öffnen Sie das neue Dokument. Kontrollieren Sie zuerst nicht die Ordnung, sondern die Qualität der aufgenommenen Datei:
- Sind alle Seiten vorhanden und in der richtigen Reihenfolge?
- Ist die Vorschau lesbar, vollständig und richtig gedreht?
- Zeigt der Reiter Inhalt plausiblen erkannten Text?
- Sind wichtige Nummern, Namen und Datumsangaben in der OCR auffindbar?
Ein OCR-Fehler verändert nicht das sichtbare Original, verschlechtert aber Suche und automatische Zuordnung. Bei schlechter Qualität sollte der Scan nach Möglichkeit neu erstellt werden, bevor das Dokument weiterverarbeitet wird.
5. Die wichtigsten Metadaten ergänzen
Für den ersten Durchlauf genügen wenige, konsequent gepflegte Angaben:
- Titel: kurz, eindeutig und ohne unnötige Dateinamensreste, zum Beispiel
Wartungsbericht Lüftungsanlage – Objekt Kampsriede. - Erstellt am: das fachliche Dokumentdatum – nicht automatisch das Uploaddatum.
- Korrespondent: Absender, Empfänger oder verantwortliches Unternehmen.
- Dokumenttyp: etwa Rechnung, Prüfprotokoll oder Vertrag.
- Tags: nur Themen, Status oder Zuständigkeiten, nach denen tatsächlich gearbeitet wird.
- Benutzerdefinierte Felder: nur wenn Ihr Ablagekonzept sie vorsieht, beispielsweise Rechnungsnummer, Objekt oder nächster Prüftermin.
Klicken Sie anschließend auf Speichern. Automatische Vorschläge sind Arbeitshilfen – prüfen Sie sie, bevor Sie sie übernehmen.
6. Posteingang abschließen
Viele Ablagekonzepte kennzeichnen neue Dokumente mit einem Tag wie Eingang oder
Posteingang. Entfernen Sie dieses Tag erst, wenn Vorschau, Inhalt und Metadaten geprüft
sind. Muss noch jemand reagieren, ergänzen Sie stattdessen ein Tag wie Zu prüfen oder
TODO und gegebenenfalls ein Datumsfeld.
Die vollständige Prüfroutine finden Sie im Kapitel Posteingang & Qualitätskontrolle.
7. Dokument wiederfinden
Wechseln Sie zu Dokumente und suchen Sie nach einem markanten Wort aus Titel oder Inhalt. Filtern Sie anschließend zusätzlich nach Dokumenttyp, Korrespondent oder Tag. Öffnet sich wieder das eben bearbeitete Dokument, ist der erste Arbeitsablauf geschafft.
Gut zu wissen: Die Volltextsuche macht Dokumente auffindbar. Verlässliche Metadaten machen daraus einen wiederholbaren Geschäftsprozess – zum Beispiel alle offenen Prüfungen eines Objekts oder alle Rechnungen eines Monats.