Benutzerdefinierte Felder

Dieses Kapitel brauchen Sie, wenn Dokumente Angaben tragen sollen, für die Paperless kein Feld vorsieht – eine Rechnungsnummer, ein Zahldatum, den nächsten Prüftermin einer Anlage. In der Oberfläche heißen benutzerdefinierte Felder Zusatzfelder.

Ein Feld anlegen und verwenden

1. Legen Sie zunächst unter Verwaltung → Attribute → Zusatzfelder ein Feld mit Namen und Datentyp an – etwa „Rechnungsnummer" oder „Bezahlt am" mit dem Typ „Zahl", „Datum", „Text" usw.
2. Anschließend nutzen Sie das Feld an Dokumenten: Wählen Sie in der Detailansicht über den Knopf Zusatzfelder das gewünschte Feld aus dem Aufklappmenü. Sobald es im Formular erscheint, geben Sie den Wert ein; er wird gemäß dem Datentyp geprüft.
3. Entfernen lässt sich ein Feld, indem Sie mit dem Mauszeiger über den Feldnamen fahren und den Button Entfernen anklicken.

Wichtig: Hinzugefügte oder entfernte Felder – und alle Werte – werden erst gespeichert, wenn Sie tatsächlich auf Speichern klicken (wie bei anderen Änderungen in der Detailansicht auch).

Hinweis: Ist der Datentyp eines Feldes einmal festgelegt, lässt er sich nicht mehr ändern. Wer den Typ wechseln will, legt ein neues Feld an und überträgt die Werte.

Einem Dokument können mehrere Felder zugewiesen werden; derselbe Feldname jedoch nicht mehrfach an dasselbe Dokument. Felder werden standardmäßig alphabetisch sortiert. Welche Felder die Detailansicht anzeigt, steuern Sie selbst – so bleibt die Ansicht übersichtlich, wenn es viele Felder gibt.

Verfügbare Feldtypen

• Text: beliebiger Text
• Boolean: Wahr/Falsch (Häkchen gesetzt/nicht gesetzt)
• Datum: ein Datum
• URL: eine gültige URL
• Ganzzahl: eine ganze Zahl, z. B. 12
• Zahl: eine Kommazahl, z. B. 12.3456
• Währung: ein ISO-4217-Währungscode↗ (öffnet in einem neuen Tab) und eine Zahl mit genau zwei Nachkommastellen, z. B. EUR12.30
• Dokument-Verknüpfung: Verweis(e) auf andere Dokumente, als Links dargestellt; legt automatisch eine symmetrische Rückverknüpfung an
• Auswahl (Select): eine vordefinierte Liste von Einträgen zur Auswahl

Felder automatisch füllen

Arbeitsabläufe (Workflows) können Zusatzfelder zuweisen – wahlweise mit Wert. Ohne Wert wird das Feld nur angehängt und ein vorhandener Wert bleibt stehen; mit Wert wird ein vorhandener überschrieben. So bekommt etwa jedes Prüfprotokoll eines bestimmten Dokumenttyps automatisch das Feld „Nächste Prüfung". Details im Kapitel Workflows.

Nach Feldwerten suchen und filtern

Die einfache Suche findet Feldwerte nicht. Verwenden Sie in der Suche die Schreibweise custom_fields.value: für den Wert oder custom_fields.name: für den Feldnamen – etwa custom_fields.name:"Rechnungsnummer" custom_fields.value:4711. Die Kurzform custom_fields:4711 sucht wie custom_fields.value:4711 nach dem Wert. Syntax und weitere Beispiele stehen im Kapitel Suchen & Finden. In der Dokumentenliste steht außerdem ein Filter auf Zusatzfelder bereit, der auch Datumsbereiche abdeckt.

Typische Fehler

• Feld angelegt, aber nicht gespeichert. Das Feld erscheint im Formular, der Wert ist nach dem Neuladen weg – weil Speichern fehlte.
• Feldwert in der einfachen Suche gesucht. Ohne custom_fields.value: bleibt die Trefferliste leer, obwohl der Wert eingetragen ist.
• Falscher Datentyp gewählt. „Rechnungsnummer" als Ganzzahl scheitert an der ersten Nummer mit Bindestrich. Da sich der Typ nicht ändern lässt, bleibt nur ein neues Feld.

Weiter mit

• Workflows – Felder und Werte automatisch setzen.
• Suchen & Finden – Suchsyntax für Feldnamen und -werte.
• Ansichten, Filter & Stapelbearbeitung – Feldfilter als gespeicherte Arbeitsliste.