Suchen & Finden

Paperless bietet einen umfangreichen Suchmechanismus, mit dem Sie ein gesuchtes Dokument schnell finden – etwa das Gerät, das gerade kaputtgegangen ist und das Sie vor einigen Monaten gekauft haben, oder den Vertrag, den Sie vor acht Jahren unterschrieben haben.

Globale Suche

Die Suchleiste oben in der Weboberfläche durchsucht die verschiedenen Objekte von Paperless-ngx – darunter Dokumente, Tags, Workflows und mehr. Zurückgegeben werden nur Objekte, für die Sie die nötigen Berechtigungen haben. Bei Dokumenten werden, sofern weniger als drei Treffer vorliegen, zusätzlich „erweiterte" Suchergebnisse (über den Dokumentindex) einbezogen. Das lässt sich in den Einstellungen abschalten.

Dokumentsuche

Wenn Sie suchen, gleicht Paperless Ihre Anfrage mit Ihren Dokumenten ab. Dabei werden Inhalt, Titel, Korrespondent, Typ, Tags, Notizen und Werte benutzerdefinierter Felder geprüft. Sie erhalten eine nach Relevanz gewichtete Trefferliste – besser passende Dokumente stehen weiter oben.

Standardmäßig liefert Paperless nur Dokumente, die alle eingegebenen Wörter enthalten. Zur Funktionsweise:

• Reihenfolge egal: „Rechnung offen" und „offen Rechnung" liefern dieselben Treffer.
• Akzent-unempfindlich: Die Suche nach resume findet auch résumé, cafe findet café.
• Trennzeichen-unabhängig: Satz- und Trennzeichen werden beim Indizieren entfernt; die Suche nach einer Teilnummer wie 1312 findet Dokumente mit A-1312/B.

Für die feinere Suche gibt es eine erweiterte Syntax.

Logische Ausdrücke:

shopname AND (produkt1 OR produkt2)

Bestimmte Tags, Korrespondenten oder Typen:

type:invoice tag:unpaid
correspondent:university certificate

Datumsangaben:

created:[2005 to 2009]
added:yesterday
modified:today

Unscharfe Wörter (Platzhalter):

produ*name

Natürliche Datums-Schlüsselwörter:

added:today
modified:yesterday
created:"previous week"
added:"previous month"
modified:"this year"

Unterstützte Datums-Schlüsselwörter: today, yesterday, previous week, this month, previous month, this year, previous year, previous quarter.

Benutzerdefinierte Felder durchsuchen

Werte benutzerdefinierter Felder stehen im Volltextindex – eine einfache Suche findet also bereits Dokumente, deren Feldwerte Ihre Suchbegriffe enthalten. Zum gezielten Eingrenzen nach Feldname oder -wert:

custom_fields.value:policy
custom_fields.name:"Contract Number"
custom_fields.name:Insurance custom_fields.value:policy

• custom_fields.value sucht im Wert eines beliebigen Feldes.
• custom_fields.name sucht im Feldnamen (bei mehreren Wörtern Anführungszeichen verwenden).
• Kombiniert finden Sie Dokumente, bei denen ein bestimmt benanntes Feld einen bestimmten Wert enthält.

Hinweis: Benutzerdefinierte Datumsfelder unterstützen keine relative Datumssyntax. Für Datumsbereiche auf solchen Feldern nutzen Sie die Filter der Dokumentenliste.

Notizen durchsuchen

Notiz-Inhalte fließen automatisch in die Volltextsuche ein. Zum gezielten Suchen nach Autor oder Inhalt einer Notiz:

notes.user:alice
notes.note:reminder
notes.user:alice notes.note:insurance

All diese Bausteine lassen sich beliebig kombinieren.

Wenn Sie dieselbe Suche regelmäßig benötigen, kombinieren Sie sie mit Filtern und speichern das Ergebnis als dynamische Ansicht. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und praxisnahe Beispiele finden Sie unter Ansichten, Filter & Stapelbearbeitung.