Suchen & Finden

Dieses Kapitel brauchen Sie, wenn Sie ein bestimmtes Dokument wiederfinden wollen und das Blättern nach Tag oder Korrespondent dafür nicht reicht – etwa den Wartungsvertrag von vor acht Jahren oder die Rechnung zu dem Gerät, das gerade ausgefallen ist. Es erklärt, was die Suche prüft, was sie bewusst nicht prüft und wie Sie mit der erweiterten Syntax gezielt eingrenzen.

Globale Suche

Die Suchleiste oben in der Kopfleiste durchsucht die verschiedenen Objekte von Paperless-ngx – darunter Dokumente, Tags, Workflows und mehr. Zurückgegeben werden nur Objekte, für die Sie die nötigen Berechtigungen haben. Bei Dokumenten werden, sofern weniger als drei Treffer vorliegen, zusätzlich „erweiterte" Suchergebnisse (über den Dokumentindex) einbezogen. Das lässt sich in den Einstellungen abschalten.

Hinweis: Neben der Suche kann in der Kopfleiste ein Dokument-Chat erscheinen, wenn die Administration die optionalen KI-Funktionen eingeschaltet hat. Was diese Funktionen tun und wohin Dokumentinhalte dabei gehen, beschreibt der Eintrag in den Häufigen Fragen.

Dokumentsuche

Das Feld Suchen der Dokumentenliste kennt mehrere Modi; alles, was dieses Kapitel über Gewichtung und Syntax sagt, gilt für den Modus Erweiterte Suche. Darin gleicht Paperless Ihre Anfrage mit Ihren Dokumenten ab. Geprüft werden Inhalt, Titel, Korrespondent, Dokumenttyp und Tags. Sie erhalten eine nach Relevanz gewichtete Trefferliste – besser passende Dokumente stehen weiter oben, und die Fundstellen in Titel und Inhalt werden hervorgehoben.

Notizen und die Werte benutzerdefinierter Felder prüft eine einfache Suche nicht. Beides steht zwar im Index, wird aber nur über die Präfixe der erweiterten Syntax erreicht (siehe unten). Wer „Rückfrage an Einkauf" in eine Notiz geschrieben hat, findet das Dokument mit dem bloßen Suchwort Rückfrage nicht.

Standardmäßig liefert Paperless nur Dokumente, die alle eingegebenen Wörter enthalten. Zur Funktionsweise:

• Reihenfolge egal: „Rechnung offen" und „offen Rechnung" liefern dieselben Treffer.
• Akzent-unempfindlich: Die Suche nach resume findet auch résumé, cafe findet café.
• Trennzeichen-unabhängig: Satz- und Trennzeichen werden beim Indizieren entfernt; die Suche nach einer Teilnummer wie 1312 findet Dokumente mit A-1312/B.

Hinweis: Eine unscharfe Suche, die auch Tippfehler und ähnliche Schreibweisen findet, kann die Administration einschalten. Solche Näherungstreffer erscheinen dann unterhalb der exakten Treffer.

Erweiterte Suchsyntax

Für die feinere Suche gibt es eine erweiterte Syntax. Sie funktioniert im Modus Erweiterte Suche des Feldes Suchen und in gespeicherten Ansichten, die diesen Modus verwenden.

Wörter kombinieren und ausschließen

Stadtwerke AND (Wartung OR Prüfung)
Rechnung NOT Entwurf
"jährliche Wartung"

AND, OR und NOT schreiben Sie groß. Ohne Operator gilt AND; Klammern gruppieren Begriffe. Anführungszeichen suchen eine Wortfolge in genau dieser Reihenfolge.

Achtung: Ein Minuszeichen schließt kein Wort aus. Rechnung -Entwurf sucht nach beiden Wörtern. Verwenden Sie Rechnung NOT Entwurf.

In bestimmten Feldern suchen

type:Rechnung tag:Freigabe
correspondent:Stadtwerke Wartungsvertrag
correspondent:"Stadtwerke Hannover"
tag:Rechnung,Freigabe
asn:[50 to 150]

Ein Präfix gilt nur für den unmittelbar folgenden Wert. Namen mit Leerzeichen brauchen Anführungszeichen. Eine kommaseparierte Tag-Liste verlangt alle genannten Tags: tag:Rechnung,Freigabe findet nur Dokumente mit beiden Tags.

Zahlenfelder unterstützen Bereiche wie asn:[50 to 150], aber keine Platzhalter.

Platzhalter

Rechnung*
title:Wartung*
20[12]?

* steht für beliebig viele Zeichen, ? für genau eines. 20[12]? findet Werte von 2010 bis 2029. Eckige Klammern dienen nur zusammen mit * oder ? als Zeichenmuster; sie sind nicht mit einem Zahlen- oder Datumsbereich zu verwechseln.

Wenn die konfigurierte Suchsprache Wörter auf ihren Wortstamm reduziert, kann ein zu langer Präfix ohne Treffer bleiben. Kürzen Sie ihn dann schrittweise. Platzhalter sind etwas anderes als die oben beschriebene unscharfe Suche.

Nach Datum suchen

created:[2005 to 2009]
added:yesterday
modified:today
added:[-1 week to now]

Weitere Datumsangaben:

added:today
modified:yesterday
created:"previous week"
added:"previous month"
modified:"this year"

Unterstützte Datums-Schlüsselwörter: today, yesterday, tomorrow, previous week, this month, previous month, this year, previous year, previous quarter. Sie beziehen sich jeweils auf einen ganzen Zeitraum. Ein Jahr, Monat oder Tag lässt sich auch direkt angeben: created:2026, created:2026-09, created:2026-09-20.

Relative Angaben wie -1 week und now verwenden Sie als Grenzen eines Bereichs, etwa added:[-1 week to now]. added:"-1 week" sucht dagegen keinen Zeitraum und liefert keine passenden Treffer. this week und 3 days ago werden nicht unterstützt. Innerhalb eines Bereichs brauchen die Grenzen keine Anführungszeichen; falls Sie welche verwenden, müssen es einfache sein: added:['-1 week' to now].

Schlüssel sind englisch, Werte sind Ihre Namen

Das Wort vor dem Doppelpunkt ist Teil der Suchsprache und bleibt englisch – unabhängig davon, in welcher Sprache Sie die Oberfläche verwenden. Der Wert dahinter ist der Name, den Sie selbst in Paperless vergeben haben.

Auch die Datumswörter sind Syntax: Verstanden werden nur die in der Liste oben aufgeführten englischen Ausdrücke. Werte mit Leerzeichen setzen Sie in Anführungszeichen, etwa tag:"Zu prüfen".

Benutzerdefinierte Felder durchsuchen

Namen und Werte der Zusatzfelder (benutzerdefinierte Felder) stehen im Volltextindex, werden von einer einfachen Suche aber nicht geprüft. Zum Eingrenzen nach Feldname oder Feldwert:

custom_fields.value:Police
custom_fields.name:"Vertragsnummer"
custom_fields.name:Versicherung custom_fields.value:Police

• custom_fields.value sucht im Wert eines beliebigen Feldes.
• custom_fields: ist die Kurzform für custom_fields.value:.
• custom_fields.name sucht im Feldnamen (bei mehreren Wörtern Anführungszeichen verwenden).
• Kombiniert finden Sie Dokumente, bei denen ein bestimmt benanntes Feld einen bestimmten Wert enthält.

Weil Trennzeichen beim Indizieren entfernt werden, sind die Bestandteile formatierter Nummern einzeln auffindbar. Ein Wert wie A-1312/99.50 zerfällt in die Bausteine a, 1312, 99 und 50:

custom_fields.value:1312
custom_fields.name:"Vertragsnummer" custom_fields.value:1312

Hinweis: Benutzerdefinierte Datumsfelder unterstützen keine relative Datumssyntax (etwa [now to 2 weeks]). Für Datumsbereiche auf solchen Feldern nutzen Sie die Filter der Dokumentenliste.

Notizen durchsuchen

Notizen stehen im Volltextindex, werden von einer einfachen Suche aber nicht geprüft. Zum Suchen nach Inhalt oder Verfasser einer Notiz:

notes.note:Rückfrage
notes.user:mmeier
notes.user:mmeier notes.note:Versicherung

notes: ist die Kurzform für notes.note:.

All diese Bausteine lassen sich kombinieren. Paperless verarbeitet die Suchsprache selbst und verwendet Tantivy als Suchindex; dessen gesamte Abfragesprache lässt sich deshalb nicht unverändert übernehmen. Maßgeblich ist die Paperless-Dokumentation zur Suchsyntax↗ (öffnet in einem neuen Tab) (englisch). Unbekannte Feldnamen werden als normaler Suchtext behandelt.

Wenn Sie dieselbe Suche regelmäßig benötigen, kombinieren Sie sie mit Filtern und speichern das Ergebnis als Ansicht.

Typische Fehler

• Eine Notiz oder ein Feldwert wird nicht gefunden. Die einfache Suche prüft beides nicht. Verwenden Sie das Präfix. Soll eine gespeicherte Ansicht alles zugleich abdecken, schreiben Sie zum Beispiel Rechnung OR notes.note:Rechnung OR custom_fields.value:Rechnung.
• typ:Rechnung liefert nichts. Der Schlüssel heißt type; nur der Wert ist Ihr deutscher Name.
• created:"letzte Woche" liefert nichts. Datumswörter bleiben englisch: created:"previous week".
• Ein Wort mit Minuszeichen ausgeschlossen. Verwenden Sie NOT, zum Beispiel Rechnung NOT Entwurf.
• Ein Datumsbereich auf einem eigenen Datumsfeld greift nicht. Nutzen Sie dafür den Filter der Dokumentenliste statt der Suchsyntax.

Weiter mit

• Ansichten, Filter & Stapelbearbeitung – Suche mit Filtern kombinieren und als Ansicht speichern
• Benutzerdefinierte Felder – eigene Felder anlegen, die Sie später gezielt durchsuchen
• Notizen, Aufgaben & Übergaben – Notizen so schreiben, dass sie später auffindbar sind