Was ist ein Löschkonzept?
Ein Löschkonzept legt für jede Art personenbezogener Daten fest, nach welcher Frist und ab welchem Zeitpunkt sie gelöscht werden und wer dafür zuständig ist.
Ohne Fachbegriffe, für Betriebe ohne eigene IT.
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Einfach erklärt
Ein Löschkonzept legt fest, wann welche personenbezogenen Daten gelöscht werden und wer sich darum kümmert. Die DSGVO verlangt, Daten nicht länger zu speichern, als ihr Zweck es erfordert. Zugleich schreiben Handels- und Steuerrecht vor, viele Unterlagen jahrelang aufzubewahren. Das Löschkonzept bringt beides zusammen. Es funktioniert wie ein Kalender für den Aktenvernichter: Für jede Art von Unterlagen steht dort, ab wann die Frist läuft und wann sie endet.
Woran Sie merken, dass es fehlt
- Bewerbungen von vor Jahren liegen noch im Postfach.
- Ehemalige Kunden stehen weiter im Newsletter-Verteiler.
- Niemand weiß, wie lange Backups und alte E-Mails aufgehoben werden.
- Eine Auskunftsanfrage eines Kunden fördert Daten zutage, die längst weg sein sollten.
Was Sie tun können
Gehen Sie Ihre Arten von Daten durch und legen Sie für jede eine Regel fest: Frist, Startzeitpunkt, zuständige Person. Für Buchungsbelege gelten zum Beispiel acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind. Für Geschäftsbriefe sind es sechs Jahre. Die Fristen ermittelt der Aufbewahrungsfristen-Rechner. Ein Gerüst für das Konzept selbst bietet das Werkzeug Löschkonzept.
Gut zu wissen: Löschen betrifft auch Backups und Kopien. Legen Sie fest, wie lange Sicherungen aufbewahrt werden. Läuft eine Sicherung ab, verschwinden die Daten auch dort.
Einordnung: Welche Aufbewahrungsfristen für Ihre Unterlagen gelten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater, Fragen zur Löschpflicht mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Rechtlicher Rahmen
- Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO: Speicherbegrenzung. Art. 5 Abs. 2: Rechenschaftspflicht.
- Art. 17 Abs. 1: Löschpflicht, etwa wenn der Zweck entfällt (lit. a) oder eine Einwilligung widerrufen wird (lit. b).
- Art. 17 Abs. 3: keine Löschung, solange eine rechtliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht (lit. b) oder die Daten für Rechtsansprüche gebraucht werden (lit. e).
- Art. 30 Abs. 1 lit. f: Löschfristen gehören ins Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
Das Wort Löschkonzept kommt in der DSGVO nicht vor. Es ist das übliche Mittel, diese Pflichten nachzuweisen.
Aufbau und Norm
Eine verbreitete Gliederung nutzt auch der BfDI für sein eigenes Löschkonzept: Datenarten (Daten mit gemeinsamem Zweck), je Datenart eine Löschregel aus Löschfrist und Startzeitpunkt, dazu die verantwortliche Stelle. Die zugehörige Norm war DIN 66398:2016-05. Laut DIN Media ist sie durch DIN EN ISO/IEC 27555:2025-09 ersetzt, die deutsche Fassung der ISO/IEC 27555:2021 mit Leitlinien zur Löschung personenbezogener Daten.
Datenart Startzeitpunkt Frist Grundlage
Buchungsbelege Ende des Kalenderjahres der Entstehung 8 Jahre § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO
Geschäftsbriefe Ende des Kalenderjahres des Empfangs 6 Jahre § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 AO
oder Versands
Webserver-Logs Erstellung 14 Tage eigene Festlegung, Zweck Fehleranalyse
Newsletter Abmeldung umgehend Art. 17 Abs. 1 lit. b DSGVO
Die Frist für Webserver-Logs ist ein Beispiel. Wer eine eigene Frist festlegt, begründet sie mit dem Zweck.
Typische Fehler
- Backups vergessen. Eine Wiederherstellung holt gelöschte Daten zurück. Das Konzept braucht eine Aufbewahrungsdauer für Sicherungen und eine Regel, wie Löschungen nach einem Restore nachgezogen werden.
- Pauschal zehn Jahre. Für Buchungsbelege gelten nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre. Zehn Jahre bleiben es für Bücher, Jahresabschlüsse und Lageberichte.
- Frist ohne Startzeitpunkt. „Sechs Jahre“ allein lässt offen, ab wann gezählt wird.
- Regel ohne Umsetzung. Die Frist steht im Dokument, aber kein Job, kein Termin und keine Person löscht.
Prüfen
Ob die Regeln greifen, zeigt eine Abfrage auf überfällige Daten, hier am Beispiel einer selbst festgelegten Frist von sechs Monaten für abgelehnte Bewerbungen:
SELECT count(*) FROM bewerbungen WHERE abgesagt_am < now() - interval '6 months'
find /srv/ablage/bewerbungen -type f -mtime +183 | wc -l
Beide Werte sollten null sein. Eine Vorlage für Löschregeln und Löschprotokoll bietet das Werkzeug Löschkonzept.