Was ist ein DMS?
DMS steht für Dokumentenmanagementsystem.
Ein DMS ist eine Software, die Dokumente eines Betriebs an einer Stelle ablegt, mit Angaben wie Absender, Art und Datum versieht und über eine Suche wiederfindbar macht.
Ohne Fachbegriffe, für Betriebe ohne eigene IT.
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Einfach erklärt
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist ein digitaler Aktenschrank mit eingebautem Register. Jedes Dokument kommt einmal hinein, als Scan, als PDF aus einer Mail oder als Datei aus einem Programm. Das System liest den Text und merkt sich, von wem das Dokument stammt und worum es geht. Dann legt es das Dokument so ab, dass Sie es später wiederfinden. Anders als bei einem Ordner auf dem Server muss niemand vorher entscheiden, in welchem Unterordner eine Rechnung liegt. Sie finden sie über den Lieferanten, das Datum oder ein Wort aus dem Text.
Was ein DMS im Betrieb ändert
- Alle Belege liegen an einem Ort statt in Postfächern, auf Desktops und in Papierordnern.
- Mehrere Personen arbeiten mit demselben Dokument, ohne Kopien zu verschicken.
- Rechte legen fest, wer was sehen und ändern darf. Personalunterlagen sieht dann etwa nur die Geschäftsführung.
- Änderungen werden protokolliert. Später lässt sich nachvollziehen, wer ein Dokument wann bearbeitet hat.
Wer sich kümmert
Einrichten und betreiben sollte das System Ihr IT-Dienstleister oder der Anbieter, bei dem es läuft. Ihre Aufgabe ist die Ordnung: Welche Dokumentarten gibt es, wer legt ab, wer darf löschen. Ein Open-Source-DMS ist zum Beispiel Paperless-ngx. Wie schnell Sie heute schon Unterlagen finden, können Sie mit dem Dokumentations-Check einschätzen.
Was ein DMS nicht kann
Die Software allein erfüllt keine Aufbewahrungspflicht. Dazu gehören feste Abläufe, eingeschränkte Löschrechte und eine schriftliche Beschreibung des Verfahrens, die Verfahrensdokumentation. Welche Anforderungen das Finanzamt an eine elektronische Ablage stellt und warum keine Software sie allein erfüllt, steht im Beitrag zu den GoBD.
Bausteine eines DMS
- Erfassung: Import aus Ablageordner, Postfach, Scanner oder API, siehe digitaler Posteingang.
- Text und Index: OCR für Bilder, Textextraktion für digitale PDFs, daraus der Index für die Volltextsuche.
- Klassifikation: Metadaten wie Korrespondent, Dokumenttyp, Tags und eigene Felder, teils automatisch vergeben.
- Speicherung: Original und meist eine Archivfassung in PDF/A, Metadaten in einer Datenbank.
- Kontrolle: Berechtigungen, Audit-Log und Versionierung.
- Export: Dokumente samt Metadaten, damit ein späterer Systemwechsel möglich bleibt.
Was die GoBD am System festmachen
Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025) schreiben kein Produkt vor. Einige Randziffern betreffen ein DMS aber direkt:
- Rz. 110: Unveränderbarkeit lässt sich hardwaremäßig, softwaremäßig oder organisatorisch herstellen. Die Ablage in einem Dateisystem erfüllt sie ohne zusätzliche Maßnahmen regelmäßig nicht.
- Rz. 122: Jedes elektronische Dokument braucht einen nachvollziehbaren und eindeutigen Index, dessen Verknüpfung zum Dokument über die ganze Aufbewahrungsfrist erhalten bleibt.
- Rz. 142: Bei einem Systemwechsel sind Daten einschließlich Metadaten und Verknüpfungen quantitativ und qualitativ gleichwertig zu übernehmen.
- Rz. 179 bis 181: Die Finanzverwaltung erteilt keine Positivtestate. Zertifikate Dritter entfalten ihr gegenüber keine Bindungswirkung.
Typische Fehler
- Löschen nicht getrennt. Löschen gehört in eine eigene Rolle mit wenigen Personen, getrennt vom Ablegen und Verschlagworten.
- Speicher am DMS vorbei erreichbar. Liegen die Dateien auf einer Freigabe, die Administratoren direkt ändern können, schützt das Rechtekonzept des DMS nur die Oberfläche.
- Audit-Log abgeschaltet oder ohne Aufbewahrung.
- Kein Exporttest. Ob Dokumente samt Metadaten wieder herauskommen, zeigt sich sonst erst beim Wechsel.
- Backup mit Archiv verwechselt. Ein Backup stellt Daten wieder her, schützt sie aber nicht vor Änderung.
Prüfen
Paperless-ngx zum Beispiel vergleicht mit dem Sanity Checker die in der Datenbank gespeicherten Prüfsummen mit den Dateien. Er meldet fehlende oder veränderte Originale und Archivfassungen sowie Dokumente ohne Text:
docker compose exec webserver document_sanity_checker
Dazu eine Stichprobe von Hand: eine Rechnung aus dem Vorjahr suchen, ihr Protokoll ansehen und sie samt Metadaten exportieren.