Was sind Metadaten?
Metadaten sind Angaben über ein Dokument, etwa Absender, Dokumentart, Datum oder Schlagworte, mit denen ein Ablagesystem es einordnet und wiederfindet.
Ohne Fachbegriffe, für Betriebe ohne eigene IT.
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Einfach erklärt
Metadaten sind die Beschriftung auf dem Aktenrücken, nur ausführlicher. Sie stehen nicht im Dokument selbst, sondern daneben: von wem es kommt, was es ist, wann es ausgestellt wurde, ob es schon bezahlt ist. In einem Ablagesystem heißen die wichtigsten Angaben oft so:
- Korrespondent: wer das Dokument geschickt oder bekommen hat, etwa ein Lieferant oder das Finanzamt.
- Dokumenttyp: was es ist, etwa Rechnung, Vertrag oder Lieferschein.
- Tags (Schlagworte): frei vergebene Etiketten wie „offen“, „Steuerberater“ oder „Fahrzeug 3“. Ein Dokument kann mehrere tragen.
- Eigene Felder: zum Beispiel Rechnungsnummer, Betrag oder Fälligkeit.
Warum Schlagworte besser sind als Ordner
Ein Ordner zwingt zu einer Entscheidung: Liegt die Werkstattrechnung unter „Fahrzeuge“ oder unter „Rechnungen 2026“? Mit Metadaten muss niemand wählen. Die Rechnung trägt beide Angaben und taucht bei beiden Suchen auf. Zusammen mit der Volltextsuche finden Sie so etwa alle offenen Rechnungen eines Lieferanten aus diesem Jahr.
Was Sie festlegen sollten
Metadaten helfen nur, wenn alle dieselben verwenden. Legen Sie gemeinsam eine kurze Liste fest: welche Dokumenttypen es gibt, welche Tags, wer neue anlegen darf. Zehn sauber gepflegte Tags helfen mehr als zweihundert, die jeder anders schreibt. Viele Systeme schlagen Angaben anhand früherer Dokumente vor. Prüfen sollte sie trotzdem ein Mensch, zumindest am Anfang.
Was Metadaten nicht leisten
Sie sind nur so gut wie ihre Pflege. Ein falsch zugeordneter Lieferant macht eine Rechnung schwer auffindbar. Auch wer Metadaten nachträglich ändert, verändert die Ablage. Solche Änderungen gehören deshalb ins Protokoll des Systems, damit nachvollziehbar bleibt, wer was umsortiert hat.
Arten von Metadaten
| Art | Beispiele | Herkunft |
|---|---|---|
| Technisch | Dateiname, MIME-Typ, Prüfsumme, Seitenzahl, Datum des Hinzufügens | vom System erzeugt |
| Beschreibend | Korrespondent, Dokumenttyp, Tags, Titel, Ausstellungsdatum | manuell oder automatisch |
| Fachlich | Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Vertragsende | eigene Felder |
| Eingebettet | XMP in PDF-Dateien, EXIF in Fotos | aus der Datei gelesen |
Beispiel Paperless-ngx
Paperless-ngx kennt Korrespondenten, Dokumenttypen, Tags (seit Version 2.19 verschachtelt, bis zu fünf Ebenen), Speicherpfade und seit Version 2.0 eigene Felder mit festem Datentyp, etwa Monetary für Beträge mit Währung oder Date. Zugeordnet wird über Regeln je Objekt: Any, All, Exact, regulärer Ausdruck, Fuzzy oder Auto, ein lernendes Verfahren auf Grundlage bereits zugeordneter Dokumente. Speicherpfade bestimmen, in welchem Ordner und unter welchem Namen die Datei liegt. Enthält das Namensschema Metadaten wie den Korrespondenten, passt Paperless-ngx den Dateinamen beim Speichern an.
Korrespondent Muster Energie GmbH Abgleich: Exact „Muster Energie GmbH“
Dokumenttyp Rechnung Abgleich: Regex Rechnungs-?nr\.?\s*\d+
Tag offen Abgleich: keiner (wird per Workflow gesetzt)
Was die GoBD dazu sagen
- Rz. 122: Jedes elektronische Dokument braucht einen nachvollziehbaren und eindeutigen Index. Die Verknüpfung zwischen Index und Dokument muss über die ganze Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.
- Rz. 123: Buchungsvermerke, Indexierungen und Barcodes dürfen die Lesbarmachung des Originalzustands nicht beeinflussen. Die Bearbeitung ist zu protokollieren.
- Rz. 142: Bei einem Systemwechsel gehören Metadaten ausdrücklich zu dem, was gleichwertig zu übernehmen ist.
Typische Fehler
- Wildwuchs. „Rechnung“, „Rechnungen“ und „RE“ stehen nebeneinander. Das Recht, Tags anzulegen, gehört zu wenigen Personen.
- Ordnerlogik in Tags. Jahreszahlen als Tag, obwohl das Ausstellungsdatum ein eigenes Feld ist.
Autoohne Kontrolle. Das Verfahren lernt aus vorhandenen Zuordnungen und übernimmt deren Fehler.- Metadaten nur in der Datenbank. Ohne Export samt Metadaten bleibt beim Systemwechsel ein Haufen Dateien.
Prüfen
Lücken lassen sich über die API finden, etwa Rechnungen ohne Rechnungsnummer:
curl -s -G -H "Authorization: Token $TOKEN" \
--data-urlencode 'query=type:rechnung' \
--data-urlencode 'custom_field_query=["Rechnungsnummer", "exists", false]' \
https://dms.example.de/api/documents/ | jq .count