Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Einfach erklärt

Stellen Sie sich vor, ein Fremder soll in Ihrem Büro einen Beleg vom Eingang bis ins Archiv verfolgen, ohne jemanden fragen zu können. Die Verfahrensdokumentation ist die Anleitung dafür. Sie beschreibt, wie bei Ihnen Rechnungen ankommen, wer sie prüft, wie sie gescannt oder abgelegt werden, wo sie liegen, wer darauf zugreift und wie sie gesichert sind. Die Finanzverwaltung spricht von einem sachverständigen Dritten. Er muss das Verfahren in angemessener Zeit nachprüfen können.

Warum sie wichtig ist

Die GoBD, die Vorgaben des Bundesfinanzministeriums zur elektronischen Buchführung, verlangen sie für jedes System, in dem steuerlich relevante Daten entstehen oder liegen: Buchhaltung, Rechnungsprogramm, Kasse, Ablagesystem. Eine unvollständige Dokumentation allein ist noch kein Grund, die Buchführung zu verwerfen. Kritisch wird es, wenn ein Prüfer deshalb nicht nachvollziehen kann, wie Ihre Zahlen zustande kommen.

Was hineingehört

In der Regel besteht sie aus vier Teilen:

• Allgemeine Beschreibung: welche Abläufe, welche Systeme, wer zuständig ist.
• Anwenderdokumentation: wie Mitarbeitende mit den Systemen arbeiten.
• Technische Systemdokumentation: wie die Systeme eingerichtet sind.
• Betriebsdokumentation: Datensicherung, Rechte, Updates und Kontrollen.

Ändert sich etwas, etwa durch ein neues Programm, wird die Dokumentation fortgeschrieben und die alte Fassung bleibt erhalten.

Was sie nicht ist

Keine Software liefert sie fertig mit, denn sie beschreibt Ihren Betrieb. Ein Handbuch des Herstellers ist ein Baustein, nicht die Dokumentation. Für das Scannen von Papierbelegen gibt es eine Mustervorlage von Bundessteuerberaterkammer und Deutschem Steuerberaterverband, mehr dazu unter ersetzendes Scannen. Ob Ihre Dokumentation für Ihren Betrieb genügt, besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Was eine Verfahrensdokumentation für ein Ablagesystem enthält, zeigt auch die Seite Verfahrensdokumentation nach GoBD.

Anforderungen nach GoBD

GoBD Rz. 151 bis 155 (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025):

• Rz. 151: für jedes DV-System, übersichtlich gegliedert, Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse vollständig und schlüssig. Sie muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Der Umfang richtet sich nach der Komplexität.
• Rz. 152: beschreibt den gewollten Prozess von der Entstehung über Indizierung, Verarbeitung und Speicherung bis zum Wiederfinden, zur maschinellen Auswertbarkeit, zum Schutz gegen Verlust und Verfälschung und zur Reproduktion.
• Rz. 153: in der Regel allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation.
• Rz. 154: muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist dem gelebten Verfahren entsprechen, insbesondere den eingesetzten Programmversionen (Programmidentität). Änderungen sind zu versionieren, mit nachvollziehbarer Änderungshistorie. Ihre Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange Unterlagen aufzubewahren sind, zu deren Verständnis sie nötig ist.
• Rz. 155: Beeinträchtigt eine fehlende oder ungenügende Dokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

Über Verarbeitungsprotokolle und die Verfahrensdokumentation wird auch nachgewiesen, dass die vorgesehenen Kontrollen stattgefunden haben (Rz. 60). Welche Kontrollen zum internen Kontrollsystem gehören, beschreibt Rz. 100.

Beispiel: Gliederung für ein DMS

1 Allgemeine Beschreibung
  1.1 Geltungsbereich: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Geschäftsbriefe
  1.2 Zuständigkeiten und Vertretung
  1.3 Systeme mit Version: DMS, Buchhaltung, Mailserver, Scanner
2 Anwenderdokumentation
  2.1 Posteingang: Scan, Mailabruf, Upload
  2.2 Klassifikation, Prüfung, Freigabe
  2.3 Umgang mit Papier nach dem Scan
3 Technische Systemdokumentation
  3.1 Konfiguration: OCR, Archivformat, Speicherort
  3.2 Rollen- und Rechtekonzept
  3.3 Schnittstellen und Exporte
4 Betriebsdokumentation
  4.1 Datensicherung und Wiederherstellungstest
  4.2 Updates und Änderungsprotokoll
  4.3 Internes Kontrollsystem

Typische Fehler

• Einmal geschrieben, nie fortgeschrieben. Nach einem Update nennt die Dokumentation noch die alte Programmversion.
• Überschrieben statt versioniert. Welche Fassung zu welchem Zeitpunkt galt, lässt sich nicht mehr zeigen.
• Handbuch statt Verfahren. Die Herstellerdokumentation ersetzt nicht die Beschreibung des eigenen Ablaufs.
• Nur Technik. Zuständigkeiten, Vertretung und Kontrollen fehlen.
• Vor- und Nebensysteme vergessen: Kasse, Warenwirtschaft, Rechnungsprogramm, Mailarchiv.

Prüfen

Kein Befehl, sondern ein Abgleich: einen Beleg aus dem Vorjahr anhand der Dokumentation verfolgen und die dort genannten Versionen mit den laufenden vergleichen, bei Containern etwa mit docker compose images. Rechte, Sicherung und Wiederherstellung stichprobenartig gegen die Beschreibung halten.