Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, bei dem eine lesbare PDF-Rechnung und die Rechnungsdaten als XML in einer Datei stecken.
Ohne Fachbegriffe, für Betriebe ohne eigene IT.
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Einfach erklärt
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie jede PDF-Rechnung. Sie können sie öffnen, lesen und ausdrucken. Im Inneren steckt aber zusätzlich eine Datei mit denselben Angaben als Datensatz, so wie einem Brief ein ausgefülltes Formular für den Computer beiliegt. Der Mensch liest das PDF, das Buchhaltungsprogramm liest die Daten. Entwickelt hat das Format das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X.
Ist das eine E-Rechnung?
Meistens ja. Das Bundesfinanzministerium erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung an, außer in den einfachsten Stufen MINIMUM und BASIC-WL. Diese enthalten zu wenige Angaben. Fragen Sie den Anbieter Ihres Rechnungsprogramms, welche Stufe es erzeugt. Die Stufe EN 16931 deckt alle Angaben der europäischen Norm ab.
Worauf Sie beim Ablegen achten
Wichtig ist die eingebettete Datei, nicht das Bild. Wer die Rechnung ausdruckt und wieder einscannt oder in ein Bildformat umwandelt, verliert die Daten. Legen Sie die Datei deshalb so ab, wie sie gekommen ist. Dann sind Bild und Daten erhalten. Vermerken Sie etwas auf der Rechnung, etwa einen Buchungsvermerk, muss auch dieser Vermerk aufbewahrt werden.
Was ZUGFeRD nicht kann
Weichen Bild und Daten voneinander ab, gelten die Daten. Das Bild ist nur eine Ansicht. Ob die Rechnung inhaltlich stimmt, prüft das Format nicht. Und nicht jedes PDF, auf dem „ZUGFeRD“ steht, enthält gültige Daten. Ob Ihr Ablagesystem die Datei unverändert aufbewahrt, sollte Ihr IT-Dienstleister einmal mit einer echten Rechnung testen.
Aufbau der Datei
- Container: PDF/A-3 nach ISO 19005-3, alle Stufen a, b und u sind zulässig.
- Daten: XML in der Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII), seit Version 2.0.
- Dateiname der XML: ab Version 2.1
factur-x.xml, in 2.0zugferd-invoice.xml. - Verknüpfung: über einen Associated-File-Eintrag mit
AFRelationship, zusätzlich Angaben zum Profil in den XMP-Metadaten. - Stand Oktober 2026: ZUGFeRD 2.5.2, technisch identisch mit Factur-X 1.09.2.
Profile
| Profil | E-Rechnung nach BMF-Schreiben vom 15.10.2025 |
|---|---|
| MINIMUM | nein |
| BASIC WL (ohne Rechnungspositionen) | nein |
| BASIC | ja |
| EN 16931 (früher COMFORT) | ja |
| EXTENDED | ja |
| XRECHNUNG | ja |
Bei Abweichungen zwischen XML und Bild geht der strukturierte Teil vor. Aufzubewahren ist nach GoBD Rz. 119 und 131 (Fassung vom 14.07.2025) zumindest der strukturierte Teil. Der PDF-Teil ist zusätzlich nötig, wenn er steuerlich relevante Zusatzangaben trägt, etwa Buchungsvermerke.
Typische Fehler
- Profil MINIMUM oder BASIC WL im Versand an inländische Unternehmen. Die Datei ist dann eine sonstige Rechnung.
- Umwandlung nach PDF/A-2 oder in ein Bild. PDF/A-2 nimmt nur eingebettete PDF/A-Dateien auf, Bildformate gar keine. Die XML geht verloren. Eine Archivfassung in PDF/A-2, wie sie manche DMS für die Anzeige erzeugen, enthält sie also nicht. Maßgeblich bleibt das Original.
- XML und Bild aus verschiedenen Quellen. Das Rechnungsprogramm erzeugt das PDF aus einer anderen Vorlage als die Daten, Beträge weichen ab.
- Ungeprüfte Eingänge. Ob eine Datei überhaupt XML enthält, zeigt erst ein Blick hinein.
Prüfen
pdfdetach -list rechnung.pdf
pdfdetach -save 1 -o factur-x.xml rechnung.pdf
java -jar Mustang-CLI-<version>.jar --action validate --source rechnung.pdf
pdfdetach aus Poppler listet und speichert die eingebetteten Dateien. Mustang prüft PDF und XML gegen die Regeln von ZUGFeRD und EN 16931.