Was ist Dateisynchronisation?

Einfach erklärt

Dateisynchronisation funktioniert wie Durchschreibepapier: Was Sie auf das oberste Blatt schreiben, erscheint auch auf den Blättern darunter. Ein Ordner auf Ihrem Computer wird mit einem Server abgeglichen und von dort mit Laptop, Smartphone und den Geräten der Kollegen. Ändern Sie eine Datei im Büro, ist die neue Fassung kurz danach auch unterwegs da.

Dazu kommen Freigaben: Sie teilen einen Ordner mit einem Kollegen oder schicken einem Kunden einen Link, statt große Dateien per Mail zu versenden.

Warum Synchronisation kein Backup ist

Die Synchronisation überträgt jede Änderung, auch die falschen. Löscht jemand versehentlich einen Ordner, verschwindet er auf allen Geräten. Verschlüsselt eine Ransomware die Dateien auf einem Laptop, landen die verschlüsselten Fassungen überall. Papierkorb und ältere Versionen helfen eine Zeit lang, liegen aber auf demselben System. Ein Backup ist dagegen eine getrennte Kopie, die sich nicht automatisch mitändert und räumlich getrennt aufbewahrt wird.

Achtung: Fragen Sie Ihren IT-Dienstleister nicht nur, ob es ein Backup gibt. Fragen Sie auch, wie weit es zurückreicht und wann zuletzt eine Wiederherstellung getestet wurde.

Was Sie tun können

• Freigabelinks mit Ablaufdatum und Passwort versehen und alte Links regelmäßig löschen.
• Betriebsdaten nicht über private Konten bei Cloud-Diensten teilen.
• Auf Laptops und Smartphones, die Firmendaten synchronisieren, die Verschlüsselung einschalten.
• Dateien, an denen mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, gemeinsam im Browser bearbeiten. Sonst entstehen Konfliktkopien, die jemand von Hand zusammenführen muss.

Eine Lösung, die sich auch selbst betreiben lässt, ist zum Beispiel Nextcloud.

Funktionsweise

Der Sync-Client merkt sich den zuletzt abgeglichenen Stand jeder Datei und vergleicht ihn bei jedem Lauf mit lokalen Änderungen und mit Änderungskennungen auf dem Server. WebDAV stellt dafür die Eigenschaft getetag bereit (RFC 4918 Abschnitt 15.6). Nextcloud bietet die Dateien eines Benutzers per WebDAV unter dieser Adresse an:

https://cloud.ihre-firma.de/remote.php/dav/files/BENUTZERNAME/

Ändert sich eine Datei zwischen zwei Läufen lokal und auf dem Server, behält der Nextcloud-Client die Serverfassung unter dem Originalnamen. Die lokale Fassung legt er daneben ab, etwa als Angebot (conflicted copy 2026-10-28 093612).xlsx. Diese Konfliktkopie lädt er in der Voreinstellung nicht hoch.

Papierkorb und Versionen

Was sich zurückholen lässt, hängt an den Aufbewahrungsregeln. Nextcloud hält gelöschte Dateien in der Voreinstellung mindestens 30 Tage im Papierkorb und entfernt sie danach nur bei Platzbedarf. Versionen dünnt es nach Alter aus: in den ersten 30 Tagen bleibt eine je Tag, danach eine je Woche. Dafür belegt es höchstens 50 Prozent des freien Speichers des Benutzers. Reicht das nicht, fallen die ältesten Versionen weg. Papierkorb und Versionen liegen auf demselben Server wie die Dateien selbst.

Typische Fehler

• Sync als einzige Sicherung. Ein übernommenes Konto oder ein Fehler auf dem Server trifft Dateien, Papierkorb und Versionen zugleich.
• Öffentliche Links ohne Ablaufdatum. Sie gelten, bis jemand sie löscht, auch lange nach Projektende.
• Konfliktkopien bleiben liegen. Sie existieren nur auf dem Gerät, auf dem der Konflikt auftrat.
• Office-Dateien parallel lokal bearbeitet. Ohne gemeinsames Bearbeiten im Browser führen Änderungen zweier Personen zur selben Zeit zu Konfliktkopien.
• Anmeldung mit dem Hauptpasswort. Für WebDAV-Programme empfiehlt Nextcloud App-Passwörter.

Prüfen

Konfliktkopien auf einem Gerät finden:

find ~/Nextcloud -name '*conflicted copy*'

Einen Ordner per WebDAV auflisten, mit App-Passwort:

curl -u max.muster:APP-PASSWORT -X PROPFIND -H "Depth: 1" \
  https://cloud.ihre-firma.de/remote.php/dav/files/max.muster/

Entscheidend ist der Wiederherstellungstest: eine Datei aus dem Backup zurückholen, nicht aus Papierkorb oder Versionen.