Was ist ein Team-Postfach?

Einfach erklärt

Ein Team-Postfach ist eine gemeinsame Adresse wie info@, rechnung@ oder service@ihre-firma.de, die mehrere Personen bearbeiten. Es ist der Briefkasten am Empfang: Er gehört nicht einer Person, sondern der Firma. Wer gerade Dienst hat, schaut hinein. Fachleute sprechen auch von einer Shared Mailbox.

Woran Sie merken, dass es nicht rund läuft

• Zwei Kollegen beantworten dieselbe Anfrage oder niemand tut es.
• Im Urlaub bleibt das Postfach liegen, weil nur eine Person wirklich hineinschaut.
• Alle melden sich mit demselben Passwort an. Wer etwas gelöscht oder verschickt hat, lässt sich nicht mehr sagen.
• Antworten gehen von der persönlichen Adresse hinaus. Der Kunde schreibt beim nächsten Mal an die falsche Person.

Was Sie tun können

Lassen Sie Ihren IT-Dienstleister ein echtes gemeinsames Postfach einrichten: Jede Person greift mit ihrem eigenen Zugang darauf zu und es gibt kein geteiltes Passwort. In Microsoft 365 heißt das freigegebenes Postfach und braucht bis 50 GB keine eigene Lizenz. Legen Sie außerdem fest, wer das Postfach im Urlaub betreut und wie Sie markieren, was erledigt ist.

Wächst die Zahl der Anfragen, hilft ein Ticketsystem. Es macht aus jeder Mail einen Vorgang mit Zuständigkeit und Status. Ein Open-Source-Ticketsystem ist zum Beispiel Zammad. Wie das im Alltag aussieht, zeigt der Anwendungsfall Team-Postfach.

Was ein gemeinsames Postfach nicht leistet

Ein gemeinsames Postfach zeigt allen dieselben Mails. Es sagt aber nicht, wer sich kümmert, und es erinnert nicht an liegengebliebene Anfragen. Löscht jemand eine Mail, ist sie für alle weg. Ein Team-Postfach ist deshalb auch kein Archiv, siehe E-Mail-Archivierung.

Varianten im Vergleich

Shared Mailbox in Exchange Online

• Bis 50 GB ohne Lizenz. Darüber braucht das Postfach Exchange Online Plan 2, für ein größeres Archiv oder Litigation Hold Plan 2 oder Plan 1 mit Exchange Online Archiving.
• Das zugehörige Benutzerkonto hat ein vom System gesetztes Passwort. Microsoft rät, die Anmeldung daran dauerhaft zu sperren.
• Full Access erlaubt Lesen und Bearbeiten, Send As sendet ohne Hinweis auf die Person, Send on Behalf zeigt „Person im Auftrag von Postfach“.
• Gesendete Mails landen standardmäßig in den gesendeten Elementen der sendenden Person. MessageCopyForSentAsEnabled legt zusätzlich eine Kopie im gemeinsamen Postfach ab.
• Microsoft nennt 25 Personen als Obergrenze, nur Konten der eigenen Organisation erhalten Zugriff. Löschen lässt sich nicht verhindern.

Add-MailboxPermission -Identity info@ihre-firma.de -User anna@ihre-firma.de -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
Add-RecipientPermission -Identity info@ihre-firma.de -Trustee anna@ihre-firma.de -AccessRights SendAs
Set-Mailbox -Identity info@ihre-firma.de -MessageCopyForSentAsEnabled $true

Typische Fehler

• Geteiltes Passwort statt Berechtigungen. Kein Zugriff lässt sich einer Person zuordnen, jeder Austritt erzwingt einen Passwortwechsel für alle.
• Anmeldung am Konto der Shared Mailbox offen. Das Konto wird so zum unbemerkten zusätzlichen Zugang.
• Ticketsystem und Menschen im selben Postfach. Holt das Ticketsystem per IMAP ab und verschiebt oder löscht dabei, sehen Kollegen im Mailprogramm nur noch einen Teil der Post.
• Rollenadressen ohne Betreuung. postmaster@ muss nach RFC 5321 Abschnitt 4.5.1 Mail annehmen, Adressen wie abuse@ und security@ beschreibt RFC 2142. Laufen sie ins Leere, gehen Hinweise auf Missbrauch verloren.

Prüfen

Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SharedMailbox | Format-Table Name,PrimarySmtpAddress
Get-MailboxPermission info@ihre-firma.de | Where-Object {$_.AccessRights -like 'Full*'}
Get-RecipientPermission info@ihre-firma.de
Get-MgUser -UserId info@ihre-firma.de -Property AccountEnabled | Select-Object AccountEnabled

Die ersten drei Befehle laufen in Exchange Online PowerShell, der letzte in Microsoft Graph PowerShell. AccountEnabled sollte bei einer Shared Mailbox False sein.