Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen als reine XML-Datei, abgeleitet aus der europäischen Norm EN 16931 und betreut von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Ohne Fachbegriffe, für Betriebe ohne eigene IT.
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Einfach erklärt
Eine XRechnung ist eine Rechnung ohne Bild. Sie besteht nur aus Daten in einer festen Struktur, dem Format XML. Öffnen Sie die Datei mit einem Texteditor, sehen Sie Zeilen mit Fachbegriffen und Zahlen statt einer gestalteten Rechnung. Das ist Absicht: Gedacht ist sie für Programme, die die Rechnung ohne Abtippen in die Buchhaltung übernehmen. Damit ein Mensch sie lesen kann, braucht es ein Anzeigeprogramm, eine sogenannte Visualisierung.
Wo Ihnen die XRechnung begegnet
- Bei Aufträgen für Behörden. Lieferanten des Bundes müssen seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen. Für Länder und Kommunen gelten eigene Regeln.
- Zwischen Unternehmen. Hier ist sie eine der zulässigen Formen der E-Rechnung, die seit 2025 schrittweise Pflicht wird.
Was Sie tun können
- Speichern Sie die XML-Datei selbst, nicht nur einen Ausdruck oder ein PDF daraus. Der Datensatz ist die Rechnung.
- Fragen Sie den Anbieter Ihres Buchhaltungs- oder Ablagesystems, ob es XRechnungen annehmen, anzeigen und aufbewahren kann. Nicht jedes System kann das.
- Für Rechnungen an Behörden brauchen Sie die Leitweg-ID des Empfängers, eine Art Postleitzahl für Rechnungen. Sie erhalten sie vom öffentlichen Auftraggeber.
Was eine XRechnung nicht ist
Eine PDF-Datei mit dem Wort „XRechnung“ im Namen ist keine. Und die XRechnung ist nicht dasselbe wie ZUGFeRD: ZUGFeRD verpackt die Daten in einem lesbaren PDF, die XRechnung kommt ohne aus. Für das Finanzamt sind beide zulässig, sofern sie der europäischen Norm entsprechen. Welches Format Sie verwenden, vereinbaren Sie mit Ihrem Geschäftspartner.
Standard und Versionen
- Grundlage: XRechnung ist die nationale Ausprägung (CIUS) des semantischen Datenmodells der EN 16931 mit zusätzlichen Geschäftsregeln, dazu eine konforme Extension für Branchenangaben.
- Syntaxen: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Beide sind gleichwertig zugelassen.
- Betrieb: die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats, seit dem 1. Januar 2019.
- Gültige Version: XRechnung 3.0, in Kraft seit dem 1. Februar 2024, aktuelles Bundle 3.0.2 (Stand Oktober 2026). Version 3.0 bleibt mindestens bis 31. Juli 2027 in Kraft. Eine Vorversion 4.0 ist im September 2026 erschienen, die endgültige Fassung ist für das Frühjahr 2027 angekündigt.
- Werkzeuge: Die KoSIT stellt zu jeder Version eine Konfiguration für den Validator und eine Visualisierung bereit.
- Öffentliche Auftraggeber: E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV), Adressierung über die Leitweg-ID im Feld BT-10.
Beispiel (UBL, Auszug)
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
<cbc:ID>RE-2026-0815</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-10-28</cbc:IssueDate>
<cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
<cbc:BuyerReference>B-2026-0042</cbc:BuyerReference>
…
</Invoice>
CustomizationID (BT-24) kennzeichnet die Spezifikation, BuyerReference (BT-10) ist in XRechnung Pflicht und trägt bei Behörden die Leitweg-ID.
Typische Fehler
- BT-10 leer. Die Validierung meldet einen Geschäftsregelfehler. Umsatzsteuerlich ist das nach BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unbeachtlich. Bei Rechnungen an Behörden fehlt dann aber die Leitweg-ID, über die die Rechnung zugestellt wird.
- Nur die Visualisierung archiviert. Das PDF aus der Anzeige ist keine Rechnung.
- Ablage kann kein XML. Nicht jedes DMS nimmt reine XML-Dateien an. Lösung ist ein passender Parser oder die Ablage in einem System, das XML samt Anzeige führt.
- Veraltete Spezifikation. Ein Rechnungsprogramm schreibt noch eine alte
CustomizationID, die Prüfung beim Empfänger schlägt fehl.
Prüfen
Mit dem Validator der KoSIT und der Konfiguration validator-configuration-xrechnung, im entpackten Ordner der Konfiguration:
java -jar validator-<version>-standalone.jar -s scenarios.xml -r . rechnung.xml
Der Validator erzeugt je Datei einen Prüfbericht. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 bietet es sich an, diesen Bericht zusammen mit der Rechnung aufzubewahren.