Branche · Facility Management
Facility Management digital dokumentieren
Betreiberpflichten, Prüfungen und Störungen im Gebäudebetrieb nachvollziehbar dokumentieren.
Mobile Wartungs- und Prüfprotokolle, zentrale Nachweisablage, strukturierte Störungsmeldungen und klares Objektwissen – für technisches Facility Management, Gebäudebetrieb und interne Haustechnik, die ihre Nachweise im Griff haben wollen.
- Prüf- und Wartungsprotokolle vor Ort erfassen – mit Foto, Unterschrift, Zeitstempel
- Nachweise zentral und auffindbar ablegen
- Störungen und Mängel als Vorgänge nachverfolgen
- Betreiberwissen und Objektinformationen zentral bereitstellen
Das Problem im technischen Gebäudebetrieb
Nachweise entstehen täglich – aber verstreut
Im Gebäudebetrieb entstehen täglich Nachweise: Wartungen, Sichtkontrollen, Störungen, Mängel, Fotos, Fremdfirmenberichte, E-Mails und interne Rückfragen. Oft liegen sie verteilt in Papierordnern, Postfächern, Excel-Listen oder einzelnen Mitarbeiterablagen.
Das kostet Sie an drei Stellen: Zeitverlust durch Suchen und Nacharbeit, Nachweislücken bei Prüfungen, Reklamationen und Schäden und Wissensverlust, wenn Erfahrung nur an einzelnen Personen hängt.
Papierprotokolle werden spät oder unvollständig abgelegt
Mängel werden aufgenommen, aber nicht konsequent nachverfolgt
Nachweise sind vorhanden, aber im Ernstfall schwer auffindbar
Objektwissen liegt bei einzelnen Personen statt zentral im System
Betreiberverantwortung heißt: Sie müssen nicht nur handeln, sondern auch belegen können, dass gehandelt wurde. Genau das wird ohne saubere Dokumentation zum Risiko.
Unser Ansatz
Wir ersetzen nicht Ihr Fachverfahren. Wir schließen die Lücken drumherum.
Ihr bestehendes System bleibt, wie es ist – kein Systembruch, keine Migration, kein Risiko für den laufenden Betrieb. Wir digitalisieren die Nachweise, Störungs- und Wartungsprozesse und die Wissensablage, die heute noch in Papier, Excel und E-Mail hängen.
Klarheit
Ein nachvollziehbarer Prozess statt verteilter Insellösungen.
Souveränität
Auf deutscher Infrastruktur betrieben, Daten unter Ihrer Kontrolle.
Präzision
Strukturierte, auffindbare Nachweise statt loser Belege.
Die Lösung als System – nicht als Einzeltool
Ein durchgängiger Dokumentationsprozess
einfach.digital verbindet mobile Formulare, Dokumentenablage, Ticketing und Wissensmanagement zu einem klaren Dokumentationsprozess für den technischen Gebäudebetrieb.
Mobile Prüf- und Wartungsprotokolle mit Kizeo Forms
Techniker, Hausmeister oder Objektverantwortliche erfassen Kontrollen direkt vor Ort per Smartphone oder Tablet – auch offline.
Typische Formulare: Wartungsprotokolle für technische Anlagen, Sicherheits- und Brandschutzbegehungen, Kontrollgänge und Sichtprüfungen, Verkehrssicherungskontrollen, Zählerstandserfassung, Mängelaufnahme mit Fotos, Abnahme- und Dienstleisterprotokolle.
Nutzen: Einheitliche Checklisten statt freier Notizen, Fotodokumentation direkt im Protokoll, digitale Unterschriften, weniger Nachbearbeitung im Büro, strukturierte PDF-Ausgabe für Ablage und Nachweisführung.
Prüf- und Wartungsnachweise zentral ablegen mit Paperless-ngx
Erzeugte Protokolle, Fremdfirmenberichte, Wartungsverträge und technische Unterlagen werden zentral archiviert und per Volltextsuche auffindbar.
Typische Dokumente: Prüfberichte, Wartungsnachweise, Serviceberichte, Anlagenunterlagen, Abnahmeprotokolle, Brandschutzdokumente, technische Korrespondenz, Dienstleisterverträge, Rechnungen und Leistungsnachweise.
Nutzen: Zentrale technische Objektakte, Volltextsuche statt Ordnerchaos, strukturierte Ablage nach Objekt, Anlage, Dokumenttyp oder Dienstleister, bessere Auskunftsfähigkeit bei Rückfragen, Prüfungen oder Schäden.
Störungen und Mängel nachverfolgen mit Zammad
Aus Meldungen, Begehungen und Wartungsprotokollen entstehen nachvollziehbare Vorgänge. Zuständigkeiten, Status, Fristen und Kommunikation werden sauber dokumentiert.
Typische Vorgänge: Technische Störung, Mangel aus Objektbegehung, Reparaturauftrag, Dienstleisterbeauftragung, interne Eskalation, Rückmeldung an Objektverantwortliche, Nachverfolgung offener Maßnahmen.
Nutzen: Keine verlorenen E-Mails oder Zurufe, klare Verantwortlichkeiten, Status und Historie je Vorgang, bessere Dienstleistersteuerung, nachvollziehbare Maßnahmenverfolgung.
Objektwissen und Betreiberhandbuch mit Docmost
Wiederkehrendes Wissen wird nicht in Köpfen, E-Mails oder alten Ordnern versteckt, sondern als interne Wissensbasis strukturiert bereitgestellt.
Typische Inhalte: Objektsteckbriefe, Anlagenübersichten, Notfallkontakte, Dienstleisterinformationen, Wartungspläne, Eskalationswege, Betriebsanweisungen, Standardabläufe für Störungen, Dokumentationsregeln.
Nutzen: Weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen, schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender, einheitlichere Abläufe, klare Grundlage für wiederkehrende Prüf- und Betriebsprozesse.
Beispielprozess
Brandschutzbegehung – Schritt für Schritt
Am Beispiel einer Brandschutzbegehung: von der Erfassung vor Ort bis zur dokumentierten Maßnahme – jeder Schritt baut nachvollziehbar auf dem vorigen auf. Die fachliche Prüfung selbst bleibt bei den zugelassenen Stellen.
- 1Kizeo Forms
Begehung erfassen
- 2Paperless-ngx
Protokoll archivieren
- 3Zammad
Mängel nachverfolgen
- 4Docmost
Eskalationswege bereitstellen
Anwendungsfälle
Drei Cluster – Sie starten dort, wo der Schmerz am größten ist
Je nach Ausgangslage beginnen wir mit einem der drei Cluster – nicht mit allem auf einmal.
Prüfen & Warten
Erfassung vor Ort
Wartung und Instandhaltung, wiederkehrende Prüfungen, Sicherheits- und Brandschutzbegehungen sowie Verkehrssicherungskontrollen – mit einheitlichen Checklisten, Fotos, Zeitstempel und Mängelaufnahme direkt am Objekt.
Mängel & Störungen
Vorgänge nachverfolgen
Aus Meldungen und Begehungen werden nachvollziehbare Vorgänge: Reparaturaufträge, Dienstleisterkommunikation und Eskalationen – mit klaren Zuständigkeiten, Status und Historie, bis die Maßnahme erledigt ist.
Nachweise & Wissen
Ablegen & bereitstellen
Technische Objektakte, Betreiberhandbuch und Betriebsdaten an einem Ort: zentral abgelegt, auffindbar und unabhängig von einzelnen Personen – als belastbare Grundlage für Prüfungen und den laufenden Betrieb.
Für wen die Lösung gedacht ist
Wer Gebäude und Anlagen betreibt
Hosting & betreuter Betrieb
Betreut eingerichtet, dediziert betrieben
Die Lösungen werden betreut eingerichtet und auf einer dedizierten Instanz betrieben. Der Fokus liegt auf nachvollziehbaren Abläufen, klaren Berechtigungen, regelmäßigen Updates, Backup und Monitoring.
- dedizierte Instanz statt anonymer Sammelplattform
- Open-Source-Komponenten bei Paperless-ngx, Zammad und Docmost
- keine unnötigen Drittanbieter im Standardprozess
- Backup, Updates und Monitoring als betreuter Betrieb
- klare Zuständigkeiten für Administration und Support
Transparenz statt Zertifikats-Versprechen
Warum digitale Souveränität bei uns der Trust-Anchor ist
Wir geben Ihnen kein pauschales Rechtsversprechen. Wir geben Ihnen stattdessen volle Transparenz darüber, wo und wie Ihre Daten liegen.
In Deutschland betrieben: Paperless-ngx (Revisionssicherheit), Zammad und Docmost betreiben wir für Sie auf deutschen Servern – Open Source, Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle.
EU-SaaS: Wo wir Kizeo Forms als Cloud-Dienst einsetzen, sagen wir Ihnen offen, dass die Infrastruktur teils auf AWS läuft und welche rechtlichen Rahmenbedingungen das bedeutet.
Transparente Lizenzen
Kizeo-Forms-Lizenzkosten geben wir 1:1 an Sie weiter – ohne versteckten Aufschlag. Sie zahlen für die Software, nicht für eine Marge darauf.
Sie behalten die Hoheit über Ihre Nachweise und Betriebsdaten – auch wenn Sie später den Hosting-Betrieb in eigene Hände nehmen möchten.
ISO-27001-Zertifizierungen beziehen sich auf das genutzte Rechenzentrum – nicht auf einfach.digital. Wir sagen Ihnen genau, was zertifiziert ist und was unsere eigene Leistung ist.
Häufige Fragen
Was Betreiber vor dem Start fragen
Ersetzen Sie unser bestehendes CAFM- oder Fachsystem?
Nein. Ihr bestehendes CAFM-, ERP- oder Fachsystem bleibt, wie es ist. einfach.digital setzt an den Lücken drumherum an: bei den mobilen Protokollen, der Nachweisablage, der Störungs- und Mängelverfolgung und dem Betreiberwissen. So vermeiden wir Systembruch, Migration und Risiko für den laufenden Betrieb – und Sie starten mit einem klar abgegrenzten Prozess statt einem Großprojekt.
Sind wir dafür zu klein oder zu groß?
Entscheidend ist nicht die Größe, sondern ob ein dokumentationspflichtiger Prozess heute Zeit kostet, Medienbrüche erzeugt oder im Ernstfall schwer belegbar ist. Wir starten bewusst mit einem einzelnen, klar umrissenen Anwendungsfall – etwa der Brandschutzbegehung – und bauen erst aus, wenn der Nutzen sichtbar ist.
Wo liegen unsere Daten?
Paperless-ngx, Zammad und Docmost betreiben wir souverän auf dedizierten Servern in einem deutschen Rechenzentrum. Für die mobile Erfassung setzen wir Kizeo Forms als EU-SaaS ein; wo dessen Infrastruktur auf AWS läuft, legen wir das offen. So entscheiden Sie bewusst, welche Daten wo verarbeitet werden.
Arbeiten Sie auch mit Betrieben in der Region Hannover zusammen?
Ja. einfach.digital sitzt in der Region Hannover und arbeitet mit technischen Betrieben und Gebäudebetreibern in der Region – mit festem Ansprechpartner statt wechselnder Hotline. Erstgespräche führen wir nüchtern und unverbindlich.
Aus der Region
Aus der Region Hannover – für Betreiber in der Region
einfach.digital ist auf digitale Souveränität, in Deutschland betriebene Open-Source-Infrastruktur und Dokumentationsprozesse für technische Betriebe spezialisiert – mit klar abgegrenzten Anwendungsfällen statt Großprojekt-Versprechen.
Ihr direkter Ansprechpartner
Routinefragen löst das System. Das Wichtige bespreche ich mit Ihnen.
Erstkontakt und Routinefragen laufen schnell über Chat, Ticketsystem und KI-gestützten Support – ohne Hotline-Warteschleife. Sobald es aber um Ihre Prozesse, Ihre Konfiguration oder eine echte Entscheidung geht, sprechen Sie mit mir – nicht mit einem wechselnden Agenten, der Ihr Setup erst nachlesen muss. Nüchtern, ehrlich und auf Augenhöhe, aus der Region Hannover.
Peter Neubert
Gründer & Geschäftsführer · einfach.digital
Aus Einzelwissen wird ein klarer Prozess
Mit einfach.digital wird aus verstreuten Prüfberichten, Papierformularen, E-Mails und Einzelwissen ein klarer Dokumentationsprozess für den Gebäudebetrieb. Sie erhalten:
So starten wir
Klein anfangen, sauber ausbauen
- 1
Erstgespräch & Anwendungsfall
Wir hören zu und grenzen gemeinsam einen ersten, konkreten Prozess ab – nüchtern und unverbindlich.
- 2
Pilot
Der abgegrenzte Prozess wird digital umgesetzt und im Alltag erprobt – mit überschaubarem Aufwand.
- 3
Rollout & Betrieb
Nach erfolgreichem Pilot folgen Ausbau, betreuter Betrieb und – wo sinnvoll – weitere Prozesse.
Beauftragung: Ein klar abgegrenzter erster Prozess – z. B. ein Begehungs- oder Wartungsprotokoll – lässt sich schlank starten und sauber vergeben.
Prüf-, Wartungs- und Störungsdokumentation klarer organisierenDigitalisierungsberatung
aus Hannover
Wir prüfen gemeinsam, welche Prozesse heute noch auf Papier, Excel oder E-Mail basieren und welche davon sich sinnvoll digitalisieren lassen – nüchtern und unverbindlich.