KI-Verordnung: Was seit August 2026 für Sie gilt

Stand: 17. Oktober 2026. Die Transparenzpflichten der KI-Verordnung gelten seit dem 2. August 2026. Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III folgen am 2. Dezember 2027, für die betreffenden Systeme in regulierten Produkten nach Anhang I am 2. August 2028. Prüfen Sie deshalb zuerst Ihre Rolle, den Einsatzzweck, mögliche Verbote und die erforderlichen Hinweise – eine verschobene Hochrisiko-Frist setzt die übrigen Regeln nicht aus.

In Deutschland gilt seit dem 29. Juli 2026 das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz. Die Bundesnetzagentur hat zentrale Aufgaben übernommen; daneben bleiben je nach Einsatzgebiet Fach- und Landesbehörden zuständig. Für Transparenzfragen erläutern die Leitlinien der EU-Kommission und die Hinweise der Bundesnetzagentur, wie die Pflichten in der Praxis einzuordnen sind.

Dieser Beitrag sortiert den Stand: was gilt, was tatsächlich nach hinten gerückt ist, wer kontrolliert und was daraus folgt, wenn Sie KI nicht bauen, sondern einfach benutzen. Zuerst die Kurzfassung, danach die Einzelheiten. Ohne Rechtsversprechen, aber mit den Punkten, die im Alltag zählen.

Die Kurzfassung: acht Fragen, acht Antworten

• Wurde der 2. August 2026 abgesagt? Nein. Die KI-Verordnung ist an diesem Tag allgemein anwendbar geworden. Die allgemeinen Hochrisiko-Pflichten wurden auf 2027 beziehungsweise 2028 verschoben; einzelne Übergangsregeln sind gesondert zu beachten.
• Was genau wurde verschoben? Eigenständige Systeme aus Anhang III auf den 2. Dezember 2027, KI in regulierten Produkten nach Anhang I auf den 2. August 2028.
• Was trifft einen normalen Betrieb? Artikel 4 (KI-Kompetenz) und Artikel 5 (Verbote) gelten schon seit Februar 2025. Seit dem 2. August 2026 gilt zusätzlich Artikel 50 – die Transparenzpflichten.
• Sind wir Anbieter oder Betreiber? Wer eingekaufte KI beruflich einsetzt, ist Betreiber. Das ist die deutlich schlankere Rolle, aber keine Nullnummer.
• Müssen wir jetzt alles kennzeichnen, was mit KI entstanden ist? Nein. Eine allgemeine Kennzeichnungspflicht für KI-Inhalte gibt es nicht. Es geht um Chatbots, um Deepfakes und um Texte zu Fragen von öffentlichem Interesse.
• Wer kontrolliert in Deutschland? Die Bundesnetzagentur, seit dem 29. Juli 2026 im Amt. Für öffentliche Stellen der Länder – also auch für Kommunen – sind die Landesbehörden zuständig.
• Wie kommt ein Verstoß ans Licht? Unter anderem über die zentrale Beschwerdestelle der Bundesnetzagentur. Ihr Onlineformular steht seit dem 2. August 2026 bereit, melden kann dort jede natürliche und juristische Person.
• Womit fangen wir an? Mit einer Liste aller Werkzeuge, in denen KI steckt. Ohne diese Liste bleibt jede weitere Prüfung Raterei.

Was seit dem 2. August 2026 gilt

Die KI-Verordnung ist nicht neu. Sie ist am 1. August 2024 in Kraft getreten und wird seitdem stufenweise anwendbar. Die Pflicht zur KI-Kompetenz und der größte Teil der verbotenen Praktiken gelten seit dem 2. Februar 2025, die Regeln für Anbieter großer KI-Modelle seit August 2025. Am 2. August 2026 folgte der nächste große Schritt – für den Alltag vor allem Artikel 50.

Kurz zuvor hat die Verordnung (EU) 2026/1744 die Fristen für Hochrisiko-KI gestreckt, der sogenannte Digital Omnibus on AI, in Kraft seit dem 27. Juli 2026. Inhaltlich ist das kein Rückbau, sondern eine Verlängerung mit ein paar gezielten Erleichterungen: verschobene Termine, eine entschärfte Formulierung bei der KI-Kompetenz, eine engere Definition, wann KI als Sicherheitsbauteil gilt, und zwei zusätzliche Verbote ab Dezember 2026. Risikologik, Rollenverteilung und Bußgeldrahmen bleiben unangetastet.

Der richtige Satz lautet deshalb: Seit dem 2. August 2026 gilt ein weiterer wichtiger Teil der KI-Verordnung – nicht: Seit dem 2. August gilt für alle alles. Und ebenso wenig: Das Thema ist vertagt. Die Verschiebung schafft Luft für Projekte, die ohnehin Jahre brauchen, nicht für die Grundlagen.

Die wichtigste Weichenstellung: Anbieter oder Betreiber?

Bevor Sie eine einzige Frist prüfen, klären Sie Ihre Rolle. Die KI-Verordnung verteilt Pflichten nicht nach Unternehmensgröße, sondern nach Funktion. Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen auf den Markt bringt. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich einsetzt. Bei der bloßen beruflichen Nutzung eines eingekauften Systems ist meist die Betreiberrolle der Ausgangspunkt. Eigene Entwicklungen und Angebote unter eigenem Namen müssen gesondert eingeordnet werden.

Das ist eine gute Nachricht, denn die schweren Pflichten – Risikomanagement, technische Dokumentation, Konformitätsbewertung, CE-Kennzeichnung – liegen beim Anbieter. Nur: Betreiber ist keine Nullnummer. Es bleiben KI-Kompetenz, die Verbote, ein Teil der Transparenzpflichten und bei Hochrisiko-Systemen später eigene Betreiberpflichten nach Artikel 26.

Prüfen Sie bei eigenen Entwicklungen und wesentlichen Änderungen die Rolle erneut. Wer ein System unter eigenem Namen entwickelt oder entwickeln lässt, kann bereits nach der Anbieterdefinition verantwortlich sein. Artikel 25 regelt zusätzliche Fälle bei Hochrisiko-Systemen, etwa eine wesentliche Veränderung oder eine geänderte Zweckbestimmung. Ein kurzer Inventarvermerk hilft bei der Dokumentation, entscheidet die rechtliche Rolle aber nicht.

Der Fahrplan: Was ab wann gilt

Transparenzpflichten nach Artikel 50: die Regel, die die meisten trifft

Wenn Sie aus diesem Beitrag eine einzige Frist mitnehmen, dann diese: Artikel 50 gilt seit dem 2. August 2026. Er ist die Vorschrift, die am ehesten auf ganz normale Websites, Serviceprozesse und Öffentlichkeitsarbeit durchschlägt – und er steht, anders als Artikel 4, im Bußgeldkatalog.

Artikel 50 schreibt aber keine einheitliche KI-Kennzeichnung vor. Er enthält vier Pflichten für vier Situationen, und sie treffen unterschiedliche Rollen. Genau hier werden die meisten Ratgeber zu grob:

• Absatz 1 – Interaktion mit Menschen. Wer mit einem KI-System spricht oder schreibt, muss das erkennen können. Adressat ist zunächst der Anbieter: Er muss das System so gestalten, dass der Hinweis erscheint. Als Betreiber schulden Sie ihn nicht selbst, sollten aber prüfen, ob er in Ihrer Einbindung sichtbar bleibt. Die Ausnahme greift nur, wenn die KI-Interaktion aus dem Kontext offensichtlich ist.
• Absatz 2 – maschinenlesbare Markierung. Anbieter generativer Systeme müssen synthetische Ausgaben technisch als künstlich erzeugt markierbar machen. Eine Anbieterpflicht, keine Betreiberpflicht – für Sie eine Frage an den Lieferanten, nicht an die eigene Redaktion.
• Absatz 3 – Emotionserkennung und biometrische Kategorisierung. Wer solche Systeme einsetzt, muss die Betroffenen informieren. Eine echte Betreiberpflicht – am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen sind viele dieser Anwendungen allerdings ohnehin verboten.
• Absatz 4 – Deepfakes und Texte von öffentlichem Interesse. Betreiber müssen offenlegen, wenn ein Bild, Video oder Ton künstlich erzeugt wurde und täuschend echt wirkt. Bei Texten zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse gilt dasselbe – es sei denn, ein Mensch hat den Inhalt geprüft und trägt dafür die redaktionelle Verantwortung.

Wie ein Hinweis konkret auszusehen hat, war bis vor Kurzem offen. Seit dem 20. Juli 2026 liegen die finalen Leitlinien der EU-Kommission vor, begleitet von einem freiwilligen Verhaltenskodex zur Transparenz KI-erzeugter Inhalte und einer FAQ-Sammlung. Leitlinien sind keine Verordnung und binden Gerichte nicht – aber sie sind der Maßstab, an dem die Marktüberwachung ihre Prüfung ausrichtet. Vier Punkte daraus lohnen sich zu merken:

• Ein Bot-Name reicht nicht. Dass Ihr Assistent Lina heißt, ein Roboter-Icon trägt oder in einem erkennbar gestalteten Chatfenster sitzt, gilt ausdrücklich nicht als Offenlegung. Verlangt wird eine ausdrückliche Mitteilung, dass hier eine KI antwortet – zu Beginn der Interaktion, nicht in AGB, Datenschutzerklärung oder Impressum.
• Der Hinweis muss verständlich sein. Die Leitlinien verlangen Angaben, die transparent, leicht verständlich und ohne Weiteres erkennbar sind, mit besonderer Rücksicht auf schutzbedürftige Gruppen. Ein grauer Sechs-Punkt-Text unter dem Eingabefeld erfüllt das nicht.
• Deepfakes werden spätestens bei der ersten Wahrnehmung gekennzeichnet. Also im Bild oder Video selbst beziehungsweise unmittelbar daneben – nicht erst im dritten Absatz der Bildunterschrift oder am Beitragsende.
• Die redaktionelle Ausnahme bei Texten ist enger, als viele hoffen. Sie greift nur bei substanzieller menschlicher Überprüfung oder redaktioneller Kontrolle, für die jemand namentlich die Verantwortung trägt. Eine rein formale oder sprachliche Durchsicht genügt nicht.

Gerade bei Bildern lohnt die genaue Trennung: Nicht jedes KI-Bild ist ein Deepfake. Maßgeblich sind unter anderem die Ähnlichkeit zu bestehenden Personen, Objekten, Orten oder Ereignissen und ein falscher Eindruck von Echtheit. Bei künstlerischen, kreativen, satirischen oder fiktionalen Werken entfällt die Offenlegung nicht pauschal: Für erfasste Deepfakes ist eine geeignete Form vorgesehen, die das Werk nicht beeinträchtigt. Auch eine technische Bildbearbeitung muss nach ihrer tatsächlichen Wirkung eingeordnet werden; der Name des Bearbeitungsschritts entscheidet das nicht.

Der Verhaltenskodex ist freiwillig, aber praktisch relevant: Wer sich daran hält, kann das als Nachweis heranziehen; wer einen eigenen Weg wählt, muss dessen Angemessenheit selbst begründen. Für ein kleines Haus ist das ein starkes Argument, sich anzulehnen statt etwas Eigenes zu erfinden.

Verbotene Praktiken: gilt seit anderthalb Jahren

Artikel 5 verbietet bestimmte KI-Praktiken vollständig – unabhängig von Ihrer Größe und davon, ob Sie das System selbst gebaut oder eingekauft haben. Das Verbot gilt seit dem 2. Februar 2025, sanktionsbewehrt seit August 2025, und der Omnibus hat daran nichts gelockert; er hat zwei Verbote ergänzt. Die meisten Fälle betreffen Szenarien, die im Mittelstand nicht vorkommen – biometrische Fernidentifizierung im öffentlichen Raum, Social Scoring durch Behörden. Drei Punkte sind dagegen näher am Alltag, als vielen bewusst ist:

• Emotionserkennung am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen ist verboten – außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen. Das trifft Stimmungsanalysen in Callcenter-Software, Stresslevel-Auswertungen aus Telefonaten oder Aufmerksamkeitsmessung in Schulungssystemen. Solche Funktionen sind in Kundenservice- und Vertriebswerkzeugen durchaus verbaut, oft als Nebenfeature.
• Biometrische Kategorisierung, die auf sensible Merkmale wie ethnische Herkunft, politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Religion oder sexuelle Orientierung schließt, ist verboten.
• Das Ausnutzen von Schutzbedürftigkeit – etwa Alter, Behinderung oder wirtschaftliche Notlage – zur Verhaltensbeeinflussung ist verboten. Das ist die Grenze, an der aggressive Personalisierung im Marketing rechtlich kippt.
• Neu ab 2. Dezember 2026: KI-Systeme, die nicht einvernehmliches intimes Bildmaterial oder Missbrauchsdarstellungen Minderjähriger erzeugen oder manipulieren.

Der einzige Weg, hier sicher zu sein, ist ein Blick in die Funktionsliste der Software, die Sie ohnehin einsetzen – in die Konfiguration, nicht in die Broschüre. Verbotene Funktionen sind selten der Hauptzweck eines Produkts; sie sind ein Häkchen im Admin-Bereich. Weil hier die höchste Bußgeldstufe liegt, ist das der eine Schritt, den man nicht verschieben sollte.

KI-Kompetenz nach Artikel 4: was wirklich verlangt wird

Artikel 4 ist die Pflicht, die am häufigsten falsch dargestellt wird. Sie gilt seit dem 2. Februar 2025 für Anbieter und Betreiber und erfasst alle Personen, die in Ihrem Auftrag mit KI arbeiten – ausdrücklich auch externe Dienstleister. Der Omnibus hat sie entschärft: Aus dem harten Sicherstellen ist eine Förder- und Bemühenspflicht geworden, die nach Unternehmensgröße und Einsatzkontext skaliert. Ein Zweipersonenbüro, das Texte entwirft, schuldet etwas anderes als ein Stadtwerk, das KI in der Sachbearbeitung einsetzt.

Artikel 4 schreibt kein bestimmtes Zertifikat und keine feste Schulungsdauer vor. Nach der Änderung durch den Digital Omnibus müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen zur Entwicklung von KI-Kompetenz ergreifen; sie müssen nicht einen bestimmten Kenntnisstand jeder einzelnen Person garantieren. Welche Einweisung und Unterstützung sinnvoll sind, hängt von den Aufgaben, Vorkenntnissen und betroffenen Personen ab.

Eine Einordnung, die selten fällt: Artikel 4 steht nicht im Bußgeldkatalog des Artikels 99 Absatz 4, es gibt dafür also keinen eigenen Geldbußentatbestand. Ein Freibrief ist das nicht – fehlende Kompetenz wird dort relevant, wo sie einen anderen Verstoß erst ermöglicht hat, und ist ein klassischer Ansatzpunkt in Haftungs- und arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen. Eine Nutzungsrichtlinie und dokumentierte Einweisungen können Teil dieser Maßnahmen sein; ob sie genügen, hängt vom Einsatz ab.

Hochrisiko: verschoben, nicht erledigt

Anhang III nennt acht Hochrisiko-Bereiche. Für den Mittelstand ist vor allem Beschäftigung relevant: KI, die Bewerbungen vorsortiert, Kandidaten bewertet, über Beförderung oder Kündigung mitentscheidet oder Leistung und Verhalten von Beschäftigten überwacht. Für Kommunen kommen die öffentlichen Leistungen hinzu – KI, die über den Zugang zu Sozialleistungen mitentscheidet, sowie Notrufbearbeitung und Einsatzpriorisierung.

Diese Pflichten greifen erst am 2. Dezember 2027. Das ist echte Luft, aber kein Grund, das Thema wegzulegen: Die Betreiberpflichten nach Artikel 26 – menschliche Aufsicht, Eingabedatenqualität, Protokollierung, Information der Betroffenen – rüstet man nicht in einem Quartal nach, wenn das System längst produktiv läuft. Öffentliche Stellen trifft zusätzlich die Grundrechte-Folgenabschätzung nach Artikel 27, für ihre Bestandssysteme läuft eine eigene Frist bis zum 2. August 2030. Wer heute beschafft, zieht diese Anforderungen besser jetzt in die Auswahl als später in den Betrieb.

Eine spürbare Erleichterung bringt der Omnibus bei der Einstufung: Artikel 6 wurde präzisiert. KI, die nur der Nutzerunterstützung, der Effizienz, dem Komfort oder nicht sicherheitsbezogener Qualitätskontrolle dient, ist kein Sicherheitsbauteil. Das nimmt viele Werkzeuge aus der Grauzone, die vorher nur deshalb nervös gemacht haben, weil sie irgendwo in einer Maschine steckten.

Wer in Deutschland kontrolliert – und was Verstöße kosten

Deutschland hat die nationale Aufsicht kurz vor Toresschluss geregelt. Kernstück ist das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG), in Kraft seit dem 29. Juli 2026 – vier Tage vor dem EU-Stichtag. Die Bundesnetzagentur hat am selben Tag ihre Rolle übernommen.

• Die Bundesnetzagentur ist zentrale Marktüberwachungsbehörde, notifizierende Behörde und Anlaufstelle für Beschwerden. Ihr Blick liegt ausdrücklich auf sensiblen Feldern: Personalmanagement, kritische Infrastruktur und Bildung.
• Die zentrale Beschwerdestelle nimmt Meldungen über ein Onlineformular entgegen, das seit dem 2. August 2026 bereitsteht – per E-Mail ausdrücklich nicht. Melden kann jede natürliche und juristische Person. Die Behörde prüft die Zuständigkeit und leitet bei Bedarf weiter, etwa an die Landesdatenschutzaufsicht oder die BaFin.
• Der KI-Service Desk richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, Behörden und Organisationen. Herzstück ist der KI-Compliance Kompass: ein kostenloser Klickpfad, der eine Anwendung grob einordnet. Er bietet Orientierung und ersetzt keine Prüfung im Einzelfall.
• Fachbehörden bleiben in ihren Bereichen zuständig – BaFin, BfArM, BSI, BfDI. Für öffentliche Stellen der Länder sind Landesbehörden zuständig: Kommunen bekommen es in der Regel nicht mit der Bundesnetzagentur zu tun, sondern mit der Landesaufsicht.

Bei einem möglichen Verstoß können sich Betroffene und andere natürliche oder juristische Personen an die Beschwerdestelle wenden. Bewahren Sie deshalb die Zuordnung der eingesetzten Systeme, die verantwortlichen Personen und die vorgenommenen Prüfungen nachvollziehbar auf. Eine Beschwerde ist zunächst ein Anlass zur Prüfung, kein Nachweis eines Verstoßes.

Die KMU-Regel in Absatz 6 ist eine gesetzliche Deckelung, keine Ermessensentscheidung: Maßgeblich ist der niedrigere Betrag aus dem festen Höchstwert und dem Umsatzanteil; nicht automatisch immer der Umsatzanteil. Zudem fließen Art, Schwere und Dauer eines Verstoßes sowie die wirtschaftliche Lage in die Verhältnismäßigkeit ein. Die richtige Reaktion ist weder Panik noch Ignorieren, sondern ein nachvollziehbarer, risikoorientierter Ablauf.

Wo KI in Ihrem Betrieb längst steckt – ohne dass jemand sie eingekauft hat

KI-Funktionen können auch in vorhandener Software hinzukommen, etwa im Ticketsystem, in Office oder in einer Telefonanlage. Beziehen Sie deshalb neben gezielt beschafften KI-Werkzeugen auch Produktupdates und freigeschaltete Zusatzfunktionen in Ihre Bestandsaufnahme ein. Die folgende Übersicht ist eine Sortierhilfe und ersetzt keine Prüfung des konkreten Systems:

Ein Beispiel, das den Unterschied zwischen Aufregung und Aufwand zeigt: Ein Stadtwerk veröffentlicht Störungsmeldungen und Bürgerinformationen, teils mit KI-Unterstützung geschrieben, teils mit generierten Illustrationen. Bürgerinformation ist eine Angelegenheit von öffentlichem Interesse, also greift Absatz 4. Eine täuschend echt wirkende Illustration wird gekennzeichnet, ein erkennbares Symbolbild nicht. Der Text bleibt ohne Kennzeichnung – aber nur, wenn die Pressestelle ihn tatsächlich inhaltlich prüft und das dokumentiert ist. Halten Sie die inhaltliche Prüfung und die redaktionelle Verantwortung im Freigabeprozess fest; ein bloßer Vermerk ersetzt die Prüfung nicht.

In eigener Sache, weil die Frage regelmäßig kommt: Der Assistent auf dieser Website arbeitet ausschließlich regelbasiert, eine KI-gestützte Verarbeitung findet nicht statt – so steht es auch in unserer Datenschutzerklärung. Nach unserer Einordnung ist er damit kein KI-System im Sinne der Verordnung, und Artikel 50 greift nicht. Wir haben das trotzdem aufgeschrieben, statt es vorauszusetzen. Genau darin liegt die Arbeit: nicht in der Kennzeichnung, sondern in der nachvollziehbaren Begründung – auch dann, wenn das Ergebnis lautet: betrifft uns nicht.

Was jetzt konkret zu tun ist

Beginnen Sie mit den eingesetzten Systemen und ihren konkreten Funktionen. Der Aufwand hängt von Umfang und Risiko des Einsatzes ab; eine pauschale Zahl von Arbeitstagen wäre dafür keine belastbare Planung. Diese sechs Schritte strukturieren den Einstieg:

• KI-Inventar anlegen. Welche Werkzeuge mit KI-Funktion laufen im Haus – auch die, die niemand als KI eingekauft hat? Fünf Spalten genügen: Werkzeug, wer nutzt es, wofür, wohin gehen die Daten, wer ist verantwortlich.
• Zweifelsfälle durch den KI-Compliance Kompass schicken. Das Werkzeug der Bundesnetzagentur bietet eine erste Orientierung; offene Rechtsfragen bleiben gesondert zu prüfen.
• Gegen Artikel 5 prüfen. Vor allem Emotionserkennung und biometrische Kategorisierung in Kundenservice-, Vertriebs- und Schulungssoftware – im Admin-Bereich, nicht in der Broschüre. Höchste Bußgeldstufe, deshalb zuerst.
• Rolle je System festhalten. Anbieter oder Betreiber, bei eigenen Chatbots mit kurzer Begründung. Zwei Sätze im Inventar reichen.
• Transparenz prüfen – die Pflichten gelten seit dem 2. August 2026. Zeigen Chatbot und Telefonassistent den KI-Hinweis zu Beginn? Sind täuschend echte Bilder gekennzeichnet? Gibt es einen dokumentierten Freigabeschritt für Texte, die Sie über die redaktionelle Ausnahme aus der Kennzeichnung halten wollen?
• KI-Kompetenz dokumentieren und Hochrisiko-Kandidaten markieren. Eine knappe Nutzungsrichtlinie, eine Einweisung, eine Teilnehmerliste mit Datum – kein Zertifikat nötig. Personalauswahl, Leistungsüberwachung und Zugang zu Leistungen bekommen einen Vermerk mit Zieldatum 2. Dezember 2027.

Wer die Liste einmal hat, merkt schnell: Der Aufwand liegt nicht in der Umsetzung, sondern im Zusammentragen.

Ein Hinweis zur Beschaffung: Keine Software ist von sich aus AI-Act-konform. Es entscheidet das Zusammenspiel von Produkt, Konfiguration, Prozess und Dokumentation – ähnlich wie bei der Revisionssicherheit im Dokumentenmanagement, wo ebenfalls kein Programm allein die Anforderungen erfüllt. Verspricht ein Anbieter Ihnen das Gegenteil, ist das ein Verkaufsargument und keine Rechtslage. Fragen Sie stattdessen nach Konkretem: Welche Rolle nimmt der Anbieter selbst ein? Wo werden die Daten verarbeitet und wie lange? Wird generierter Inhalt maschinenlesbar markiert? Welche Protokolle bekommen wir, wenn wir nachweisen müssen, wer wann was freigegeben hat? Und lässt sich die KI-Funktion abschalten, ohne dass das Produkt unbrauchbar wird? Die letzte Frage ist die wichtigste – sie ist der Unterschied zwischen einer Entscheidung und einer Abhängigkeit.

Der Punkt, der in keiner Frist steht: wo Ihre Daten landen

Neben der KI-Verordnung müssen Sie die Datenverarbeitung gesondert prüfen. Eine Transparenzkennzeichnung klärt weder Rechtsgrundlage noch Speicherfrist oder Zugriffsrechte. Halten Sie je Werkzeug fest, welche Daten eingegeben werden, welche Anbieter sie verarbeiten und wie Prüfung, Löschung und Export funktionieren. Das gilt auch für KI-Funktionen, die nach einem Softwareupdate verfügbar werden.

Die gute Nachricht: Das KI-Inventar aus Schritt eins ist zugleich die Liste, an der Sie sehen, wo Daten das Haus verlassen. Und die Entscheidung fällt leichter, wenn die Grundlagen stimmen: Ein Betrieb, dessen Protokolle, Dokumente, Tickets und internes Wissen in Systemen liegen, die er selbst betreibt und exportieren kann, hat bei jeder KI-Frage eine echte Wahl – er kann eine Funktion zuschalten, begrenzen oder weglassen. Wer seine Prozesse in einer geschlossenen Suite verwaltet, bekommt KI-Funktionen mit dem nächsten Update geliefert und muss anschließend erklären, was sie tun. Das ist der Grund, warum wir auf offene, eigenbetriebene Bausteine setzen: nicht aus Prinzipienreiterei, sondern weil sie die Entscheidung im Haus lassen.

Unser Rat zum Schluss: Nutzen Sie die verschobenen Hochrisiko-Fristen nicht als Pause, sondern als das, was sie sind – Zeit für die Grundlagen. Inventar, Rollen, Verbote, Transparenz und eine ehrliche Antwort darauf, wo Ihre Daten liegen. Wer beim ersten Punkt nicht weiterkommt, weil niemand im Haus die Liste zusammenbekommt: Dafür können wir im Erstgespräch den technischen und organisatorischen Klärungsbedarf eingrenzen – aus der Region Hannover, ohne Zertifizierungsversprechen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine rechtliche Einordnung, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für belastbare Aussagen zu Ihrer konkreten Situation – besonders bei selbst entwickelten Systemen, bei der Einstufung als Hochrisiko-System oder bei der Rollenfrage – gehört ein Fachanwalt für IT-Recht dazu.