Aufbewahrungsfristen Personalakte: Welche Frist für welches Dokument gilt

Wer im Internet nach der Aufbewahrungsfrist für Personalakten sucht, findet Zahlen von sechs Monaten bis dreißig Jahren – und alle stimmen. Sie gelten nur für verschiedene Blätter derselben Akte. Das Lohnkonto ist ein Steuerdokument, die Beitragsabrechnung ein Sozialversicherungsdokument, die Abmahnung ein arbeitsrechtliches Beweismittel, die Krankmeldung ein Gesundheitsdatum. Jedes davon hat einen eigenen Grund, aufbewahrt zu werden, und deshalb eine eigene Frist.

Genau deshalb weist unser Aufbewahrungsfristen-Rechner die Personalakte als Sonderfall ohne Datum aus: Ein pauschales Vernichtungsjahr für „die Akte“ wäre falsch, in die eine oder die andere Richtung. Dieser Beitrag liefert stattdessen, was man wirklich braucht – eine Tabelle je Bestandteil und das Verständnis, warum die Fristen so unterschiedlich ausfallen.

Warum es keine Frist für „die Personalakte“ gibt

Das Gesetz kennt den Begriff Personalakte kaum. Was es kennt, sind einzelne Pflichten, die sich zufällig in derselben Mappe treffen. Vier Rechtsgebiete sind beteiligt, und jedes verfolgt einen anderen Zweck:

Die ersten drei Gebiete sagen, wie lange ein Dokument mindestens bleiben muss. Das vierte sagt, dass es danach nicht bleiben darf. Für jedes Blatt gilt also: Die längste Aufbewahrungspflicht gewinnt – und wenn keine mehr greift, ist Schluss. Wer das im Kopf hat, versteht jede Zeile der folgenden Tabelle.

Aufbewahrungsfristen Personalakte: Tabelle 2026

Die Fristen im Überblick, sortiert vom Steuerrecht über die Sozialversicherung bis zum Arbeits- und Datenschutzrecht. „Praxis“ kennzeichnet Fristen, die keine gesetzliche Jahreszahl sind, sondern aus Verjährung, Klagefristen oder der Praxis der Aufsichtsbehörden folgen. Rechtsgrundlagen am 15. September 2026 bei gesetze-im-internet.de geprüft.

Orientierung, keine Rechtsberatung: Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Branchenregeln können einzelne Fristen verlängern, Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag die arbeitsrechtlichen Zeiträume verkürzen. Im Zweifel entscheidet der Einzelfall mit Steuerberatung, Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragten.

Steuerrecht: Lohnkonto sechs Jahre, Lohnabrechnung acht

Die bekannteste Zahl im Personalbereich ist die Sechs-Jahres-Frist für das Lohnkonto. Sie steht wörtlich im Einkommensteuergesetz:

Weniger bekannt ist, dass dieselben Lohn- und Gehaltsabrechnungen ein zweites Leben haben: In der Finanzbuchhaltung sind sie Buchungsbelege für den Personalaufwand. Als solche unterliegen sie der Frist aus § 147 Abs. 3 AO – seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre statt zehn, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren. Die häufig zu lesende Aussage „Lohnunterlagen sechs Jahre“ ist deshalb nur die halbe Wahrheit: Das Lohnkonto sechs, der Beleg acht.

Sozialversicherung: keine Jahreszahl, sondern die nächste Betriebsprüfung

Die Entgeltunterlagen der Sozialversicherung folgen einer ganz anderen Logik. Das Vierte Buch Sozialgesetzbuch nennt keine Zahl, sondern ein Ereignis:

Was alles zu diesen Entgeltunterlagen gehört, regelt § 8 der Beitragsverfahrensverordnung – und die Liste ist länger, als viele denken. Neben den Entgeltdaten, Beitragsgruppen und Meldungen sind Nachweise beizufügen: Arbeitserlaubnisse und Aufenthaltstitel, Erklärungen zum Verzicht auf die Versicherungsfreiheit, die Niederschrift des Arbeitsvertrags nach dem Nachweisgesetz, Bescheide der Krankenkasse und Rentenversicherung, Nachweise der Elterneigenschaft. All das teilt die prüfungsabhängige Frist – auch der Arbeitsvertrag, solange das Arbeitsverhältnis läuft. Die beizufügenden Unterlagen sind elektronisch zu führen; eine Befreiung auf Antrag ist noch bis zum 31. Dezember 2026 möglich (§ 8 Abs. 3 BVV).

Arbeitsrecht: Verjährung, Klagefristen und der Sonderfall Betriebsrente

Das Arbeitsrecht kennt keine Aufbewahrungsfristen im engeren Sinn. Es kennt Fristen, innerhalb derer Ansprüche geltend gemacht werden können – und solange das möglich ist, will ein Arbeitgeber die Unterlagen haben, mit denen er sich wehren kann. Daraus ergeben sich drei sehr unterschiedliche Zeiträume.

Drei Jahre: der Regelfall nach dem Ausscheiden

Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verjähren regelmäßig in drei Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem sie entstanden sind (§§ 195, 199 BGB). Deshalb bleibt der allgemeine Teil der Personalakte – Vertrag, Schriftwechsel, Urlaubskartei, Zeugnisentwurf – üblicherweise drei Jahre nach dem Austrittsjahr. Tarifliche oder vertragliche Ausschlussfristen sind oft deutlich kürzer; sie verkürzen das Interesse, nicht die Pflicht.

Wenige Monate: Bewerbungen

Wer eine Absage erhält und sich benachteiligt sieht, muss seinen Entschädigungsanspruch innerhalb von zwei Monaten schriftlich geltend machen (§ 15 Abs. 4 AGG) und dann innerhalb von drei Monaten klagen (§ 61b Abs. 1 ArbGG). Mit einem Puffer für Zustellung und Fristberechnung sind deshalb bis zu sechs Monate nach der Absage als Aufbewahrungsdauer vertretbar – so sehen es auch die Datenschutzaufsichtsbehörden. Danach sind die Unterlagen zu löschen. Wer Bewerbungen für spätere Stellen behalten möchte, braucht dafür eine ausdrückliche Einwilligung.

Bis zu 30 Jahre: die betriebliche Altersversorgung

Hier kommt die Zahl her, die in Suchanfragen so oft auftaucht. Der Anspruch auf Leistungen der betrieblichen Altersversorgung verjährt erst in 30 Jahren (§ 18a BetrAVG); nur die einzelnen wiederkehrenden Zahlungen folgen der regelmäßigen Verjährung. Eine Versorgungszusage, eine Entgeltumwandlungsvereinbarung und die Nachweise über die erdienten Anwartschaften müssen deshalb so lange nachvollziehbar bleiben, wie daraus Ansprüche entstehen können – bei einer Betriebsrente, die mit 67 beginnt, oft Jahrzehnte nach dem Ausscheiden. Das betrifft aber genau diese Dokumente, nicht die Akte als Ganzes.

Keine Frist: Abmahnungen

Für Abmahnungen gibt es weder eine gesetzliche noch eine von den Gerichten festgelegte Frist. Das Bundesarbeitsgericht verlangt für die Entfernung, dass die Abmahnung ihre Warnfunktion verloren hat und der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse mehr an der Dokumentation des Pflichtverstoßes hat – sie also für das Arbeitsverhältnis unter keinem Gesichtspunkt mehr eine Rolle spielen kann (Urteil vom 19.07.2012, 2 AZR 782/11). Das hängt von der Schwere des Verstoßes und dem weiteren Verhalten ab, nicht von einer Jahreszahl.

Datenschutz: Aufbewahren dürfen heißt nicht aufbewahren müssen

Die Datenschutz-Grundverordnung setzt die Obergrenze. Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für ihren Zweck erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO). Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist ein solcher Zweck – solange sie läuft, muss nicht gelöscht werden, selbst wenn eine betroffene Person es verlangt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO). Statt zu löschen wird die Verarbeitung eingeschränkt: Das Dokument bleibt vollständig, ist aber gesperrt und nur noch für den Aufbewahrungszweck zugänglich (Art. 18 DSGVO).

Fällt der letzte Zweck weg, muss gelöscht werden. Das trifft in der Personalakte vor allem drei Gruppen: Bewerbungen nach Ablauf der Klagefristen, Gesundheitsdaten wie Krankmeldungen nach Abwicklung von Entgeltfortzahlung und Erstattung – sie gehören als besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO zu den sensibelsten Daten überhaupt – und den allgemeinen Teil der Akte nach Ablauf der Verjährung. Eine Personalakte, die nach dem Ausscheiden „sicherheitshalber“ zehn Jahre vollständig aufbewahrt wird, verstößt in genau diesen Teilen gegen die Speicherbegrenzung.

Ein Hinweis zur Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung von Beschäftigtendaten wurde in Deutschland lange auf § 26 BDSG gestützt. Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 30. März 2023 (C-34/21) und der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 8. Mai 2025 (8 AZR 209/21) ist die Vorschrift als eigenständige Rechtsgrundlage nicht mehr anwendbar; Arbeitgeber stützen sich unmittelbar auf Art. 6 Abs. 1 DSGVO – die Vertragserfüllung, die rechtliche Verpflichtung oder das berechtigte Interesse. An den Aufbewahrungsfristen ändert das nichts, an der Begründung im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten schon.

So organisieren Sie die Fristen in der Praxis

Die Konsequenz aus alldem ist einfach zu sagen und in einer Papierakte schwer zu leben: Die Akte muss nach Dokumentklassen geführt werden, nicht als Ganzes. Jedes Dokument bekommt bei der Ablage seine Klasse – Lohnkonto, Buchungsbeleg, Entgeltunterlage, Vertrag, Bewerbung, Gesundheitsdatum – und mit der Klasse seine Frist und seinen Fristbeginn. Das Vernichtungs- oder Löschdatum ist dann keine Entscheidung mehr, sondern eine Ableitung.

Vier Regeln haben sich bewährt:

1. Klasse speichern, Datum ableiten. Gespeichert wird die Fristklasse und das maßgebliche Ereignis (letzte Lohnzahlung, Austritt, Absage, Betriebsprüfung). Das Datum berechnet das System – so bleibt eine Gesetzesänderung wie die Verkürzung auf acht Jahre eine Änderung an einer Stelle.
2. Sperren statt löschen, solange eine Pflicht läuft. Wer ausgeschieden ist, dessen Lohnkonto bleibt sechs Jahre – aber nur für die Lohnbuchhaltung und die Prüfung zugänglich, nicht für die Fachabteilung.
3. Kurze Fristen automatisieren. Bewerbungen und Krankmeldungen sind die Dokumente, die am häufigsten zu lange liegen bleiben, weil niemand sie aktiv löscht. Eine Wiedervorlage nach sechs Monaten löst das.
4. Den Vorgang dokumentieren. Wer wann was gelöscht oder vernichtet hat, gehört in ein Löschprotokoll – als interner Nachweis, nicht als Rechtsbeleg. Unser Löschkonzept-Generator legt dafür die Struktur an.

Eine digitale Ablage kann all das tragen: In einem Dokumentenmanagement wie Paperless-ngx wird die Fristklasse zum Merkmal am Dokument, aus dem sich Sperr- und Löschdatum ergeben – ohne dass jemand die Akte durchblättern muss. Welche Frist für welche Unterlagenart außerhalb der Personalakte gilt, zeigt unser Aufbewahrungsfristen-Rechner mit Tabelle und PDF; was die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung für die Ablage insgesamt verlangen, erklärt der Einstieg GoBD einfach erklärt. Wie eine betreute Ablage bei uns aussieht, beschreibt die Seite zu Paperless-ngx – als Baustein, nicht als Konformitätsversprechen.

Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen der Personalakte

Einordnung: Was dieser Beitrag leistet – und was nicht

Die Fristen in diesem Beitrag sind eine sorgfältig geprüfte Momentaufnahme (Stand 15. September 2026). Gesetzliche Zahlen stammen direkt aus den genannten Vorschriften; wo eine Frist aus Verjährung, Klagefristen oder Aufsichtspraxis folgt, steht das dabei. Der Beitrag ersetzt keine steuerliche, arbeitsrechtliche oder datenschutzrechtliche Beratung im Einzelfall – Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Branchenrecht können abweichen. Wir nennen unsere Quellen offen und aktualisieren den Beitrag bei wesentlichen Änderungen, etwa einem Beschäftigtendatenschutzgesetz.

Quellen & weiterführende Stellen

Die Primärquellen zum Nachlesen bei den amtlichen und offiziellen Stellen:

• § 41 EStG – Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug (Lohnkonto, sechs Jahre) · gesetze-im-internet.de
• § 28f SGB IV – Aufzeichnungspflicht, Entgeltunterlagen bis nach der letzten Prüfung · gesetze-im-internet.de
• § 8 BVV – Inhalt und beizufügende Unterlagen der Entgeltunterlagen · gesetze-im-internet.de
• § 147 AO – Aufbewahrung von Buchungsbelegen (acht Jahre) · gesetze-im-internet.de
• § 16 ArbZG – Aushang und Arbeitszeitnachweise (zwei Jahre) · gesetze-im-internet.de
• § 17 MiLoG – Aufzeichnungen der Arbeitszeit (zwei Jahre) · gesetze-im-internet.de
• § 15 AGG – Entschädigung, Frist von zwei Monaten · gesetze-im-internet.de
• § 61b ArbGG – Klage wegen Benachteiligung, Frist von drei Monaten · gesetze-im-internet.de
• § 18a BetrAVG – Verjährung von Ansprüchen aus der betrieblichen Altersversorgung (30 Jahre) · gesetze-im-internet.de
• § 10a GefStoffV – Expositionsverzeichnis (40 Jahre) · gesetze-im-internet.de
• §§ 195, 199 BGB – Regelmäßige Verjährungsfrist und ihr Beginn · gesetze-im-internet.de
• BAG, Urteil vom 19.07.2012 – 2 AZR 782/11 (Entfernung einer Abmahnung) · bundesarbeitsgericht.de
• LfDI Baden-Württemberg – FAQ zu Rechtsgrundlagen bei Beschäftigtendaten nach EuGH C-34/21 · baden-wuerttemberg.datenschutz.de
• Datenschutz-Grundverordnung – Art. 5, 6, 9, 17 und 18 · eur-lex.europa.eu